02 Bijlage Evaluatierapport GHV en WiV 240302

Evaluatierapport GHV en WiV - maart 2024

Pagina 1 van 13

Evaluatierapport GHV en WiV - maart 2024

Inhoudsopgave Aanleiding ............................................................................................................................................................... 3 1. De opgave voor de gebouwen en realisatie ........................................................................................................ 4 2. Scopewijzigingen ................................................................................................................................................. 6 2.1 Stadswinkel naar toekomstbestendig............................................................................................................ 6 2.2 Spoor Bytes als onderdeel van het programma Werken in Verbinding ......................................................... 6 2.3 Extra verdichting door Corona ...................................................................................................................... 6 3. Evaluatie bouw- en inrichtingsproces.................................................................................................................. 7 3.1 Evaluatie Stadhuis – raadbrief 14 december 2021 ........................................................................................ 7 3.2 Leerpunten Stadhuis voor traject Stadswinkel ..............................................................................................

8 3.3 Bouwtraject Stadswinkel ............................................................................................................................... 9 3.4 Inrichting en ingebruikname Stadswinkel ..................................................................................................... 9 3.5 Kunstwerk in de Stadswinkel ......................................................................................................................... 9 3.6 Bestuurlijke en ambtelijke samenwerking ................................................................................................... 10 3.7 Samenwerking met partners ....................................................................................................................... 10 3.8 Oplevering SK5, SK6 en BBL......................................................................................................................... 10 3.9 Nazorg na ingebruikname ........................................................................................................................... 10 3.10 Warme overdracht naar reguliere organisatie .......................................................................................... 10 4. Financiën ...........................................................................................................................................................

11 4.1 Eénmalige kredieten .................................................................................................................................... 11 4.2 Structurele budgetten ................................................................................................................................. 12 4.3 Bestemmingsreserve Gemeentelijke Huisvesting ....................................................................................... 12 Bijlage 1 Financieel overzicht GHV en WIV ........................................................................................................... 13

Pagina 2 van 13

Evaluatierapport GHV en WiV - maart 2024

Aanleiding De afgelopen jaren hebben in het teken gestaan van de renovatie en ingebruikname van het Stadhuis en Stadswinkel. Twee gebouwen die klaar zijn voor de toekomst: passend bij ons als gemeentelijke organisatie, voldoen aan de hoogste duurzaamheidseisen, voorzien van de nieuwste technologieën en door gebruikers en bezoekers als een prettige en veilige (werk)omgeving wordt ervaren om in te verblijven. In 2021 hebben we het Stadhuis in gebruik genomen en in 2023 de Stadswinkel. Met de ingebruikname van de Stadswinkel komt er een einde aan de programma's Gemeentelijke Huisvesting en Werken in Verbinding. Met deze evaluatie willen we het College B&W en Gemeenteraad van de gemeente Tilburg inzage geven aan welke eisen de gebouwen moesten voldoen, hoe we dit gerealiseerd hebben, welke scopewijzigingen er doorgevoerd zijn, welke leerpunten we gedurende het traject geconstateerd hebben, welke risico’s in werking zijn getreden en wat het financiële beeld tot nu toe. Deze evaluatie maakt onderdeel uit van regeling Grote projecten en is bedoeld om de programma’s formeel voor deze regeling af te melden en de programmamanagers en de bestuurlijke- en ambtelijk opdrachtgevers van de programma’s decharge te verlenen, zodat de verdere ontwikkeling, beheer en onderhoud van het Stadhuis en Stadswinkel overgeheveld kunnen worden naar de reguliere lijnorganisatie.

De opbouw van het rapport is dat we starten een overall beschrijving van de gestelde opgave voor de gebouwen en de realisatie ervan. Vervolgens staan de scopewijzigingen beschreven die de grote impact hebben gehad om daarna over te gaan tot de evaluatie van het Stadhuis en Stadswinkel. Over de evaluatie van het Stadhuis is de Raad reeds op 14 december 2021 geïnformeerd. De raadsbrief die hiervoor opgesteld is, staat weergegeven in dit document. We sluiten af met het voorlopige financiële beeld. Belangrijk om hierbij te vermelden is dat de afspraak met de Raad is om de financiële afwikkeling van de structurele budgetten van de Stadswinkel één jaar na ingebruikname van de Stadswinkel te doen. Vandaar dat het hier om een voorlopig financieel beeld gaat.

