05 CONCEPT Uitvoeringsagenda

Uitvoeringsagenda Evenementenbeleid 2023-2026

Gevarieerd en inclusief

Doelen

Landelijke impact Economische impact Aandacht voor omgeving

STIMULEREN Activiteit Meerjaren subsidie regeling voor events die zich bewezen hebben en voor potentiële topevents

Subsidieregeling voor sfeer verhogende evenementen voor stadsbreed publiek Subsidieregeling voor studentenevenementen Subsidieregeling kleine evenementen

Aantrekken topsportevenement

Jaarlijks urban sport & cultuurevenement ‘On Track’ Scouten starters

Stimuleren diversiteit door gerichter te informeren waar kansen liggen

Toelichting We stellen de meerjaren subsidie regeling 2024-2027 op. Een meerjarensubsidie biedt zekerheid en geeft de organisator groei- en ontwikkelmogelijkheden. Van deze organisatoren verwachten we daarom een meerjarenplan, aandacht voor inclusie, een duurzaamheidsplan en een doelgroepenonderzoek. We verwachten dat er ‘gratis’ kaarten beschikbaar komen voor mensen met een kleine portemonnee en concrete aanpassingen voor mensen met een beperking. We bieden subsidie aan sfeerbepalende evenementen gericht op een (stads)breed publiek. Dit kunnen bestaande of nieuwe evenementen zijn. We staan open voor originele ideeën die iets nieuws toevoegen aan het Tilburgse evenementenaanbod (en dus niet voor ‘meer van hetzelfde’). We stimuleren studentenevenementen die Tilburg positioneren als kennis- en studentenstad. Daarom reserveren we een apart budget voor studentenevenementen. We stellen een subsidieregeling op voor kleine evenementen in wijken en dorpen. Met deze regeling stimuleren we partners evenementen in dorpen en wijken te programmeren die aansluiten op de behoefte vanuit de wijk. Samen met BrabantSport halen we deze periode één topsportevenement van internationale allure naar Tilburg. Daarnaast willen we in de stad een aantal topsportevenementen met landelijke uitstraling organiseren.

Dit doen we door gezamenlijke lobby en financiering, waarin we onder andere overheden, kennisinstellingen, sportbonden, Citymarketing én het bedrijfsleven betrekken. We focussen op meerjaren trajecten, waarbij we insteken op brede betrokkenheid van partners in de stad. Daarin groeien we van breedte naar top: van kleinschalig naar internationaal niveau. We werken samen met de B5-steden en zoeken kansen om de grotere evenementen te huisvesten. Vanaf 2023 realiseren we jaarlijks een urban sport & cultuur-festival. Een terugkerend evenement dat groeit in kwaliteit en steeds meer verbindingen legt binnen de urban sport en urban culture in Tilburg (en de regio). Jong talent moedigen we aan om in onze stad te experimenteren met nieuwe evenementen. We scouten talent door actief opleidingen en podia te benaderen. Daarbij zetten we onze cultuurscouts, plaatselijke sleutelfiguren met een goed netwerk en ons loket ondernemersadvies in. In de Locatiematrix staan de regels en aandachtspunten voor de meest gebruikte locaties in de stad. Hiermee kunnen organisatoren evenementen plannen die goed passen bij de locatie en het publiek.

Schatting kosten X

X

X

X

X

X

Start

Gereed

X

2023

Juli 2023

X

2023

Juli 2023

X

2023

Juli 2023

2023

Juli 2023

X

X

X

X

X

2023

Doorlopend

X

X

X

2023 (pilot)

Afhankelijk van budget

2023

Doorlopend

2023

Doorlopend

X

X

X

FACILITEREN Activiteit Ondernemersadvies starters

Promotie en zichtbaarheid evenementen in Tilburg Gerichte (landelijke) marketingactiviteiten

Doorontwikkeling en professionalisering potentiële topevenementen Herschrijven en versimpelen vergunningaanvraagformulieren

Evaluatie en aanpassen duurzaamheidsplan

Helpdesk-vergunningen kleine evenementen (A’s) Helpdesk en workshops verduurzamen RX Launch (versimpelen digitaal aanvragen vergunning)

