03 3 bijlage memo Raadsvoorstel Aanvraag uitvoeringskrediet Gemeentelijke Huisvesting_crdv

raad 2017_469 definitief

1

Raadsvoorstel Aanvraag uitvoeringskrediet Gemeentelijke Huisvesting

Aanleiding De afgelopen periode hebben we gewerkt aan het aanpassen van het voorlopig ontwerp voor stadskantoor 1. Voor stadskantoor 2 is er inmiddels een definitief ontwerp gemaakt. We hebben hierbij de kaders gehanteerd die door uw raad zijn gesteld bij de ter beschikkingstelling van het voorbereidingskrediet op 19 maart 2013. De planontwikkeling is nu zover gevorderd dat er een uitvoeringskrediet aangevraagd kan worden.

Bestuurlijk kader In het coalitieakkoord 2014-2018 staat dat we doorgaan met de renovatie van de stadskantoren en investeren in de ontwikkeling van het kernwinkelgebied. Op 18 juli 2016 heeft uw raad het Stedenbouwkundig plan Stadhuisplein en omgeving vastgesteld. Op 26 september 2016 heeft uw raad een uitvoeringskrediet voor de inrichting van de tijdelijke huisvesting goedgekeurd. Op 21 november 2016 heeft uw raad wensen en bedenkingen ingebracht bij de behandeling van het voorlopig ontwerp van stadskantoor 1. Op 6 december 2016 hebben wij vervolgens het voorlopig ontwerp van stadskantoor 1 vastgesteld.

Voorstel Beslispunten 1. De ontwerpfase afsluiten en doorgaan met de herontwikkeling van SK1 en SK2 2. Een uitvoeringskrediet van € 68,5 mln beschikbaar stellen ten behoeve van: a. € 46,0 mln voor de renovatie van SK1; b. € 22,5 mln voor de renovatie van SK2; 3. Een uitvoeringskrediet beschikbaar te stellen van € 7,8 mln voor de uitvoering van het programma Het Nieuwe Werken; e 4. Een uitvoeringskrediet beschikbaar te stellen van € 1,3 mln voor de 2 fase van de tijdelijke huisvesting; 5. Ten behoeve van de uitwerking visie voor deelprogramma Bytes, incidenteel € 250.000,- ter beschikking te stellen te dekken uit bestemmingsreserve gemeentelijke huisvesting. 6. Ten behoeve van de integrale afweging in het kader van de voorbereiding van de Programmabegroting 2018 een voorstel nieuw beleid opnemen voor aanvullend budget ter dekking van de structurele kapitaallasten van € 256.000,- voor de investeringen ad € 2,1 mln ten behoeve van het programma Het Nieuwe Werken binnen deelprogramma Bricks. 7. Opdracht geven om nader onderzoek te doen naar een toekomstbestendige renovatie van SK2 en de resultaten hiervan binnen 3 maanden na besluitvorming uitvoeringskrediet aan uw raad aan te bieden inclusief het daarbij horende voorstel voor een aanvullend uitvoeringskrediet. 8.

In afwijking van het vigerende beleid ‘afschrijving en waardering’ de totale stichtingskosten voor de renovatie van SK 1 en SK 2 en de overige investeringen in het kader van het project afschrijven volgens de annuïtaire methodiek.

Argumenten 1.

De ontwerpfase afsluiten en doorgaan met de herontwikkeling van SK1 en SK2

1.1 Programma van Eisen Het programma van eisen is verder uitgewerkt. Hierin is de organisatievisie ten aanzien van specifieke functies verwerkt, zoals de visie op dienstverlening, openheid en beveiliging, ontmoetings- en vergadercentrum, restauratief concept, repro en logistiek. Hiertoe zijn diverse bijeenkomsten met gebruikers georganiseerd.

raad 2017_469 definitief

2

Specifieke gebruikersgroepen zijn in dit geval: klankbordgroep raadsleden, collegeleden, medewerkers dienstverlening, medewerkers afdeling faciliteiten. In bijlage 1 is het Programma van eisen opgenomen. 1.2 Voorlopig ontwerp stadskantoor 1 Het voorlopig ontwerp van SK1 is als bijlage 2 bijgevoegd. Het voorlopig ontwerp van stadskantoor 1 is door de commissie VES op 21 november 2016 besproken en vervolgens op 6 december door het college definitief vastgesteld inclusief de toezeggingen vanuit de commissiebehandeling. 1.3 Definitief ontwerp stadskantoor 2 Het definitief ontwerp van SK2 is als bijlage 2 bijgevoegd. Het definitief ontwerp van stadskantoor 2 heeft betrekking op een aanpassing van de functionaliteit en lay-out van het gebouw. Hierbij zijn de ruimtes van de huidige bibliotheek volledig geïntegreerd met het stadskantoor. Gezien de huidige technische staat van het gebouw zijn de ingrepen minder vergaand. Zowel de gevels als de hoofdinfrastructuur van het gebouw blijven conform de door de raad gestelde kaders grotendeels intact. We stellen onder beslispunt 7 voor om een nader onderzoek te doen naar een ingrijpender renovatie. 1.4 Omgevingsvergunning Voor SK1 dienen we de aanvraag omgevingsvergunning in direct na de kredietverstrekking. Het huidige plan wijkt af van de geldende voorschriften in het bestemmingsplan.