Pagina 3 van 13

Evaluatierapport GHV en WiV - maart 2024

1. De opgave voor de gebouwen en realisatie In 2016 is het Programma van Eisen (PvE) vastgesteld als verdieping op het eerder door de Raad goedgekeurde PvE1 voor de ‘Gemeentelijke Huisvesting', betreffende de toenmalige Stadskantoren 1 en 2 en het Paleis Raadhuis. Bij de kredietverstrekking voor de bouw Stadhuis en Stadswinkel is er voor gekozen om alleen de verbinding met het Paleis aan te leggen en nog niet over te gaan tot renovatie van het Paleis. Inmiddels is bij de programmabegroting 2024 besloten om middelen vrij te maken voor renovatie van het Paleis. Het ontwerp en het onderzoek naar de (on)mogelijkheden hiervoor en de programmatische invulling van het Paleis zijn inmiddels in een afrondende fase. Naar verwachting zal de Raad hier rond de zomer over geïnformeerd worden. De Gemeente Tilburg is sinds de jaren zeventig gehuisvest in voormalig Stadskantoor 1 aan het Stadhuisplein in het centrum van Tilburg. Sinds de jaren negentig is de gemeente tevens gehuisvest in voormalig Stadskantoor 2 aan het Koningsplein. In de loop der jaren zijn daarnaast kantoorruimten gehuurd elders in het centrum van Tilburg. De maatschappelijke opgaven, de bestuurlijke ambities en daaraan verbonden het ambtelijk willen opereren als een netwerkorganisatie, stelden andere functionele eisen aan de huisvesting.

Samenwerken en verbinden stonden in die eisen centraal en concentratie van de ambtelijke huisvesting op twee locaties in de binnenstad was daarmee gewenst. Het Stadskantoor 1 is op dat moment aan de grenzen van zijn mogelijkheden. Er doen zich tal van tekortkomingen voor. Deze noodzakelijkheid tot renovatie bood een enorme kans om niet alleen alles in een technisch goede staat te brengen, maar om tegelijkertijd de werkomgeving toe te snijden op de wensen voor morgen. Stadskantoor 2 verkeerde technisch in een redelijke staat maar voldeed niet meer aan de ambities van de gemeente op het gebied van o.a. duurzaamheid (bio-based), dienstverleningsconcept en (samen)werken in verbinding. De wens was de uitstraling van de stadskantoren beter aan te laten sluiten bij onze rol en hoe we als bestuur en organisatie willen opereren: open, transparant en in verbinding. Voor het voormalig Stadskantoor 1 was belangrijk te onderscheiden dat het open en uitnodigende karakter van de gemeente (politiek, bestuur en ambtelijke organisatie) niet alleen binnen de muren terug te vinden te was, maar ook aan de buitenkant zichtbaar en herkenbaar werd. Bovendien was het sfeerbeeld van de omgeving niet homogeen. Vanuit het winkelgebied diende de winkelplint in sfeer en materiaalgebruik een andere indruk te maken dan het aanzicht vanaf de stadhuisring.

De opgave was om beide perspectieven te verbinden in één samenhangend ontwerp. Voor het voormalig Stadskantoor 2 was het uitgangspunt dat de buitenzijde vrijwel ongewijzigd bleef. Tegelijkertijd werd meegegeven om met beperkte middelen de uitstraling meer open en uitnodigend te maken. Bijvoorbeeld in de vormgeving van de entree en in de natuurlijke overgang bij evenementen van straat naar binnenruimte. De gemeente Tilburg had voor beide gebouwen ambities geformuleerd in het kader van duurzaamheid. Voor voormalig Stadskantoor 1 betrof het een volledige renovatie en is er gekozen voor BREEAM certificering met een streven naar de score 'Excellent'. Voor voormalig Stadskantoor 2 was de renovatie beperkter en werd om die reden de GPR methodiek gehanteerd. Voor de realisatie van het aantal werkplekken in de gebouwen is in 2016 uitgegaan van het aantal FTE in vaste dienst en externen, inclusief een groei van 10%. Op dit aantal is een gemiddelde flexfactor toegepast van 0,75. We komen dan in totaal op 1300 primaire werkplekken. Ook de Werk Plek Analyse (WPA), die is uitgevoerd in mei 2015, geeft aan dat het realiseren van in totaal 1300 primaire werkplekken een passend uitgangspunt is.