Toelichting We gaan verder met het ondernemersadvies aan startende organisatoren. We doen dit door jong talent te koppelen aan (Tilburgse) organisatoren met veel ervaring. Een win-winsituatie, want ook ervaren organisatoren doen hierdoor nieuwe inspiratie op en leggen creatieve contacten. We pakken de ‘Tilburg Trakteert’ campagne opnieuw op. We vergroten de zichtbaarheid in Tilburg van stadsbrede en/of gratis evenementen die bijdragen aan onze doelen. Deze brengen we onder de aandacht via bijvoorbeeld social media en billboards in de stad. Marketing Tilburg ondersteunt marketing van (potentiële) topevenementen en andere evenementen die passen bij het DNA van Tilburg (oa Kaapstad, Festival Circolo, Roadburn en Draaimolen Festival. Per evenement adviseert en ondersteunt Marketing Tilburg: ze biedt gerichte (online) promotie en helpt de persbenadering te professionaliseren. Dit doet zij samen met organisatoren en partners als Midpoint en Visit Brabant. We werken de komende jaren met enkele potentiële typisch Tilburgse topevenementen aan professionalisering. Dit doen we oa door de organisatoren te koppelen aan experts, mee te denken over verbinding met diverse partijen. We zetten in eerste instantie in op Kaapstad en Circolo . We kijken gaandeweg of ze uit kunnen groeien tot een typisch Tilburgs topevenement.

We zetten een professioneel tekstbureau in, dat al deze teksten zo helder mogelijk gaat herschrijven. We maken nog duidelijker welke informatie nodig is en waar mogelijk beperken we het aantal regels. Daarnaast zorgen we voor standaard tekeningen voor de meest gebruikte locaties. Vanaf 1 januari 2023 moeten organisatoren bij hun vergunningaanvraag ook een duurzaamheidsplan aanleveren. Aan het eind van het jaar evalueren we hoe dit in de praktijk werkt voor organisatoren. Zo nodig stellen we deze regels bij, zodat ze werkbaar blijven voor organisatoren, zonder in te moeten leveren op verduurzaming. We anticiperen ook op mogelijke nieuwe wet- en regelgeving vanuit de rijksoverheid. Dit doen wij met input van organisatoren en in samenwerking met een expert van de Green Leisure Group (met wie wij samen de regels en een voorbeeldduurzaamheidsplan hebben opgesteld). Voor (niet-professionele) organisatoren die het ingewikkeld vinden om een vergunningaanvraag in te dienen, richten we een helpdesk in. We helpen organisatoren met het opstellen van het duurzaamheidsplan, en indien er behoefte aan is organiseren we workshops over specifieke onderwerpen. We gaan het digitaal aanvragen van vergunningen versimpelen door middel van het programma RX Launch. Dit programma stuurt de aanvrager ‘slim’ door alle vragen heen, zodat er geen vragen beantwoord moeten worden die niet van toepassing zijn.

Schatting kosten X

X

X

X

Gereed

2023

Doorlopend

X

X

2024

Doorlopend

X

X

2023

Doorlopend

X

X

2023

Doorlopend

2023

2024

X

2023

2023

X

2023

Doorlopend

X

2023

Doorlopend

2023

2024

X

X

Start

Verkennen mogelijkheden meerjarenvergunning Aankoop MOB-terrein en infrastructuur en inrichting terrein

Haalbaarheids- en ontwerpstudie Koepelhal & Wagenmakerij

Verkenning mogelijkheden plug & play-terrein Onderzoek mogelijkheden multifunctionele sport-/evenementenhal Publieke elektrakasten in Muzentuin en Stadsforum Inspiratieflyer en informatie over inclusie en toegankelijkheid Doorleefsessies veiligheid

Verbeteren in kaart brengen drukte op evenementen

Ondersteunen voor en tijdens evenement

We onderzoeken de mogelijkheden voor een meerjaren vergunning

X

X

2024

2024

Met het verwerven van het MOB-complex maken we het mogelijk om bijvoorbeeld bestaande evenementen te verplaatsen en/of nieuwe (soorten) evenementen te programmeren. Voor organisatoren betekent een evenement op het MOB dat zij in hun opzet rekening moeten houden met de karakteristieke eigenschappen van het gebied. We voeren de komende jaren een haalbaarheids- en ontwerpstudie uit voor de toekomst van de Koepelhal. Het gaat hierbij vooral om de combinatie van programmering en woningbouw. We onderzoeken welke investeringen nodig zijn om evenementen en (muziek)festivals mogelijk te blijven maken. Medio 2024 wordt hierover beslist; de uitvoering van de herontwikkeling is gepland voor de jaren 2028-2031. We verkennen de mogelijkheden voor een ‘plug & play’-terrein voor grotere festivals. Hier kunnen zonder veel ‘gedoe’ voor artiesten concerten gegeven worden. We onderzoeken wat de mogelijkheden zijn voor een multifunctionele (sport) evenementenhal met een capaciteit van 5000 tot 8000 vaste zitplaatsen. Er komen (nieuwe) elektrakasten voor evenementen in de Muzentuin en op het Stadsforum waarvan organisatoren gebruik kunnen maken. We vragen organisatoren om hun evenement toegankelijk te maken voor alle Tilburgers. Hierbij betrekken we Toegankelijk Tilburg en opleidingen zoals Lifestyle van IEMES/Fontys en Tilburg University.

