03-5 Reactie Auditcommissie bij jaarstukken 2022

Onderwerp Reactie Auditcommissie jaarstukken 2022

Datum 26 mei 2023

Ons kenmerk

Uw kenmerk

Aan de leden van de gemeenteraad Afdeling griffie E-mail rene.de.bonte@tilburg.nl Postadres Postbus 90155 5000 LH Tilburg

Beste raadsleden, In de raadsvergadering van 1 juni 2023 worden de jaarstukken 2022 behandeld. In het presidium van 8 mei is de wijze van behandeling van de jaarstukken afgesproken. In die opzet was optioneel uitgegaan van een advies of reactie van de Auditcommissie bij de jaarstukken. De Auditcommissie heeft hierover op 22 mei gesproken en besloten te komen met een reactie naar aanleiding van het accountantsrapport bij de jaarstukken. Deze brief gaat in op het controleproces en daaruit vloeiende bevindingen van de accountant. Controleprotocol Conform het raadsvoorstel Invoering Rechtmatigheidsverantwoording 2022 (raadsbesluit 15 november 2021) stelt de Auditcommissie ieder jaar het controleprotocol vast. Op basis van dit protocol controleert de accountant de jaarrekening. Boardletter 2022 In het najaar verricht de accountant een tussentijdse controle. Deze controle richt zich op de financiële processen en de interne beheersing. De bevindingen legt de accountant vast in een Boardletter. Deze Boardletter samen met de reactie van het college worden besproken in de Auditcommissie. Hierna zijn de belangrijkste bespreekpunten uit de Auditcommissie van 12 december 2022 weergegeven.

Belangrijkste bespreekpunten Boardletter 2022 (Auditcommissie 12 december 2022) • De accountant geeft aan dat de financiële processen op orde zijn en beiden goede basis voor de komende jaarrekeningcontrole. • De accountant ziet dat aanbevelingen/opmerkingen langer openstaan, dit is te wijten aan de corona periode. • De accountant ziet dat het college de afgelopen 8 tot 9 maanden veel activiteiten heeft uitgevoerd om zaken in beweging te krijgen (uitvoering voorop). Er wordt realistischer begroot, de realisatiekracht wordt vergroot. Vraag daarbij is of dat (allemaal) gaat lukken. Dat staat of valt met het vinden van personeel om zodoende snelheid in de beoogde ontwikkelingen te krijgen. Deloitte verwacht dat daar in 2023 het accent op komt te liggen. De Auditcommissie was tevreden over de opmerking van de accountant dat de financiële processen op orde zijn, maar uitte haar zorgen over de door de accountant geconstateerde tekortkomingen over informatieveiligheid, privacy en AVG. Verder herkende de Auditcommissie de opmerking van de accountant over de personele krapte en zag hierin een risico. De Auditcommissie heeft besloten om de Boardletter 2022 te betrekken bij de jaarstukken 2022.

AUDITCOMMISSIE

Doorkiesnummer Fax Bezoekadres Stadhuisplein 130

Accountantsrapport bij de jaarstukken 2022 Op 17 mei 2023 is het rapport van de accountant bij de jaarstukken 2022 gepubliceerd. Onderdeel van het accountantsrapport is de accountantsverklaring. Deze verklaring heeft een goedkeurend oordeel voor de onderdelen rechtmatigheid en getrouwheid. Op 22 mei 2023 is het rapport door de accountant toegelicht in de Auditcommissie. Kernboodschap van de accountant • Financiële positie verbeterd t.o.v. 2021 en kwalificeert o.b.v. weerstandsratio van 2,9 (2021: 2,4) als ruim voldoende • Interne beheersing van goed niveau om te komen tot betrouwbare financiële verslaggeving (zie boardletter 2022) • Opstel- en controleproces jaarrekening 2022 in vergelijking met eerdere jaren later afgerond en minder vloeiend verlopen • Verdere toename aantal en complexiteit SiSa-regelingen (legt groot tijdbeslag op in- en externe controle) Toenemend aantal taken en activiteiten gemeente in combinatie met grote(re) mobiliteit personeel • Mogelijke onduidelijkheid inzake taken, rollen en verantwoordelijkheden • Belangrijk dat medewerkers elkaar aanspreken op (aangescherpte vastlegging) taken, rollen en verantwoordelijkheden • Vorm van interne kwaliteitsreview op concept jaarstukken ontbreekt (kan kwaliteitsimpuls geven) Reactie college op accountantsrapport De reactie van het college op het accountantsrapport is aan de Auditcommissie verstrekt.

De Auditcommissie constateert dat in de reactie van het college de bevindingen van de accountant worden onderschreven. De Auditcommissie is echter van mening dat de reactie summier is. De Auditcommissie had graag een concrete aanpak gezien. Hoe en wanneer worden de door accountant bevindingen opgepakt? Verder deelt de Auditcommissie de zorgen van de accountant over de uit eerdere jaren nog doorlopende activiteiten (‘backlog’) en de voor komende jaren geplande activiteiten en de daarvoor benodigde personele capaciteit afgezet tegen de beschikbare capaciteit. De accountant geeft aan dat daarvoor een inventarisatie essentieel is. De Auditcommissie onderschrijft dit. Tot slot De Auditcommissie is door middel van de Boardletter en het accountantsrapport op een adequate wijze door het (opstel)proces van de jaarstukken meegenomen. De Auditcommissie is blij met de goedkeurende accountantsverklaring, maar is aan de andere kant bezorgd over hoe de kritische kanttekeningen van de accountant door het college worden opgepakt. De bevindingen raken immers de kwaliteit van de jaarstukken en kunnen daarmee invloed hebben op de controlerende rol van de raad. De Auditcommissie vraagt het college om voor het aanstaande zomerreces te komen met een uitgebreidere reactie op de aanbevelingen van de accountant.

Daarin wordt aangegeven op welke wijze en op welke termijn deze tot vervolgstappen zullen leiden. Kan het college dit toezeggen tijdens de behandeling van de jaarstukken 2022 in de raad?

Met vriendelijke groet, Namens de Auditcommissie

Niels van Stappershoef voorzitter Auditcommissie