Horeca is uitsluitend toegestaan op gronden die zijn voorzien van de aanduiding “horeca van categorie 1” of “horeca tot en met categorie 2”. De gronden waarop – binnen het bestaande Stadskantoor – horeca is geprojecteerd, zijn niet voorzien van een aanduiding “horeca van categorie 1” of “horeca tot en met categorie 2”. In zoverre is de transformatie van het stadskantoor dus in strijd met het bestemmingsplan. Naast de herontwikkeling van de begane grond wordt het stadskantoor fysiek uitgebreid. Die uitbreiding vindt plaats op de begane grond 10 meter in oostelijke richting. Daarnaast worden de eerste en tweede bouwlaag met 7,5 meter in westelijke richting uitgebreid. In noordelijke richting vindt uitsluitend een uitbreiding van 5 meter van de eerste bouwlaag plaats en in zuidelijke richting wordt over twee bouwlagen een glazen pui gerealiseerd. De strijdigheid zit in de geplande uitbreiding van het bebouwingsvlak en de commerciële horecavoorziening op de begane grond. Op basis van advisering door de stadsadvocaat kiezen we ervoor om voor het verlenen van de omgevingsvergunning de binnenplanse afwijkingsbevoegdheid uit het bestemmingsplan te gebruiken voor het toestaan van horeca op de begane grond van het stadskantoor en de kruimel gevallenregeling voor de fysieke uitbreiding van het stadskantoor buiten het bebouwingsvlak.

1.5 Duurzaamheid In uw besluit van maart 2013 is het ambitieniveau op het gebied van duurzaamheid vastgelegd. We richten ons op toekomstbestendigheid in combinatie met gekozen speerpunten:  Energieneutraal,  Duurzaam materiaal - en grondstofgebruik,  Gezond en vitaal,  Maatschappelijk verantwoord. Normstelling dient minimaal gelijkwaardig te zijn aan BREEAM excellent, dan wel de hieraan gelijkwaardige GPR score. Uit het ontwerpproces van stadskantoor 1 is nu gebleken dat de ambitie BREEAM Excellent binnen het voorgestelde financiële kader mogelijk is. We hebben samen met de Dutch Green Building Council en onze BREEAM Expert de kaders rondom de certificering afgestemd. Uit de nadere ontwerpwerkzaamheden is gebleken dat volledige energieneutraliteit technisch niet realiseerbaar is. Er zijn eenvoudigweg meer zonnepanelen nodig dan er ruimte is op de aanwezige daken van stadskantoor 1. Binnen de regels van het BREEAM certificaat is het niet mogelijk om de aanvullende zonnepanelen op een ander gebouw te realiseren. Voor SK2 gelden geen specifieke extra duurzaamheidseisen. Op basis van besluitvorming in de raad is uitgangspunt tot nu toe het voldoen aan GPR gebouw met een minimale score van 7.0. We stellen onder beslispunt 7 voor om een nader onderzoek te doen naar een ingrijpender renovatie met een hoger ambitieniveau op gebied van duurzaamheid. 1.6

Relatie met project stadscampus/bibliotheek

raad 2017_469 definitief

3

De renovatie van SK2 vindt plaats na de renovatie van SK1. Op basis van de huidige planning beginnen we met de renovatie van SK2, na het vertrek van de bibliotheek naar de LocHal. Er ontstaat hiermee een afhankelijkheidsrelatie. Immers, indien het project ten behoeve van de herhuisvesting van de bibliotheek naar de LocHal vertraging oploopt dan heeft dit een effect op het gemeentelijk huisvestingsproject. De start van de renovatie van SK2 (mei 2019) is nu ruim na de verhuizing van de bibliotheek naar de LocHal (juli 2018) gepland. 2, 3 en 4 Argumenten behorende bij beslispunten beschikbaarstelling uitvoeringskrediet In de paragraaf kosten en dekking is een volledige specificatie opgenomen van de hoogte van het uitvoeringskrediet dat onder de beslispunten 2, 3 en 4 aangevraagd wordt. 5. Uitwerking Het Nieuwe Werken, visie Bytes De ICT-voorzieningen zoals we die nu kennen, bevinden zich op een basis niveau. Hierdoor kunnen we gedeeltelijk plaats en tijd onafhankelijk werken. We willen echter de situatie bereiken, die past bij een toekomstgerichte omgeving/gebouw. Dan is een aantal doorontwikkelingen en vernieuwingen noodzakelijk. Hiervoor hebben we een toekomstvisie Bytes geschreven. Deze toekomstvisie moet nu integraal uitgewerkt worden in een implementatieplan waarin de samenhang tussen IT, telefonie en werkplekconcept geoperationaliseerd wordt.

