04 Startnotitie beleidsnota nieuw Inkoopbeleid gemeente Tilburg

Vertrouwelijkheidsniveau: Intern

Startnotitie

Naam project

Nieuw Inkoopbeleid Gemeente Tilburg

Bestuurlijk opdrachtgever

Yusuf Çelik

Ambtelijk opdrachtgever

Jannita Robberse namens directie

Gedelegeerd Ambtelijk opdrachtgever

Vera Voigt

Opdrachtnemer

Rikie de Veer

Aanleiding

Het huidige Tilburgse inkoopbeleid is geschreven in 2017. Het verwoordt maatschappelijke ontwikkelingen niet meer goed, is juridisch vrij streng en het is een lang beleidsstuk dat niet meer goed weergeeft wat voor aanbestedende dienst en opdrachtgever de gemeente Tilburg is. Het bestuursakkoord onderstreept de behoefte voor vernieuwing en schrijft voor dat een nieuw inkoopbeleid nodig en wenselijk is. Vervolgens is in de uitvoeringsbrief ‘Meer voor elkaar’ opgenomen om het inkoop- een aanbestedingsbeleid op punten aan te passen om zo lokaal ondernemerschap en inclusie bij gemeentelijk inkopen een structurele plek te geven. Onderzocht zal moeten worden of en in welke mate deze wensen kunnen worden ingewilligd.

Resultaat

Het gewenste resultaat is een geactualiseerd inkoopbeleid waarin kaders en variabelen op een toekomstbestendige manier zijn opgenomen, dat effectief en begrijpelijk is en op basis waarvan de gemeente Tilburg Werken, Leveringen en Diensten inkoopt. Met geactualiseerd wordt een inkoopbeleid bedoeld wat actueel is op gebied van juridische wet- en regelgeving en benoeming van en verwijzing naar inhoudelijke en maatschappelijke thema’s zoals Social Return On Investment, integriteit (Bibob), gezondheid, lokaal inkopen, duurzaamheid en circulariteit. Het inkoopbeleid wordt toekomstbestendig gemaakt door de houdbaarheid over meerdere bestuursperiodes heen te tillen. Dit wordt bereikt door maatschappelijke trends per bestuursperiode uit te werken en door te vertalen in concrete en inkoopplannen (zie bijlage 1 voor context). Binnen de geldende juridische kaders zal gekeken worden hoe het inkoopbeleid opgeschreven kan worden zodanig dat er (onder de Europese drempel) minder officiële afwijkingsvoorstellen nodig zijn. Het is belangrijk om te vermelden dat op alle inkoop die de gemeente Tilburg doet wet- en regelgeving van toepassing is, zoals mededingings- en aanbestedingsrecht. Hierdoor is het, als voorbeeld van een doelstelling, niet in alle gevallen mogelijk om lokale ondernemers een voorkeurspositie te geven ten opzichte van andere ondernemers.

Pagina 1 van 5

Vertrouwelijkheidsniveau: Intern

Startnotitie

Zie voor een grafische weergave van de samenhang van de verschillende documenten zoals deze hiervoor zijn opgenomen Bijlage 1 – Context nieuwe inkoopbeleid. Beoogd effect

Het door het college beoogd effect van een hernieuwd en toekomstbestendig gemeentelijk inkoopbeleid is dat de gemeente Tilburg op een manier de inkoopmarkt benadert die werkbaar is voor marktpartijen en de gemeentelijke organisatie, waardoor vraag en aanbod op een rechtmatige en doelmatige wijze bij elkaar komen. De invloed van het nieuwe inkoopbeleid is dat gemeenschapsgeld op een betere rechtmatige en doelmatige manier wordt besteed en er tegelijkertijd via inkoop op gepaste wijze rekening gehouden wordt met relevante maatschappelijke ontwikkelingen.

Aanpak

Het vernieuwen van het inkoopbeleid bestaat uit drie (3) fases, zie bijlage 2 voor een visuele weergave hiervan. In fase 1 van het herzien van het inkoopbeleid is deze startnotitie van belang. Het schetst het proces van de aanpak en de manier waarop de verschillende disciplines samen komen in het nieuwe inkoopbeleid. We maken gebruik van het door de VNG opgestelde model inkoopbeleid. Het model inkoopbeleid van de VNG voldoet aan de tijdsgeest en wordt al door meerdere (grote) gemeentes gehanteerd (de link naar het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid: https://vng.nl/sites/default/files/brieven/2019/attachments/vng-modelinkoop_definitief.pdf). Het VNG model, en daarmee ons nieuwe inkoopbeleid, is kort en bondig: Daar waar het huidige inkoopbeleid ook herhalingen van wetgeving bevat, wordt dit in het nieuwe inkoopbeleid sterk beperkt. Dit model biedt naast de relevante inkoop-juridische bepalingen plek voor economische, duurzaamheids-, ethische, integriteits- en organisatorische uitgangspunten die van toepassing zijn op inkopen van de gemeente Tilburg. Op die manier gaan we van een 77 pagina’s tellend beleid naar zo’n 20 pagina’s. Iets wat bijdraagt aan de leesbaarheid en toepasbaarheid van het inkoopbeleid. In fase 2 van het herzien van het inkoopbeleid is het daadwerkelijk invullen van het beleid.

