02 Bijlage Evaluatie Hospitality Veiligheid LocHal

Evaluatie Hospitality & Veiligheid LocHal 1. Inleiding De LocHal is begin 2019 geopend. De Bibliotheek huurt het grootste deel van de publiek toegankelijke ruimten en draagt zorg voor gastvrije ontvangst en veilig verblijf van het publiek in het gebouw. De cultuurhistorische en architectonische kracht van de herbestemming van dit gebouw heeft geleid tot een grote stroom gebruikers en bezoekers. Als gevolg daarvan zijn de uitvoeringskosten voor Hospitality en Veiligheid hoger dan op voorhand kon worden ingeschat. Uit de realisatiecijfers 2019 bleek een tekort van € 251.000,-. Op 17 december 2019 besloot het College van B&W om een subsidie € 124.000,- te verstrekken als bijdrage in deze kosten. Bibliotheek Midden-Brabant was bereid de resterende € 127.000,- incidenteel ten laste van haar reserves te dekken, wetende dat dekking voor 2020 in de programmabegroting is geregeld en dat dekking vanaf 2021 op basis van een nadere evaluatie zal worden beoordeeld. Op basis van de realisatiecijfers 2019 heeft de raad in de programmabegroting 2020 een bedrag van € 290.000,- gevoteerd voor 'Hospitality en beheer'. Incidenteel, voor 12 maanden, omdat niet ingeschat kon worden of deze kosten structureel zijn of tijdelijk aangezien 2019 een openingsjaar betrof. Om te bepalen of de middelen structureel noodzakelijk zijn is afgesproken dat een evaluatie plaats zal vinden in het najaar van 2020.

Vanwege de Covid-crisis waren 2020 en 2021 geen normale jaren voor de Bibliotheek. Met beperkte openingstijden, gering klantcontact en meerdere lockdowns hebben we geconcludeerd dat een evaluatie op de besteding van de middelen voor deze jaren geen juiste weergave biedt. Derhalve is de evaluatie uitgesteld en zijn voor 2021, 2022 en 2023 wederom incidentele middelen in de programmabegroting gereserveerd. Inmiddels is de Bibliotheek vier jaar gehuisvest in de LocHal. Ondanks de beperkingen van Covid heeft zij een helder beeld gekregen van de noodzaak van Hospitality en Veiligheid van de LocHal. In overleg met de Bibliotheek is daarom besloten de evaluatie over de noodzaak van deze middelen op te stellen.

2. Logboek incidenten LocHal De medewerkers en beveiliging van de Bibliotheek houden een logboek bij over de verschillende incidenten die plaatsvinden in de LocHal. Zij gebruiken het logboek om ervoor te zorgen dat er extra aandacht kan worden gegeven aan personen die zich eerder hebben misdragen in het gebouw. Hieronder is een samenvatting van het logboek weergegeven. Daarbij geldt de kanttekening dat de Bibliotheek heeft aangegeven dat er, mede in het geval van de ‘kleine incidenten’, niet alles in het logboek is opgenomen en er dus een mate van onderrapportering is. Hieronder is een overzicht van de verschillende meldingen, met bijbehorende gegevens en een aantal voorvallen uitgelicht. Overzicht in cijfers De Bibliotheek hanteert zes verschillende categorieën voor het rapporteren over incidenten in de LocHal: 1. Overlast: incidenten die voor overlast zorgen. In het logboek zijn hiervan 79 meldingen gemaakt. 2. Aanspreken: incidenten die zwaarder zijn dan de vorige categorie, waarbij inzet van medewerkers en beveiliging noodzakelijk was. In het logboek zijn hiervan 25 meldingen gemaakt. 3. Wegsturen: incidenten die dermate zwaar zijn dat de betreffende personen uit de LocHal zijn verwijderd. In het logboek zijn hiervan 70 meldingen gemaakt. 4.

Uitzetten: Heftige incidenten waarbij interventie van de politie noodzakelijk is en waar ontzegging voor wordt gegeven aan de betreffende persoon. In het logboek zijn hiervan 21 meldingen gemaakt. 5. Incidenten: incidenten waarbij EHBO moet worden verleend of de ambulance voor moet worden gebeld. In het logboek zijn hiervan 11 meldingen gemaakt. 6. Gebouw: incidenten waarbij het gebouw is vernield, er sprake is van diefstal of het gebouw technische mankementen vertoont. In het logboek zijn hiervan 248 meldingen gemaakt.