1 Raadsnotitie schetsontwerp gemeentelijke huisvesting 140819 – Faciliteiten d.d. 24 juli 2014

Pagina 4 van 13

Evaluatierapport GHV en WiV - maart 2024

Terugkijkend kan gesteld worden dat de visie en kaders uit het Programma van Eisen ruimschoots zijn gerealiseerd. Het Stadhuis is de plek van het bestuurscentrum waar de plannen voor de toekomst van de stad ontwikkeld worden. En tegelijkertijd is dit de plek waar, door het gebouw van DEDRIE (oorspronkelijke architect Kraaijvanger) en de verbinding met het Paleis, de historie van de stad verankerd wordt. De Stadswinkel is het huis van de Stad, de plek van het heden. Het staat daarmee dichter bij de belevingswereld van de burger, dichterbij het hier en nu en is daarmee een eerste verbinding met het bestuur van de stad. Deze verwijzing naar het verleden en de toekomst in het Stadhuis en het heden in de Stadswinkel heeft zich ook vertaald naar de kunsttoepassing in de gebouwen. De gewenste openheid en transparantie komt tot uitdrukking in de uitstraling van de publieke en semi-publieke ruimten, de werkzones, het warme ontvangst door de hosts en het functioneren van de werkcafé’s, de Raadszaal in het Stadhuis en de publieke balies in de Stadswinkel. De gebieden zijn voor iedereen toegankelijk en zijn een prettige omgeving om in te verblijven.

Beide gebouwen hebben de ambities op duurzaamheid waargemaakt: voor het Stadhuis is dat BREEAM Excellent met een A+++ energielabel en voor de Stadswinkel zijn de voorlopige scores behaald van ‘CirculariteitsPrestatie Gebouw’ (CPG) score van een 8,7 (schaal 1 tot 10), en ‘Gemeente Praktijk Richtlijn Gebouw’ (GPR-gebouw) scores: Energie 8,9, Materiaal 8,5, Gezondheid 8,0, gebruikerskwaliteit 9,5 en Toekomstwaarde 8,1. (schaal 1 tot 10). Het definitieve energielabel voor de Stadswinkel moeten we nog ontvangen. Wat toegankelijkheid betreft voldoen de gebouwen aan de laatste eisen en vragen we voor beide gebouwen een ITS certificering aan. Waar we voor Stadhuis ITS Publiek nastreven is voor Stadswinkel de lat hoger gelegd naar ITS Totaal. Op dit moment worden hiervoor de laatste werkzaamheden afgerond om dit certificaat te krijgen. Voor de medewerkers en bezoekers is een (werk)omgeving gecreëerd die prettig is om in te verblijven, voldoet aan de hoge beveiligingseisen en voorzieningen aanwezig zijn om hybride met de stad en met collega’s samen te kunnen werken. Ook is er een digitale omgeving ontwikkelt die er voor zorgt dat we in verbinding kunnen werken met de stad en dichtbij zijn waar nodig.

Pagina 5 van 13

Evaluatierapport GHV en WiV - maart 2024

2. Scopewijzigingen Gedurende de doorlooptijd van de programma's zijn er diverse kleine en grotere scopewijzigingen doorgevoerd. We noemen de wijzigingen met grootste impact:

2.1 Stadswinkel naar toekomstbestendig Het ontwerp van de Stadswinkel voldeed aan de duurzaamheidseisen uit het programma van eisen. Deze waardes waren conform het gemeentelijk beleid ten tijde van het vaststellen van de projectkaders in 2013. Deze duurzaamheidseisen sloten echter niet meer aan bij de ontwikkelingen zoals het raadsbesluit d.d. 18 juli 2016 om de gebouwen in de gebouwenexploitatie te verduurzamen, de wereldwijde klimaatafspraken van Parijs en de veranderende regelgeving op gebied van de energieprestatie van gebouwen. Daarnaast is in het definitief ontwerpproces toch gebleken dat er aanpassingen noodzakelijk waren aan de hoofdinfrastructuur van het gebouw om te kunnen voldoen aan het programma van eisen. Als laatste was er nieuwe regelgeving op komst rondom de energieprestatie van gebouwen. Op basis van deze ontwikkelingen en nieuwe inzichten is er in 2017 besloten om in plaats van een beperkte renovatie over te gaan tot een werkelijk levensduur verlengende ingreep en toekomstbestendige renovatie.

