04 Accountantsverslag 2022 - KSG

VERTROUWELIJK Het algemeen bestuur van Gemeenschappelijke Regeling Diamant-groep Postbus 15033 5003 EA TILBURG

KSG Registeraccountants B.V. Stationstraat 4 5953 GX Reuver Postbus 4785 5953 ZK Reuver Tel. +31(0)77-4740000 KvK 12063939 www.ksg.nl

Reuver, 14 december 2023

Betreft: accountantsverslag 2022

Geachte leden van het algemeen bestuur, Het doet ons genoegen u verslag uit te brengen omtrent de uitkomsten van onze accountantscontrole van de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling Diamant-groep en gelieerde entiteiten (hierna Diamant-groep). Wij hebben een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening van Diamant-groep over het boekjaar 2022 verstrekt. Wij willen u over de volgende belangrijke onderwerpen informeren: Onderbouwing voor goedkeurende controleverklaring; Belangrijke controlebevindingen en aanbevelingen; Kwaliteit beheersorganisatie en interne beheersing; Overige formele aspecten en bevindingen. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan de directie van Diamant-groep. Wij willen benadrukken dat dit accountantsverslag is opgesteld ten behoeve van het Algemeen bestuur van Diamant-groep en mag daarom niet zonder onze toestemming aan derden worden verstrekt. Deze toestemming is niet van toepassing aan publicatie aan deelnemende gemeenten en Provincie Noord-Brabant. Hoogachtend, KSG Registeraccountants B.V.

P.H.A.M. Blokker RA Extern accountant

Inhoud 1 Conclusie jaarrekeningcontrole ................................................................................................. 3 2 Controlebevindingen en adviespunten ..................................................................................... 5 3 Analyse Financiële positie en continuïteit ................................................................................ 7 4 Samenvatting kwaliteit beheersorganisatie ............................................................................. 8 5 Relevante ontwikkelingen ........................................................................................................... 9 Bijlage 1 Overige onderwerpen en formele aspecten ................................................................... 10 Bijlage 2a Foutenevaluatie afwijkingen getrouwheid Diamant-groep ......................................... 13 Bijlage 2b Foutenevaluatie afwijkingen rechtmatigheid Diamant-groep ..................................... 14 Bijlage 3 Bevindingen uit de interimcontrole ................................................................................. 15

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 2

1

Conclusie jaarrekeningcontrole

Reikwijdte Door middel van de opdrachtbevestiging inzake de accountantscontrole 2022 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2022. De reikwijdte van onze controle is opgenomen in de opdrachtbevestiging. Onze controle is mede ingericht op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Gehanteerde toleranties Op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het controleprotocol hebben wij de volgende toleranties gehanteerd: Organisatie

Goedkeuringstolerantie voor fouten (1% van de lasten)

Goedkeuringstolerantie voor onzekerheden (3% van de lasten)

Rapporteringstolerantie

DIAMANTGROEP

€ 741.000

€ 2.223.000

€ 148.000

De rapporteringstolerantie, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is door het bestuur bepaald op 20% van de goedkeuringstolerantie. Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. De uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen. Controleverklaring Wij hebben onze controle van de jaarrekening 2022 van Diamant-groep afgerond en zullen een goedkeurende controleverklaring op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid verstrekken. De goedkeurende controleverklaring betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft en er rechtmatig gehandeld is. Afwijkingen en/of onzekerheden waaronder ook begrotingsafwijkingen zijn binnen de gestelde toleranties gebleven. Niet gecorrigeerde afwijkingen In onze controle hebben wij ongecorrigeerde afwijking groter dan de rapporteringstolerantie onderkend. Onze bevindingen zijn met een vertegenwoordiging van het bestuur van de Diamant-groep besproken. Zie bijlage 2a en 2b. Verslaggevings-voorschriften Wij hebben vastgesteld dat de jaarrekening over 2022 aan de verslaggevings-voorschriften van het BBV voldoet. De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 3

Als onderdeel van onze controle en met betrekking tot de jaarrekening hebben wij: • de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en schattingsposten beoordeeld; • de juistheid en de volledigheid van de toelichtingen beoordeeld; • de geschiktheid van het gebruikte normenkader voor rechtmatigheid beoordeeld. De gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling en het normenkader voor rechtmatigheid bij het opstellen van de jaarrekening 2022 en de totstandkoming van transacties zijn aanvaardbaar. Wij hebben geconstateerd dat de verplichte paragrafen en toelichtingen in de jaarrekening in overeenstemming zijn met de vereisten zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De jaarrekening van de gelieerde entiteiten over 2022 voldoet aan de RJ-voorschriften en/of BW 2 titel 9. De gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling bij het opstellen van de jaarrekening 2022 en de totstandkoming van transacties zijn aanvaardbaar. Wij hebben geconstateerd dat de verplichte toelichtingen in de jaarrekening in overeenstemming zijn met de RJ-voorschriften en/of BW 2 titel 9 vereisten. WNT Wij hebben geconcludeerd dat de bezoldigingen in de WNT-bijlage over 2022 niet strijdig zijn met de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT).

