Beantwoording vragen VVD extra uitgaven Stadhuis

Informatieve vragen over Raadsvoorstel Investeringen voor Stadhuis commissiekamers

Fractie Naam Raadslid/burgerraadslid

VVD Rob Kuipers

0651111089 Telefoonnummer Datum Onderwerp

19 februari 2021 Raadsvoorstel Investeringen voor Stadhuis commissiekamers 1 maart 2021

Datum debat- of raadsvergadering Omschrijf hier duidelijk op welke vraag/vragen u een antwoord wilt ontvangen

1. Op basis van welke bevoegdheden is de bestelling al gedaan, terwijl de extra uitgave van 200.000 euro voor het Stadskantoor nog door de Gemeenteraad moet worden geaccordeerd? 2. Is er een afnameverplichting aangegaan met de leverancier voor 200.000 euro, of is deze nog opzegbaar? 3. Welke afspraken zijn er met de leverancier gemaakt ten aanzien van inruil van de bestaande installatie in het Laken? 4. Voor maximaal hoeveel personen is er een verbinding noodzakelijk ter overbrugging?

5. Wordt er een bijdrage gevraagd aan de andere partijen uit de Regionale crisisorganisatie? Zo ja, aan wie en voor welk bedrag? Zo nee, waarom niet?

Beantwoording

Vraag 1 Op basis van welke bevoegdheden is de bestelling al gedaan, terwijl de extra uitgave van 200.000 euro voor het Stadskantoor nog door de Gemeenteraad moet worden geaccordeerd? In de bestuurlijke stuurgroep GHV/WIV (programma’s Gemeentelijke Huisvesting en Werken in Verbinding) van 10 november 2020 waarin de burgemeester, wethouder Dusschooten en wethouder Hendrickx zitting hebben, is akkoord gegeven op de investering. Hiervoor zijn zij gemandateerd. Vervolgens is besloten om voor deze investering dekking via het coronafonds aan te vragen, aangezien deze kosten direct gerelateerd kunnen worden aan de gevolgen van de coronacrisis. Vandaar dat het voorstel incl. investering op 15 januari 2021 geaccordeerd is in het Coronaforum. De reden waarom we tot de investering zijn overgegaan is, omdat de AV-middelen in het Laken niet verplaatst konden worden aangezien deze gebruikt werd door de crisisorganisatie. In die periode verkeerde de organisatie in een Grip 4 situatie, waarbij een betrouwbare, stabiele verbinding van essentieel belang waren. Verder is er een wereldwijd een tekort aan AV-middelen aangezien de vraag naar deze apparatuur sinds de Corona-crisis explosief gestegen is.

Dit in relatie tot het feit dat er een aantal weken nodig zijn om deze apparatuur te installeren en te programmeren, zorgde ervoor dat het noodzakelijk was om de AV-middelen tijdig te bestellen, zodat deze bij de ingebruikname van het Stadhuis (per 22 februari 2021) operationeel konden zijn. De oude apparatuur zal per 22 februari 2021 uit het Laken gehaald worden en geïnstalleerd worden op één van de andere gemeentelijke locaties. Op deze manier zorgen we ervoor dat het Laken aan het einde van het huurcontract per 1 maart a.s. aan de verhuurder opgeleverd kan worden. Vraag 2 Is er een afnameverplichting aangegaan met de leverancier voor 200.000 euro, of is deze nog opzegbaar? De apparatuur is inmiddels geplaatst en geïnstalleerd in de commissiekamers in het Stadhuis, zodat deze bij de ingebruikname van het gebouw operationeel is en gebruikt kan worden. Daarmee is de opdracht niet meer opzegbaar. De komende periode zal de apparatuur getest worden, zodat per 8 maart 2021 de eerste Raadsvergadering deels fysiek en deels digitaal (hybride) kan plaatsvinden. Vraag 3 Welke afspraken zijn er met de leverancier gemaakt ten aanzien van inruil van de bestaande installatie in het Laken? De apparatuur van het Laken wordt ingezet in het Paleis

Raadzaal om in de toegenomen vraag, als gevolg van de Corona-crisis, in hybride werken te kunnen voorzien. Dit betekent dus dat de apparatuur niet wordt ingeruild bij de leverancier maar intern herbruikt wordt, zodat we aan deze vraag kunnen voldoen.

Vraag 4 Voor maximaal hoeveel personen is er een verbinding noodzakelijk ter overbrugging? De apparatuur in de commissiekamer moet naast hybride vergaderen ook gebruikt kunnen worden om een livestream tot stand te brengen, zodat burgers de vergadering live kunnen volgen. Het aantal personen dat hieraan deelneemt is niet van belang, maar wel de functionaliteit ervan. De eisen die hieraan worden gesteld zijn hoog en zorgen ervoor dat leverancier tijd nodig heeft om deze goed te programmeren. De kosten die hiermee gemoeid zijn, bedraagt voor een huur van 6 weken ca € 135.000. De aanschaf daarentegen kost € 200.000, waarbij de middelen gedurende meerdere jaren gebruikt kunnen gaan worden. Verder speelt mee dat deze kosten voor een deel opnieuw gemaakt moeten worden als de gehuurde middelen terug gaan naar de verhuurder en de apparatuur uit het Laken in het Stadhuis geplaatst en geïnstalleerd moet worden. Om dubbele kosten te voorkomen, is besloten om apparatuur aan te schaffen en de middelen uit het Laken elders te herbruiken.

Vraag 5 Wordt er een bijdrage gevraagd aan de andere partijen uit de Regionale crisisorganisatie? Zo ja, aan wie en voor welk bedrag? Zo nee, waarom niet? Er wordt geen bijdrage gevraagd aan andere partijen uit de regionale crisisorganisatie, aangezien de apparatuur slechts voor een korte periode hiervoor gebruikt wordt en voor de rest van de termijn ingezet wordt ten behoeven van de commissievergaderingen. Daarnaast wordt de apparatuur uit Het Laken hergebruikt in het Paleis-Raadhuis, waardoor we kunnen voldoen aan de toenemende interne vraag naar hybride vergaderen. Hierdoor is het niet logisch om aan de regionale partners een bijdrage te vragen voor deze investering.