6_ Verslag Auditcommissie 11okt21

Verslag Auditcommissie Datum vergadering: Tijd: Locatie:

11 oktober 2021 13:30 tot 15.00 Commissiekamer (Tureluut)

Aanwezig: Henri Mandemaker (Voorzitter Auditcommissie) Niels van Stappershoef (Auditcommissie) Erik Blommestijn (Auditcommissie) Henk Denissen (Auditcommissie) René de Bonte (raadsadviseur) Oscar Dusschooten (portefeuillehouder Financiën) Paul van Engelen (teammanager P&C) Sanne van de Bosch (adviseur planning & control) Externen (via Teams) nvt Afwezig (met kennisgeving): Ron Cremers (Auditcommissie) Jos van Gerven (Auditcommissie) Helma Oostelbos (Agendalid) Aad van der Pol (controller) Marjolein van Pelt (bestuursadviseur) 1. Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet een ieder van harte welkom. 2. Vaststellen verslag 20 september 2021 Het verslag van 20 september 2021 wordt bij agendapunt 7. CONCEPT Auditplan gemeente Tilburg 2021 aangevuld met de melding dat Deloitte bereidt is om ten aanzien van de 213a onderzoeken (college onderzoeken) een vergelijking te maken met andere gemeenten. 3. Mededelingen / ingekomen stukken De Auditcommissie neemt kennis van het besluit van mevrouw Van Wijngaarden om te stoppen als voorzitter en lid van de Auditcommissie. De Auditcommissie stemt vervolgens in met de invulling van het voorzitterschap door de heer Mandemaker. De volgende stukken worden voor kennisgeving aangenomen: • Auditplan gemeente Tilburg 2021 (getekende versie) 4.

Verdeling taken controlerend accountant en adviserend accountant In de vergadering van de Auditcommissie van 20 september is door de heer Zuidema van Deloitte Accountants toegelicht dat, gelet op wetgeving, zijn rol als controlerend accountant stopt. Deze periode mag maximaal 10 jaar bedragen en die periode is bereikt. Aan de Auditcommissie zijn opties voorgelegd. Deloitte heeft voorgesteld om de heer Van Vugt, naast zijn rol als adviseur van de gemeenteraad, ook de rol van controlerend accountant rol op zich te nemen. Alternatieven waren een switch tussen de heer Zuidema en de heer Van Vugt of mogelijk het aanwijzen van een nieuwe controlerend accountant. Door de Auditcommissie is op 20 september geen voorkeur uitgesproken en de Auditcommissie zou hier in de volgende vergadering op terugkomen.

1

In de vergadering van 11 oktober heeft de Auditcommissie gesproken over het voorstel en de voorkeur van Deloitte. De Auditcommissie stemt in met de dubbelrol door de heer Van Vugt. De Auditcommissie vraagt aan de secretaris om bij Deloitte aan te geven dat ze het betreurt dat de heer Zuidema zijn rol niet langer kan invullen en hem namens de Auditcommissie te bedanken voor zijn inbreng en de prettige samenwerking. De voorzetting met de heer Van Vugt ziet de Auditcommissie met vertrouwen tegemoet. De Auditcommissie hecht er wel waarde aan om (bijvoorbeeld) na een halfjaar met de heer Van Vugt te bespreken hoe het gaat met de dubbele rol. 5. Termijnagenda Auditcommissie De Auditcommissie stelt zichzelf de vraag welke onderwerpen zij nog wil afronden voor maart 2022 en welke onderwerpen overgedragen kunnen of moeten worden. Besproken onderwerpen Accountantsrapport jaarrekening (bevindingen)/Auditplan De Auditcommissie vraagt de secretaris een overzicht te maken van de door de accountant gesignaleerde bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening. De secretaris zal een voorzet doen voor een eventuele actie op de bevindingen. Evaluatie P&C Al langer op de planning staat een evaluatie van de P&C cyclus. De secretaris zal dit met de organisatie voorbereiden. Methode Duisenberg De Methode Duisenberg moet een denkwijze worden in de p&c cyclus.