De jaarstukken voldoen aan de gestelde publicatie-eisen van de WNT en het controleprotocol WNT. Alle WNT-instellingen zijn verplicht de WNT verantwoording over 2022 uiterlijk op 1 juli 2023 openbaar te maken via internet en daar op een algemeen toegankelijke wijze gedurende ten minste zeven jaar beschikbaar te houden. Als voor WNT-instellingen op grond van een andere regeling of besluit een latere datum als deadline voor openbaarmaking van hun financieel verslaggevingsdocument geldt, dan maken zij de WNT verantwoording uiterlijk voor die latere datum openbaar. Door omstandigheden rondom de NOW controle heeft het jaarrekeningproces 2021 en 2022 vertraging opgelopen. Hierdoor is de publicatie van de WNT verantwoording op 1 juli niet gehaald. Formeel heeft de provincie geen beschikking verstrekt voor uitstel. Wel is meerdere keren hierover gecommuniceerd met de provincie en het algemeen bestuur is hierover geïnformeerd. Toelichting en presentatie In onze beoordeling van de jaarstukken van de gemeenschappelijke regeling hebben wij verplichte en onverplichte onderwerpen betrokken, zoals: Naleving Wet open overheid (WOO); Integriteitsmeldingen; Fraude(risico) paragraaf /M&O; Duurzaamheid.

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 4

Wij hebben geconstateerd dat Diamant-groep bovengenoemde thema's voldoende en passend in de jaarstukken heeft verantwoord. Wij adviseren deze thema's duurzaamheid te blijven bewaken en mogelijk naar een hoger level binnen de planning -en controlcyclus (rapporten over kritische succesfactoren) te brengen. Jaarverslag Als accountant dienen wij ingevolge artikel 213, lid 3 onder d van de Gemeentewet te vermelden of het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden hebben wij geen materiële tegenstrijdigheden, tekortkomingen of inconsistenties te melden op dit gebied. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat het jaarverslag voldoende transparant naar alle belanghebbenden is. Taakvelden Artikel 66 van het BBV bepaalt onder meer dat het overzicht taakvelden dezelfde totaalbedragen moet bevatten als de jaarstukken en dat het verdelingsprincipe waarmee de taakvelden over de programma’s zijn verdeeld moeten worden toegelicht. Wij hebben het Overzicht baten en lasten per taakveld juist met de toelichting in de programmaverantwoording kunnen afstemmen. Diamant-groep heeft het verdelingsprincipe tussen taakvelden en programma’s juist conform Regeling vaststelling taakvelden en verstrekking informatie voor derden (gepubliceerd in de Staatscourant op 18 april 2016) toegepast.

De taakvelden zijn per programma logisch en naar aard in de programmaverantwoording toegelicht. Wet Fido Wij hebben vastgesteld dat Diamant-groep aan de gestelde eisen van toelichting van de Wet Fido (Wet Financiering Decentrale Overheden) voldoet.

2

Controlebevindingen en adviespunten

2.1

Speerpunten Algemeen bestuur

Wij hebben geen speerpunten van het algemeen bestuur voor de jaarrekening controle meegekregen.

2.2

Naleving Europese Aanbestedingswet

In het kader van de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen hebben wij één afwijkingen vastgesteld voor een bedrag van € 135.805. Dit is in de jaarstukken toegelicht in de niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen.

2.3

Begrotingsoverschrijdingen en -onderschrijdingen

In het kader van begrotingsrechtmatigheid hebben wij alle lastenoverschrijdingen (op taakveldniveau) groter dan de rapporteringstolerantie beoordeeld.

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 5

Lastenoverschrijdingen zijn onrechtmatig volgens de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV (oktober 2022) en tellen niet mee in ons rechtmatigheidsoordeel als controlerend accountant wanneer: a) de lastenoverschrijdingen binnen het bestaand beleid van het bestuur passen; b) direct gerelateerde opbrengsten tegenover de lastenoverschrijdingen staan; c) de lastenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen plaats hebben gevonden. Wij hebben op het gebied van begrotingsrechtmatigheid vastgesteld dat de lasten € 3.216.000 hoger zijn dan begroot. Dit wordt geheel gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. Dit telt daardoor niet mee in ons oordeel. Ten overvloede rapporteren wij een significante budgetoverschrijding bij de investeringen van € 699.000. Dit is voorafgaand aan de vaststelling van de jaarstukken 2022 door het algemeen bestuur goedgekeurd. Dit telt dus niet mee in ons oordeel.

2.4

Bestemmingsreserves

Wij hebben vastgesteld dat in de bestemmingsreserves een bedrag van € 182.000 is onttrokken die niet door een voor 31 december van het verslagjaar genomen AB-besluit zijn gedekt. Dit is in strijd met de Gemeentewet en het BBV. Dit zijn daarom onrechtmatigheden met betrekking tot externe regelgeving en wegen mee bij de oordeelsvorming inzake zowel getrouwheid als rechtmatigheid in de controleverklaring.