Dit plan geeft ons daarmee ook een goed financieel inzicht. We verwachten dit plan in de eerste helft van 2017 uit te voeren. We kunnen vervolgens de effecten voor de exploitatie verwerken in concrete voorstellen aan uw raad bij de programmabegroting 2018, zoals eerder aangegeven bij de tussenrapportage 2016. In de voorbereiding van de renovatie van SK1 en SK2 nemen we een maximaal toekomstbestendige ICT infrastructuur op. Hierdoor kunnen we de voorbereiding van deze renovatie parallel uitvoeren met de verdere uitwerking van de visie op Bytes. Dit geeft ons de mogelijkheid om de laatste inzichten en ontwikkelingen mee te nemen in de realisatie van de renovatie. 6. Voorstel Het Nieuwe Werken, nieuw beleid Bricks Onder het deelproject Bricks valt de totale inrichting van de gerenoveerde stadskantoren. Hier vallen zaken onder als werkplekmeubilair, ICT-voorzieningen, audiovisuele middelen, vergadercentrum, verlichting e.d. De huidige inrichting en de daarbij behorende budgetten zijn gebaseerd op klassieke kantoorgebouwen (de bestaande stadskantoren 1 en 2). Echter, de nieuwe inrichting op basis van Het Nieuwe Werken concept, stelt andere eisen aan deze voorzieningen en vraagt soms aanvullende functionaliteiten.

De meeste onderdelen van de inrichting komen in de plaats van bestaande voorzieningen, hoewel ook daar afwijkingen optreden in voorzieningenniveau, aantal werkplekken en aantallen in te richten vierkante meters. Deze afwijkingen zijn tegengesteld aan elkaar (bijvoorbeeld minder werkplekken maar wel duurdere bureaus), waardoor de nieuwe inrichting veelal bekostigd kan worden vanuit bestaande budgetten. Een aantal onderdelen is nieuw, onder andere flexibele ruimtes, lockers en de werkcafés. Onderdelen waarvoor dan ook een voorstel ni euw beleid bij de programmabegroting 2018 wordt ingediend ter dekking van de meerkosten. 7. Een nader onderzoek te doen naar een volledig toekomstbestendige renovatie van SK2 Het definitief ontwerp van SK2 voldoet aan de duurzaamheidseisen uit het programma van eisen, zijnde een GPR-score van 7.0 op de onderdelen energie, milieu en toekomstwaarde. Voor gezondheid en gebruikskwaliteit is 7.5 de minimale score. Deze waardes zijn conform het gemeentelijk beleid ten tijde van het vaststellen van de projectkaders in 2013. Deze duurzaamheidseisen sluiten echter niet meer aan bij de nieuwe ontwikkelingen zoals het raadsbesluit d.d. 18 juli 2016 om de gebouwen in de gebouwenexploitatie te verduurzamen, de wereldwijde klimaatafspraken van Parijs en de veranderende regelgeving op gebied van de energieprestatie van gebouwen.

We zijn gestart met een verkenning naar verdere verduurzaming van SK2. Verder willen we bekijken of het pand voorzien kan worden van nieuwe technieken onder de noemer Smart Buildings , die ook bijdragen aan verduurzaming. In het definitief ontwerpproces is verder gebleken dat er toch aanpassingen noodzakelijk zijn aan de hoofdinfrastructuur van het gebouw om te kunnen voldoen aan het programma van eisen. Deze zijn inmiddels verwerkt in het ontwerp. Hierdoor wordt de stap naar volledige vervanging van de hoofdinfrastructuur kleiner. Als laatste is er nieuwe regelgeving op komst rondom de energieprestatie van gebouwen. Deze wordt naar verwachting in 2018-2019 geïmplementeerd in het bouwbesluit (Besluit Bijna Energie Neutrale Gebouwen).

