03-4 Collegeadvies accountantsverslag 2022

Collegeadvies accountantsverslag 2022 en managementreactie Aanleiding De accountant heeft de jaarstukken 2022 gecontroleerd. Op basis van deze controle geeft de accountant een goedkeurende controleverklaring af bij de jaarstukken 2022 voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid. De bevindingen uit de jaarrekeningcontrole zijn weergegeven in het accountantsverslag dat als bijlage bij deze nota is opgenomen. Ook de goedkeurende controleverklaring is als bijlage toegevoegd. In het accountantsverslag heeft de accountant de belangrijkste controlebevindingen opgenomen. Daarnaast doet de accountant, naar aanleiding van die bevindingen, aanbevelingen voor het boekjaar 2023. De directie heeft een managementreactie op de belangrijkste aanbevelingen opgesteld. Het college stelt met deze collegenota de managementreactie vast.

Beoogd effect/ bestuurlijk kader Het doel van het accountantsverslag is de Raad te informeren over de bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2022. Daarnaast worden aanbevelingen gedaan om de interne beheersing verder te optimaliseren. Een accountantsverklaring is een wettelijke verplichting.

Advies 1. 2. 3.

Kennisnemen van het accountantsverslag 2022. De door de directie opgestelde managementreactie op de aanbevelingen en adviezen van de accountant vaststellen en daarin opgenomen maatregelen overnemen. De vastgestelde managementreactie toezenden aan de auditcommissie en aan de gemeenteraad.

Argumenten 1.

Kennisnemen van de bevindingen opgenomen in het accountantsverslag 2022 zoals door Deloitte Accountants rechtstreeks aan de Raad verstrekt gaat worden. Het accountantsverslag is opgesteld door Deloitte Accountants en is een weergave van de bevindingen uit de jaarrekeningcontrole over 2022. Deloitte Accountants rapporteert rechtstreeks aan de Raad. Het college kan hier kennis van nemen. 2. Vaststellen managementreactie op aanbevelingen accountant. In het accountantsverslag worden op basis van de bevindingen uit de jaarrekeningcontrole 2022 aanbevelingen gedaan. Op de belangrijkste aanbevelingen heeft de directie een managementreactie gegeven die hieronder is opgenomen. Door deze reactie vast te stellen stemt het college hiermee in en neemt zij de daarin opgenomen maatregelen over.

Conclusies en aanbevelingen uit het accountantsverslag 2022 Goedkeurende verklaring bij jaarstukken 2022 (pagina 5 en 9) Bevinding accountant Deloitte Accountants geeft bij de jaarstukken 2022 een goedkeurende verklaring voor rechtmatigheid en getrouwheid. Deloitte constateert dat onze interne beheersing van een goed niveau is. Reactie gemeente Tilburg Wij zijn wederom blij dat onze jaarstukken voorzien zijn van een goedkeurende controleverklaring. We hebben de jaarrekeningcontrole in constructieve samenwerking met Deloitte doorlopen. Realiteitsgehalte begroting en tussentijdse informatievoorziening (pag. 6 en 15) Bevinding accountant

Deloitte constateert, (forse) afwijkingen tussen lasten, baten en saldi wat de indruk geeft dat de ramingen in de begroting en tussentijdse informatievoorziening wat betreft (investerings-)projecten en activiteiten te ambitieus zijn en mogelijk niet in lijn zijn met de beschikbare (personele) capaciteit om alle geplande (investerings-) projecten en activiteiten daadwerkelijk in het boekjaar te realiseren. En adviseert om de omvang van de gewenste investeringen over een langere periode inzichtelijk te maken en van daaruit te analyseren in hoeverre ambities realiseerbaar zijn, afhankelijk daarvan de realisatiekracht in balans te brengen, en vervolgens prioriteiten te stellen en keuzes te (durven) maken. Reactie gemeente Tilburg In 2022 zijn al flinke stappen gezet om de kwaliteit en voorspellende waarde van de begroting en tussentijdse informatie voorziening te verbeteren door realistischer te ramen. Helaas zien we dat de afwijkingen op onderdelen nog steeds aanzienlijk zijn. Dit is voor een deel niet te voorkomen, doordat we van het rijk bij de september- en - en decembercirculaire aanzienlijke extra middelen ontvangen (€ 19,5 miljoen) welke we onmogelijk nog datzelfde jaar kunnen uitgeven.

