04 Tussenevaluatie Subsidiebeleidskader 2017-2020

Tussenevaluatie

Voor

Gemeenteraad

Van

College

Ter kennisgeving aan Datum

27 augustus 2018

Inzake

Tussenevaluatie subsidiebeleidskader (2017-2020)

blad 1 van 9

Tussenevaluatie

27 augustus 2018

Tussenevaluatie

1. Aanleiding De door de gemeenteraad vastgestelde Kadernota Subsidiebeleid is de basis voor de uitgangspunten voor de systematiek en werkwijze inzake verlenen en vaststellen toekenningen van subsidies. De evaluatie van de kadernota 2012-2016 is eind 2015 uitgevoerd. Inzichten uit deze 1 evaluatie waren samen met de input van de rekenkamer en griffie over de verbetering van het zicht op en de relatie tussen subsidies en doelen/effecten het vertrekpunt voor een geactualiseerde kadernota subsidiebeleid (Kadernota Subsidiebeleid 2017-2020). Naast deze nieuwe kadernota voor subsidiebeleid stelde de gemeenteraad in januari 2017 ook een geactualiseerde Asv (Algemene subsidieverordening) en bijbehorende richtlijnen vast. Het subsidiebeleidskader wordt in een cyclus van vier jaar geëvalueerd, indien nodig aangepast en vastgesteld. In de commissie Bestuur van 9 januari 2017 is aan de orde gekomen om ook een tussentijdse evaluatie te houden in 2018. 2. Doel De algemene doelstelling van het subsidiebeleid in Tilburg is: maatschappelijke organisaties en instellingen en natuurlijke personen in staat te stellen om met hun activiteiten een bijdrage te leveren aan het verwezenlijken van gemeentelijke beleidsdoelen die zonder subsidie niet of niet geheel worden gerealiseerd. Deze beleidsdoelen zijn grotendeels vastgelegd in de bestaande beleidskaders en in de programmabegroting.

Het technisch kader waar binnen de subsidieverlening plaatsvindt wordt vastgesteld middels de kadernota subsidiebeleid. De uitgangspunten die we hierbij hanteren zijn:  Werken op basis van vertrouwen  Verminderen administratieve last en regeldruk  Verhoging kwaliteit dienstverlening aan instellingen en burgers  Efficiënt en effectief subsidieproces  Verdere standaardisatie en uniformiteit binnen de gemeente Het doel van deze tussenevaluatie is het inzichtelijk maken in hoeverre we erin slagen de kaders, afspraken en verbeterpunten van de kadernota subsidiebeleid 2017-2020 te realiseren en waar eventueel nog bijsturing nodig is. 3. Werkwijze Voor deze tussenevaluatie is volstaan met deskresearch en gesprekken met diverse medewerkers van de gemeente Tilburg die met subsidies werken: subsidieadviseurs, strategen, beleidsmedewerkers, subsidie-accounthouders en adviseurs planning en control. Er is niet gesproken met subsidienten of subsidieaanvragers. Die gesprekken worden te zijner tijd gevoerd voor de eindevaluatie van de kadernota. 4. Resultaat In de kadernota subsidiebeleid zijn de kaders opgenomen voor het verlenen en vaststellen van alle subsidies in de gemeente Tilburg gedurende de periode 20172020.

Hierin staan de onderwerpen die gedurende deze beleidsperiode gehandhaafd, verder uitgewerkt of aangescherpt worden, passend bij de hierboven genoemde uitgangspunten voor subsidieverlening:  Werken op basis van vertrouwen  Verminderen administratieve last en regeldruk 1

Het navolgonderzoek subsidiebeleid van de rekenkamer Tilburg (juli 2014) n.a.v. de rekenkamerbrief 'pleidooi voor een kwantumsprong' (januari 2010) en de rekenkamerbrief van 16 oktober 2014 over ervaringen en werkwijzen in andere gemeenten.

blad 2 van 9

Tussenevaluatie

27 augustus 2018

Tussenevaluatie

  