2.5

Prestatieleveringen

Uit onze controle op de lasten hebben wij vastgesteld dat in circa 25% van de posten geen prestatieleveringsbewijs aanwezig is. Als aanvullende werkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de prestatielevering van deze facturen achteraf door bevoegde medewerkers goedgekeurd is. Wij zullen het dagelijks bestuur wél adviseren om de onderbouwing van de prestaties in de organisatie nader onder de aandacht te brengen.

2.6

Jaarrekeningcontrole Bepro B.V., Stichting Bevordering Werkgelegenheid en Stichting La Poubelle

Naast de controle van de gemeenschappelijke regeling hebben wij de opdracht gekregen om de jaarrekeningen van Bepro B.V. en Stichting Bevordering Werkgelegenheid (SBW) te controleren. De definitieve jaarrekeningen van deze entiteiten bevatten geen materiële onjuistheden. Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt bij deze jaarrekeningen. Voor Stichting La Poubelle hebben wij een goedkeurende beoordelingsverklaring verstrekt. Op grond van onze beoordeling is ons niets gebleken op basis waarvan wij zouden moeten concluderen dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen per 31 december 2022 en van het resultaat over 2022 in overeenstemming met de richtlijnen voor de jaarverslaggeving RJ 640.

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 6

Aanvullend verstrekken wij een goedkeurende controleverklaring ten aanzien van de WNTverantwoording van Stichting La Poubelle.

3

Analyse Financiële positie en continuïteit

3.1

Financiële positie Diamant-groep

Het resultaat van Diamant-groep bedraagt € 1.3 miljoen in 2022 (2021: € 0,5 miljoen) positief. Het eigen vermogen bedraagt per jaareinde € 9,1 miljoen (2021: € 8,8 miljoen), waarvan € 3,2 miljoen beschikbaar is in de algemene reserve. Het weerstandsvermogen per 31 december 2022 bedraagt Diamant-groep breed € 16,0 miljoen. De Diamant-groep beschikt volgens de door de organisatie gemaakte berekeningen over voldoende weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen bepaalt in hoeverre Diamant-groep in staat is de gevolgen van financiële risico’s op te vangen. In overeenstemming met onze controlestandaarden hebben wij geen inhoudelijke controle verricht op de juistheid van de ingeschatte risico’s en merken wij op dat dit een inschatting betreft van het management.

3.2

Financiële positie Bepro B.V.

Het resultaat van Bepro B.V. bedraagt € 0,2 miljoen in 2022 (2021: € 2,1 miljoen). Het eigen vermogen is gestegen van € 9,6 miljoen ultimo 2021 naar € 9,9 miljoen ultimo 2022. De daling van het positieve resultaat ten opzichte van 2021 komt door de NOW-vergoeding van € 0 miljoen (2021: € 1,9 miljoen). Wij benadrukken dat Bepro B.V. geen dividend mag uitkeren wegens de restricties van de NOW-regelgeving.

3.3

Continuïteit

De jaarrekening is opgesteld op basis van een continuïteits-veronderstelling. Wij hebben geen indicaties waargenomen waaruit blijkt dat deze veronderstelling niet passend is. Zoals toegelicht in het bestuursverslag heeft het bestuur zijn continuïteitsbeoordeling voor de periode van 12 maanden en langer vanaf balansdatum uitgevoerd en geen gebeurtenissen of omstandigheden geïdentificeerd die gerede twijfel kunnen doen ontstaan over de mogelijkheid van de entiteit om haar continuïteit te handhaven (hierna: continuïteitsrisico's). Onze werkzaamheden om de continuïteitsbeoordeling van het bestuur te evalueren omvatten onder andere: • kennisgenomen van de onderbouwingen van de andere informatie in het bestuursverslag en deze beoordeeld op materiële tegenstrijdigheden ten opzichte van de jaarrekening, interne informatie en branchegegevens, waaronder de kengetallen; • kennisgenomen van de veronderstellingen van de begroting 2024 en de meerjarenbegroting 2025-2027 en overige toelichtingen in relatie tot de jaarrekening (zoals de mate van een sluitende begroting, geraamde resultaat en omvang van de reserves); • kennisgenomen van de bestuursnotulen 2022 en 2023 (tot op heden); • navraag gedaan bij het bestuur en de controllers en in de bevestigingsbrief bij de jaarstukken laten bevestigen dat er geen gebeurtenissen of omstandigheden geïdentificeerd zijn die gerede twijfel kunnen doen

ontstaan over de mogelijkheid van de entiteit om haar continuïteit te handhaven;

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 7

• middels interne controle-informatie hebben wij geen gebeurtenissen of omstandigheden geïdentificeerd waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de entiteit haar financiële risico’s kan opvangen. Uit onze werkzaamheden blijkt dat de door het bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling aanvaardbaar is, dat de opgenomen toelichting hieromtrent passend is en zijn er geen aanvullende continuïteitsrisico's geïdentificeerd.

