02 Hoofdlijnenbenchmarkrapportage Berenschot

Hoofdlijnen Benchmark formatie en kosten Gemeente Tilburg

| Bahamin Khossravi | Marly Beskers-te Selle | Sarah Ponten |

26-10-2021

Vertrouwelijk

Benchmark formatie en kosten

Inhoudsopgave

1

Onderzoek en methodiek

2

Uitkomsten benchmark

Onderzoeksvraag, Resultaat, Hoe maak je het vergelijkbaar? Hoe meet je het?

Totale kosten, primair proces en overhead

Vertrouwelijk 2

1

Onderzoek en methodiek • • • • •

Onderzoeksvraag Resultaat Methodiek Wat meten we? Hoe maak je het vergelijkbaar? Vertrouwelijk 3

Onderzoeksvraag Hoe verhouden de kosten en formatie per taak (primaire proces en overhead) van uw organisatie zich tot die van andere, vergelijkbare gemeenten? • Peildatum vastgestelde formatie: 01-01-2021 • Peildatum kosten: Begroting 2021

Vertrouwelijk 4

Wat biedt de benchmark? Doel: • Inzicht bieden in de relatieve kosten en formatie van uw gemeente Resultaat: • Objectieve vergelijkingsformatie, eerste handvat voor objectieve discussie: niet het ‘’finale oordeel’’. • Vormt/biedt basis voor normering, sturing en inrichting primair proces en overhead. • Biedt focus voor vervolgonderzoek.

Vertrouwelijk 5

Van benchmark naar actieplan

Overige rapportages (o.a. financieel)

Benchmark

Interpretatie van de situatie

Actieplan

Kennis van anderen Eigen kennis

Vertrouwelijk 6

Methodiek benchmark • Beproefde methode: Berenschot brengt sinds 2002 de formatie van >330 gemeenten in kaart • In 2015 is gestart met een vernieuwde benchmark, waarin rekening is gehouden met (recente) ontwikkelingen bij gemeenten, onder andere: - Decentralisaties - Samenwerkingsverbanden, taken belegd bij derden

• In onze vernieuwde benchmark staan de apparaatskosten centraal. Onder apparaatskosten verstaan wij de volgende kosten: - Loonkosten - Inhuurkosten - Materiële kosten - Kosten van taken belegd bij derden - Gecorrigeerd voor opbrengsten uit diensten voor derden

• Daarnaast biedt de benchmark inzicht in uw formatie en werklastbepalende factoren. • De benchmark sluit aan bij de BBV-indeling.

Vertrouwelijk 7

Wat meten we? Primair proces • Indeling in 24 clusters Overhead • Indeling in 11 categorieën Overige kosten • Materiële kosten van informatisering en automatisering • Huisvestingskosten gemeentekantoren

Vertrouwelijk 8

Primair proces • Het geheel aan diensten en voorzieningen dat door de gemeente geboden wordt aan de burgers. • Deze gemeentelijke taken zijn uitgesplitst naar de volgende 24 clusters: Cluster 1: Burgerzaken Cluster 2: Openbare orde en veiligheid Cluster 3: Verkeer, vervoer en wegen Cluster 4: Parkeren Cluster 5: Water Cluster 6: Economische zaken Cluster 7: Educatie Cluster 8: Kunst, cultuur en oudheidkunde Cluster 9: Sport Cluster 10: Groen Cluster 11: Recreatie en ontspanning Cluster 12: Werk & inkomen en schuldhulp

Cluster 13: Wmo Cluster 14: Jeugd Cluster 15: Maatschappelijke opvang en welzijn Cluster 16: Volksgezondheid Cluster 17: Afval Cluster 18: Riolering ​Cluster 19: Milieu en duurzaamheid Cluster 20: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting Cluster 21: Bouwgrondexploitatie en Geo-informatie Cluster 22: Wabo Cluster 23: Belastingen en Woz Cluster 24: Griffie, raad en rekenkamer

Vertrouwelijk 9

Overhead • Geheel van functies dat gericht is op sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. • Overheadfuncties staan niet rechtstreeks ten dienste van de burger, maar leveren indirect een bijdrage aan het functioneren van de organisatie. • Deze overheadtaken zijn uitgesplitst naar de volgende 11 categorieën: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Directie en management primair proces Secretariaten primair proces Bestuurszaken en bestuursondersteuning Personeel en organisatie Financiën en control Informatisering en automatisering

7. 8. 9. 10. 11.