Verhoging kwaliteit dienstverlening aan instellingen en burgers Efficiënt en effectief subsidieproces Verdere standaardisatie en uniformiteit binnen de gemeente

Hieronder volgt een overzicht van de stand van zaken (anno augustus 2018) per onderwerp: Onderwerp/ afspraak We hanteren verschillende (o.a. financiële) subsidiecategorieën. Per categorie zijn eisen voor de verantwoording vastgesteld en hiervan wordt niet afgeweken, tenzij de eisen minder belastend zijn voor de subsidieontvanger of omdat er een dwingende reden is om voor de eisen van een hogere categorie te kiezen, bijvoorbeeld naar aanleiding van de risicoscore. Wij vragen bij subsidies boven de € 125.000 een controleverklaring van de accountant en vragen bij de kleinere organisaties, waarbij geen goedkeurend oordeel kan worden gegeven, aanvullende stukken op. Het subsidieproces is geoptimaliseerd en alle subsidies vanaf 2017 behandelen we digitaal. De subsidieaanvrager heeft inzage in de status van de aanvraag en of het vaststellingsverzoek.

Resultaat/ Stand van zaken Deze werkwijze hebben we gecontinueerd en leven wij na.

Deze werkwijze is gecontinueerd en leven wij na.

Optimalisatie heeft plaatsgevonden door: 2  Het actualiseren van data in het systeem ;  Het actualiseren van de handleiding voor het werken met de systemen;  Doorlopende basis- en opfriscursussen voor het werken met systemen.  Inzicht in status van de subsidie door de subsidieaanvrager is gerealiseerd. Hierdoor hebben we beter overzicht en controle op rechtmatigheid. Voor de verdere digitalisering van subsidies is (door)ontwikkeling van gemeentebrede digitale dienstverlening wenselijk zoals het toepassen van E-herkenning.

De standaard werkwijze 'verlenen en vaststellen jaarlijkse en eenmalige subsidies' is beschreven en leidend. We werken aan digitale aanvraagformulieren voor het aanvragen van subsidies en een standaard verantwoordingsformat waarop de ons bekende gegevens van de aanvrager al zijn ingevuld.

We onderzoeken de mogelijkheid van een beter subsidiesysteem (in aansluiting op bestaande reguliere systemen) om nog efficiënter en effectiever te kunnen werken. Instructies en handleidingen zijn opgesteld en het handboek voor het werken met subsidies is geactualiseerd. De handleidingen zijn up to date en via het intranet te raadplegen. De meeste webformulieren voor de subsidieregelingen zijn gereed en online, enkelen zijn in ontwikkeling. Voor de overige subsidies is geen behoefte aan een webformulier.

2

Met systeem of ons 'reguliere systeem' wordt hier ons zaaksysteem bedoeld, een generieke applicatie ter ondersteuning van afhandelprocessen en dienstverlening zoals het registreren, afhandelen en het monitoren van zaken.

blad 3 van 9

Tussenevaluatie

27 augustus 2018

Tussenevaluatie

Verdere verlaging van de administratieve lasten realiseren we door geen aanvullende eisen aan de verlening, verantwoording en monitoring te stellen van subsidies van hogere overheden.

Er is een verantwoordingsformat ontwikkeld. Deze wordt momenteel getoetst en verbeterd bij gebruikers, zodat het format met ingang van de subsidieverleningen 2019 wordt ingezet. We stellen geen aanvullende eisen meer bij subsidies van hogere overheden. Daarnaast hebben we in het kader van een efficiënter subsidieproces en de verlaging van de interne administratieve lasten mandaten van subsidieverlening naar de afdelingshoofden uitgebreid (binnen de kaders van de door de raad vastgestelde programmabegroting). Deze werkwijze is gecontinueerd en leven wij na.

