04 Inventarisatie diverse gemeenten commissie (digitale) ethiek

Inventarisaties diverse gemeenten commissie (digitale) ethiek Om te komen tot mogelijke scenario’s zijn de ervaringen van verschillende (buur)steden die al een commissie instelden of hiermee op dit moment actief bezig zijn opgehaald en bij elkaar gebracht. Hierin zijn de aspecten van een mogelijke takenpakket als het borgen van diversiteit, expertise en onafhankelijkheid meegenomen. De inventarisatie is gedaan bij Gemeente Enschede, Eindhoven, Nijmegen, ’s-Hertogenbosch, Breda en Helmond. Hieruit is gebleken dat een deel van de gemeentes een commissie heeft ingesteld of hier actief mee bezig is, zoals Enschede, Eindhoven en Nijmegen. Voor de overige gemeentes geldt dat zij hierin nog geen concrete acties hebben uitgezet of dit actief op de agenda hebben staan. Hierna volgt een samenvatting van de inventarisaties van de inrichting bij Gemeente Enschede, Eindhoven en Nijmegen, waarbij een commissie al is ingesteld of op zeer korte termijn ingesteld zal worden.

I.

Gemeente Enschede

Op 15 oktober 2019 heeft het College van BenW besloten tot de oprichting van een Ethische Commissie, op basis van een memo met daarin een beschrijving van de beoogde de rol, samenstelling en profiel. Op 10 juni 2020 heeft Gemeente Enschede vastgesteld dat een ethische commissie voor Data en Technologie dient te worden ingesteld die fungeert als klankbord en kennisplatform. Doel – De Ethische Commissie heeft het doel om kennis en bewustwording over de ethische kant van data en nieuwe technologieën te vergroten bij het bestuur en de ambtelijke organisatie. Reikwijdte – De Ethische Commissie neemt zelf geen besluiten maar reflecteert op de ethische vragen rondom data en technologie in de stad. De discussie en de weging van de Ethische Commissie helpen het gemeentebestuur van Enschede bij diens eigen afweging en bij het nemen van het uiteindelijke besluit. Het gemeentebestuur kan besluiten om reflecties niet op te volgen, maar zal dit wel beargumenteerd moeten doen. Takenpakket – De Ethische Commissie bestaat uit een externe klankbordgroep die bestaat uit vijf leden. De samenstelling is gebaseerd op een profiel dat door het College van Burgemeester en Wethouders is vastgesteld bij het besluit tot de oprichting van een Ethische Commissie (15 oktober 2019). Leden van de Ethische Commissie zijn op persoonlijke titel lid van de Ethische Commissie.

Voorzitter: Een van de leden vervult de rol van voorzitter. Deze is het onafhankelijk boegbeeld en woordvoerder van de Ethische Commissie. Hij/zij zorgt voor de inhoudelijke agenda, in afstemming met de andere leden en ondersteund door de secretaris. De 2 voorzitter en ambtelijk secretaris zorgen in samenspraak met de portefeuillehouder Informatie en IT voor een goede wisselwerking met het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie. Secretaris: Een secretaris ondersteunt de Ethische Commissie. De ambtelijk secretaris zorgt dat er verbinding is en blijft tussen de Ethische Commissie en bestuur en organisatie van de Gemeente Enschede. De secretaris is geen lid van de Ethische Commissie. De ondersteuning is zowel: inhoudelijk (zorgen voor alle benodigde informatie, schrijven van de reflecties); relationeel (verbinding met het gemeentebestuur, Chief Information Office en de rest van de ambtelijke organisatie, openbaarmaking van reflecties, communicatie over de Ethische Commissie); als praktisch (organiseren van vergaderingen en bekostiging). Diversiteit, expertise en onafhankelijkheid – De Ethische Commissie bestaat uit zowel wetenschappers (vanuit de Enschedese kennisinstellingen, maar ook buiten) en mensen in de publieke en private sector.