4

Samenvatting kwaliteit beheersorganisatie

4.1

Bevindingen interne beheersorganisatie

Op basis van de interim controle hebben wij de opzet en bestaan van alle belangrijke processen en beheersmaatregelen binnen Diamant-groep vastgesteld, voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Naar ons professioneel-kritisch oordeel is gebleken dat Diamant-groep in de basis aan de te stellen eisen van interne beheersing voldoet, behoudens enkele aandachtsgebieden. Wij vragen uw aandacht om daar komende periode voldoende opvolging aan te geven. Zie hiervoor bijlage 3.

4.2

Bevindingen automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen, die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Op grond van artikel 393 lid 4, Titel 9 Boek 2 BW rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Wij hebben geen significante tekortkomingen geïdentificeerd ten aanzien van de continuïteit en de betrouwbaarheid van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. Wel hebben wij vastgesteld dat de automatiseringsomgeving op meerdere punten voor verbetering vatbaar is. Deze punten hebben wij met de verantwoordelijke functionarissen besproken en zijn gedeeld met de directie. Wellicht ten overvloede willen wij benadrukken dat onze detailbevindingen in het kader van de accountantscontrole een meer generiek karakter hebben. Cyberaanvallen blijven zich ontwikkelen en organisaties dienen dan ook continu aandacht te hebben voor het op peil houden van hun cybersecurity-weerbaarheid.

Wij hebben op basis van verkregen informatie vastgesteld dat er geen cyberincidenten zijn geweest met een mogelijk materiële impact op de jaarrekening.

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 8

5

Relevante ontwikkelingen

5.1

Rechtmatigheidsverantwoording

Vanaf 2023 zal de controlerend accountant niet meer een oordeel over de (financiële) rechtmatigheid in zijn controleverklaring opnemen. Gemeenschappelijke regelingen zijn in deze situatie zelf verantwoordelijk voor het opnemen van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De controlerend accountant betrekt dan de rechtmatigheidsverantwoording in zijn oordeel over de getrouwheid van de jaarstukken. Het wetsvoorstel inzake de rechtmatigheidsverantwoording 2023 voor decentrale overheden is inmiddels door de Tweede en Eerste Kamer behandeld en goedgekeurd. De Wijzigingswet voor de rechtmatigheidsverantwoording treedt vanaf 2023 in werking. Het algemeen bestuur van Diamant-groep heeft in voorgaande jaren reeds de kaders vastgesteld met als uitgangspunt 1% voor de verantwoordingsgrens. Deze grens is gelijk aan de huidige toleranties. Dit geldt voor fouten én onzekerheden. Als deze zich gezamenlijk boven de verantwoordingsgrens bevinden, is het vereist aan te geven welke afwijkingen het betreft. Van het dagelijks bestuur wordt tevens verwacht dat in de Paragraaf Bedrijfsvoering een toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording wordt gegeven en welke acties zij neemt om dergelijke afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Binnen Diamant-groep wordt gewerkt aan de voorbereiding van de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording over het jaar 2023.

In de basis is de kwaliteit van de interne beheersing op orde. De beleidskaders (incl. financiële verordening en controleprotocol) van Diamant-groep zijn aangepast. Wij raden Diamant-groep aan tijdig afspraken over de (juiste inrichting van de) rechtmatigheidscontroles te maken, zodat een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring en goedkeurende controleverklaring op gebied van getrouwheid van de jaarstukken een logisch gevolg is.

5.2

Actualiteiten wet- en regelgeving

Volgens de Sectorcommissie van de NBA Decentrale Overheid (maart-oktober 2023) worden de volgende aanpassingen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording 2023 later in 2023 doorgevoerd: Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV): rechtmatigheidstoelichting en grondslagen (Kadernota rechtmatigheid oktober 2023) Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO): uitwerking controle van de getrouwheid van de jaarrekening als geheel, inclusief controle van de rechtmatigheidstoelichting. Tevens zal de materialiteit / goedkeuringstolerantie worden aangepast. Hierover vindt nog overleg met gebruikers van de jaarrekening plaats: Ministerie van BZK zal met IPO en VNG contact opnemen over een passende vorm van achterbanraadpleging. Het gaat om een aanpassing naar 2% voor fouten én onzekerheden Indien het algemeen bestuur het noodzakelijk acht, adviseren wij de Diamant-groep om de verantwoordingsgrens tijdig bij te stellen.

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 9

Bijlage 1 Overige onderwerpen en formele aspecten

Geen indicaties van fraude De verantwoordelijkheid voor de jaarrekening berust bij het Algemeen Bestuur. Uit dien hoofde is het Algemeen Bestuur verantwoordelijk voor het beschermen van het vermogen van Diamant-groep, het voeren van een afdoende financiële administratie en het in stand houden van een geschikt systeem van interne beheersing (waaronder procedures voor het waarborgen van de betrouwbaarheid en continuïteit van geautomatiseerde systemen en het voorkomen en opsporen van fraude, overige onregelmatigheden en fouten en niet-naleving van wet- of regelgeving). Wij hebben onze controle zodanig ingericht dat wij een redelijke mate van zekerheid verkrijgen dat de jaarrekening in haar geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat die het gevolg zijn van fraude of fouten. Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde reguliere controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.