2.2 Spoor Bytes als onderdeel van het programma Werken in Verbinding In 2018 is het spoor Bytes toegevoegd aan het programma Werken in Verbinding. Doel hiervan was om ook een digitale werkomgeving, naast een fysieke omgeving, te creëren die het tijd en plaatsonafhankelijk werken mogelijk maakt en ondersteunend is aan het werkplekconcept in de nieuwe gebouwen. Dit spoor heeft de volgende resultaten opgeleverd: • Een DWO (Digitale Werk Omgeving) platform: Via een Citrix omgeving kunnen alle collega’s - onafhankelijk van waar ze zich bevinden en op welk device ze werken - inloggen op de nieuwe digitale werkomgeving. • DWO Gebruikershardware: We hebben de laptop in gebruik genomen als standaard gebruikershardware om gebruikersvriendelijk, veilig, toekomstbestendig en betaalbaar te kunnen werken. Hardware waarop gebruikers feitelijk alles kunnen doen: toegang tot alle kantoorapplicaties via DWO, digitaal vergaderen met MS Teams en stukken lezen via iBabs. • Telefonie: We hebben de oude telefooncentrale uitgefaseerd en zijn overgegaan naar de cloud. • Vinden: De ambitie om altijd en overal op een makkelijke manier snel toegang krijgen tot de juiste gemeentelijke data is niet makkelijk te realiseren als de basis nog niet is georganiseerd.

2.3 Extra verdichting door Corona Tijdens de coronapandemie zijn we veel meer tijd- en plaatsonafhankelijk gaan werken. Op 6 juli 2020 heeft uw Raad het college via de motie 01 noodzaak kantooroppervlakte, opgedragen om te onderzoeken welke langetermijneffecten Corona en het werken op afstand hebben op het aantal vierkante meter (m2) kantooroppervlakte dat de gemeente in gebruik heeft. Dit met als doel om de gemeentelijke huisvesting af te slanken en een besparing te realiseren. Naar aanleiding van deze opdracht is in juni 2021 door uw Raad een investeringskrediet van € 2.116.000 beschikbaar gesteld om de aanpassingen in de Stadswinkel te realiseren, zodat de afdeling Werk en inkomen en de partners van het Zorg- en Veiligheidshuis erin gehuisvest kunnen worden en de huurovereenkomsten van de locaties BBL en SK5 opgezegd kunnen worden. De daarmee vrijgekomen huurlasten kunnen vervolgens ingezet worden om de structurele jaarlijkse exploitatielasten à € 193.000 te dekken en invulling te geven aan de ingeboekte bezuinigingstaakstelling van € 1 mln. in de programmabegroting 2021. Naast de extra investering is de flexfactor bijgesteld naar gemiddeld 0,5 en is bouwtijdverlenging + prijscompensatie toegekend aan de aannemer als gevolg van de corona- en Oekraïnecrisis.

Pagina 6 van 13

Evaluatierapport GHV en WiV - maart 2024

3. Evaluatie bouw- en inrichtingsproces Vanwege de omvang van beide programma’s hebben we de terugkoppeling over de uitkomsten van de evaluaties van het Stadhuis en de Stadswinkel opgesplitst en gekoppeld aan de oplevering van de gebouwen. Op 14 december 2021 hebben we uw Raad daarom al geïnformeerd over de uitkomsten van de evaluatie van het Stadhuis. De inhoud van die brief is één-op-één opgenomen in dit hoofdstuk. Wijze van evalueren: Het proces rondom de gemeentelijke huisvesting bestaat uit meerdere fasen. Denk hierbij bijv. aan de ontwerpfase, het opstellen van het technisch bestek, de aanbesteding, de sloop, de bouw, de inrichting, de verhuizing etc. Tijdens deze verschillende fasen hebben we met de betrokken interne en externe partijen het proces en de uitvoering ervan geëvalueerd. Voor de wijze van evalueren zijn verschillende vormen gekozen. Zo zijn er evaluaties schriftelijk uitgevoerd en hebben andere mondeling in overleggen plaatsgevonden.