raad 2017_469 definitief

4

Op basis van deze ontwikkelingen vinden we het verstandig om te bekijken of het mogelijk is om in plaats van een beperkte renovatie over te gaan tot een werkelijk levensduur verlengende ingreep, zodat SK2 net als SK1 toekomstbestendig gerenoveerd wordt, waarbij onder andere de gevel betrokken wordt. Alle hierboven geschetste ontwikkelingen vergen naar verwachting een forse extra investering. Door deze investering zal het gebouw langer meegaan. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om het gebouw ook over een lan gere termijn af te schrijven. Tevens zullen de exploitatielasten van een toekomstbestendig gebouw waarschijnlijk lager uitvallen , bijvoorbeeld op gebied van energiegebruik. Om de exacte bedragen te bepalen is aanvullend onderzoek nodig. We verwachten dit in het eerste kwartaal van 2017 uit te voeren. 8. De stichtingskosten af te schrijven volgens de annuïtaire methodiek Conform het gemeentelijk beleid schrijven we normaal gesproken investeringen lineair af. Deze volgen dan het verloop van de technische l evensduur. Indien een gebouw vroegtijdig uit exploitatie genomen wordt heeft dit behoudens desinvestering verder geen nadelig effect binnen de gebouwenexploitatie. Nadeel is echter dat de kapitaalslasten (rente en afschrijving) in de eerste jaren fors hoger zijn dan aan het eind van de exploitatieperiode.

Het rekenmodel huurprijsbepaling is zo opgesteld dat de exploitatielasten van het vastgoedbedrijf over de jaren heen voor prijsontwikkeling worden aangepast (met uitzondering van de kapitaallasten). De huur wordt jaarlijks geïndexeerd. Over de totale exploitatieperiode is er daardoor een sluitende exploitatie, waarbij in de eerste jaren sprake is van een negatief resultaat, wat na verloop van tijd omslaat naar een positief resultaat. Deze gevolgen worden j aarlijks herrekend en meegenomen in de jaarlijkse bijstelling van de Gebouwenexploitatie. Door de combinatie van oude en nieuwe gebouwen in de gebouwexploitatie wordt dit effect normaal gesproken gespreid. Door de toevoeging van de gerenoveerde stadskantoren zou er bij toepassing van de lineaire methodiek een onevenredig groot nadelig effect binnen de gebouwenexploitatie optreden. Door toepassing van de annuïtaire methodiek wordt dit effect beperkt en worden de jaarlasten gelijkmatig over de totale exploitatieperiode gespreid. De toepassing van deze methodiek leidt tot een potentieel risico indien een gebouw vroegtijdig uit exploitatie wordt genomen of de huurder eerder vertrekt dan voorzien. Voor beide stadskantoren is dit risico zeer minimaal. Toep assing van de annuïtaire methodiek is daarmee verdedigbaar.

Risico’s Binnen het project is specifiek aandacht voor het identificeren en beheersen van risico's. Er heeft in november 2016 een volledige actualisering van de risico's plaatsgevonden. Voor al le geïnventariseerde risico's zijn vervolgens beheersmaatregelen opgesteld. Specifiek op het gebied van de kostenramingen hebben we net als ten tijde van het voorbereidingskrediet een second opinion door Vitruvius op laten stellen. In bijlage 3 is de rapportage hiervan opgenomen. Hoofdconclusie uit de second opinion is dat de begrotingen een redelijk betrouwbaar beeld van de te verwachten kosten geven. Er wordt nog een advies gegeven om een bedrag nader te detailleren op te nemen voor SK1 en SK2 van respectievelijk 5% en 3%. We hebben hierin voorzien door een bedrag van 10% onvoorzien in de totaalbegroting op te nemen. Verder wijst Vitruvius op de prijsontwikkeling in de bouw. We hebben hierin voorzien door een bedrag van € 3 mln op te nemen voor prijsstijgi ngen. Dit bedrag ligt wat lager dan de mogelijke prijsstijgingen in de bouw zoals Vitruvius ze mogelijk acht. We kiezen er nu bewust voor om de prijsontwikkeling te monitoren en niet op voorhand het budget op basis van voorspellingen op te hogen. In bijlage 4 is het risicodossier opgenomen. De risico's die het hoogste scoren zijn:    

Wijzigingen in het ontwerp van SK1 en SK2 Toename marktprijzen waardoor stichtingskosten stijgen Vertraging in vergunningsprocedure Beschikbare capaciteit op gebied van ICT

