267330-01 Raadsvoorstel startnotitie inkoopbeleid DEFINITIEF

Voorblad Raadsvoorstel Startnotitie inkoopbeleid Datum college: Portefeuillehouder: Afdeling: Behandelend ambtenaar:

10 september 2024 Yusuf Çelik Juridische zaken & Inkoop R. de Veer

Samenvatting Het huidige Tilburgse inkoopbeleid is geschreven in 2017. Het doet geen recht meer aan huidige maatschappelijke ontwikkelingen. Ook is het vrij star waardoor het niet optimaal voorziet in mogelijkheden voor de ambtelijke organisatie en marktpartijen. Daarnaast schrijft het bestuursakkoord voor dat een nieuw inkoopbeleid nodig en wenselijk is. In de uitvoeringsbrief ‘Meer voor elkaar’ is, als actie 14, opgenomen om het inkoop- een aanbestedingsbeleid op punten aan te passen. Deze ontwikkelingen zorgen ervoor dat de behoefte is ontstaan om het gemeentelijk inkoopbeleid te vernieuwen. In dit voorstel ligt de startnotitie voor die de aanleiding, het resultaat, beoogd effect en de aanpak beschrijft om te komen tot een nieuw Inkoopbeleid Gemeente Tilburg. We gaan voor het nieuwe inkoopbeleid aansluiten op het landelijk VNG model en hiermee van dik 70 pagina's naar ongeveer 20 pagina's - dat meer flexibiliteit, aansluiting op de actuele ontwikkelingen in de maatschappij en duidelijkheid geeft.'

Collegebesluit Het college stelt de raad voor om het gewijzigde raadsvoorstel startnotitie inkoopbeleid vast te stellen.

raad 2024_1619 definitief.docx

1

Raadsvoorstel Nieuw inkoopbeleid Aanleiding Het huidige Tilburgse inkoopbeleid is geschreven in 2017. Het verwoordt maatschappelijke ontwikkelingen niet meer goed, is juridisch vrij streng en het is een lang beleidsstuk van circa 70 pagina's dat niet meer goed weergeeft wat voor aanbestedende dienst en opdrachtgever de gemeente Tilburg is. Het Akkoord “Meer voor elkaar 2022-2026” stelt: "herziening van ons gemeentelijk inkoopbeleid is dan ook nodig en wenselijk.”. Bovendien is in de uitvoeringsbrief ‘Meer voor elkaar’ als actie 14 opgenomen om het inkoop- een aanbestedingsbeleid op punten aan te passen.

Beoogd effect Het beoogd effect van een hernieuwd en toekomstbestendig gemeentelijk inkoopbeleid is dat we de uitvoering voorop zetten. Dit effect is beoogd door de gemeente Tilburg op zo'n manier de inkoopmarkt te laten benaderen die beter werkbaar is voor zowel marktpartijen als gemeentelijke organisatie waarbij vraag en aanbod op een rechtmatige en doelmatige wijze bij elkaar komen. De invloed van het hernieuwd inkoopbeleid is dat gemeenschapsgeld op een meer rechtmatige (lees: betrouwbare overheid) en doelmatige manier wordt besteed en er tegelijkertijd via inkoop op gepaste wijze invulling wordt gegeven aan relevante maatschappelijke trends. Door bij de vernieuwing van het inkoopbeleid het meenemen van de wensen uit het akkoord en de uitvoeringsbrief te onderzoeken, wordt getracht om aan de hand van het nieuwe inkoopbeleid lokaal ondernemerschap en inclusie bij gemeentelijk inkopen een plek te geven.

Voorstel Vaststellen van de startnotitie over de aanpak om te komen tot een nieuw Inkoopbeleid voor de Gemeente Tilburg.

Argumenten 1.1 Het huidige inkoopbeleid is verouderd en doet geen recht aan maatschappelijke ontwikkelingen. Met het vernieuwen van het inkoopbeleid wordt gezorgd dat de gemeente beter kan inkopen, rekening houdend met maatschappelijke ontwikkelingen. Denk hierbij aan ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid en sociale aspecten zoals social return on investment. .. 1.2 Het huidige inkoopbeleid is vrij star waardoor het niet optimaal voorziet in mogelijkheden voor de ambtelijke organisatie en marktpartijen. Door het inkoopbeleid te vernieuwen kunnen we een aantal juridische en procedurele verbeterpunten voor inkoop- en aanbestedingsprocedures doorvoeren. Uiteraard daar waar dit wettelijk gezien mogelijk is. Dit maakt dat de gemeente doelgerichter, efficiënter en passender voor inwoners, ondernemers en ambtenaren kan inkopen. Denk hierbij aan het verkorten van doorlooptijden, zoals in het besluitvormingsproces omtrent inkoop. 1.3 Het bestuursakkoord beschrijft de behoefte voor vernieuwing van het gemeentelijk inkoopbeleid. Het bestuursakkoord beschrijft dat een nieuw inkoopbeleid nodig en wenselijk is. In de uitvoeringsbrief ‘Meer voor elkaar’ is als actie 14 opgenomen om het inkoop- een aanbestedingsbeleid op punten aan te passen om zo lokaal ondernemerschap en inclusie bij gemeentelijk inkopen een structurele plek te geven.