3.1 Evaluatie Stadhuis – raadbrief 14 december 2021 Stadhuis • Bij de renovatie van het Stadhuis hebben we er om diverse redenen voor gekozen om bepaalde (inrichtings)elementen na de bouw te realiseren en niet op te nemen in het bestek van de aannemer. Denk hierbij aan o.a. de vaste interieurbouw (bij lockers), grootkeuken, hardware voor de beveiliging etc. Gedurende de renovatie zijn we tot het inzicht gekomen dat het beter is om deze elementen direct in de bouw mee te nemen. Vandaar dat we het bestek van de Stadswinkel hierop hebben aangepast alvorens we het op de markt hebben gezet. • Ook hebben we naar aanleiding van het bouwproces van het Stadhuis extra controlerondes ingevoerd in de Stadswinkel waarbij zowel de interne organisatie als een externe partij het bestek op inhoud en kwaliteit heeft beoordeeld. Dit kost extra tijd én geld maar heeft wel tot een kwalitatief beter bestek geleid dan in het Stadhuis. • Een ander leerpunt heeft betrekking op het vertalen van het globale inrichtingsplan naar concrete producten. Dit traject heeft meer tijd in beslag genomen dan we vooraf hadden bedacht. Bij de Stadswinkel zijn we daarom nu al gestart met de vertaling ervan.

• Tijdens de renovatie van het Stadhuis is de behoefte ontstaan om al in een vroeg stadium het overleg tussen het bouwteam en een vertegenwoordiging van de gebruikersorganisatie op te starten, zodat het bouwtraject en het toekomstig gebruik beter op elkaar afgestemd kunnen worden en er tijdig bijgestuurd kan worden. Ook zijn er speciale themasessies over bepaalde onderwerpen georganiseerd. Voorbeelden hiervan zijn de sessies rondom beveiliging, AV-middelen, ICT aansluitingen. Gezien de toegevoegde waarde van deze overleggen, hebben we besloten om deze overlegstructuur direct bij aanvang van de renovatie van de Stadswinkel in te richten en op te starten. SK6 • De verhuizing van SK1 (stadskantoor 1) naar SK6 (stadskantoor 6) was een omvangrijk en complex project met een variëteit aan elementen die het primaire proces van de gemeente raken. Hiermee bedoelen we dat we naast medewerkers en middelen ook de stadswinkel en het bestuurlijke proces (incl. de raadsvergaderingen) moesten verplaatsten naar een nieuwe locatie, terwijl de dienstverlening aan de stad moest blijven door gaan. Daarmee week dit project af van de reguliere verhuizingen die wij doorgaans uitvoeren. We hebben hier van geleerd dat er voor een dergelijke omvangrijke verhuizing een andere projectstructuur nodig is.

Bij de verhuizingen van SK6 naar het Stadhuis en van SK2 naar SK6 in 2021 hebben we er daarom voor gekozen om de verschillende fasen van een verhuizing (inrichting, verhuizing, oplevering, nazorg) als aparte eenheden te herkennen. Vervolgens hebben we er een projectsturing op gezet die enerzijds recht doet aan de specifieke aandachtspunten van een fase, maar waarbij we anderzijds ook de overlap tussen de verschillende fasen goed konden inregelen. Deze werkwijze is ons goed bevallen en zullen we ook bij toekomstige omvangrijke verhuizingen hanteren. Pagina 7 van 13

Evaluatierapport GHV en WiV - maart 2024

•

Bij de inrichting van SK6 in 2016/2017 is de indeling naar afdeling leidend geweest. Dit betekent dat afdelingen veelal bij elkaar gehuisvest werden. Bij de inrichting van het Stadhuis hebben we juist de ketensamenwerkingen als uitgangspunt genomen, waardoor er logische clusters konden worden gemaakt. De voordelen hiervan zijn dat: o De teams en medewerkers die veel met elkaar samenwerken op een verdieping bij elkaar zitten, zodat de samenwerking bevorderd wordt. o Het gebouw efficiënter ingericht kon worden (makkelijk ergens teams bij plaatsen). o De indeling dynamisch en flexibeler is geworden.

Meetbaar maken van duurzaamheid bij gebruik van het Stadhuis In het gebouw zijn slimme, innovatieve technieken geïntegreerd die de werk- en leefomgeving verbeteren en een efficiënter energieverbruik stimuleren (smartbuilding). Op dit moment zijn we bezig om deze technieken goed in te richten en te gebruiken in het Stadhuis. Het effect van deze technieken en de inzet van de zonnepanelen op het energieverbruik kan pas aan het einde van 2022 bepaald worden, omdat we dan een volledig operationeel jaar achter de rug hebben en deze cijfers afgezet kunnen worden tegen het voormalige verbruik van Stadskantoor 1. Hiervoor kan de energie-agenda gebruikt worden die momenteel wordt geactualiseerd. Belangrijk om hierbij te vermelden is dat de cijfers niet één-op-één met elkaar vergeleken kunnen worden, aangezien in het Stadhuis meer technieken en voorzieningen zijn toegevoegd die elektra verbruiken. Denk hierbij bijv. aan het feit dat alle vergaderruimtes voorzien zijn van AV-middelen die hybride vergaderen mogelijk maken. In het voormalige SK1 (stadskantoor 1) waren deze voorzieningen nog niet voorhanden. Vandaar dat een aanvullende analyse noodzakelijk zal zijn. Aanvullend hieraan zijn we bezig om voor het Stadhuis het BREEAM-certificaat niveau Excellent aan te vragen.