We gaan door op de ingeslagen weg waarmee de verwachting is dat in de Planning & Control rapportages 2023 en de Programmabegroting 2024 met verdere aanscherpingen de afwijkingen nog verder in omvang afnemen. Ook is gestart met het maken van een concern-brede strategische personeelsplanning. Naleving Europese aanbestedingsregels (pag. 8 en 29) Bevinding accountant Deloitte heeft geconstateerd dat rondom de nieuwe contracten ingaande in 2022 betere procesafspraken zijn gemaakt. De inhuurdossiers zijn completer en toegankelijker. Wel is een onzekerheid geconstateerd doordat de uitvraag niet bewaard en traceerbaar was. Een andere meer beperkte geconstateerde fout ziet toe op een uit eerdere jaren doorlopend contract, deze fout had in het lopende jaar dus niet voorkomen kunnen worden. Naast deze onzekerheid bestond er nog een fout uit eerdere jaren Beide constateren hebben geen invloed op hun rechtsmatigheidsoordeel. Reactie gemeente Tilburg De aanbestedingsfout die uit voorgaande jaren doorwerkt heeft met name betrekking op een contract voor verwerking van bouw- en afvalstoffen dat wel meervoudig onderhands, maar onterecht niet Europees is aanbesteed. Voor deze activiteit zijn de procedures aangescherpt waardoor voor nieuwe contracten op dit terrein de aanbestedingsfout niet meer voorkomt.

Wij onderschrijven de opmerking van de accountant dat aanscherpingen in het proces van inhuur van personeel verbeterd zijn om de rechtmatigheid verder te borgen. Er loopt een onderzoek naar het proces van inhuren van extern personeel waarin ook het rechtmatigheidsvraagstuk nadrukkelijk onderdeel is. Opstel- en controleproces (pag. 5, 6, 22 en 24) Bevinding accountant Deloitte Accountants merkt op dat de jaarrekeningcontrole 2022 in vergelijking met eerdere jaren later is afgerond en minder vloeiend is verlopen en benoemd een aantal (potentiële) oorzaken. Reactie gemeente Tilburg Wij constateren, in lijn met de opmerking van de accountant, dat grote toename van het aantal specifieke uitkeringen dat via de SiSa-methode moet worden verantwoord, tot een aanzienlijke toename van werkzaamheden en werkdruk leidt. Daarnaast nemen de eisen die aan dossiers en onderbouwingen worden gesteld toe. Op basis van evaluatie zullen we aanpassingen in onze werkwijzen en processen doorvoeren om het controleproces voor jaarrekening 2023 te versoepelen. 3. Het toesturen van een managementreactie op het accountantsverslag aan auditcommissie en gemeenteraad De gemeenteraad ontvangt het accountantsverslag rechtstreeks van de accountant omdat de raad de opdrachtgever van de accountant is. De managementreactie op het accountantsverslag wordt aan de raad gestuurd en aan de auditcommissie.

De auditcommissie kan deze reactie betrekken bij de bespreking van het accountantsverslag in haar vergadering van 22 mei aanstaande. Daar zal de accountant het verslag ook toelichten. De raad kan deze stukken betrekken bij de behandeling van de jaarstukken 2022 op 1 juni 2023.

Kosten en dekking n.v.t.

Vervolg Na toezending aan de raad van het accountantsverslag en de reactie van het college, zullen deze stukken worden geagendeerd bij de auditcommissie op 22 mei en in de raadsvergadering van 1 juni 2023 waar in de jaarstukken geagendeerd zijn.

Bijlagen - Accountantsverslag 2022 - Controleverklaring bij Jaarstukken 2022

Portefeuillehouder: Wethouder van Asten Behandelend ambtenaar: Afdeling Planning & Control, Diana Ebbing