De leden van de Commissie beschikken over expertise met betrekking tot ethiek en filosofie, techniek en informatietechnologie (zoals AI), juridische en maatschappelijke vraagstukken. De leden vertegenwoordigen geen organisatie, maar staan ten dienste van de maatschappij/ Gemeente Enschede. Indien nodig, benadert de Ethische Commissie andere experts om deel te nemen aan een vergadering, mocht een casus vragen om specifieke expertise die onvoldoende aanwezig is bij de vaste leden.

II.

Gemeente Eindhoven

Eindhoven heeft na een traject met de raad (duur: 1 jaar) een adviesnota voor het college en een raadsvoorstel uitgewerkt met daarin een ethisch waardenkader met publieke waarden, een instellingsbesluit voor een ethische commissie en een werkwijze. Besluitvorming heeft plaatsgevonden in september 2021. De commissie wordt ingesteld voor een pilotperiode van 1 jaar waarna geëvalueerd zal worden. Doel – De Ethische Commissie heeft als doel het versterken van goed lokaal bestuur door het ontwikkelen van praktische kennis over ethische en maatschappelijke vraagstukken bij de raad, college en de ambtelijke organisatie als het gaat om de inzet van digitalisering. Reikwijdte – Gemeente Eindhoven heeft een waardenkader ontwikkelt en een raadsvoorstel ingediend om een ethische commissie in te stellen. Hiermee worden publieke waarden binnen en buiten de organisatie bespreekbaar en kunnen deze expliciet worden meegenomen in de politieke besluitvorming zodat (nieuwe) technologie maatschappelijk verantwoord wordt ingezet. Daarnaast wordt een onafhankelijke ethische commissie opgericht. De ethische commissie komt viermaal per jaar bijeen en geeft het college gevraagd en ongevraagd advies over prangende ethische kwesties. Takenpakket – De Commissie bestaat maximaal uit zeven leden, inclusief de voorzitter en ondervoorzitter.

De leden en de plaatsvervangers zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur. De leden en de plaatsvervangers worden benoemd op persoonlijke titel op grond van de professionele deskundigheid die nodig is voor de advisering, alsmede op grond van maatschappelijke kennis en ervaring. Gemeente Eindhoven kiest er daarnaast voor om de interne organisatie actief bewust te maken van ethische vraagstukken. Hiervoor gaan zij een coördinator ethiek benoemen die de deskundigheid over de ethische aspecten van digitaliseringsprojecten bevordert. De coördinator organiseert daarvoor webinars, workshops en gaat gericht enkele mensen opleiden om het ethisch gesprek in de organisatie te voeren. Dit wordt het ethisch team genoemd. De ethische commissie ziet toe op kwaliteit van ethisch advies (moresprudentie). De coördinator ethiek is de secretaris van de ethische commissie en zo de linking-pin tussen de adviezen van het ethisch team en de ethische commissie. Hierdoor kan de ethische commissie meekijken en adviseren over de expertise-ontwikkeling van de organisatie. Voorzitter: Het college benoemt een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De stukken van de Commissie worden ondertekend door de voorzitter. Secretaris: Het college wijst de ambtelijk secretaris en de plaatsvervangend ambtelijk secretaris van de Commissie aan.

De secretaris is geen lid van de Commissie. De secretaris dient de Commissie desgevraagd van advies. De secretaris draagt in overleg met de commissie zorg voor een vergaderreglement en ziet toe op de naleving ervan. De secretaris stelt voor aanvang van het kalenderjaar in overleg met de voorzitter een vergaderkalender samen. De Commissie komt tenminste viermaal per jaar bijeen, of vaker op verzoek van het college. De secretaris stelt in overleg met de voorzitter voorafgaand aan iedere vergadering de agenda samen. Deskundigen: De voorzitter is bevoegd om betrokkenen uit te nodigen tot het deelnemen aan de vergaderingen van de Commissie, dit kunnen bijvoorbeeld ambtenaren, designers, inwoners en ondernemers zijn. De Functionaris Gegevensbescherming (FG) is een vaste adviseur van de ethische commissie en wordt gehoord als de commissie dit nodig dan wel wenselijk vindt. Diversiteit, expertise en onafhankelijkheid – De disciplines die de leden binnen de ethische commissie in gezamenlijkheid vertegenwoordigen zijn: (digitale) grondrechten, technologie-ethiek, impact van wetenschap, techniek, innovatie en technologie op de samenleving. De leden zijn onafhankelijk met als uitgangspunt dat de leden hun werkzaamheden verrichten zonder last of ruggenspraak en zonder enig belang te vertegenwoordigen.