Als een subsidieontvanger ook subsidie ontvangt van een hogere autoriteit dan kan bij de indieningdatum van de verantwoording bij de indieningsdatum van de hogere autoriteit worden aangesloten. 3 We gebruiken de 7 lessen van de rekenkamer Nijmegen om inzicht in doeltreffendheid en effectiviteit e van subsidies te krijgen. (plus een door raadscommissie toegevoegde 8 les). De lessen zijn concreter gemaakt door het benoemen van één of meer maatregelen. Hieronder worden per les de maatregel(en) benoemd en de daarbij horende resultaten en voortgang beschreven: Maatregelen per les Les 1 Doelen zijn niet concreet: Continue actie: In programmabegroting en beleidskadernota's: a) Doelen worden concreet en SMART gemaakt; b) Bij een meetbare doelstelling zijn een of meerdere indicatoren benoemd met een streefwaarde; c) Bij afloop van de looptijd van een kadernota, wordt de kadernota geëvalueerd en op subsidie een effectevaluatie toegepast; d) Voor alle (nieuwe) beleidskadernota's gebruiken we het door de raad vastgestelde format en voegen een subsidieparagraaf toe. e) In de subsidieparagraaf wordt de relatie gelegd tussen gemeentelijke doelen en betreffende subsidie; f) Afwijkingen op afspraken in kadernota's worden vastgelegd in 1 document.

Voortgang We hebben de volgende resultaten bereikt:  De programmabegroting en programma's 4 van eisen (pve's) bevatten concrete doelen met indicatoren;  Nieuwe beleidskadernota's bevatten een subsidieparagraaf en concrete doelen, resultaten en indicatoren. Voorbeelden zijn het Cultuurplan Tilburg 2017-2020 (juni 2016) en de notitie Wijk aan zet (februari 2017). Andere nieuwe beleidskadernota's zijn sinds 2017 nog niet vastgesteld.

3

De rekenkamer van Nijmegen bracht de bevindingen van recente rekenkameronderzoeken naar subsidies in 2013 samen in een overzichtsrapport. De hoofdconclusie uit het overgrote deel van de onderzochte rapporten is dat de effectiviteit van subsidies niet bekend is en ook niet kan worden vastgesteld. De Rekenkamer van Nijmegen heeft uit de 19 onderzochte rapporten zeven lessen gedistilleerd die verklaren waarom de effectiviteit niet kan worden vastgesteld. De conclusie en lessen zijn ook voor Tilburg relevant en hebben we in ons subsidiebeleidskader gebruikt als input voor onze verbeteracties voor beter inzicht in doeltreffendheid en effectiviteit. 4 Op 4 juli 2005 besloot de raad om het verlenen van budgetsubsidies voortaan te starten met Programma's van Eisen (pve's). In een pve staat welke resultaten de gemeente wil bereiken met het verlenen van de subsidie.

blad 4 van 9

Tussenevaluatie

27 augustus 2018

Tussenevaluatie

Les 2 Zwakke relatie tussen doelen en gevraagde prestaties: Beleidsmedewerkers worden gestimuleerd de VNG handreiking 'Sturen op maatschappelijke effecten' te gebruiken; b) Er is een checklist bij het beoordelen van de aanvraag en er is een verplichte toets op de subsidiebeschikking waarbij kritisch wordt gekeken of prestaties bijdragen aan het gewenste resultaat. Vanaf 2018 is bij elke subsidieverlening boven de € 125.000 deze checklist met toets aanwezig.



a)







Daar waar mogelijk verbeteren we programma's van eisen en de daaruit voortvloeiende subsidievoorwaarden. Een voorbeeld is het programma van eisen basisvoorzieningen cultuur wat voort komt uit de kadernota cultuur. Het format Subsidievoorwaarden is verbeterd. Hierin leggen we ook de relatie met concrete doelen en indicatoren uit de programmabegroting. Subsidieadviseurs bieden ondersteuning aan medewerkers bij de subsidieverlening > € 25.000 bij o.a. het opstellen van subsidievoorwaarden zodat er meer bewustwording is ontstaan over de relatie tussen doelen en gevraagde prestaties. We zijn gestart met impactsessies per beleidsthema om de gewenste verandering in de samenleving (impact) te benoemen, in maatschappelijk effecten gemeten (outcome) die zijn toe te schrijven aan interventies van beleid en resultaten van activiteiten (output) en wat daarvoor als randvoorwaarde (input) nodig is. De opbrengst van deze sessies landen in onder andere de pve's voor een betere relatie tussen doelen en prestaties.

