210601-18-PEC-01 Collegebesluit accountantsverslag 2020

Accountantsverslag 2020 en managementreactie Collegebesluit van 1 juni 2021 - 18

Aanleiding De accountant heeft de jaarstukken 2020 gecontroleerd. Op basis van deze controle geeft de accountant een goedkeurende controleverklaring af bij de jaarstukken 2020 voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid. De bevindingen uit de jaarrekeningcontrole zijn weergegeven in het accountantsverslag dat als bijlage bij deze nota is opgenomen evenals de goedkeurende controleverklaring. In het accountantsverslag heeft de accountant de belangrijkste controlebevindingen opgenomen. Tevens doet de accountant aanbevelingen voor het boekjaar 2021 naar aanleiding van die bevindingen. De directie heeft een managementreactie op de belangrijkste aanbevelingen opgesteld. Het college stelt met deze collegenota de managementreactie vast.

Beoogd effect/ bestuurlijk kader Het doel van het accountantsverslag is het college te informeren over de bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2020. Daarnaast worden aanbevelingen gedaan om de interne beheersing verder te optimaliseren. Dit draagt bij aan het bestuurlijk doel om jaarlijks een goedkeurende controleverklaring bij de gemeentelijke jaarrekening te verkrijgen.

Besluit Het college: 1. Neemt kennis van het accountantsverslag 2020. 2. Stelt de door de directie opgestelde managementreactie op de aanbevelingen en adviezen van de accountant vast en neemt de daarin opgenomen maatregelen over. 3. Zendt de vastgestelde managementreactie toe aan de Auditcommissie en aan de gemeenteraad.

Argumenten 1. Kennisnemen van het accountantsverslag 2020. Het accountantsverslag is opgesteld door Deloitte Accountants en is een weergave van de bevindingen uit de jaarrekeningcontrole over 2020. Het college kan hier kennis van nemen. 2. Vaststellen managementreactie op aanbevelingen accountant. In het accountantsverslag worden op basis van de bevindingen uit de jaarrekeningcontrole 2020 aanbevelingen gedaan. Op de belangrijkste aanbevelingen heeft de directie een managementreactie gegeven die hieronder is opgenomen. Door deze reactie vast te stellen stemt het college hiermee in en neemt zij de daarin opgenomen maatregelen over.

Conclusies en aanbevelingen uit het accountantsverslag 2020 Goedkeurende verklaring bij jaarstukken 2020 (pagina 5 en 10) Bevinding accountant Deloitte Accountants geeft bij de jaarstukken 2020 een goedkeurende verklaring voor rechtmatigheid en getrouwheid. Deloitte constateert geen significante tekortkomingen in interne beheersingsmaatregelen. De accountant vermeldt de constructieve samenwerking tijdens de controle, de overall bezien toereikende oplevering van het controledossier en de tijdige beantwoording van vragen. Reactie gemeente Tilburg Wij zijn wederom blij dat onze jaarstukken voorzien zijn van een goedkeurende controleverklaring. Dit jaar waren er vanwege corona diverse nieuwe aspecten, o.a. de Tozo-regeling die een majeure geldstroom van ongeveer € 20 miljoen met zich meebracht en qua verantwoording veel tijd en energie heeft gekost. Extra

inspanning bracht ook de veelheid aan nieuwe Sisa regelingen (Singel Audit Single Information) met zich mee met daarbij behorende verantwoordingslast zowel bij de gemeente als bij Deloitte. We hebben de jaarrekeningcontrole in goede samenwerking met Deloitte doorlopen hoewel deze geheel op afstand plaats heeft gevonden. Opvolging bevindingen uit IT Audit (pag. 5 en 30) Bevinding accountant Deloitte is van mening dat er te weinig voortgang in de opvolging van bevindingen uit de IT audit 2019 is geboekt. Hierdoor bestaat een verhoogd risico op tekortkomingen in de geautomatiseerde gegevensverwerking die kunnen resulteren in niet-betrouwbare data c.q. een grote(re) impact kunnen hebben indien sprake is van cybersecurity incidenten. Deloitte acht het belangrijk in 2021 op dit terrein verbeteringen te realiseren. Reactie gemeente Tilburg Wij onderschrijven het belang van de opvolging van de bevindingen uit de IT audit 2019. De organisatie heeft inmiddels stappen gezet om de interne beheersing van de IT-omgeving en processen naar een hoger plan te brengen. Een groot deel van de bevindingen met een hoog risicoprofiel heeft betrekking op autorisatiebeheer binnen de applicaties. Voor het financieel systeem JD Edwards (JDE) zijn al de nodige stappen gezet om het beheer op autorisaties te verbeteren. Voor Suites voor Sociaal Domein is dit slechts voor een deel afgerond.