III.

Gemeente Nijmegen

Op 28 april 2021 is er een motie ingediend binnen Gemeente Nijmegen, zeer vergelijkbaar als de motie binnen Gemeente Tilburg. In de motie is het volgende verzocht aan het college van Nijmegen: Naar het voorbeeld van Enschede en andere steden een voorstel te doen voor de oprichting van een Digitale Ethische Commissie en dit voor het eind van 2021 voor te leggen aan de raad. Op basis van dit verzoek is een inventarisatie gedaan en is men gekomen tot een reglement waarin op hoofdlijnen is omschreven wat de taken, bevoegdheden, samenstelling, de wijze van advisering en besluitvorming van de in te stellen commissie gaan zijn. Doel – De digitale ethische commissie bijdraagt aan kennis en bewustwording over de ethische kant van data en nieuwe technologieën, bij zowel het bestuur als de ambtelijke organisatie. Reikwijdte en takenpakket – De commissie heeft tot taak het college minimaal tweejaarlijks schriftelijk te adviseren in het kader van vraagstukken op het gebied van digitale ethiek. De commissie heeft tot taak het geven van gevraagd en ongevraagd advies naar aanleiding van actuele vraagstukken op het gebied van digitale ethiek. Voorzitter: De leden van de commissie benoemen een lid tot voorzitter en een lid tot vicevoorzitter Secretaris: Het secretariaat berust bij de gemeente. De secretaris is geen lid van de commissie.

Diversiteit, expertise en onafhankelijkheid – Binnen Gemeente Nijmegen is in het reglement het volgende opgenomen wat van toepassing gaat zijn op een commissielid: 1. Een commissielid is objectief en onpartijdig, vervult zijn taak zonder vooringenomenheid en misbruikt zijn positie op geen enkele wijze. 2. Een commissielid meldt zijn bestaande en nieuwe (neven)functies schriftelijk aan de gemeente. 3. Een commissielid neemt geen deel aan de behandeling van een aanvraag als hij een functioneel of persoonlijk belang heeft bij dat project of de casuïstiek. Naast bovenstaande eigenschappen zijn in het reglement de samenstelling van de ethische commissie, maar ook de benoeming en benoembaarheid in opgenomen: 1. De commissie bestaat uit commissieleden met affiniteit op het gebied van (digitale) ethiek. 2. De commissie bestaat uit een oneven aantal leden, ten minste drie en ten hoogste vijf leden, waaronder één voorzitter die onafhankelijk is van de gemeentelijke organisatie. 3. De leden van de commissie worden door het college benoemd voor een periode van vier jaar. Zij zijn, op voordracht van de commissie, na afloop van deze periode terstond eenmalig hernoembaar voor eenzelfde periode. 4. Het lidmaatschap van de commissie kan op eigen verzoek worden beëindigd.

Het hiervoor bedoeld lid dat ontslag neemt, blijft, indien dit naar mening van de commissie mogelijk is, lid van de commissie totdat zijn opvolger de benoeming heeft aanvaard. 5. Het college kan een commissielid tussentijds gemotiveerd uit zijn functie ontslaan. 6. Het lidmaatschap is niet verenigbaar met het lidmaatschap van de gemeenteraad of het college van de Gemeente Nijmegen.