Deze scholen ontwikkelen programma’s over inclusiviteit en diversiteit. We organiseren ‘doorleefsessies’ onder leiding van de veiligheidsregio. Hierbij oefent het Crisis Management Team van het evenement zelf met veiligheidsscenario’s. De organisatie van het evenement, het hoofd beveiliging en het hoofd EHBO werken hiervoor samen met hulpdiensten en gemeente. Deze oefening passen we toe bij verschillende grote evenementen. We zien steeds beter waar het druk is in de stad tijdens evenementen. Dit is erg belangrijk voor veiligheid, crowdmanagement en de inzet van de operationele diensten. Hiervoor brengen we verschillende informatiebronnen over drukte samen in één systeem. We verkennen of het onderwerp crowdmanagement een plek kan krijgen in het project ‘slimme stad’. Dit is nog niet definitief. Het doel is om evenementen digitaal te kunnen intekenen in een 3D-versie van onze stad. Daardoor kunnen we digitaal een wandeling door het evenement maken en mensenmassa’s simuleren. Dit geeft duidelijkheid over calamiteiten en vluchtroutes. We ondersteunen organisatoren. Zo denken we onder andere mee over voldoende stallingscapaciteit van (brom)fietsen en over voldoende toiletten bij grote evenementen, zoals carnaval, de Tilburgse Kermis en Koningsdag. Bijvoorbeeld door openingstijden van beheerde stallingen te verruimen en door tijdelijke stallingen.

Evenementen gaan in parken vaak ten koste van de grasmat. We berekenen dit herstel van groen niet door aan de organisatoren. Bereikbaarheid voor de hulpdiensten is voor een veilig evenement van essentieel belang. Hier blijven we samen met de hulpdiensten naar kijken.

X

X

2023

2025

X

X

X

2024

2026

X

X

X

2023

2024

X

X

X

2023

2024

X

X

2023

2025

X

X

2023

Doorlopend

X

2023

Doorlopend

X

2024

Doorlopend

X

Reeds gestart

Doorlopend

X

HELDERE AFSPRAKEN MAKEN Activiteit Locatiematrix actueel houden

Onderzoek ‘tussencategorie’ geluid

Onderzoek naar mogelijkheden beperken geluidsoverlast Maatwerk als het gaat om regels Vlekkenplannen alle parken

Communicatie omwonenden

Toelichting In de Locatiematrix staan de kenmerken van elke evenementenlocatie, inclusief aandachtspunten om de (negatieve) impact op de omgeving te beperken. De locatiematrix wordt actueel gehouden. Zo gaan we de komende periode aan de slag met: Verkennen van de behoefte aan evenementen in Berkel-Enschot; De locaties Stadsforum en Waterproef en mogelijk Westerpark worden op termijn toegevoegd; Koningsoord/Trappistinnentuin Berkel-Enschot bekijken we t i.s.m. dorpsraad en omgeving; Verkennen of we de eindtijden in alle dorpen gelijk moeten trekken met de eindtijden in de stad. Vanuit verschillende partijen in de binnenstad komt het verzoek om een ‘tussencategorie’ voor geluid mogelijk te maken, waardoor er meer mogelijkheden komen voor bijvoorbeeld een gitarist op een zondagmiddag vóór de Schouwburg Concertzaal. We onderzoeken hoe we hieraan gehoor kunnen geven en in welke vorm. Omdat we de balans tussen levendigheid en leefbaarheid willen bewaken, is zorgvuldigheid geboden. Overigens kan er veel binnen de bandbreedte van de kennisgevingsevenementen. Een extern akoestisch bureau onderzoekt hoe we geluidsoverlast kunnen beperken zonder dat dit ten koste gaat van de muzikale beleving tijdens het evenement. Er zijn regels nodig voor goed georganiseerde en veilige evenementen. We willen zoveel mogelijk maatwerk leveren per evenement.