Controleaanpak frauderisico's Wij hebben bij onze controle aandacht besteed aan: • het risico op het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door de directie en het bestuur op het gebied van schattingen en ongeautoriseerde betalingen; • het risico op het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management op gebied van het frauderisico rondom de tijdigheid en volledigheid van de opbrengstenverantwoording. Deze significante (fraude) risico's hebben wij ondervangen door: • kennis te nemen van de interne frauderisicoanalyse en de interne controle bevindingen; • wij hebben de opzet en het bestaan van het inkoop, betalings- en verkoopproces en de totstandkoming van de memoriaalboekingen vastgesteld. • controle en analyse van memoriaalboekingen; • data analyse op de bankbetalingen; • aansluiting van het facturatieregister met de verantwoorde omzet in de financiële administratie en de jaarrekening; • aansluiting van significante contracten met de omzetverantwoording; • analyses van de omzet per kostenplaats c.q. opdrachtgever; • afgrenzingscontrole op de omzet verantwoord in het nieuwe boekjaar; • gegevensgerichte cijferanalyse omzet vanuit verantwoorde loonkosten per medewerker + overeengekomen opslagtarief in vergelijking met de verantwoorde omzet.

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 10

Op basis van onze risicoanalyse en controlewerkzaamheden hebben wij geen andere materiële frauderisico's gesignaleerd. Bovengenoemde werkzaamheden hebben niet geleid tot specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude ten aanzien van het doorbreken van de interne beheersing door de directie en bestuur op gebied van schattingen, ongeautoriseerde betalingen en volledigheid en tijdigheid van de opbrengstenverantwoording.

Niet -financiële rechtmatigheid Een belangrijk onderdeel van de controle op rechtmatigheid betreft onder andere het beoordelen van indicaties of signalen van een verhoogd risico op het gebied van juridische rechtmatigheid (niet -financiële rechtmatigheid: het niet voldoen van beheershandelingen aan interne -, nationale en Europese wet- en regelgeving). Gedurende de jaarrekeningcontrole hebben wij tekortkomingen geconstateerd. (zie Bijlage 2b. Foutenevaluatie afwijkingen rechtmatigheid Diamant-groep).

Onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) opgenomen in de ‘Nadere voorschriften inzake onafhankelijkheid van de openbaar accountant’. Deze voorschriften vormen een belangrijk onderdeel van het normenkader waaraan accountants moeten voldoen. De naleving hiervan is binnen de organisatie van KSG ingebed. Op basis van dit normenkader concluderen wij dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van Diamant-groep in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke bepalingen en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat er geen schendingen van de onafhankelijkheidsvoorschriften hebben plaatsgevonden. Ons zijn geen relaties bekend tussen KSG en haar zuster- en/of moedermaatschappijen of haar aandeelhouders en/of werknemers en uw organisatie, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed op onze onafhankelijkheid kunnen zijn. In dit verband merken wij op dat wij slechts assurance-diensten hebben uitgevoerd. Hierdoor is onze onafhankelijkheid voldoende gewaarborgd voor het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden.

De tekenend accountant is op volgende wijze voldoende betrokken bij de uitvoering van de jaarrekeningcontrole geweest: • uitvoering van een dossierreview; en • aanwezigheid in besprekingen met de controllers en directeur; • bespreken uitkomsten jaarrekeningcontrole met de controllers en directeur.

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 11

In het kader van verscherpte richtlijnen vanuit het programma ‘In het publiek belang’ van de NBA dienen wij de bestede uren van onze controlewerkzaamheden aan u te rapporteren. Voor uw inzicht verstrekken wij onderstaand een opgave van de tijdsbesteding van onze controlewerkzaamheden per fase van het controleproces (incl. een schatting van nog te besteden uren voor de afronding van de jaarrekeningcontrole): Urenbesteding fase Partner Manager Senior

uren 138 371 810

9% 23% 51%

Assistenten

279

17%

Totaal:

1.598

100%

De bestede uren overschrijden onze planning die de basis heeft gevormd voor de met u gemaakte prijsafspraken. De overschrijding is veroorzaakt door een eerste jaarscontrole, de bevindingen uit de controle en de controleverschillen.

Overige aandachtsgebieden Hieromtrent berichten wij u als volgt: ✓ Diamant-groep heeft gedurende het boekjaar 2022 geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke waarderingsgrondslagen en verslaggeving; ✓ Belangrijke ongebruikelijke transacties en controversiële of noodsituaties hebben zich in het boekjaar 2022 niet voorgedaan; ✓ Wij hebben geen gebeurtenissen na balansdatum onderkend die een materiële impact op de jaarrekening van 2022 hebben; ✓ Er zijn geen meningsverschillen met de organisatie of Algemeen Bestuur geweest. Bij de uitvoering van de opdracht heeft de ambtelijke organisatie ons volledige medewerking verleend en hebben wij toegang tot de benodigde informatie gehad; ✓ Er hebben zich geen omstandigheden voorgedaan die de uitvoering van onze controle in belangrijke mate hebben bemoeilijkt. De medewerkers van Diamant-groep hebben volledige medewerking verleend; ✓ Voor ons gelden de Nadere voorschriften NOCLAR (Non-Compliance with Laws and Regulation), hierna NV NOCLAR. Hierin staat dat wij moeten handelen ingeval van niet-naleving van wet- en regelgeving door Diamant-groep. In voorkomend geval moeten wij mogelijk een relevante niet-naleving onmiddellijk melden aan een bevoegde instantie. Voor meer informatie over de NV NOCLAR verwijzen wij u graag naar de website van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (https://nba.nl).

