3_ Informatienota Rechtmatigheidsverantwoording

Informatienota Rechtmatigheidsverantwoording 160320 - Planning & Control

Kennisnemen van De aankomende wetswijziging voor het verslagjaar 2021 waarbij het college van burgemeester en wethouders zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeeft bij de jaarrekening en de stappen die we doorlopen in de implementatie hiervan.

Inleiding Met ingang van het verslagjaar 2021 zal een wetswijziging in werking treden waarbij het college van burgemeester en wethouders zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeeft bij de jaarrekening. De aankomende wetswijziging onderstreept de verantwoordelijkheid van het college voor de rechtmatigheid. Het is aan de raad om de rechtmatigheidsverantwoording van het college te beoordelen. De verwachting is dat het invoeren van de rechtmatigheidsverantwoording de kwaliteit van de financiële bedrijfsvoering zal verhogen. Het college dient namelijk te kunnen steunen op de interne beheersing om te borgen dat financiële beheershandelingen en transacties plaatsvinden conform de wet- en regelgeving. De rechtmatigheidsverantwoording gaat na een wetswijziging deel uitmaken van de jaarrekening zodat het huidige kwaliteitsniveau van de controle op rechtmatigheid geborgd blijft. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. De accountant toetst dus of de bewering van het college op gebied van rechtmatigheid klopt. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt te vervallen.

Samenvatting/toelichting Vanaf het verslagjaar 2021 verklaart het college van burgemeester en wethouders in de rechtmatigheidsverantwoording expliciet dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties financieel rechtmatig tot stand zijn gekomen. Wat is rechtmatigheid? Rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording beperkt zich tot financiële rechtmatigheid. Met financiële rechtmatigheid wordt bedoeld dat de financiële beheershandelingen en transacties in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving en de door de raad gestelde beleidskaders zijn uitgevoerd. Financiële beheershandelingen zijn handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten en lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord. Gevolgen wetswijziging In deze paragraaf zullen per belanghebbende de belangrijkste gevolgen van de invoering van de wetswijziging worden toegelicht. De wetswijziging heeft geen invloed op de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole, zoals opgenomen in de huidige Kadernota Rechtmatigheid (bijlage 1). Raad Op dit moment bepaalt de raad de belangrijkste kaders en normen voor de accountantscontrole en vindt het gesprek over rechtmatigheid voornamelijk tussen raad en accountant plaats.

Met invoering van de wetswijziging zal de raad het te hanteren normenkader en de te hanteren controle- en verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college bepalen. Het gesprek over rechtmatigheid zal vanaf dan voornamelijk tussen raad en college plaatsvinden. De raad moet een afweging maken tussen enerzijds de hoogte van de verantwoordingsgrens en anderzijds de inspanningen die nodig zijn voor de ambtelijke organisatie om de rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden vast te stellen en te rapporteren. College Naar aanleiding van de wetswijziging geeft het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording af bij de jaarrekening. Het college treedt in overleg met de raad over het te hanteren normenkader en de te hanteren

controle- en verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording. De ambtelijke organisatie rapporteert halfjaarlijks aan het college over de bevindingen uit de interne controles tenzij er aanleiding is om het college eerder te informeren. Dit betreffen zowel bevindingen die boven de verantwoordingsgrens zijn als overige belangrijke bevindingen op gebied van interne financiële beheersing. De rapportage dient als basis voor de rechtmatigheidsverantwoording. Accountant Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt met de wetswijziging te vervallen. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording van het college een onderdeel zal uitmaken. Dit betekent dat rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden geen invloed meer hebben op de strekking van de controleverklaring. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording geen getrouw beeld geeft van de rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden –uitgaande van de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens van maximaal 3% –heeft dit nog wel invloed op het oordeel van de accountant in de controleverklaring.

Ambtelijke organisatie Aangezien het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant met de wetswijziging komt te vervallen, zullen wij, de ambtelijke organisatie, namens het college vast moeten stellen dat de interne beheersing van voldoende kwaliteit is om te borgen dat de gemeente bij alle financiële beheershandelingen en transacties de geldende wet- en regelgeving naleeft. Dit betekent dat inzichtelijk gemaakt moet worden welke wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole van belang is om te toetsen. Tevens stellen wij voor het onderwerp interne beheersing als agendapunt op te nemen in de individuele gesprekken bedrijfsvoering tussen directie en afdelingshoofd. In het najaar zullen wij een concreet plan opstellen met daarin rollen, verantwoordelijkheden en acties die naar aanleiding van de wetswijziging genomen zullen moeten worden. Naar verwachting zal de uitvoering van de interne controles niet substantieel wijzigen ten opzichte van de huidige werkwijze omdat wij het kwaliteitsniveau van een voldoende niveau achten. Dit is in overeenstemming met het beeld van de accountant die in de management letter van 2019 heeft opgenomen dat onze interne beheersing van een goed niveau is om te komen tot betrouwbare financiële verslaggeving.

