02 Raadsvoorstel Special Olympics Nationale Spelen 2024

raad 2021_1122 definitief

1

Raadsvoorstel Kandidatuur Special Olympics Nationale Spelen 2024 Aanleiding Al jaren (voor het eerst in 2013) is de gemeente geïnteresseerd om de Special Olympics Nationale Spelen in Tilburg te organiseren. Dit is het grootste Nationale Sportevenement voor mensen met een verstandelijke beperking (>2.000 sporters). Het wordt tweejaarlijks in juni of juli georganiseerd en duurt van vrijdag tot en met zondag. Hiervoor zijn in het verleden al verkenningen gedaan, maar het ideale moment om een bid in te dienen deed zich nog niet voor. Nu voor 2024, onder andere vanwege de toenemende inzet op inclusie en omdat het evenement al enige tijd niet in Brabant heeft plaatsgevonden, is dat moment wel aangebroken. In april 2019 heeft de gemeente Tilburg op ambtelijk niveau de gemeente Breda – die eveneens geïnteresseerd was om de Special Olympics Nationale Spelen te organiseren - benaderd om een gezamenlijk bid in te dienen. Reden voor gezamenlijkheid is om het inhoudelijke en organisatorische fundament van het evenement te verstevigen Een ander argument, maar ondergeschikt aan het vorige, is dat gezamenlijkheid onderlinge concurrentie voorkomt en de concurrentiepositie ten opzichte van andere kandidaten versterkt.

Het realiseren van een grote (top)sportevenementen doorloopt meestal een lang voorbereidingstraject, waar in een vroegtijdig stadium inhoudelijke en financiële keuzes dienen te worden gemaakt. De ambitie om een bid in te dienen voor de organisatie van de Special Olympics Nationale Spelen in 2024 is mede daarom al begin 2020 meegenomen in het uitvoeringsprogramma van de sportvisie. Hierin is ook aangekondigd dat een raadsvoorstel in 2021 zou volgen voor de benodigde financiële middelen. In najaar 2020 is een ambtelijke projectgroep Tilburg-Breda aan de slag gegaan om te verkennen of en hoe de samenwerking vorm kan krijgen. Naast inhoudelijke richting is hierbij ook gekeken naar samenwerking met onder andere provincie NoordBrabant, de zorgsector en het bedrijfsleven. Ook intern is met de verschillende relevante afdelingen afgestemd. Op dit moment zijn de plannen dusdanig concreet en positief dat het college een besluit heeft genomen over de kandidaatstelling en de samenwerking met Breda vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst. en de beoogde financiële bijdrage willen voorleggen ter besluitvorming. De gemeentelijke subsidie die, indien het evenement wordt toegekend, in 2023 aan de onafhankelijke stichting wordt verstrekt ten behoeve van de uitvoering van het evenement (incl. side-events) is € 175.000,-. Voor deze subsidie bestaat gedeeltelijk dekking.

Beoogd effect/ bestuurlijk kader Het evenement draagt naast de doelen binnen Vitale stad ook bij aan het realiseren van doelen binnen de Inclusieve stad. Daarnaast sluit het evenement nauw aan op de kaders van meerdere beleidsdocumenten waarin het belang van sportevenementen voor de stad wordt benadrukt: In het Bestuursakkoord staat dat evenementen belangrijk zijn voor de levendigheid en aantrekkelijkheid van de stad; In het Evenementenbeleid Tilburg 2019-2022 staat dat het aantrekken van een groot (top-) sportevenement de identiteit van onze stad versterkt; In de sport- en beweegnota, meedoen is winnen, is zowel het stimuleren van sporten en bewegen voor mensen met een beperking als het organiseren van topsportevenementen als ambitie opgenomen. In het bijbehorende uitvoeringsprogramma worden de Special Olympics Nationale Spelen expliciet als doel benoemd.

Voorstel Vooruitlopend op de integrale afweging bij de begrotingbehandeling en daarmee afwijkend van de door de raad vastgestelde financiële beleidsregels, een budget van € 105.000,- beschikbaar stellen en opnemen in de begroting 2022 (jaarschijf 2023).

Portefeuillehouder: Wethouder Dols Behandelend ambtenaar: Sociaal, Fleur van de Laar, telefoon (mobiel) 06 25538724

raad 2021_1122 definitief

2

Argumenten 1. De gemeentelijke subsidie is passend bij de omvang van het evenement en de totaalbegroting en is in verhouding tot de bijdragen van andere partners. De begroting van het evenement zal grofweg € 1,4 miljoen bedragen. Dit bedrag is gebaseerd op de ervaringen van eerdere evenementen. De gemeentelijke subsidie van € 175.000 dient voor de organisatie van het evenement en de side-events in aanloop naar en tijdens het evenement. Ook gemeente Breda zal een subsidie van € 175.000 verstrekken. De overige bijdragen zullen door de organiserende stichting middels subsidies (o.a. van de provincie), fondswerving, sponsorgelden en deelnemersbijdragen worden opgehaald. Met de provincie Noord-Brabant en BrabantSport zijn hierover inmiddels positieve verkennende gesprekken gevoerd. 2. Er wordt een zorgvuldig proces doorlopen en dan moet er duidelijkheid zijn over de beschikbaarheid van de toegezegde bijdrage door Tilburg De totale kosten (zie ‘kosten en dekking’) voor de voorbereiding van het bid worden voor de gemeente Tilburg geraamd op maximaal €10.000, waardoor het financiële risico van reeds gemaakte kosten relatief beperkt is. Het is belangrijk om, voordat concrete afspraken gemaakt, duidelijkheid te hebben over de beschikbaarheid van de middelen. Binnen het evenementenbudget is er in 2021 (vanwege corona) ruimte om een deel van de middelen te reserveren voor dit evenement.