Kwantificering: Het netto risico na beheersmaatregelen bedraagt: € 4,8 mln

raad 2017_469 definitief

5

Gedurende het gehele project worden de risico's volgens de standaard Risman-methodiek beheerst. Het netto risico is binnen het aangevraagde budget beschikbaar onder de posten onvoorzi en en prijsstijging. Kosten en dekking Oorspronkelijke raming In maart 2013 is een voorbereidingskrediet van € 7,0 mln beschikbaar gesteld voor de renovatie van de stadskantoren 1 en 2. Daarin is aangegeven dat er volgens voorlopige ramingen uitgegaan werd van een totaal benodigd bedrag van € 74,4 mln met een raming van de jaarkosten gebruiker in het aanvangsjaar van € 7,4 mln. Volgens de vertrouwelijke bijlage bij het raadsvoorstel uit 2013 bestond de € 74,4 mln uit de volgende componenten: Renovatiekosten  Bouwkosten inclusief installaties, vaste inrichting en honoraria €  Prijsstijging en onvoorzien  Losse inrichting  Desinvesteringen Tijdelijke huisvesting  Kosten tijdelijke huisvesting o Huurlasten o Aanpassingen Implementatiekosten Het Nieuwe Werken (Bricks en Bytes) Totaal

44,3 mln € 11,4 mln € 6,1 mln € 4,2 mln € 66 mln

€ € €

5,0 mln 3,4 mln 8,4 mln PM

€

74,4 mln

De hoogte van de kosten voor de implementatie van Het Nieuwe Werken was nog niet bekend. Deze kosten waren als PM post opgenomen. Huidige raming In de huidige aanvraag uitvoeringskrediet is, ten behoeve van Het Nieuwe Werken, voor een bedrag van € 7,8 mln aan investeringen opgenomen in de deelprogramma’s Bricks en Bytes, inclusief de programmasturing die hiermee samenhangt. Voor de volledigheid zijn in het raadsvoorstel alle kosten opgenomen die op een of andere wijze in verband gebracht kunnen worden met de renovatie van onze stadskantoren. Voor een deel zijn dit uitgaven aan vervangingen die we ook zouden doen zonder de renovatie. De renovatie is nu een logisch moment om deze vervangingen in één keer te doen. Het gaat hierbij met name om regulier meubilair, PC's en beeldschermen. Meubilair kent een afschrijvingstermijn van 10 jaar en PC's en beeldschermen 3,5 jaar. In de totale kostenraming zit voor € 3,0 mln regulier meubilair in SK1 en € 3,4 mln in SK2. PC's en beeldschermen zitten voor € 1,2 mln in de raming onder Het Nieuwe Werken, onderdeel Bricks. Van het bedrag van € 74,4 mln had € 69,4 mln betrekking op investering gerelateerde uitgaven (waarvoor een krediet benodigd is) en € 5,0 mln op huurkosten tijdelijke huisvesting (exploitatie uitgaven).

In de Tussenrapportage 2016 is een melding gemaakt van € 5,3 mln hogere kosten als gevolg van vertraging van het project, bestaande uit prijsstijging, hogere kosten van programma - en projectsturing en extra ontwerpkosten. We hebben op basis van het ontwerp van SK1 en SK2 nieuwe ramingen gemaakt. Deze ramingen leiden tot een nieuw te verwachten investeringsniveau. Als we de originele scope bij aanvraag voorbereidingskrediet opnieuw bekijken komen we nu tot het volgende vergelijk:

raad 2017_469 definitief

Renovatiekosten  Stichtingskosten SK1  Desinvesteringen  Losse inrichting (onderdeel deelprogramma Bricks)  Programmasturing ontwikkelkant Totaal renovatie SK1  Stichtingskosten SK2  Desinvesteringen  Losse inrichting (onderdeel deelprogramma Bricks)  Programmasturing ontwikkelkant Totaal renovatie SK2

6

€ 42,9 mln € 3,2 mln € 3,0 mln € 0,7 mln € 49,8 mln € 20,7 mln € 1,0 mln € 3,4 mln € 0,6 mln € 25,7 mln

Tijdelijke Huisvesting  Aanpassingskosten tijdelijke huisvesting en verhuiskosten SK1 € 1,9 mln  Idem overige SK € 1,3 mln  Totaal aanpassingskosten € 3,2 mln  Huurlasten tijdelijke huisvesting € 8,9 mln Totaal € 87,6 mln Bovenstaande kostencategorieën komen niet helemaal overeen met de categorieën zoals deze in 2013 van toepassing waren. Voor een exact vergelijk tussen de originele raming en de huidige raming met de zie bijlage 6. Kredietaanvraag Voor een deel van bovengenoemde kosten is reeds eerder krediet verstrekt (in de vorm van het voorbereidingskrediet) of er is geen krediet noodzakelijk omdat de kosten behoren tot de reguliere exploitatie. (investeringsruimte wordt dan gevonden in de bestaande investeringsplanning waarin de vervangingsinvesteringen zijn opgenomen) . De totale aanvraag uitvoeringskrediet bedraagt nu  Renovatie SK1  Renovatie SK2  Implementatie Het Nieuwe Werken  Tijdelijke huisvesting Totaal kredietaanvraag