BREEAM is een afkorting van Building Research Establishment Environmental Assessment Method en is een duurzaamheidskeurmerk voor het realiseren van duurzame gebouwen met minimale milieu-impact, van ideevorming tot en met ingebruikname. Het certificaat is nog niet verstrekt maar we bevinden ons in de afrondende fase hiervan.

3.2 Leerpunten Stadhuis voor traject Stadswinkel Belangrijke leerpunten uit het Stadhuis komen voort uit de ontwikkeling die we in korte tijd hebben doormaakt tijdens de coronapandemie met het werken op afstand. In de Stadswinkel hebben we daarom meer hybride vergadersystemen geplaatst en hebben we meer focusruimtes gecreëerd. Ook hebben we medewerkers extra instructie en ondersteuning geboden bij het gebruiken van deze middelen en ruimtes, zodat de ingebruikname soepeler verliep. Verder hebben we extra geïnvesteerd op de akoestiek en hebben we het gesprek tussen medewerkers, teams en afdelingen georganiseerd zodat het gebruik van de verschillende ruimtes in goede banen geleid kon worden. Een ander leerpunt uit het Stadhuis was dat het technisch bestek beter integraal uitgewerkt kon worden. Hiervoor hebben we het technisch bestek van de Stadswinkel door interne collega's en door een extern adviesbureau compleet en interdisciplinair op regelniveau gecontroleerd en getoetst. Ook zijn er vaste inrichtingselementen geïntegreerd in het bestek. Dit zorgde voor een betere voorbereiding aan de voorkant en uiteindelijk tijd en geld in de uitvoeringsfase. Aanvullend hebben we in de uitvoeringsfase een structureel overleg opgestart tussen het bouwteam en de vertegenwoordiging van gebruikers, zodat het proces tussen bouw en inrichting geharmoniseerd kon worden.

Dit heeft er uiteindelijk voor gezorgd dat het globale inrichtingsplan in een vroegere fase geconcretiseerd kon worden en de verschillende specials van de afdelingen in beeld konden worden gebracht zodat de inrichtingsen inhuisfase vloeiender is verlopen.

Pagina 8 van 13

Evaluatierapport GHV en WiV - maart 2024

3.3 Bouwtraject Stadswinkel De bouw staat onder grote invloed van conjuncturele omstandigheden. Tijdens het bouwtraject van de Stadswinkel heeft de coronapandemie plaats gevonden en kwamen we in de Oekraïne-crises terecht. Dit heeft invloed gehad op de aspecten: Geld – Risico – Organisatie – Tijd – Informatie – Communicatie – Kwaliteit die we hanteren bij een dergelijk project. Het bouwproces is een complex logistiek proces en afhankelijk van de aanvoer van materiaal, beschikbare mensen en tijd om dit allemaal in goede banen te leiden. Dit vraagt veel van opdrachtnemer en opdrachtgever. De vooraf bedachte planningen en bouwvolgorden zijn daardoor bij de bouw van de Stadswinkel niet altijd mogelijk gebleken. In de Najaarsrapportage 2022 hebben we uw Raad hiervan op de hoogte gesteld. Bij het bouwtraject van de Stadswinkel was het uitgangspunt dat het gebouw zo veel als mogelijk circulair getransformeerd zou worden. We hebben hierbij bewust gekozen voor een innovatieve benadering en een voorlopersrol op ons te nemen om de ontwikkeling van biobased producten in de bouw te stimuleren. Een dergelijke benadering neemt risico’s met zich mee, die we vooraf in beeld hebben gebracht. In sommige gevallen viel een dergelijke wijziging voordelig uit, zoals bij de dakisolatie het geval was.

In andere gevallen hebben we gedurende het bouwtraject geconstateerd dat de markt met biobased producten nog volop in ontwikkeling was wat voor de nodige uitdagingen heeft gezorgd in de uitvoeringsfase. Als gevolg hiervan is het vooraf geformuleerde risico in werking getreden en hebben we tijdens de uitvoeringsfase alternatieve productkeuzes moeten maken.