Daarnaast is er in 2024 € 35.000 ruimte die gereserveerd kan worden. Voor het restant van € 105.000,- is een besluit, in afwijking van de integrale afweging bij de begroting, nodig voor een extra budget in 2023 voor dit evenement. Gezien de fase waarin dit proces zich bevindt kan niet gewacht worden op de begrotingsbehandeling 2022 alvorens duidelijkheid te kunnen geven aan onze samenwerkingspartners. 3. Alle kosten van gemeentelijke inzet zijn meegenomen in de totaalbegroting van het evenement Wanneer het bid wordt geaccepteerd, wordt de evenementketen betrokken bij de afstemming over de organisatie. Hiermee wordt het risico voorkomen dat er, indien er ondersteuning gevraagd wordt, vanuit de evenementenketen onvoldoende capaciteit is. Mogelijk klopt de organisator bij de gemeente aan voor inzet in de uitvoering side-events, ondersteuning en beheer. Dit is ruim van tevoren bekend. Alle evenementkosten, dus ook eventuele gemeentelijke inzet bij bijvoorbeeld wegafzettingen, bebording en parkeerbegeleiding is meegenomen in de totaalbegroting van het evenement. 4. Een go-no go moment zorgt voor een extra zorgvuldige afweging van financiële haalbaarheid Het is de gewoonte om een half jaar voor aanvang van het evenement een Go-No Go moment te hanteren.

Indien de organiserende stichting op dat moment nog een tekort heeft, bestaat de kans dat zij om een extra bijdrage/garantie van de gemeenten en/of haar eventpartners vraagt. Na inventarisatie van de extra benodigde steun wordt bezien of er voldoende dekking is en of het evenement in volle omvang door kan gaan. Het is altijd mogelijk af te schalen en het evenement alsnog in beperkte omvang uit te voeren.

Kosten en dekking Alle eventuele gemeentelijke inzet (ook bijvoorbeeld wegafzettingen, bebording en parkeerbegeleiding) is meegenomen in de totaalbegroting van het evenement. De gemeentelijke subsidie die, indien het evenement wordt toegekend, in 2023 aan de onafhankelijke stichting wordt verstrekt ten behoeve van de uitvoering van het evenement (incl. side-events) is € 175.000,-. Voor deze subsidie bestaat gedeeltelijk dekking. Vanuit het sportevenementenbudget 2021 van het Sportbedrijf wordt € 35.000,- overgeheveld naar 2023. Ook in 2024 is nog € 35.000,- beschikbaar die voor dit doel zal worden gereserveerd. De uitbetaling van de subsidie zal in 2023 plaatsvinden voor een bedrag van € 140.000,- en € 35.000,- in 2024. In 2023 is daarmee nog € 105.000,- nodig om dit evenement mogelijk te maken.

raad 2021_1122 definitief

3

Na akkoord op dit voorstel zal dit bedrag, vooruitlopend op de integrale afweging bij de begrotingsbehandeling, in de begroting 2022 (jaarschijf 2023) worden opgenomen. Deze afwijking van het financieel beleid is noodzakelijk om te voorkomen dat afspraken moeten worden gemaakt met samenwerkingspartners ter voorbereiding van het bid, zonder dat de raad besloten heeft over het beschikbaar stellen van het benodigde budget. Het bid moet eind oktober worden ingediend. De raadsbehandeling van de begroting 2022 vindt medio november plaats.

Vervolg Het kaderdocument zal verder worden uitgewerkt tot een volledig bid. Dit bidbook, zal medio september 2021, samen met de samenwerkingsovereenkomst voor akkoord aan het college worden voorgelegd. Begin 2022 volgt uitsluitsel over toekenning van de Spelen van 2024. Indien positief zal de eerstvolgende stap het oprichten van een onafhankelijke stichting zijn. Hiervoor zal (mits noodzakelijk) een wensen en bedenkingen procedure worden doorlopen. De financiële bijdrage zal in 2023 en 2024 in termijnen aan deze stichting worden uitbetaald. Voor de subsidieverlening aan de onafhankelijke stichting zal conform ASV een besluit aan het college worden voorgelegd.

Tilburg, 2 maart 2021 Het college van burgemeester en wethouders van Tilburg, de secretaris, de burgemeester,

raad 2021_1122 definitief

4

Raadsbesluit De raad van de gemeente Tilburg; -

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;

Besluit Vooruitlopend op de integrale afweging bij de begrotingbehandeling en daarmee afwijkend van de door de raad vastgestelde financiële beleidsregels, het budget van € 105.000,- beschikbaar te stellen en op te nemen in de begroting 2022 (jaarschijf 2023).

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 26 april 2021.

de griffier,

plaatsvervangend voorzitter,