Inmiddels is het eigenaarschap voor de inrichting van Suites belegd in de organisatie. Om het risico op tekortkomingen in de geautomatiseerde gegevensverwerking te verlagen zullen we nu als eerste de autorisatiematrix opstellen. Aangezien er sprake is van een technische beperking in Suites met betrekking tot de inrichting van functiescheiding zullen wij vervolgens met de leverancier van Suites afstemmen om de voorgestelde functiescheiding daadwerkelijk in te kunnen richten. Kwaliteit verslaggeving (pag. 5 en 19) Bevinding accountant De accountant constateert dat de jaarstukken voldoen aan het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Over de kwaliteit van de toelichtingen en analyses ten opzichte van de begroting wordt opgemerkt dat hier verdere verbeteringen mogelijk zijn door hieraan inhoudelijke oorzaakanalyses toe te voegen. Deloitte geeft aan dat de veelheid aan verrekeningen met reserves het inzicht in begrote en werkelijke resultaten niet ten goede komt. Ook zien zij als vervolgstap het meer integreren van doelen en de euro’s. De accountant ziet voor het college en de organisatie de uitdaging om de in de gemeente aanwezige en beschikbare kennis en inzichten zodanig centraal te verzamelen en bundelen dat hiermee de toelichtingen en analyses de gewenste kwaliteitsimpuls krijgen.

Reactie gemeente Tilburg Wij constateren dat het een uitdaging blijft om beknopte en toch duidelijke financiële toelichtingen te maken die voorzien zijn van een adequate analyse, ook gezien de wens om P&C producten zo compact mogelijk te houden. We herkennen de opmerking van de accountant dat hierin verbeteringen mogelijk zijn. Deze kwaliteitsimpuls kent een groeipad en hangt samen met ontwikkelingen zoals het datagericht werken waarbij data en informatie tijdig en integraal beschikbaar is voor analyse doeleinden. Maar ook met het nu lopende proces in het kader van motie 44 waarbij we voor alle velden kadernota’s met doelen en indicatoren formuleren die we via een dashboard ‘gezond en gelukkig’ kunnen monitoren. We willen graag in overleg met de raad concretiseren hoe we invulling geven aan de wijze van verslaglegging rondom financiën en beleid in de P&C cyclus. De opmerking over de verrekening met reserves herkennen wij in die zin dat we op diverse plaatsen reserves inzetten ter dekking of egalisatie van kosten. Dit speelt met name in het sociale domein. In onze P&C producten geven wij op een duidelijke manier aan waar en hoe die verrekening plaatsvindt via bijvoorbeeld de reserve transformatiebuffer sociaal domein.

Wel is het zo dat deze afwijkingen tussen begroting en realisatie door deze systematiek geen onderdeel van het jaarrekeningresultaat uitmaken wat in zekere zin een vertekend beeld geeft. Overigens zal de verrekening met de reserve transformatiebuffer in het sociale domein uiterlijk met ingang van 2022 stoppen.

Voorspellende waarde begroting en tussentijdse informatievoorziening (pag. 7 en 25) Bevinding accountant Deloitte constateert (forse) afwijkingen tussen lasten, baten en saldi wat de indruk geeft dat de ramingen in de begroting en tussentijdse informatievoorziening wat betreft (investerings)projecten en activiteiten te ambitieus zijn en mogelijk niet in lijn zijn met de beschikbare (personele) capaciteit om alle geplande (investerings-) projecten en activiteiten daadwerkelijk in het boekjaar te realiseren. Deloitte adviseert daarbij in 2021 nader onderzoek te doen naar de (structurele) oorzaken van het rekeningsaldo over 2020 en te bezien hoe het realiteitsgehalte en de voorspellende waarde van de begroting en tussentijdse informatievoorziening is te verbeteren. Reactie gemeente Tilburg Deze bevinding is in lijn met de constatering die Deloitte op 22 februari 2021 deed tijdens een informatieve sessie over de toezichtbrief van de provincie bij de begroting 2021 waarin Deloitte een reflectie gaf op de financiële positie van onze gemeente. De gemeenteraad heeft in vervolg daarop op 1 maart gevraagd om de oorzaken van de afwijkingen met de begroting nader in beeld te brengen. Dit proces loopt en wij zullen uw raad hierover in het derde kwartaal informeren zodat de raad beter inzicht krijgt in het ontstaan van deze afwijkingen.