€ 46,0 mln € 22,5 mln € 7,8 mln € 1,3 mln € 77,7 mln

Onderstaand is een verdere uitwerking van de kredietaanvraag opgenomen. a. Renovatiekosten SK1 en SK2 Volgens de actuele ramingen worden de totale éénmalige kosten geraamd op: Totale kosten renovatie SK1 (exclusief boekwaarde bestaande investeringen): 1. Stichtingskosten SK1 € 42,9 mln 2. Desinvesteringen € 3,2 mln 3. Losse inrichting (onderdeel deelprogramma Bricks) € 3,0 mln 4. Programmasturing ontwikkelkant € 0,7 mln Totaal renovatie SK1 € 49,8 mln Af: reeds verstrekt voorbereidingskrediet € 3,8 mln Aanvraag uitvoeringskrediet € 46,0 mln

Bovengenoemde kosten worden op verschillende manier gedekt, namelijk: 1. Stichtingskosten SK1. Kapitaallasten worden gedekt uit de huuropbrengsten

raad 2017_469 definitief

2. 3. 4.

7

Desinvesteringen SK1 worden gedekt uit een bijdrage RGI zoals opgenomen bij de programmabegroting 2014 Losse inrichting SK1 (onderdeel deelprogramma Bricks). Kapitaa llasten worden gedekt uit reguliere exploitatiebudgetten Programmasturing ontwikkelkant SK1 wordt gedekt uit de bestemmingsreserve gemeentelijke huisvesting

In de raadsvergadering van 18 maart 2013 is een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld van € 7,0 mln, waarvan een bedrag van € 3,8 mln betrekking heeft op SK1. Dit betekent dat er nog een aanvullend krediet beschikbaar gesteld moet worden van € 46,0 mln voor de renovatie van SK1. Totale kosten renovatie SK2 (exclusief boekwaarde bestaande investeringen): 5. Stichtingskosten SK2 € 20,7 mln 6. Desinvesteringen € 1,0 mln 7. Losse inrichting (onderdeel deelprogramma Bricks) € 3,4 mln 8. Programmasturing ontwikkelkant € 0,6 mln Totaal renovatie SK2 € 25,7 mln Af: reeds verstrekt voorbereidingskrediet € 3,2 mln Aanvraag uitvoeringskrediet € 22,5 mln Bovengenoemde kosten worden op verschillende manier gedekt, namelijk: 5. Stichtingskosten SK2. Kapitaallasten worden gedekt uit de huuropbrengsten 6. Desinvesteringen SK2 worden gedekt uit een bijdrage RGI zoals opgenomen bij de programmabegroting 2014 7. Losse inrichting SK2 (onderdeel deelprogramma Bricks). Kapitaallasten worden gedekt uit reguliere exploitatiebudgetten 8. Programmasturing ontwikkelkant SK2 wordt gedekt uit de bestemmingsreserve gemeentelijke huisvesting In de raadsvergadering van 18 maart 2013 is een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld van € 7,0 mln), waarvan een bedrag van € 3,2 mln betrekking heeft op SK2.

Di t betekent dat er nog een aanvullend krediet beschikbaar gesteld moet worden van € 22,5 mln voor de renovatie van SK2. b.

Kosten Het Nieuwe Werken

In het raadsvoorstel van maart 2013 voor het voorbereidingskrediet was nog geen rekening gehouden met extra kosten in het kader van het programma Het Nieuwe Werken. Daarvoor was een PM post in de investeringsraming opgenomen. Voor het programma Het Nieuwe Werken is benodigd: 9. Investeringen deelprogramma Bricks inclusief werkstations en beeldschermen € 4,5 mln 10. Investeringen deelprogramma Bytes € 1,2 mln 11. Programma- en projectsturing Het Nieuwe Werken € 2,1 mln Subtotaal programma Het Nieuwe Werken investeringskrediet € 7,8 mln Bovengenoemde kosten, worden op verschillende manier gedekt, namelijk: 9. Investeringen deelprogramma Bricks. Kapitaallasten worden gedekt uit reguliere exploitatiebudgetten Een deel hiervan tot een bedrag van € 2,1 mln wordt aangemerkt als specifiek samenhangend met Het Nieuwe Werken. Hiervoor wordt een voorstel nieuw beleid aangeboden bij de Programmabegroting 2018 voor aanvullend budget ter dekking van de structurele kapitaallasten van € 256.000,10. Investeringen deelprogramma Bytes worden deels gedekt uit de ROI, deels uit reguliere exploitatiebudgetten en deels uit de bestemmi ngsreserve gemeentelijke huisvesting 11. Programma- en projectsturing Het Nieuwe Werken. Kosten worden gedekt uit de bestemmingsreserve gemeentelijke huisvesting.

c.