3.4 Inrichting en ingebruikname Stadswinkel De Stadswinkel is het grootste kantoorgebouw van de gemeente met de meeste vierkante meters. Het traject van inrichting en ingebruikname is later dan gepland opgestart, doordat het bouwtraject uitliep. Desalniettemin hebben we de deadline voor ingebruikname gehaald en ervaren de gebruikers van de Stadswinkel het als een prettige werkomgeving. Ook is de inhuizing van het Zorg- en Veiligheidshuis en de afdeling Werk en Inkomen naar aanleiding van de motie Noodzaak m2, goed verlopen en is de dienstverlening aan de stad gewoon doorgegaan terwijl we achter de schermen aan het verhuizen waren. De organisatie heeft een zachte landing in het gebouw ervaren, doordat we extra geïnvesteerd hebben in: • Een intensieve en interactieve communicatie met en richting gebruikers, • Extra rondleidingen die we georganiseerd hebben voor medewerkers, zodat zij wegwijs werden gemaakt in het gebouw en we extra uitleg konden geven over het gebruik van de voorzieningen in het gebouw. • De aandacht die we geschonken hebben aan het veranderingsproces en wat dit doet met mensen. Kanttekening hierbij is wel dat de organisatie nog wel erg moet wennen aan de nieuwe flexfactor van 0,5. Dit betekent dat een medewerker gemiddeld de helft van zijn tijd op kantoor en andere helft op afstand in de stad of vanuit huis werkt.

Het sturen op weekspreiding, het hybride samenwerken en het gebruik van de verschillende werk- en overlegruimten blijft ook na de ingebruikname van de gebouwen een belangrijk punt van aandacht. Vandaar dat we dit periodiek onder de aandacht blijven brengen.

3.5 Kunstwerk in de Stadswinkel In het Stadhuis heeft de historische kunst uit SK1 (stadskantoor 1) een nieuwe plaats gekregen. Denk hierbij aan o.a. de kunstdeuren van de Raadszaal, het gedenkraam, de beelden van handel en nijver en de mozaïek. Daarnaast zijn er speciaal voor het Stadhuis via een prijsvraag nieuwe kunstwerken ontwikkeld en aan de collectie toegevoegd, te weten het kunstwerk in de Raadszaal en de kunst op de kopwanden van de werkverdiepingen. De trajecten rondom deze nieuwe kunst zijn succesvol verlopen en zowel de kunstenaars als de gemeentelijke organisatie kijken terug op een geslaagd traject. Deze trajecten hebben als input gediend voor de prijsvraag die voor het atrium in de Stadswinkel is uitgezet. Dit traject is echter voor de definitieve gunning stopgezet en we beraden ons nu op het vervolgtraject.

Pagina 9 van 13

Evaluatierapport GHV en WiV - maart 2024

3.6 Bestuurlijke en ambtelijke samenwerking Een gebouw is een integraal resultaat van een veelvoud aan aspecten en eisen die onderling in samenspel met elkaar moeten worden afgestemd. Dit vraagt veel management kwaliteiten voorafgaand en gedurende het bouwtraject, tijdens het inrichtingstraject en bij de ingebruikname van een gebouw. Het is een intensief proces geweest dat veel heeft gevraagd van de gemeentelijke organisatie. Anderzijds is er door te werken met een bestuurlijke stuurgroep, een ambtelijke stuurgroep en de aansturing door gecombineerd programmamanagement een stevige basis geweest om een dergelijk proces tot een goed resultaat te brengen.

3.7 Samenwerking met partners Doordat veel van onze partners ook een bijdragen hebben geleverd bij de inrichting van het Stadhuis, hebben we kunnen steunen op een ervaren team dat gewend was om samen te werken. Hierdoor zijn we tijdig gestart met het vertalen van het ontwerp naar concrete producten, verliep de onderlinge communicatie goed en werden leerpunten uit het Stadhuis meegenomen. Met het oog op het verkorte inrichtingstijd door uitloop van het bouwtraject was dit een pré. Bij het verhuisproces hebben we extra geïnvesteerd in de samenwerking. Deze investering heeft zich gedurende het proces terugbetaald doordat we eerder konden afschalen en kosten bespaard konden worden.