Gedurende de uitvoering van de controle hebben wij geen relevante niet-naleving van wet- en regelgeving geconstateerd.

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 12

Bijlage 2a Foutenevaluatie afwijkingen getrouwheid Diamant-groep Ongecorrigeerde controleverschillen

Nr.

Toelichting afwijking

Fouten (in €)

Onzekerheden (in €)

Toelichting fout/onzekerheid

1

Lasten te hoog verantwoord DG

42.661

-

Investeringen in stoelen en pick up niet geactiveerd

2

Onttrekking bestemmingsreserves DG

182.000

-

Mutaties in de bestemmingsreserves die niet door een voor 31 december van het verslagjaar genomen AB-besluit zijn gedekt, zijn in strijd met de Gemeentewet en het BBV. Dit zijn daarom onrechtmatigheden met betrekking tot externe regelgeving en wegen daarom mee bij de oordeelsvorming inzake zowel getrouwheid als rechtmatigheid in de controleverklaring.

224.661

-

Totaal

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 13

Bijlage 2b Foutenevaluatie afwijkingen rechtmatigheid Diamant-groep Ongecorrigeerde controleverschillen

Nr.

Toelichting afwijking

Fouten (in €)

Onzekerheden (in €)

Toelichting fout/onzekerheid

1

Overschrijdingen Europese aanbestedingsgrens DG

135.805

-

Bij 1 leverancier is sprake van een overschrijding van de Europese aanbestedingsgrens van in totaal € 135.805

2

Onttrekking bestemmingsreserves DG

182.000

-

Mutaties in de bestemmingsreserves die niet door een voor 31 december van het verslagjaar genomen AB-besluit zijn gedekt, zijn in strijd met de Gemeentewet en het BBV. Dit zijn daarom onrechtmatigheden met betrekking tot externe regelgeving en wegen daarom mee bij de oordeelsvorming inzake zowel getrouwheid als rechtmatigheid in de controleverklaring.

317.805

0

Totaal

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 14

Bijlage 3 Bevindingen uit de interimcontrole Op basis van de tussentijdse controle hebben wij alle bevindingen ingeschat op basis van kans en impact op een materieel risico voor de jaarrekening. Dit is door middel van kleuren weergegeven (hoog= rood; middel = oranje; laag = groen). De belangrijkste bevindingen inzake de interne beheersing hebben wij onderin opgenomen. Onderstaand geven wij een samenvattend overzicht van onze bevindingen met daarbij de prioriteitstelling en bijbehorende risico's per bevinding. De prioriteitstelling heeft betrekking op de urgentie waarmee Diamant-groep de bevindingen door middel van geplande acties dient op te lossen. De mate van prioriteit is afhankelijk van de omvang van het risico en actuele ontwikkelingen. Prioriteit is hoog wanneer het risico hoog is of actie door de actuele ontwikkelingen gewenst is.

Nr. 2022

Proces

Bevinding

1.

Inkopen en betalingen

Autorisatie invoer en wijzigingen crediteuren stamgegevens

H

H

2.

Inkopen en betalingen

Prestatieleveringen

M

M

3.

Inkopen en aanbestedingen

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

M

M

4. 5.

Salarissen Automatisering

M M

M M

6.

Controleomgeving

Tariefafspraken Interne controle op logische toegangsbeveiliging, change management en continuïteit IT Formalisatie beleidsstukken

M

M

Accountantsverslag Diamant-groep

Prioriteit 2022

Omvang risico

Pagina 15

Diamant-groep heeft gepland om als volgt actie te ondernemen op bovenstaande bevindingen. Prioriteit H (Hoog) Prioriteit M (Midden) Prioriteit L (Laag)

Streefdatum realisatie op moment van jaarrekeningcontrole over het betreffende boekjaar Streefdatum realisatie op moment 1 jaar later na de jaarrekeningcontrole over het betreffende boekjaar Te realiseren op langere termijn van maximaal 2 jaar

Bevinding 1

Autorisatie invoer en wijzigingen crediteuren stamgegevens

Kans op voordoen risico

Middel

Jaar van constatering

2022

Impact risico

Hoog

Proces

Inkopen en betalingen

Omvang risico

Hoog

Bevinding of constatering

Advies/Aanvullende werkzaamheden

Bevinding en/of constatering Nieuwe of wijzigingen in bankrekeningnummers van leveranciers worden in het financiële systeem aangebracht. Deze mutaties worden niet op het moment van het doorvoeren van de mutatie gecontroleerd door een andere medewerker. Door het financiële systeem wordt ook geen controle afgedwongen. Hierdoor is het risico aanwezig dat betalingen naar het verkeerde bankrekeningnummer worden gedaan.