Met de raad kunnen we vervolgens afspraken maken hoe we op basis van de gemaakte analyse de financiële raming van uit te voeren projecten en activiteiten zo reëel mogelijk financieel kunnen vertalen in de begroting. Als eerste reactie hebben wij al aangegeven dat de afwijkingen met name ontstaan in de investeringssfeer. Op het moment dat daar vertraging optreedt leidt dit vaak tot onder-uitputting van reserves die als dekking voor de investering worden ingezet. Dit brengt veelal forse afwijkingen in de bestedingsplannen van reserves met zich mee. Ook leidt vertraging in investering tot lagere kapitaallasten in de exploitatie dan begroot. Tenslotte maken wij in het kader van de begroting 2022 een informatieset die voor de gehele begroting de, al dan niet beïnvloedbare, budgetten en activiteiten op hoofdlijnen inzichtelijk maakt. Dit kan ondersteunend zijn in het reëel ramen van budgetten in de begroting. Monitoren kosten jeugdzorg (pag. 6 en 24) Bevinding accountant Deloitte constateert dat de toename van de jeugdzorgkosten zich ook in 2020 heeft doorgezet en dat deze toename zich naar verwachting de komende jaren nog verder doorzet. Om kosten beter in de grip te krijgen en hierin besparingen te realiseren zijn voor de begroting 2020 ‘hefbomen’ opgezet.

Deloitte geeft aan dat het belangrijk is dat het college de resultaten en effecten van de hefbomen nauwgezet volgt zodat tijdig bekend is in hoeverre de verwachting realistisch is dat de getroffen maatregelen daadwerkelijk leiden tot de gewenste afname van de jeugdzorgkosten en tijdige bijsturing mogelijk is. Reactie gemeente Tilburg Wij zien de structurele ontwikkeling van de stijgende kosten in de jeugdzorg. Deze stijging wordt veroorzaakt door volumegroei en indexering. Dat geldt overigens in 2020 ook voor de Wmo. Dat is ook de reden dat wij in de beoogde transformatie in het sociale domein hefbomen hebben gedefinieerd gericht op preventie, efficiency en gezonde financiën. Het is belangrijk om de effecten van deze hefbomen goed te monitoren. Wij doen dat periodiek en informeren de raad daar ook over zodat bijsturing mogelijk is. De stijgende kosten in het sociaal domein hebben, naast de inzet van hefbomen, in 2020 eveneens geleid tot het inzetten van een aantal kostenbeheersmaatregelen vanuit inzichten in data. Zo is er binnen de jeugdhulp op regionaal niveau gestuurd op een verkorting van de doorlooptijden van zorg en zijn bij Wmo begeleiding trajecten in gang gezet waarbij gestuurd is op het beperken van hoge intensiteiten van zorg tezamen met het voorkomen van stapeling van zorg.

De trajecten zijn in 2020 uitgevoerd, gemonitord en hebben zichtbaar bijgedragen aan kostenbeheersing en kostenreductie. Om tot verdere beheersing en reductie van zorgkosten te komen gaan we vanuit de nieuwe inkoop (2022) sterk inzetten op m.n. het normaliseren van zorg en werken we aan een overzichtelijk en beheersbaar zorglandschap vanuit grip op financiën door een meer gesloten systeem van financiering van zorg.

Effecten corona (pag. 6, 18 en 23) Bevinding accountant De accountant vermeldt in het accountantsverslag enkele belangrijke effecten van de corona-crisis. Met name wordt genoemd de waardering van vorderingen en het risico op oninbaarheid. Hierbij wordt opgemerkt dat als gevolg van diverse steun- en coulancemaatregelen (door het rijk dan wel gemeente) nog geen sprake is van grote mutaties in oninbare vorderingen. Ook worden subsidieverstrekkingen genoemd waarbij wij als gemeente in de algemene subsidieverordening een hardheidsclausule hebben opgenomen. Hierdoor kunnen, ondanks dat instellingen niet alle prestaties geleverd hebben de subsidies worden vastgesteld en als rechtmatig worden beschouwd. In het sociale domein constateert Deloitte dat onze gemeente voldoende (extra) beheersingsmaatregelen heeft getroffen om de (mogelijke) financiële effecten van corona voor het sociale domein in beeld te brengen en te beheersen. Een van de belangrijke maatregelen die het kabinet heeft getroffen is de Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandige Ondernemers (Tozo). De accountant stelt vast dat de Tozo uitkeringen juist en rechtmatig zijn verstrekt.