3.8 Oplevering SK5, SK6 en BBL Door de uitloop van het bouwtraject en het verkorte inrichtingstraject was er geen tijd meer om de gebouwen die afgestoten moesten worden, voor het verstrijken van de huurtermijn conform eisen van de verhuurder op te leveren. Vandaar dat besloten is om dit af te kopen om zodoende tijd te besparen en de gestelde ingebruikname datum gehaald konden worden.

3.9 Nazorg na ingebruikname Net als in het Stadhuis hebben we het principe 100 dagen niet klagen gehanteerd. Dit keer hebben we dit echter wel aangevuld met vloersessies met medewerkers en extra inzet van floorwalkers. De voordelen hiervan waren dat kleine (fysieke) meldingen direct opgelost konden worden, het gebruik van het werkplekconcept nogmaals toegelicht kon worden en er ruimte gecreëerd werd om het goede gesprek tussen medewerkers te organiseren, zodat zij hier in de toekomst ook op terug kunnen vallen.

3.10 Warme overdracht naar reguliere organisatie Inmiddels hebben we het gebruik van beide gebouwen overgedragen aan de staande lijnorganisatie bij de verschillende afdelingen zoals Vastgoedbedrijf, Faciliteiten, Data- en Informatietechnologie. Dit betekent dat openstaande meldingen daar opgepakt worden. Beide programma’s kijken nog wel op de achtergrond mee, zodat het een warme overdracht betreft en de uitgangspunten van de renovatie geborgd blijven.

Pagina 10 van 13

Evaluatierapport GHV en WiV - maart 2024

4. Financiën 4.1 Eénmalige kredieten Vanaf 2012 zijn er op diverse momenten voorbereidings- en uitvoeringskredieten voor de deelprojecten van de programma's Gemeentelijke Huisvesting en Werken in Verbinding toegekend. In totaal is er een krediet toegekend van € 129,1 mln., waarvan momenteel circa € 126,7 mln. is uitgegeven of in opdracht is gegeven. Het resterende deel van € 2,4 mln. is nog onzeker en heeft met name betrekking op investeringskrediet dat niet is ingezet ten behoeve van de telefooncentrale en storage van deelproject bytes. Daarnaast resteert er nog krediet voor restpunten Stadhuis (€ 0,25 mln.) en onvoorzien stuurgroep Stadswinkel ( € 0,36 mln.). Hieronder een overzicht van de toegekende en vastgestelde éénmalige kredieten:

In bijlage 1 is het financieel overzicht van de deelprojecten van de programma's weergegeven waarin te zien waar de toegekende middelen aan uitgegeven zijn.

Pagina 11 van 13

Evaluatierapport GHV en WiV - maart 2024

4.2 Structurele budgetten De reeds bestaande budgetten voor de huur, het gebruik en de inrichting van het Stadhuis en de Stadswinkel zijn in de loop van de jaren aangevuld met budgetten uit nieuw beleid , indexeringen en door scopewijzigingen in de programma's. In totaal is er circa € 10,1 mln. aan structurele budgetten beschikbaar en is er een besparing van circa € 1 mln. gerealiseerd door het toevoegen van de teams van het Zorg- en Veiligheidshuis en Werk & Inkomen aan de Stadswinkel. Hieronder een overzicht van de beschikbare structurele budgetten.

De afspraak met uw Raad is om één jaar na ingebruikname van de Stadswinkel de financiële afwikkeling van de structurele budgetten te doen. Op dit moment is de inschatting dat er ruim € 500K aan structurele middelen vrijvalt bij de afwikkeling van de deze budgetten.

4.3 Bestemmingsreserve Gemeentelijke Huisvesting Voor de deelprojecten met incidentele lasten zoals project- en programmasturing, spoor Behaviour en tijdelijke huisvesting (incl. verhuisbewegingen) worden de kosten gedekt uit de bestemmingsreserve Gemeentelijke Huisvesting. De stortingen in deze reserve komen met name uit de huurbudgetten voor de gebouwen vanuit de afdeling Faciliteiten en in het verleden zijn er ook enkele incidentele stortingen gedaan. In 2023 heeft er voor de laatste keer een afwikkeling met de reserve plaatsgevonden voor alle tijdelijke huisvestingslasten vanuit de afdeling faciliteiten. Vanaf 2024 worden alle lasten gedekt uit de structurele budgetten. In 2024 is nog € 199K gereserveerd in deze reserve voor dekking van de laatste programmakosten.

Pagina 12 van 13

Evaluatierapport GHV en WiV - maart 2024

Bijlage 1 Financieel overzicht GHV en WIV

Pagina 13 van 13