Ondanks diverse maatregelen worden bij het verstrekken van subsidies niet altijd en overal goede prestaties geformuleerd. Daarnaast is een aantal subsidievoorwaarden verouderd. Dit vergt een verbeterslag waarbij er ook een omslag moet plaatsvinden van financieren op basis van aantallen naar het realiseren van impact. Les 3 Er worden geen alternatieven afgewogen voor subsidieverlening als subsidieinstrument: Nieuwe beleidskadernota's bevatten een subsidieparagraaf. Daarin wordt toegelicht waarom gekozen is voor het instrument subsidie.

Les 4 Subsidies worden niet op effectiviteit geëvalueerd: Bij afloop van een beleidskadernota wordt in de evaluatie de effectiviteit van ingezette subsidies betrokken.

blad 5 van 9

Tussenevaluatie





Er heeft een kennissessie 'Subsidie versus inkoop' voor medewerkers in 2017 plaatsgevonden die jaarlijks herhaald zal worden. Nieuwe subsidiebeleidskaders bevatten wel een subsidieparagraaf, maar hierin wordt niet expliciet de keuze afgewogen en/ of toegelicht.

Beleidskadernota's worden waar mogelijk op effectiviteit geëvalueerd, zoals bij het beleidskader Armoede en Schuldhulpverlening. Hierbij wordt niet specifiek op de effectiviteit van de ingezette subsidies ingegaan. Overigens hebben sinds 2017 nog weinig evaluaties van beleidskaders plaatsgevonden.

27 augustus 2018

Tussenevaluatie

Naast het evalueren van beleidskadernota's wordt een enkele keer een subsidie op effectiviteit geëvalueerd. Een voorbeeld is het onderzoek naar de resultaten en meerwaarde 5 van initiatieven zoals het NAHhuis , begin 2018. We wilden weten wat het effect is van voorliggende voorzieningen in de zorgketen; dragen voorzieningen zoals het NAHuis bij aan de transformatie in het sociaal domein.

Les 5 Onvoldoende controle op prestaties subsidieontvangers: Er is extra aandacht in pve's voor controleerbaarheid van geformuleerde prestaties. Daarbij wordt checklist gebruikt (zie 2b). Subsidieontvangers van subsidies boven de € 125.000 worden jaarlijks bezocht en er wordt een gespreksverslag van gemaakt (vanaf 2018: 75% en vanaf 2019 100%).

Daarnaast is bij de vaststelling van de notitie Wijk aan zet besloten om een in te stellen om te monitoren of onze inspanningen in de sociale basis ervoor zorgen dat inwoners daadwerkelijk krachtiger worden zodat "de beweging naar beneden" d.w.z. het beroep van mensen op dure gespecialiseerde hulp kleiner en/of overbodig wordt.  Voor de grote instellingen waar we zowel een inkoop als een subsidierelatie mee hebben zoals Sterk Huis (voorheen Kompaan en de Bocht) zijn we bezig met een professionaliseringsslag van contract- en accountmanagement. Hierbij is o.a. aandacht voor accountgesprekken en controle op de voortgang van prestaties.  We hebben een standaard verantwoordingsformat geïmplementeerd. Deze wordt vanaf 2019 bij de subsidieverlening verstrekt aan de instelling en door hen ingevuld bij de verantwoording. Het format nodigt uit tot het scherper formuleren van resultaten en indicatoren zodat het achteraf beter mogelijk wordt gerealiseerde resultaten te beoordelen.  We onderzoeken mogelijkheden en zijn in gesprek met Contour de Twern om een verbeterslag te maken in de relatie tussen de gevraagde prestaties, resultaten, maatschappelijke effecten en indicatoren. Wat we nog gaan oppakken:  We zijn voornemens om steeksproefsgewijs de verantwoording van subsidies tot € 7.500,- te controleren.  De professionaliseringsslag van accountmanagement verder uitrollen.