Tijdelijke Huisvesting

raad 2017_469 definitief

8

Tevens worden er in het kader van deze programma's kosten gemaakt voor de tijdelijke huisvesting. Het betreft: 12. Aanpassingskosten tijdelijke huisvesting en verhuiskosten SK1 € 1,9 mln 13. Idem overige SK € 1,3 mln Totaal aanpassingskosten € 3,2 mln Af: reeds verstrekt voorbereidingskrediet € 1,9 mln Aanvraag uitvoeringskrediet € 1,3 mln 12. Aanpassingskosten tijdelijke huisvesting- en verhuiskosten SK1. Kosten worden gedekt uit de bestemmingsreserve gemeentelijke huisvesting 13. Idem voor overige stadskantoren als 12 In de raadsvergadering van 26 september 2016 is een krediet van € 1,9 mln beschikbaar gesteld voor de verbouwing en verhuizing tijdelijke huisvesting van SK1. Dit betekent dat er nog een aanvullend krediet beschikbaar gesteld moet worden van € 1,3 mln voor de aanpassingskosten en verhuizing tijdelijke huisvesting overige stadskantoren. De huurkosten voor de tijdelijke huisvesting bedragen gedurende looptijd van het project € 8,9 mln en worden gedekt uit het reguliere exploitatiebudget. In de vertrouwelijke bijlage 5 is een specificatie van alle investeringen en de jaarlijkse exploitatielasten opgenomen. De structurele exploitatielasten die gepaard gaan met de renovatie van de stadskantoren en de daarmee gepaard gaande introductie van Het Nieuwe Werken nemen toe.

De dekking voor deze extra lasten is op de volgende wijze voorzien:  In de raadsvergadering van 18 maart 2013 is een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld van € 7,0 mln. De structurele kapitaallasten die hiermee gepaard gaan zijn bij de begroting 2013 verwerkt. Met ingang van 2014 is er voor dekking van deze kapitaallasten € 0,2 mln beschikbaar gesteld oplopend tot € 0,6 mln vanaf 2016 en volgende jaren. Dit structurele budget wordt ingezet ter dekking van de hogere exploitatielasten.  In het raadsvoorstel van 18 maart 2013 is daarnaast opgenomen dat op basis van de geraamde investeringskosten een structureel exploitatietekort zou optreden van € 0,5 mln. Bij de programmabegroting 2014 is hiervoor ingaande 1 januari 2017 € 0,5 mln structureel budget toegekend.  Door de opgetreden vertraging zijn de investeringskosten toegenomen. Om deze extra kosten te dekken is ingaande 1 april 2019 bij de tussenrapporta ge 2016 structureel € 0,1 mln budget toegevoegd ten behoeve van de dekking van de hogere huurlasten. Het structurele effect zal worden verwerkt bij de programmabegroting 2018. Vanwege de opgetreden vertraging zullen de hierboven genoemde structurele budgetten pas op een later moment nodig zijn ter dekking van de extra exploitatielasten. Normaal gesproken zouden deze budgetten vrijvallen ten gunste van de algemene middelen.

Bij de jaarrekening 2015 is echter besloten om een bestemmingsreserve Gemeentelijke huisvesting te vormen waarin deze middelen kunnen worden gestort. De reserve heeft als doel een deel van de vooraf bepaalde programmakosten van de renovatie van stadskantoor 1 en 2 en een deel van de kosten van de implementatie van Het Nieuwe Werken te dekken. Daarnaast wordt de reserve ingezet ter dekking van de investeringskosten die gepaard gaan met de tijdelijke huisvesting. Een volledig overzicht van de stortingen in en onttrekkingen aan deze reserve is aangeboden bij de begroting 2017. Recapitulatie Ten opzichte van de oorspronkelijke raming bij toekenning voorbereidingskrediet zien we de volgende verschillen op hoofdlijnen:  Implementatie van Het Nieuwe Werken vraagt € 7,8 mln. Deze kosten waren in de besluitvorming in 2013 als PM post opgevoerd.

raad 2017_469 definitief





9

De totale stichtingskosten van SK1 en 2 liggen nu € 9,2 mln hoger. Dit heeft te maken met de prijsstijgingen in de bouw en de diverse ontwerpwijzigingen die we afgelopen periode doo rgevoerd hebben. De kosten voor tijdelijke huisvesting vallen € 3,7 mln hoger uit. We zijn in de afgelopen jaren tot de conclusie gekomen dat het functioneel en technisch niet mogelijk is om te renoveren terwijl het gebouw in gebruik blijft. Tijdens de renovatie van SK2 zullen we de medewerkers tijdelijk elders huisvesten.