raad 2024_1619 definitief.docx

2

Het is belangrijk om te vermelden dat op alle inkoop die de gemeente Tilburg doet wet- en regelgeving van toepassing, zoals mededingings- en aanbestedingsrecht.

Kanttekeningen en gewogen alternatieven Gewogen alternatief 1: inkoopbeleid niet vernieuwen. Voor dit alternatief is niet gekozen omdat het huidige inkoopbeleid niet meer optimaal aansluit bij maatschappelijke ontwikkelingen. De verwachting is dat dit gebrek in de toekomst alleen maar groter zou worden. Gewogen alternatief 2: geen gebruik maken van VNG model voor inkoopbeleid. We zouden een eigen inkoopbeleid kunnen vormgeven, dan wel gebaseerd op het oude inkoopbeleid, dan wel een geheel nieuwe opzet. Het VNG model is echter goed bruikbaar voor de doelen dat wij nastreven: het biedt flexibiliteit in het aanhaken van inhoudelijke beleidsgebieden/-disciplines die met maatschappelijke ontwikkelingen meebewegen en het is een bondig vormgegeven document om het inkoopbeleid in te korten.

Niet beïnvloedbare risico’s Bij het doorvoeren van ambtelijke/bestuurlijke wensen zijn we gebonden aan wettelijke kaders, zoals de Aanbestedingswet.

Kosten en dekking De kosten van de projectleiding à €40.000 worden gedekt uit budgetten binnen de bedrijfsvoering.

Uitvoering De raad stelt zowel de startnotitie als uiteindelijk het Inkoopbeleid Gemeente Tilburg vast. De raad wordt gevraagd zich uit te spreken over de uitgangspunten en werkwijze, zoals verwoord in de startnotitie. Voor het uitvoering geven aan de bepalingen van de startnotitie voor het nieuwe inkoopbeleid wordt een projectteam gevormd. Dit is een projectteam met een vertegenwoordiging van afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die een beleidsmatige rol spelen bij het inkopen namens de gemeente Tilburg. De startdatum van de voorbereidingen (startnotitie en raadsvoorstel) is Q2 2024. Er vindt een informatiebijeenkomst met de raad plaats waarin politieke partijen kaders kunnen meegeven voor het nieuwe inkoopbeleid. De inhoudelijke discussie met de raad over het beleid zelf, volgt bij het besluitvormingsproces daarover. De uitvoering (het actualiseren van het inkoopbeleid zelf) loopt tot aan de vaststelling van het nieuwe Inkoopbeleid Gemeente Tilburg. Dit is vooralsnog voorzien voor Q2 2025.

Participatie Mogelijke vormen van inwoner-/ondernemersparticipatie worden nog onderzocht. Per thema binnen het inkoopbeleid overwegen we of participatie passend is en zo ja welke vorm.

Communicatie Via de afdelingshoofden is naar de gehele ambtelijke organisatie gecommuniceerd dat het inkoopbeleid vernieuwd wordt. Collega’s zijn opgeroepen om bij te dragen en hun input te leveren over het inkoopbeleid.

raad 2024_1619 definitief.docx

3

Deze bijdrage leveren zij op voor hen relevante thema’s binnen het inkoopbeleid. Denk bijvoorbeeld aan duurzaamheid en social return on investment. Het nieuwe inkoopbeleid wordt na accordering door de raad geplaatst op de gemeentelijke website. Hiermee is het gemeentelijk inkoopbeleid transparant voor de markt.

Evaluatie Nader te bepalen. Evaluatie overwegen op het beleid als geheel en/of per thema. Dit is mede afhankelijk van de daadwerkelijke terugkomende thema’s in het nieuwe inkoopbeleid.

Bijlagen 1. Startnotitie nieuwe Inkoopbeleid Gemeente Tilburg

Ter inzage gelegde stukken Geen.

Tilburg, 10september 2024 Het college van burgemeester en wethouders van Tilburg, de secretaris,

de burgemeester,

raad 2024_1619 definitief.docx

4

Raadsbesluit De raad van de gemeente Tilburg; -

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;

Besluit De startnotitie voor het nieuwe Inkoopbeleid Gemeente Tilburg vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 23 september 2024. de griffier,

voorzitter,