Juridische zaken Communicatie Kwaliteitszorg Facilitaire dienst Inkoop

Vertrouwelijk 10

Hoe maak je het vergelijkbaar? • Gemeenten zijn boeiende, maar ook complexe en diverse organisaties: elke gemeente is uniek. • Uniforme indeling is leidend, niet de organisatiestructuur van een gemeente. Dit vergt een vertaling van uw formatie en kosten naar onze generieke indeling. • Zorgvuldig validatieproces om appels met appels te vergelijken. • Kosten staan centraal, hiermee houden we rekening met verschillen in uitbesteding. • Referentiegroep op maat, waarin we rekening houden met verschillen in omvang, bevolkingsdichtheid, sociale structuur, centrum functie en % taken belegd bij derden. • 102 zorgvuldig gekozen werklastindicatoren in het primaire proces en de overhead om de kosten te duiden en cijfers te voorzien van de juiste nuances.

Vertrouwelijk 11

Uw referentiegroep Naam gemeente

Inwoners

Bevolkingsdichtheid (inwoners/km2)

Sociale structuur

% taken belegd bij derden primair proces

Centrumfunctie

Almere

211.840

1.642

Matig

37%

Sterk

Amersfoort

155.200

2.482

Matig

45%

Sterk

Arnhem

158.700

1.624

Zwak

53%

Sterk

Deventer

100.000

766

Matig

51%

Sterk

Ede

114.660

360

Redelijk

42%

Sterk

Haarlemmermeer

147.282

826

Goed

50%

Redelijk

Leeuwarden

123.088

517

Zwak

36%

Sterk

Maastricht

121.666

2.187

Zwak

31%

Sterk

Nijmegen

173.205

3.288

Zwak

52%

Sterk

Tilburg

221.974

1.913

Matig

37%

Sterk

Venlo

101.578

818

Matig

40%

Sterk

Vertrouwelijk 12

2

Uitkomsten benchmark • •

Totale apparaatskosten Primair proces en overhead

Vertrouwelijk 13

Totale apparaatskosten per inwoner

De totale apparaatskosten (primair proces en overhead) per inwoner van uw gemeente zijn 5% lager dan gemiddeld (-€ 14,2 miljoen).

Vertrouwelijk 14

Totale apparaatskosten (verdeling primair/overhead) per inwoner

Primair proces per inwoner:

Overhead per inwoner:

•

•

10% lagere kosten (-€ 20,4 miljoen) • 7% meer formatie (+82,1 fte) • Minder taken belegd bij derden (37%) dan gemiddeld (43%).

10% hogere kosten (+€ 6,2 miljoen) • 8% meer formatie (+45,4 fte) • Minder taken belegd bij derden (1%) dan gemiddeld (6%).

Overhead per fte: •

0% lagere kosten (-€ 0,2 miljoen) • 1% minder formatie (-4,1 fte) Vertrouwelijk 15

Primair proces

Vergelijking kosten

Vergelijking formatie

Totaal • 10% lagere kosten (-€ 20,4 miljoen)

Totaal • 7% meer formatie (+82,1 fte)

Uitvoering • 9% lagere kosten (-€ 16,5 miljoen)

Uitvoering • 15% meer formatie (+130,2 fte)

Beleid/advies • 11% lagere kosten (-€ 2,0 miljoen)

Beleid/advies • 18% minder formatie (-36,0 fte)

Regie/contractmanagement • 32% lagere kosten (-€ 1,4 miljoen)

Regie/contractmanagement • 22% minder formatie (-10,2 fte)

Vergunningverlening • 14% lagere kosten (-€ 0,6 miljoen)