 Verder verbeteren van betere en passender subsidievoorwaarden bij subsidieverlening.  We moeten beter zicht krijgen op de subsidiewerkwijze van de regio (hart van Brabant) en controle daarop aansluiten.

5

NAH = Niet aangeboren herenletsel

blad 6 van 9

Tussenevaluatie

27 augustus 2018

Tussenevaluatie

Les 6 Sturings- en beheersinformatie is beperkt: We blijven werken met inhoudelijke en financiële scans. Vanaf 2016 worden subsidies via het reguliere systeem verleend zodat er meer informatie via een dashboard beschikbaar is.

Les 7 Versnippering van de uitvoering van het subsidiebeleid: Sinds 2016 werken we met ons reguliere systeem volgens een standaard werkwijze. Door het management dashboard is meer informatie over subsidies beschikbaar en kan gerichter gestuurd worden.

Wat we hebben gerealiseerd:  We informeren de raad via de jaarcyclus van de programmabegroting;  We hebben overzichten en managementdashboards ingericht per beleidsprogramma en -product;  We passen een risicomonitor toe om de mate van inhoudelijke- en financiële risico's van instellingen in beeld te brengen die de zwaarte van monitoring bepalen. We gaan de volgende zaken nog oppakken:  De vertaling van het nieuwe coalitieakkoord naar de doelen en indicatoren in de programmabegroting voor een betere monitoring van de impact;  Het maken van een overzicht van vigerende beleidskadernota's;  We maken nog een overzicht van de jaarlijkse accountgesprekken en integreren deze in de risicomonitor;  Een verbeterslag voor de risicomonitor vanaf 2018 om risico's eerder vast te stellen waarbij we ook inkooprelaties (Sociaal Domein) betrekken. Hierbij brengen we naast jaarrekeningcijfers ook de begrotingscijfers van instellingen in beeld waardoor we beter en proactief kunnen sturen.  We coördineren het werken met subsidies tussen afdelingen door structureel integraal overleg.  We hebben meer uniformiteit gerealiseerd door het ontwikkelen van een uniforme werkwijze, instructies, formulieren en formats.  Bij de uitwerking van de notitie Wijk aan zet realiseren we meer uniformiteit voor subsidies. Voorheen was sprake van een groot aantal kleine subsidies zonder samenhang.

 De vaststelling van de Subsidieregeling Detailhandelsfonds 2018 draagt naast een eenvoudiger en efficiëntere procedure ook bij aan minder versnippering doordat ondernemers nu collectief een aanvraag doen.  Door de (bij les 2 genoemde) impactsessies komt samenhang in beeld bij de versnipperde en overlappende of ontbrekende activiteiten. Om nog meer een uniforme werkwijze voor subsidies te stimuleren;

blad 7 van 9

Tussenevaluatie

27 augustus 2018

Tussenevaluatie



Organiseren we doorlopend basis- en opfriscursussen Zaakgericht Werken voor medewerkers;  Hebben we een inwerkprogramma 'Werken met subsidies' voor nieuwe medewerkers geïmplementeerd.  Hebben we het handboek subsidies geactualiseerd.  Werken we zo veel mogelijk met integrale adviseurs met een coördinerende rol per instelling. We hebben nog niet voor alle (grote) instellingen een coördinator (integrale adviseur) aangewezen. Dit vergt dus nog actie. Les 8 (door raadscommissie toegevoegd): Wordt Op diverse manieren wordt er gestuurd op gestuurd op innovatie: innovatie (denk aan het Innovatienetwerk Jeugd van de regio Hart van Brabant), maar niet In de beleidskadernota's en pve besteden we specifiek in het kader van subsidies. In de nieuwe vanaf 2017 aandacht aan de mate waarop beleidskadernota's wordt hier gering aandacht gestuurd wordt op innovatie. aan besteed. We willen dit stimuleren door o.a. innovatie op te nemen in de nog te ontwikkelen formats voor programma's van eisen. We realiseren meer juridische grip op vermogen wat De subsidieverordening is hierop aangepast. gevormd is uit niet besteedde subsidie door het vormen van een egalisatiereserve te kunnen verplichten door hiervoor een artikel op te nemen in de geactualiseerde algemene subsidieverordening (Asv).