Dit invullen gebeurt door het opnemen van verwijzingen naar de beleidsgebieden en/of disciplines die voortkomen uit relevante maatschappelijke thema’s. Deze aanpak (met het opnemen van verwijzingen) heeft een aantal voordelen: • Zo zorgt juist belegd eigenaarschap van de verschillende beleidstukken, die horen bij de relevante disciplines, voor het betrekken van de juiste kennis en kunde; • Het zorgt voor snelheid bij het vernieuwen van het inkoopbeleid, het inkoopbeleid is immers niet afhankelijk van eventueel benodigde actualisatie van beleid wat toeziet op de relevante maatschappelijke

Pagina 2 van 5

Vertrouwelijkheidsniveau: Intern

Startnotitie

•

thema’s. Deze worden niet integraal opgenomen maar maken met een passende verwijzing onderdeel uit van het gemeentelijk inkoopbeleid; Het zorgt voor een toekomstbestendig inkoopbeleid omdat het met de beoogde opzet niet onderhevig is aan wisseling in politieke samenstelling of aanpassing van thema’s in de tijd: er wordt immers gewerkt met een verwijzing naar het meest actuele (beleids)stuk op de betrokken thema’s.

Fase 3 ziet toe op invulling van specifieke inkoopplannen waarmee concreet invulling wordt gegeven aan maatschappelijke trends en bestuurlijke doelen. Dit staat los van het project van de hernieuwing van het inkoopbeleid. Werkorganisatie

Projectleider Betrokkenen intern

De opdracht voor het nieuwe inkoopbeleid ligt bij Juridische zaken. Echter worden voor alle inhoudelijke thema’s die in het inkoopbeleid voorkomen de betreffende collega’s betrokken met kennis en kunde van het onderwerp. Projectleiding is voorzien van uit de afdeling PPI.

Rikie de Veer Het nieuwe inkoopbeleid heeft impact op alle inkopen die de gemeente Tilburg doet. De ontwikkeling van het nieuwe inkoopbeleid is dan ook een co-creatie tussen meerdere afdelingen van de gemeentelijke organisatie. De betrokken afdelingen inclusief inbreng zijn in ieder geval de volgende: • PPI: projectleiding; • JUR: wet- en regelgeving op gebied van inkoop; • RUI: circulariteit en duurzaamheid; • W&I en E&A: SROI; • VEW/P&O: integriteit.

Betrokkenen extern

Termijnen van uitvoering Einddatum rapportage Procedure besluitvorming Capaciteit, kosten en dekking Relatie met andere projecten Bijlage 1 Bijlage 2

Pagina 3 van 5

Mogelijke vormen van inwoner-/ondernemersparticipatie worden onderzocht in fase 2. Per thema binnen het inkoopbeleid overwegen we of participatie passend is en zo ja welke vorm. (zie ook bijlage 2) Van september 2024 tot Q2 2025.

Naar verwachting Q2 2025. N.t.b. aan de hand van nog te verschijnen Raadsplanning 2025.

De kosten van de projectleiding à €40.000 worden gedekt uit budgetten binnen de bedrijfsvoering Inkoopimplementatieplan 2.0 Concernopgave Organisatieontwikkeling Ketensturing Inkoop Context nieuwe Inkoopbeleid Gemeente Tilburg (zie hieronder) Proces nieuwe Inkoopbeleid Gemeente Tilburg

Vertrouwelijkheidsniveau: Intern

Startnotitie

Bijlage 1

anbestedingsrichtlijnen

anbestedingswet ids propor onaliteit nkoopbeleid

itgangspunt is een zo lang mogelijke loop jd.

ocial return on investment irculariteit duurzaamheid ibob beleid okaal inkopen lgemene nkoopvoorwaarden edragscode ambtenaren

nkoopvoorwaarden zoals D andelijke circulariteit duurzaamheid voorschri en ntegriteitskaders

nkoopplannen

ordt aan begin van elke bestuursperiode gemaakt.

Pagina 4 van 5

estuursakkoord mgevingsvisie ilburg ilburg circulair

Vertrouwelijkheidsniveau: Intern

Startnotitie

Bijlage 2

ase

chrijven startno

e

en 2 2024

basis model met doorverwijzingen naar inhoudelijke kaders.

ase 2

re ren inkoopbeleid

oornemen gereed in 2 202

ase a akkoord raad

nkoopbeleid ilburgs maken.

itvoeren inkoopbeleid rganisa e werkt volgens het nieuwe inkoopbeleid.

Pagina 5 van 5

on nue proces van actualisa e inhoudelijke kaders et inkoopbeleid gaat lang mee maatschappelijke kaders worden con nue bijgewerkt in losse relevante beleids stukken.

nkoopplannen nderzoeken welke vorm best passend is.