Medezeggenschap De ondernemingsraad wordt op regelmatige basis bijgepraat over de ontwikkelingen. Zij heeft op basis van de laatste versie van het programma van eisen groen licht gegeven voor de verdere uitwerking van de plannen. Vervolg Op basis van besluitvorming naar aanleiding van deze nota wordt de realisatiefase opgestart. Het bestuurlijk e en financieel kader is vastgesteld en dient nu uitgewerkt te worden. We hebben hierbij het vol gende tijdspad voor ogen: Fase Vervolg aanbesteding SK1 Demontage, strippen SK1 Realisatie SK1 Bestek SK2 Aanbesteding SK2 Realisatie SK2

Start Februari 2017 Mei 2017 Nov 2017 April 2018 Sept 2018 Mei 2019

Einde Mei 2017 Okt 2017 Maart 2019 Aug 2018 Maart 2019 Sept 2020

Communicatie Op 9 januari is er een informatiebijeenkomst gepland waarin een toelichting op het financiële kader gegeven wordt en raadsleden in de gelegenheid worden gesteld technisch inhoudelijke vragen te stellen, ten behoeve van de verdere behandeling van het raadsvoorstel in commissie en gemeenteraad.

Datumvoorstel Wij stellen voor dit voorstel aan de orde te stellen in de extra vergadering van de raadscommissie Bestuur op 20 januari om 13.00 uur o.u.v. raadscommissie Vestigingsklimaat en uw raadsvergadering van 3 0 januari 2017

Eindvoorstel Als daartoe aanleiding is, zullen wij in het eindvoorstel ons standpunt naar aanleiding van de behandeling van dit voorstel in de raadscommissie(s) verwoorden. Bijlagen: 1 2

Programma van eisen Ontwerp SK1 en SK2

raad 2017_469 definitief

3 4 5 6

Conclusie second opinion Vitruvius Risicodossier gemeentelijke huisvesting en het nieuwe werken [VERTROUWELIJK] specificatie investeringen en exploitatielasten Vergelijk oorspronkelijke en huidige raming

Tilburg, 20 december 2016 Het college van burgemeester en wethouders van Tilburg, de secretaris, de burgemeester,

10

raad 2017_469 definitief

11

Raadsbesluit De raad van de gemeente Tilburg; -

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;

Besluit

Beslispunten 1. De ontwerpfase afsluiten en doorgaan met de herontwikkeling van SK1 en SK2 2. Een uitvoeringskrediet van € 68,5 mln beschikbaar stellen ten behoeve van: a. € 46,0 mln voor de renovatie van SK1; b. € 22,5 mln voor de renovatie van SK2; 3. Een uitvoeringskrediet beschikbaar te stellen van € 7,8 mln voor de uitvoering van het programma Het nieuwe werken; e 4. Een uitvoeringskrediet beschikbaar te stellen van € 1,3 mln voor de 2 fase van de tijdelijke huisvesting; 5. Ten behoeve van de uitwerking visie voor deelprogramma Bytes, incidenteel € 250.000 ter beschikking te stellen te dekken uit bestemmingsreserve gemeentelijke huisvesting. 6. Ten behoeve van de integrale afweging in het kader van de voorbereiding van de Programmabegroting 2018 een voorstel nieuw beleid opnemen voor aanvullend budget ter dekking van de structurele kapitaallasten van € 256.000,- voor de investeringen ad € 2,1 mln ten behoeve van het programma Het Nieuwe Werken binnen deelprogramma Bricks. 7. Opdracht geven om nader onderzoek te doen naar een toekomstbestendige renovatie van SK2 en de resultaten hiervan binnen 3 maanden na besluitvorming uitvoeringskrediet aan de raad aan te bieden inclusief het daarbij horende voorstel voor een aanvullend uitvoeringskrediet. 8.

In afwijking van het vigerende beleid ‘afschrijving en waardering’ de totale s tichtingskosten voor de renovatie van SK 1 en SK 2 en de overige investeringen in het kader van het project afschrijven volgens de annuïtaire methodiek.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 30 januari 2017

de griffier,

de voorzitter,