Vergunningverlening • 5% minder formatie (-1,8 fte) Vertrouwelijk 16

Overhead

Kosten Overhead afgezet per inwoner: • 10% hogere kosten (+€ 6,2 miljoen) • 8% meer formatie (+45,4 fte)

Overhead afgezet tegen de werklast* (per fte): • 0% lagere kosten (-€ 0,2 miljoen) • 1% minder formatie (-4,1 fte)

* In onze optiek dient de overhead van een organisatie in verhouding te staan tot de omvang van de organisatie als geheel. De formatie bepaalt immers het aantal interne klanten en is daarmee de grootste werklastbepalende factor. Voor een goede vergelijkbaarheid kunnen we het beste daarom de overheadkosten en -formatie afzetten tegen de totale formatie.

Vertrouwelijk 17

Overige opvallendheden

Vergelijking loonschalen

Bovenstaande grafiek geeft de procentuele verdeling van de totale formatie van uw gemeente over de functionele loonschalen weer. Vertrouwelijk 18

Samenvattend (1/3) Totale kosten per inwoner zijn -5% lager dan gemiddeld. • Dit komt door de lagere kosten van het primaire proces. Uw kosten van de overhead zijn hoger dan gemiddeld. Overhead • Uw overheadkosten zijn 10% hoger per inwoner. Afgezet tegen het aantal fte dat zij moeten bedienen, zijn uw overheadkosten echter gemiddeld (-0%). • Aandachtspunten met hogere kosten zijn: - Informatisering en automatisering - Directie en management primair proces

• Aandachtspunten met lagere kosten zijn: - Facilitaire dienst - Bestuurszaken en bestuursondersteuning - Juridische zaken

Vertrouwelijk 19

Samenvattend (2/3) Primair proces • De kosten per inwoner zijn 10% lager dan gemiddeld. • Uw lagere kosten zitten met name op: ‐ Uitvoering (-€ 16,5 miljoen). U heeft hogere loonkosten, met ook hogere opbrengsten uit diensten voor derden. De kosten van taken belegd bij derden zijn lager dan gemiddeld, net als de materiële kosten. Per saldo zijn uw uitvoeringskosten daardoor 9% lager dan gemiddeld. ‐ Beleid (-€ 2,0 miljoen). Uw formatie is bij 13 van de 24 clusters lager dan gemiddeld, waarvan 6 clusters met een verschil van meer dan 2 fte. ‐ Regie- en contractmanagement (-€ 1,4 miljoen) ‐ Vergunningverlening (-€ 0,6 miljoen). De kosten voor APV en Drank- en horecavergunningen zijn relatief hoog in verhouding tot uw werklast, voor Wabo zijn uw kosten in verhouding met uw werklast. Bij Parkeren kunnen wij hier geen uitspraak over doen, omdat er geen gegevens aangeleverd zijn m.b.t. de werklast.

Vertrouwelijk 20

Samenvattend (3/3) Primair proces • Aandachtspunten met hogere kosten zijn: • Volksgezondheid • Parkeren • Kunst, cultuur en oudheidkunde (incl. structurele subsidies) • Maatschappelijke opvang en welzijn (incl. structurele subsidies) • Aandachtspunten met lagere kosten zijn: • Verkeer, vervoer en wegen • Afval • Riolering • Wmo • Wabo • Bouwgrondexploitatie en GEO-informatie

Vertrouwelijk 21

Contactpersonen

Bahamin Khossravi b.khossravi@berenschot.nl

Marly Beskers- te Selle m.beskers@berenschot.nl

Lars Bos l.bos@berenschot.nl

Vanja van Sprakelaar v.vansprakelaar@berenschot.nl

benchmarking@berenschot.nl

030-2916847 Berenschot B.V. Postbus 8039 3503 RA UTRECHT

Jorine Rabius j.rabius@berenschot.nl

Sarah Ponten s.ponten@berenschot.nl

Roy Valks r.valks@berenschot.nl

Leon Priem l.priem@berenschot.nl

Vertrouwelijk 22

www.berenschot.nl /berenschot

Vertrouwelijk 23