Risico/gevolg Het risico op ongeautoriseerde betalingen en imagoschade.

Wel vindt er maandelijks steekproefsgewijs een interne controle plaats. Hierbij wordt gecontroleerd of het nieuwe of gewijzigde bankrekeningnummer van de crediteur aansluit op het verkregen brondocument (factuur).

Wij adviseren u om minimaal de volgende waarborgen te treffen en als zodanig zichtbaar vast te leggen: - Telefonisch contact opnemen met de crediteur en daarbij vaststellen of het bankrekeningnummer bij de crediteur hoort;

Accountantsverslag Diamant-groep

Advies Wij adviseren u een functiescheiding aan te brengen tussen het invoeren van bankrekeningnummers en de controle daarop en dit systeemtechnisch te laten afdwingen.

Pagina 16

Bevinding 1

Autorisatie invoer en wijzigingen crediteuren stamgegevens

Kans op voordoen risico

Middel

Jaar van constatering

2022

Impact risico

Hoog

Proces

Inkopen en betalingen

Omvang risico

Hoog

Het aantal gebruikers die een bankrekeningnummer kunnen muteren is beperkt tot 2 financiële medewerkers en 14 superusers.

-

-

-

en/of Zelfstandig een naam/nummer controle uit te voeren in de bankapplicatie. Dit werkt alleen bij losse betalingen en niet in een batch Accounts met superrechten te beperken en enkel te beleggen bij een beperkt aantal medewerkers van de IT-afdeling. Er voor zorg te dragen dat medewerkers slechts toegang hebben tot 1 account, zodat functiescheiding gewaarborgd kan worden.

Heroverweeg of het noodzakelijk is om de loggingsfunctie die banknummerwijzigingen bijhoudt te kunnen uitzetten en of het vanuit de leverancier mogelijk is om deze optie te verwijderen.

Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2022 - Data analyse bank

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 17

Bevinding 2

Prestatieleveringen

Kans op voordoen risico

Middel

Jaar van constatering

2022

Impact risico

Middel

Proces

Inkopen en betalingen

Omvang risico

Middel

Bevinding of constatering

Advies/Aanvullende werkzaamheden

Bevinding en/of constatering Ten tijde van onze interim-controle wordt de eenduidige vastlegging van prestatiedocumentatie ter onderbouwing van de betaling van de inkoopfactuur niet in alle gevallen in het systeem vastgelegd. Doordat de prestatieverklaring niet altijd is onderbouwd met documentatie loopt u het risico dat achteraf niet aangetoond kan worden dat inkopen en betalingen getrouw en rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Risico/gevolg Het risico op ongeautoriseerde betalingen en imagoschade. Advies Wij adviseren u een functiescheiding aan te brengen tussen het bestellen en de controle op de prestatielevering en de prestatielevering zichtbaar vast te leggen met achterliggende documentatie. Daarnaast adviseren wij u om de prestatieakkoordverklaarder, die niet betrokken is bij de bestelling en de factuurverwerking, de factuur zichtbaar te laten autoriseren. Verder adviseren wij u om de prestatielevering aan de voorkant goed te overwegen, zodat deze eenduidig wordt vastgelegd en hier achteraf geen discussie over bestaat. Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2022 In het kader van reguliere werkzaamheden zullen wij risicogerichte detailcontroles op de inkoopfacturen uitvoeren. De uitkomsten van deze controle zullen wij beoordelen. Het niet kunnen aantonen van de geleverde prestatie of dienst kan tot een onzekerheid in de jaarrekening leiden.

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 18

Bevinding 3

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Kans op voordoen risico

Middel

Jaar van constatering

2022

Impact risico

Middel

Proces

Inkopen en aanbestedingen

Omvang risico

Middel

Bevinding of constatering

Advies/Aanvullende werkzaamheden

Bevinding en/of constatering Er is een contractenregister en een jaarlijkse aanbestedingsbegroting. Overwegingen om inkopen niet Europees aan te besteden worden in het startformulier gedocumenteerd. De inkoopadviseur is betrokken bij inkopen boven € 70.000.

Risico/gevolg Het risico op het niet voldoen aan de Europese aanbestedingsvereisten. Advies Wij vragen u om alert te blijven dat vanuit alle afdelingen deze standaardprocedure wordt gevolgd en dat afwijkingen die toch een hogere inkoopwaarde blijken te hebben, gemonitord worden. Wij vragen u om goed te blijven documenteren waarom er gekozen is om niet Europees aan te besteden. Deze controledocumentatie kan bijdragen tot een efficiëntere controle. Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2022 De naleving van de aanbestedingsregels zullen wij achteraf vaststellen. Eventueel onterecht niet Europees-aanbestede inkopen kunnen leiden tot een fout in de jaarrekening.