Hierin staat onder andere beschreven wat vaste plekken zijn voor (zware) opslag, welke plekken in het park vrij moeten blijven (bijvoorbeeld vanwege boom- of natuurbescherming) en wat de parkeerplekken zijn buiten het park. We maken alle parken in de locatiematrix een vlekkenplan en betrekken hier Stichting Stadsbomen bij. Ook geven we per park aan of (rommel)markten zijn toegestaan. In de vergunning voor een evenement komt te staan dat op evenementenlocaties conform het vlekkenplan moet worden opgebouwd en afgebouwd. We zien erop toe dat de voorwaarden worden nageleefd. Organisatoren moeten omwonenden informeren over evenementen in de omgeving en aangeven welk nummer mensen kunnen bellen bij klachten, zodat de organisator direct kan reageren. We gaan beter controleren op deze informatievoorziening, en nemen het aantal klachten en de bewonerscommunicatie mee in de evaluatie. Dit heeft ook invloed op toekomstige vergunningen voor evenementen. We helpen de organisatoren ook met ideeën over hoe zij omwonenden beter kunnen betrekken. Onze handhavers maken communicatieafspraken met organisatoren, zodat er tijdens de controles korte lijnen zijn.

Schatting kosten X

X

X

X

Start

Gereed

X

2023

Doorlopend

X

2023

2024

X

2023

2025

X

2023

Doorlopend

X

2023

2024

X

2023

Doorlopend

Jaarlijks evenementenseizoen evalueren met BMT

Maatregelen dierenwelzijn

In de binnenstad vinden veruit de meeste evenementen plaats. Naast het bestaande contact dat hierover plaatsvindt met Binnenstad Management Tilburg (BMT), evalueren wij jaarlijks het evenementenseizoen met het BMT, evenementenorganisatoren en betrokken ambtenaren. We kijken wat er goed ging, wat beter kan en of er aanpassingen nodig zijn ook gezien de ontwikkelingen die er spelen in het centrum. Dierenwelzijn is erg belangrijk. We nemen de volgende maatregelen om dit te bevorderen:

-

X

2023

Doorlopend

X

2023

Doorlopend

X

2023

Doorlopend

X

2023

Doorlopend

X

2023

Doorlopend

Organisatoren zijn verplicht om een vergunning aan te vragen voor evenementen met dieren. Dierenwelzijn op zichzelf is geen grond om de gevraagde vergunning te weigeren, omdat dit onderwerp in hogere regelgeving is vastgelegd. Hoewel de regelgeving op het gebied van dierenwelzijn een bevoegdheid is van het Rijk, kunnen we via de vergunningsprocedure wijzen op de voorschriften van de landelijke regelgeving voor dierenwelzijn. Hier moet elke aanvraag aan voldoen.

-

Evenementenplatform

Doelgroeponderzoek

Monitoren en databank

Organisatoren die toch dieren betrekken bij de invulling van hun evenement, ontvangen informatie over de eisen die wij stellen voor een goede omgang met dieren (zoals: voldoende drinkwater, voldoende ruimte, juiste temperatuur). Gemeente Tilburg zet een evenementenplatform op in samenwerking met onderwijsinstellingen en met input van organisatoren. Hier brengen we organisatoren, onderwijs en gemeente digitaal én fysiek in contact, met twee of drie bijeenkomsten per jaar. Zo kunnen alle partijen kennis uitwisselen, elkaar leren kennen en eventueel nieuwe samenwerkingen aangaan. Ook delen we op het platform informatie over de evenementensector (zoals trends en cijfers in Tilburg en Nederland) en nodigen we experts uit om hun kennis delen (bijvoorbeeld een positioneringsexpert of een financieel expert, al naar gelang de behoefte). Studenten kunnen zich aanbieden voor een stage, organisatoren kunnen een oproep doen voor informatie of vrijwilligers en de gemeente kan peilen of we met ons beleid op de goede weg zitten. Niet elk evenement hoeft elke doelgroep te bedienen; elk evenement heeft ten slotte een eigen identiteit en bereik. Maar met het totale evenementenaanbod willen we zoveel mogelijk Tilburgers bereiken. Organisatoren die een meerjaren subsidie ontvangen, zijn verplicht om een doelgroepenonderzoek uit te voeren en de resultaten met ons te delen.

We brengen hiermee in kaart welke bezoekers een festival trekt. De resultaten gebruiken we om te sturen op het totaalaanbod en type evenementen. We gaan cijfers, zoals het aantal evenementen, bekendheid en tevredenheid van het aanbod, structureler in kaart brengen en openbaar maken.

X

X

X