02 Memo omvang agendacommissie

Memo Aan: agendacommissie Van: griffie Onderwerp: omvang agendacommissie Datum: 2 februari 2023 Aanleiding Tijdens de intervisiebijeenkomst maandag jl. is met de voorzitters is gesproken over de mogelijkheid om de omvang van de agendacommissie te verkleinen (zie ook het verslag van deze bijeenkomst). In deze memo een advies en voorstel om dit te realiseren. Werkwijze van de agendacommissie De agendacommissie heeft tot hoofdtaak het voorbereiden en vaststellen van conceptagenda's voor de informatie- en debatbijeenkomsten en de raadsvergaderingen inclusief de wijze van behandeling. De agendacommissie bestaat conform artikel 4 van het vigerend reglement van orde uit alle voorzitters van de informatie en debatbijeenkomsten. Op dit moment zijn er 13 voorzitters. De agendacommissie neemt namens de gemeenteraad besluiten over de conceptagenda's van de bijeenkomsten op basis van behandelvoorstellen die door de griffie worden voorbereid. De agenda's en stukken zijn 10 dagen voor de agendacommissie beschikbaar. Alle fracties kunnen (vooraf) reageren op de agenda en de behandelvoorstellen. Deze inbreng wordt door de agendacommissie meegenomen in haar besluitvorming. Op dit moment maakt ongeveer de helft van de fracties incidenteel gebruik van de mogelijkheid om vooraf te reageren. Structureel gebruik van deze mogelijkheid ligt lager.

Mogelijkheden Het huidige aantal leden van de agendacommissie leidt tot vergaderingen met veel deelnemers. Er zijn een aantal vergaderingen geweest waar het quorum niet gehaald werd en waarbij er naast een fysieke vergadering ook nog een digitale vergadering moest plaatsvinden. Daarbij is het de vraag of alle voorzitters nodig zijn om tot goede besluiten te komen, gezien het feit dat alle fracties inbreng kunnen leveren en deze in de regel leidt tot een aangepast behandelvoorstel. Daarmee rijst weer de onvermijdelijke vraag of het niet wenselijk is om de omvang van de agendacommissie te beperken. Vergaderen met minder leden zorgt voor een efficiënt(er) verloop van de vergadering en verlicht de werkdruk. Op basis van de situatie zoals hierboven beschreven zijn er een aantal scenario’s denkbaar: Scenario's 1) De samenstelling van de agendacommissie niet aan te passen, maar wel het quorum voor de vergadering naar beneden bij te stellen, zodat ook bij een kleiner aantal deelnemers de vergadering kan plaatsvinden en een digitale tweede ronde niet nodig is. Dit lost het probleem met het niet halen van het quorum op, maar brengt niet direct verdere efficiëntie in de vergadering, aangezien de maximale omvang niet wordt aangepast. 2) De agendacommissie terug te brengen naar 1 voorzitter per fractie.

Op deze manier blijft de agendacommissie een brede afspiegeling van de raad, maar leidt het met de verkleinde omgang wel tot efficiëntie. De verwachting is dat het niet halen van het quorum zelden meer zal spelen, helemaal indien er ook met vervangingssleden zal worden gewerkt.

3) Een agendacommissie in te stellen met 5 voorzitters die per jaar rouleren en op basis van de inbreng van de fracties besluiten neemt. Omdat de agendacommissie een minder brede afspiegeling zal zijn van de raad, rijst het risico dat de agendacommissie eerder als een gepolitiseerd orgaan zal worden beschouwd door fracties die geen zitting hebben in de agendacommissie, ongeacht of dit al dan niet terecht is. Vervangingsleden aanwijzen is hierbij wel wenselijk om het probleem van het niet halen voor het quorum te voorkomen. Omdat het belangrijk is dat de raadsleden zich goed gerepresenteerd voelen door de agendacommissie, adviseert de griffie om de agendacommissie te beperken tot 1 voorzitter per fractie. Daarbij stelt de griffie voor om dit model na 1 jaar te evalueren. Gevraagd besluit De omvang van de agendacommissie conform scenario 2 terug te brengen naar 1 voorzitter per fractie en het presidium verzoeken dit in het reglement van orde vast te leggen.