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 19

Bevinding 4

Tariefafspraken

Kans op voordoen risico

Middel

Jaar van constatering

2022

Impact risico

Middel

Proces

Salarissen

Omvang risico

Middel

Bevinding of constatering

Advies/Aanvullende werkzaamheden

Bevinding en/of constatering Geen mantelovereenkomst tussen 18k en Diamant-groep waarin de tariefafspraken zijn overeengekomen, werkelijke loonkosten worden doorbelast. - Medewerkers worden 1 op 1 doorbelast of; - Medewerkers worden met een opslagpercentage over de loonkosten van 1,06 doorbelast.

Risico/gevolg Het zichtbaar vastleggen van de tariefafspraken zorgt voor transparantie in het kader van de doorbelastingen en de fiscale aspecten.

Accountantsverslag Diamant-groep

Advies Wij adviseren om een transparante afspraak op te stellen wanneer welk opslagpercentage van toepassing is en tegelijkertijd het opslagpercentage jaarlijks te heroverwegen en te bepalen of dit nog steeds passend is binnen de activiteiten. Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2022 Het controleren van de doorbelastingen.

Pagina 20

Bevinding 5

Interne controle op logische toegangsbeveiliging, change management en continuïteit IT

Kans op voordoen risico

Middel

Jaar van constatering

2022

Impact risico

Middel

Proces

Automatisering

Omvang risico

Middel

Bevinding of constatering

Advies/Aanvullende werkzaamheden

Bevinding en/of constatering Binnen de verbijzonderde interne controle vindt geen interne controles plaats op de logische toegangsbeveiliging, change management procedures en de continuïteit van het geautomatiseerde informatiesysteem.

Risico/gevolg Het risico op het niet ontdekken van tekortkomingen binnen het automatiseringsproces.

Er zijn 14 superusers binnen het financieel pakket en 10 superusers binnen het salarispakket. Wij adviseren om het aantal superusers te beperken, om het risico op ongeautoriseerde wijzigingen zo veel mogelijk te voorkomen. Hoofd van de financiële administratie is tevens superuser.

Advies Wij adviseren u om de belangrijkste cyberrisico’s, dreigingen en beheersmaatregelen in kaart te brengen en de effectiviteit van de getroffen beveiligingsmaatregelen te toetsen. Verder adviseren wij om de tijdigheid van de verwerking van wijzigingen in de rechtenstructuur bij door -en uitstroom binnen functies te bewaken. Ten slotte adviseren wij u om het aantal superusers te beperken en hoofd administratie geen superuser rechten te geven. Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2022 Wij zullen de betrouwbaarheid dienen vast te stellen van gegevens die wij ontvangen voor de controle.

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 21

Bevinding 6

Actualisatie en formalisatie beleidsstukken

Kans op voordoen risico

Middel

Jaar van constatering

2022

Impact risico

Middel

Proces

Controleomgeving

Omvang risico

Middel

Bevinding en/of constatering Zie hieronder

Financiële verordening 2018 actualiseren en aanscherpen op de volgende punten: o Activa met economisch nut en een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd. Wij adviseren u om te verduidelijken of het hier gaat om op artikelniveau of op niveau van meerdere artikelen per bestelling. o Moment van afschrijving opnemen (meerdere opties vanuit BBV en pas dit consistent toe met eerdere jaren). o Verduidelijk dat als het algemeen bestuur achteraf goedkeuring geeft voor een uitgevoerde investering dat dit dan rechtmatig is na vaststelling door het algemeen bestuur van de investeringsbegroting op categorieniveau. o Na vaststelling van de primitieve begroting door het algemeen bestuur wordt een werkbegroting opgesteld die op categorie niveau kan afwijken, maar het resultaat blijft gelijk. Daardoor is ambtelijk besloten om de wijzigingen op categorie niveau niet meer door het algemeen bestuur te laten goedkeuren. In de jaarrekening wordt uiteindelijk de werkbegroting opgenomen. Neem deze werkwijze op in de financiële verordening. o Verwerk de uitgangspunten en hoogte van de omslagrente. Treasurystatuut en mandaatregeling o De treasurystatuut uit 2015 is verouderd. Wij adviseren u om het treasurystatuut te actualiseren en de treasuryprocedures in het treasurystatuut te verduidelijken.

o Medio 2024 wordt een nieuw directiereglement, mandaatregeling en ondermandaatregister opgesteld.

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 22

1. Formaliseren verordeningen Wij adviseren u de 212 en 213 verordeningen en het procuratiebeleid te formaliseren en te publiceren op overheid.nl 2. Misbruik en oneigenlijk gebruik De Diamant-groep beschikt niet over een nota misbruik en oneigenlijk gebruik. Deze nota is een goede basis om te communiceren welke interne beheersingsmaatregelen zijn getroffen om fraude en misbruik te voorkomen.

Wij adviseren u een nota misbruik en oneigenlijk gebruik op te stellen. 3. Integriteit Er is geen integriteitsbeleid. Er zijn geen integriteitsverklaringen getekend. De Passeerbevoegdheid van de controllers richting het Algemeen bestuur is niet geregeld.

Wij adviseren u om een overkoepelend integriteitsbeleid te formaliseren.

Accountantsverslag Diamant-groep

Pagina 23