5_ Verslag Auditcommissie 20sep21

Verslag Auditcommissie Datum vergadering: Tijd: Locatie:

20 september 2021 13:00 tot 14.30 Commissiekamer (Tureluut) Stadhuis (hybride)

Aanwezig: Henri Mandemaker (Auditcommissie) Niels van Stappershoef (Auditcommissie) Erik Blommestijn (Auditcommissie) Ron Cremers (Auditcommissie) Henk Denissen (Auditcommissie) Helma Oostelbos (Agendalid) René de Bonte (raadsadviseur) Oscar Dusschooten (portefeuillehouder Financiën) Marjolein van Pelt (bestuursadviseur) Paul van Engelen (teammanager P&C) Aad van der Pol (controller) (via Teams) Marike van Meerendonk (teammanager) Externen (via Teams) Jaapjan Zuidema (Deloitte) Rein-Aart van Vugt (Deloitte) Dennis Leus (Deloitte) Afwezig (met kennisgeving): Eva van Wijngaarden (Auditcommissie) Jos van Gerven (Auditcommissie) 1. Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet een ieder van harte welkom. De agenda wordt gewijzigd vastgesteld. De kennismaking met de Rekenkamer Tilburg wordt geannuleerd, omdat een aantal raadsleden eerder moet vertrekken in verband met een externe bijeenkomst. 2. Vaststellen verslag 7 juni 2021 Het verslag van 7 juni 2021 wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Mededelingen / ingekomen stukken Er zijn geen mededelingen. De volgende stukken worden voor kennisgeving aangenomen: • Memo meerwerk accountant jaarrekening 2020 • Memo Agendacommissie stand van zaken Nota Kaderstelling 4. Verlenging contract accountant De Auditcommissie kan instemmen met het raadsvoorstel om het contract met de accountant te verlengen.

Wel wil de Auditcommissie in het raadsvoorstel nadrukkelijk aangeven dat de Auditcommissie een positief advies geeft en tevreden is over de samenwerking en de inzet van de accountant. De heer De Bonte zal het raadsvoorstel hierop aanpassen. 5. Memo Regeling Grote Projecten (memo Adlasz) De heer Cremers geeft aan dat de memo een weergave is van wat is besproken en benadrukt dat er geen zwaar vervolgtraject of nieuw traject wordt opgetuigd. De bouwstenen zijn er immers. De aanbevelingen kunnen wat hem betreft simpel en concreet worden gehouden. De lijst in de memo kan dus korter. De heer Cremers 1

opteert voor een raadswerkgroep die met de aanbevelingen aan de slag gaan. Als mogelijke invulling van een vervolg kan gedacht worden aan een startbijeenkomst waarbij wordt vastgesteld of er sprake is van een groot of klein project en wat de informatiebehoefte/voorziening is. Voorkomen moeten worden dat het gevoel van rug tegen de muur ontstaat. De heer Van Stappershoef kan zich vinden in hetgeen de heer Cremers aangeeft en is blij met de link die Adlasz legt met de bevindingen van de Rekenkamer. Zo blijven die bevindingen in beeld. De heer Blommestijn spreekt zijn zorg uit over het feit dat het vervolgtraject te groot wordt opgezet en het daardoor doorschiet. Ook heeft dit dan negatief effect op de werklast van de organisatie. Mevrouw Oostelbos geeft aan dat er goede afspraken moeten worden gemaakt over informatievoorziening aan de raad. Mevrouw Oostelbos vraagt zich af wat in de memo wordt bedoeld met significante wijzigingen. Dit moet goed worden benoemd. De heer Blommestijn vraagt zich af wat de rol van de Auditcommissie is in de door de heer Cremers genoemd raadswerkgroep. De Auditcommissie is het met hem eens dat hier een taak ligt voor de woordvoerders van de projecten. Op de vraag van mevrouw Oostelbos wie een dergelijke startnotitie maakt (de opzet hiervan) is de Auditcommissie van mening dat dit bij de raadswerkgroep moet liggen.