Reactie gemeente Tilburg Naast sociale en maatschappelijke impact in de stad hebben we het afgelopen jaar gezien dat corona ook financiële gevolgen heeft die bij het opstellen van de jaarrekening en verantwoording van middelen tot uitdrukking kwamen. Door onder andere verleend uitstel van betaling of latere oplegging van bijvoorbeeld reclamebelasting, zien wij het saldo van openstaande vordering stijgt ten opzichte van eind 2019. We hebben op dit moment geen signalen dat dit leidt tot een groter risico op oninbaarheid maar bewaken de post nadrukkelijk. In het sociale domein hebben wij afspraken gemaakt met zorgaanbieders over het continueren van reguliere zorg, het aanbieden van alternatieve zorg en het vergoeden van meerkosten als gevolg van corona. Door deze afspraken en bijbehorende beheersmaatregelen hebben we de kosten tijdig in beeld gekregen en op een goede manier kunnen beheersen en verantwoorden in de jaarrekening. Omvang fouten met betrekking tot aanbestedingen sterk afgenomen (pag. 7 en 23) Bevinding accountant In het accountantsverslag is opgenomen dat de gemeente goede stappen zet op het gebied van het beperken van aanbestedingsfouten en dat de omvang van aanbestedingsfouten sterk is afgenomen ten opzichte van voorgaand jaar.

De fouten die er wel zijn betreffen in grote mate fouten die volgen uit voorgaande jaren en die in het lopende jaar dus niet voorkomen hadden kunnen worden. Deloitte onderstreept het belang van deze ontwikkeling en daagt de organisatie uit om de tekortkomingen op het gebied van Europese aanbestedingen in 2021 verder terug te brengen. Reactie gemeente Tilburg De aanbestedingsfout die uit voorgaande jaren doorwerkt heeft met name betrekking op een contract voor verwerking van bouw- en afvalstoffen dat wel meervoudig onderhands, maar onterecht niet Europees is aanbesteed. Voor deze activiteit zijn de procedures medio 2020 aangescherpt waardoor voor nieuwe contracten op dit terrein de aanbestedingsfout niet meer voorkomt. Voor nog lopende contracten werkt deze fout wel door. Over 2020 heeft dit tot een rechtmatigheidsfout van € 0,8 miljoen geleid. Daarnaast constateren wij een risico bij het inhuurproces op het niet goed en controleerbaar vastleggen van de doorlopen procedures zodat kan worden geconstateerd dat de afspraken met tenderpartijen goed worden nageleefd. De in gang gezette centralisatie van de inkoop en de onlangs in gebruik genomen nieuwe contractenmodule in het financieel systeem JD Edwards (JDE) moeten hierbij ondersteuning bieden in een betere vastlegging en monitoring. Financiële risico’s wettelijke ontwikkelingen (pag.

15) Bevinding accountant: Deloitte constateert in de risicoparagraaf dat wij financiële risico’s m.b.t. de invoering van omgevingswet, de inburgeringswet of het onderwerp klimaat niet hebben gekwantificeerd. Wel zijn deze in de inleiding gesignaleerd. Deloitte geeft in overweging de financiële risico’s in 2021 hierop aan te vullen. Reactie gemeente Tilburg Wij hebben deze risico’s in de inleiding gesignaleerd in het kader van de financiële verhouding tussen het Rijk en gemeente. Daarbij hebben we aangegeven dat er vanuit het Rijk onvoldoende middelen komen naar

gemeente om nieuwe taken uit te voeren. Op basis van de financiële verhoudingswet verwachten wij van het Rijk dat met nieuwe taken ook voldoende middelen worden verstrekt aan gemeenten. Daarnaast is het op dit moment ook lastig om deze risico’s goed te kunnen kwantificeren. 3. toesturen managementreactie aan auditcommissie en gemeenteraad De gemeenteraad ontvangt het accountantsverslag rechtstreeks van de accountant omdat de raad de opdrachtgever van de accountant is. De managementreactie op het accountantsverslag wordt aan de raad gestuurd en aan de auditcommissie. De auditcommissie kan deze reactie betrekken bij de bespreking van het accountantsverslag in haar vergadering van 31 mei aanstaande. Daar zal de accountant het verslag ook toelichten. De raad kan deze stukken betrekken bij de behandeling van de jaarstukken 2020 op 14 juni 2021.

Vervolg Het accountantsverslag en de reactie van het college worden geagendeerd in de raadsvergadering van 14 juni 2021 waar in de jaarstukken geagendeerd zijn.

Bijlagen - Accountantsverslag 2020 - Controleverklaring bij Jaarstukken 2020

Portefeuillehouder: Wethouder Dusschooten Behandelend ambtenaar: Afdeling Planning & Control, Marcel Bennenbroek