Uitgangspunten rechtmatigheidsverantwoording In deze paragraaf worden enkele uitgangspunten toegelicht die ten grondslag liggen aan de rechtmatigheidsverantwoording. Reikwijdte Zoals eerder aangegeven heeft de wetswijziging geen invloed op de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole, zoals opgenomen in de huidige Kadernota Rechtmatigheid (bijlage 1). Het model Een verplicht modeltekst moet opgenomen worden in de jaarrekening. Voor de tekst wordt verwezen naar naar bijlage 2. Rechtmatigheidscriteria In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen criteria onderkend. Zes criteria worden afgedekt door het getrouwe beeld van de jaarrekening en maken daarom onderdeel uit van de jaarrekeningcontrole van de accountant. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed moeten worden aan de drie overblijvende criteria. In de onderstaande afbeelding is dit schematisch weergegeven:

a) Begrotingscriterium Het begrotingscriterium houdt in dat financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's en velden. b) Voorwaardencriterium De financiële beheershandeling voldoet aan de geldende regelgeving. Recht (volgens de geldende voorwaarden of afspraken), Hoogte (volgens de juiste prijs of tarief) en Duur (binnen gestelde termijn of tijdstip). c)

Misbruik & oneigenlijk gebruik criterium Het beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik is nagevolgd.

In de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV (bijlage 1) is een nadere uitwerking gegeven van deze drie criteria en de manier waarop hier in de praktijk mee om kan worden gegaan. Controlegrens De raad bepaalt de controlegrens. De controlegrens geeft aan met welke diepgang de controlewerkzaamheden worden uitgevoerd. Posten en stromen in de jaarrekening met een bedrag groter dan de controlegrens zullen we controleren ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording. Voor de uitvoering van controles stellen wij voor om zoveel mogelijk aan te sluiten op de grenzen zoals de externe accountant ze hanteert voor de accountantscontrole op getrouwheid. Dit betekent 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). Verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens is de grens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen. Deze grens bepaalt de raad maar bedraagt maximaal 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en/of posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Voor de verantwoordingsgrens stellen we voor zoveel mogelijk aan te sluiten op de grenzen zoals de externe accountant ze hanteert voor de accountantscontrole op getrouwheid.

Dit betekent een verantwoordingsgrens van 1‰ van de omvangsbasis (de totale lasten van de gemeente inclusief toevoegingen aan reserves). Toelichting paragraaf bedrijfsvoering In de paragraaf bedrijfsvoering kan het college de oorzaken toelichten voor de geconstateerde onrechtmatigheden en een verklaring hiervoor geven. De Commissie BBV zal in de Kadernota, die in 2020 zal verschijnen, uitwerken welke informatie over de rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf bedrijfsvoering moet en/of kan worden opgenomen.

Vervolg Tijdspad Het volgende tijdspad is voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording afgegeven:

2020

• Commissie BBV heeft concept rechtmatigheidsverantwoording gepubliceerd • Behandeling wetswijziging in Parlement • Kadernota Rechtmatigheid door Commissie BBV • Publicaties van Commissie BADO (o.a. steekproeftrekking)

• Wetswijziging treedt in werking

2021 2022

• College van B&W legt voor het eerst rechtmatigheidsverantwoording af in de jaarstukken over verslagjaar 2021

Acties ambtelijke organisatie in 2020 We zullen dit jaar het gesprek voeren met de accountant om vast te stellen of onze huidige werkzaamheden van een voldoende kwaliteitsniveau zijn als basis voor de rechtmatigheidsverantwoording. We hebben daarnaast een B5-overleg opgezet samen met de vier andere grootste gemeenten van Brabant (Eindhoven, Breda, Den Bosch en Helmond) om kennis te delen over onder andere de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Tevens is een onderzoek gestart vanuit de wethouder en concern control naar de kwaliteit van de interne beheersing binnen deze vijf grootste gemeenten. Informeren bestuur Wij zullen eind Q3 2020 een notitie opstellen met daarin geactualiseerde informatie over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en een concreet plan van aanpak.

Bijlagen 1. 2.

Kadernota Rechtmatigheid Oktober 2018 Commissie BBV - Rechtmatigheidsverantwoording Model tekst en Toelichting

Portefeuillehouder: Wethouder Dusschooten Behandelend ambtenaar: Planning & Control, Sanne van den Bosch, telefoon (06 50 05 48 30)