De heer De Bonte geeft aan dat hij na (korte) afstemming met de organisatie (Jos Sprangers, projectleider) kans ziet om dit traject met de organisatie en college op te pakken. De rol van Adlasz kan daarin beperkt zijn. De optie in de offerte van Adlasz wordt dan ook niet benut of anders zeer beperkt. Het traject moet nog deze raadsperiode worden afgerond. Wethouder Dusschooten geeft aan dat grote projecten niet alleen een financieel risico hebben, maar ziet mogelijkheden om de informatievoorziening aan de raad te verbeteren en noemt ook de mogelijkheid van koffiekamergesprekken. De wethouder wijst op de ambities van Tilburg en de vele projecten die op stapel staan. Dan is het juist belangrijk elkaar op de hoogte te houden. Samengevat: • Informatievoorziening naar de raad verbeteren (geen rug tegen de muur gevoel) • Meedenken/invloed aan de voorkant door de raad • Compacte en praktische uitwerking van het doorlopen traject • Uitwerking moet aansluiten bij rapport Rekenkamer • Rol Adlasz beperken (kosten) De Auditcommissie kan zich vinden in de richting die in de memo van Adlasz is weergegeven en stemt in met het voorgestelde tijdpad. Het vervolgtraject wordt intern opgepakt en alleen indien nodig met beperkte ondersteuning van Adlasz. 6.

Rondvraag De heer Blommestijn vraagt aandacht voor de termijnplanning van de Auditcommissie en welke onderwerpen nog deze raadsperiode geagendeerd moeten worden. Als af te ronden onderwerpen wordt naast de Regeling Grote Projecten en Nota Kaderstelling, de Methode Duisenberg genoemd. De heer Van der Pol adviseert om de Methode Duisenberg te koppelen met de Nota Kaderstelling. Zijn inziens hoort de Methode Duisenberg meer thuis in de beleidscyclus dan in de p&c cyclus en kan de methode zodoende helpen bij kaderstelling. De heer Blommestijn doet de suggestie om de Nota Kaderstelling via de Auditcommissie aan de raad aan te beiden. In de volgende Auditcommissie komt de termijnplanning terug op de agenda. De leden van de Auditcommissie denken na over mogelijke onderwerpen.

2

7. CONCEPT Auditplan gemeente Tilburg 2021 Deloitte licht het concept Auditplan toe. De Auditcommissie geeft als aandachtspunten mee: • (beheersing) kosten Sociaal Domein • Meerjarig Investeringsprogramma Stedelijke Ontwikkeling (T-MIP). De heer Blommestijn vraagt of de accountant de financiële positie van Tilburg blijft volgen. Specifiek wijst de Auditcommissie op de bijeenkomsten in 2021 waarin Deloitte ingezoomd heeft op de structurele onderbesteding van budgetten. De accountant geeft aan dit te blijven doen, los van het Auditplan, omdat dit iets zegt over de interne beheersing. Verder vraagt de heer Denissen om te kijken naar de geldstromen binnen het onderwerp Openbare orde. De accountant kan hier alleen toetsen of de gelden rechtmatig zijn besteed. Het college kan de doelmatigheid en doeltreffendheid onderzoeken. De heer Mandemaker is benieuwd naar de relatie van 213a onderzoeken (college onderzoeken) en het Auditplan. De accountant geeft aan dat hierover verantwoording moet plaatsvinden in de paragraaf Bedrijfsvoering (begroting/jaarrekening). De 213a onderzoeken hebben als scope doelmatigheid en doeltreffendheid. De accountant richt zich op rechtmatigheid. Niet altijd krijgen documenten een “213a-label” maar wordt wel gekeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid.

De heer Van Stappershoef vraagt aandacht voor cybersecurity en vraagt om een audit (net als 3 jaar terug). De portefeuillehouder geeft aan dat dat nu onder de CiSo functionaris valt. De heer De Bonte vraagt om een toelichting op de kostenraming (accountantskosten) in het Auditplan en geeft aan dat kosten met betrekking tot corona inmiddels niet meer aan de orde zouden moeten zijn, gelet op de opgedane ervaring in 2020 en 2021 en het feit dat de werkwijzen in de reguliere processen zijn opgenomen. De accountant geeft aan dat er nog extra werkzaamheden worden verwacht in verband met afbouw van regelingen, die meer controletijd kosten. Afgesproken wordt dat de Auditcommissie tijdig wordt geïnformeerd over het verloop van de controlekosten. De heer Van Vugt wijst nog op Rechtmatigheidsverantwoording. Die zal naar verwachting gaan gelden voor het boekjaar 2022. De Auditcommissie geeft als aandachtspunten voor het Auditplan mee: • (beheersing) kosten Sociaal Domein • Meerjarig Investeringsprogramma Stedelijke Ontwikkeling (T-MIP). Naar aanleiding van het Auditplan geeft de heer Zuidema van Deloitte aan dat, gelet op wetgeving, zijn rol als controlerend accountant stopt. Deze periode mag maximaal 10 jaar bedragen en die periode is bereikt. De heer Van Vugt kan als controlerend accountant de rol overnemen en daarbij tevens zijn rol als adviseur van de gemeenteraad blijven uitvoeren.

Dit heeft de voorkeur van Deloitte. De Auditcommissie komt hier in de volgende vergadering op terug.

3