Vanuit de Auditcommissie (of Raad) kan daar periodiek op getoetst worden. De heer Van Engelen adviseert om de Methode niet toe te passen op alle beleidsvelden, omdat dit (te) arbeidsintensief is. De Auditcommissie stelt de vraag of het niet beter is om de Methode Duisenberg te koppelen aan de beleidscyclus in plaats van de p&c cyclus. De Auditcommissie stelt voor om de overwegingen over de Methode Duisenberg (ook in relatie tot de Nota Kaderstelling) mee te nemen in een overdrachtsdocument voor de nieuwe raadsperiode en refereert aan het voorbeeld met betrekking tot de Omgevingswet. De secretaris geeft aan dat een en ander ambtelijk wordt voorbereid. Hij verwacht daar in een volgende Auditcommissie meer over te kunnen zeggen. Nota Kaderstelling De Auditcommissie vraagt hoe de Nota Kaderstelling zich verhoudt tot de Methode Duisenberg. De insteek van de Nota Kaderstelling is dat er een eenduidige kaderstelling plaatsvindt, zodat ook een Methode Duisenberg beter uit te voeren is. De Auditcommissie zoekt naar mogelijkheden voor een systeem of methode om de controlerende rol van de raad te versterken. De suggestie wordt gedaan om jaarlijks het gesprek aan te gaan over de voortgang van de Kadernota’s (toetsing indicatoren, beleidsdoelen). De Auditcommissie kent de concept Nota Kaderstelling niet (de versie die voorligt voor bestuurlijk wederhoor).

De secretaris zal de concept Nota Kaderstelling per mail aan de Auditcommissie verstrekken. De Auditcommissie vraagt zich af of de Nota Kaderstelling via de Auditcommissie aan de raad moet worden aangeboden. Vooralsnog was uitgegaan van aanbieding via het presidium. De Nota Kaderstelling en het raadsvoorstel zal in een volgende Auditcommissie worden geagendeerd. 6. Raadsvoorstel Rechtmatigheidsverantwoording Door mevrouw Van den Bosch wordt het Raadsvoorstel Rechtmatigheidsverantwoording toegelicht. De impact voor Tilburg is beperkt, de organisatie werkt al op de voorgestelde manier. De wetswijziging is nog niet doorgevoerd, verwachte behandeling in de Tweede Kamer is nog voorzien in 2021. De in het raadsvoorstel genoemde rapportage en controlegrenzen zijn gelijk aan de huidige en zijn afgestemd met de accountant. De bevindingen die boven de rapportagegrens uitkomen zullen halfjaarlijks gedeeld worden met het college en de Auditcommissie. In de Bedrijfsvoeringsparagraaf zal verantwoording worden afgelegd, hierbij is sprake van een groeimodel. 2

Bij de invoering van de wetswijziging stelt de raad het normenkader en de te hanteren grenzen vast. Voor de jaren vanaf 2022 zal de Auditcommissie de actualisatie van het normenkader en de te hanteren grenzen vaststellen. Dit is conform de huidige werkwijze van de vaststelling van het controleprotocol. In de te actualiseren Verordening Auditcommissie zal dit worden meegenomen. De Auditcommissie is positief over de aanpak zoals die is vastgelegd en kan zich vinden in het raadsvoorstel. Het raadsvoorstel zal namens de Auditcommissie aan de raad worden aangeboden. 7. Rondvraag Wethouder Dusschooten vraagt of de Auditcommissie een evaluatie zal uitvoeren op het Bestuursakkoord en vanuit de evaluatie aandachtspunten meegeven voor een volgende raadsperiode. Het college voert een dergelijke evaluatie uit, vanuit het perspectief van het college. Vraag is of de raad een dergelijke evaluatie (“Wat is er bereikt”) zal uitvoeren of de Auditcommissie. Andere insteek kan om op de evaluatie van het college te reflecteren. De Auditcommissie zal hier in de volgende vergadering op terugkomen.

3