Wij nemen in de nieuwe ASV op dat alle subsidies vanaf We hebben dit opgenomen in de ASV en in € 25.000 publieke verantwoording dienen af te leggen het verantwoordingsformat. In de praktijk door ten minste hun jaarverslag op de website te blijkt dat hier bij de verantwoording niet altijd publiceren. op wordt getoetst en dat de jaarverslagen er weliswaar zijn, maar niet worden gepubliceerd op de website. Dit verdient nog aandacht. Op de website publiceert de gemeente een overzicht We hebben de overzichten gerealiseerd. Deze van verleende subsidies niet alleen per doel, maar ook zijn te vinden op onze website: per organisatie. https://www.tilburg.nl/inwoners/subsidies/ 5. Conclusie In het, ongeveer, afgelopen anderhalf jaar zijn veel resultaten geboekt in het op orde brengen van de basis van het subsidieproces. De meeste verbeterpunten zijn opgepakt en deels afgerond. Voorbeelden zijn de optimalisering van het subsidieproces, betere sturingsinformatie, de koppeling van applicaties en meer uniformiteit en rechtmatigheid in de werkprocessen. Ook de nodige openstaande vervolgacties hebben we reeds opgepakt zoals de doorontwikkeling van de risicomonitor en het professionaliseren van accountmanagement. Voor wat betreft het verbeteren van (het meten van) de doeltreffendheid van subsidies zijn er ook resultaten geboekt, maar moeten er nog stappen worden gemaakt.

Het is een uitdaging om goede meetbare resultaten te formuleren die recht doen aan de 'Bedoeling' en waarbij een goede balans bestaat tussen rechtmatige, financiële en inhoudelijke uitgangspunten.

blad 8 van 9

Tussenevaluatie

27 augustus 2018

Tussenevaluatie

Nu de basis voor wat betreft het subsidieproces zo goed als op orde is, kan de focus voor de komende tijd meer liggen op de inhoud, en dan met name de vraag wat we eigenlijk willen bereiken met de subsidies en hoe daarop te sturen. Met het aantreden van een nieuw bestuur met een duidelijke visie op datasturing en impact, kunnen de lessen van Nijmegen via die lijn verder worden ingevuld. De in paragraaf 4 genoemde impactsessies helpen hierbij om de opgaven in het nieuwe bestuursakkoord te vertalen naar impact, maatschappelijke effecten en (subsidie)activiteiten. Hierbij is bijvoorbeeld de omslag van financieren op basis van 'PxQ' (op basis van aantallen) naar het realiseren van impact nodig, wat zijn uitwerking heeft op pve's. Onze inkoop- en subsidierelaties zijn veelal historisch gegroeid en de actuele veranderingen in de maatschappelijke context vragen om actualisatie van onze strategie voor opdrachtgeverschap met dezelfde uitgangspunten en keuzes voor zowel subsidies als aanbestedingen. Op basis daarvan kan ook de juiste afweging worden gemaakt voor alternatieven van subsidiëren voor onder andere het creëren van een gelijk speelveld. Ook landelijk zien we dat subsidie en inkoop in de praktijk steeds meer in elkaar verweven zijn geraakt. Er is sprake van een grijs gebied, dat versterkt is sinds de vele veranderingen in het sociaal domein zoals de transities in 2015.

blad 9 van 9

Tussenevaluatie

27 augustus 2018