Melding

Aantal meldingen*

1. Overlast

79

2. Aanspreken

25

3. Wegsturen

70

4. Uitzetten

21

5. Incidenten

11

6. Gebouw

248

Totaal

454

*Periode 19-11-2018 t/m 25-07-2022

3. Verantwoordelijkheid voor Hospitality en Veiligheid in de LocHal In het vorige hoofdstuk hebben we gezien hoe vaak beveiligers in moeten grijpen bij incidenten in de LocHal. Het ingrijpen bij incidenten, verzorgen van EHBO en melden van technische en gebouw-gebonden mankementen betreft geen kerntaak van de Bibliotheek of de overige huurders van de LocHal. Zoals reeds in het collegebesluit van 17 december 2019 staat beschreven stelt het college dat dit gebouw-gebonden taken betreffen: “Hospitality en veiligheid in de LocHal - als publiekstrekkend gebouw - overstijgt de kerntaken en daarmee de financiële verantwoordelijkheid van BMB. BMB treedt op als uitvoerder. Door bij te dragen in de extra kosten nemen wij onze rol in het gastvrij en veilig houden van onze Huiskamer van de Stad.” Gelet op de ernst en het aantal van incidenten de afgelopen vier jaar is gebleken dat er altijd professionele beveiliging aanwezig dient te zijn. Via de huidige constructie is de Bibliotheek bereid de taken op het gebied van Hospitality en Veiligheid uit te voeren voor de gemeente. Dit kan echter niet leiden tot een situatie waarin de Bibliotheek hiervoor financieel verantwoordelijk wordt.. De hoofdruimte van het gebouw wordt gezien als openbaar, het borgen van de veiligheid is daarom een gemeentelijke taak.

Het garanderen van veiligheid is niet de hoofdtaak van de Bibliotheek en de bekostiging hiervan kan derhalve niet worden gefinancierd middels de vierjarige subsidie Basisvoorziening Cultuur of projectmatige subsidies die de Bibliotheek ontvangt voor projecten en programma’s (onderwijs, taalachterstand etc.). Het garanderen van de veiligheid van medewerkers is van groot belang voor publieke organisaties zoals de Bibliotheek (maar ook andere huurders zoals Kunstloc). De medewerkers van de Bibliotheek hebben veel contact met inwoners en bezoekers van de LocHal. Zij kunnen deze taak alleen uitvoeren indien hun veiligheid in voldoende mate kan worden gegarandeerd. De gemeente beschouwt de LocHal als de “huiskamer van de stad”, en wil daarom dat deze vrij toegankelijk is voor iedereen. Dus ook bezoekers die niet voor Bibliotheekgerelateerde zaken in de LocHal zijn. De gemeente heeft hierin dus ook een extra verantwoordelijkheid voor het scheppen van een veilige plek waarin iedereen welkom is. Temeer omdat de Bibliotheek een aantal publiekgerichte taken voor de gemeente uitvoert, bijvoorbeeld op het gebied van ondersteuning bij de digitale overheid en algemene digitalisering van de maatschappij (denk aan hulp bij DigiD en de Coronacheck-app). Naar verwachting zal de gemeente hier in de toekomst een groeiend beroep doen op de Bibliotheek en haar medewerkers.

4. Financiën Hieronder volgt een overzicht van de begrote middelen voor Hospitality en Veiligheid, de subsidieverlening en de realisatie met toelichting. 2019: € 251.000,- (subsidie: € 124.000,-, eigen inleg Bibliotheek € 127.000,-) Afspraak met de Bibliotheek dat eigen inleg incidenteel is onder de voorwaarde dat dekking voor 2020 in de programmabegroting is geregeld en dat dekking vanaf 2021 op basis van een nadere evaluatie zal worden beoordeeld. De subsidie is eind 2019 beschikt gebaseerd op de realisatiecijfers 2019. De volledige subsidie en eigen inleg zijn besteed.

2020: € 269.344,- (volledig gesubsidieerd, conform collegebesluit) 2020 Hospitality/rondleidingen (vast) Hospitality/rondleidingen (variabel) Beveiliging/surveillance (vast) Beveiliging/surveillance (variabel) Totaal

Begroting 2020 € 63.395,€ 4.000,€ 181.949,€ 20.000,€ 269.344,-

Realisatie 2020 € 63.124,€ 2.807,€ 185.753,€ 1.292,€ 252.976,-

In 2020 heeft de LocHal 337.194 bezoekers ontvangen. Dit is 46 % van het aantal bezoekers in 2019 (741.896 bezoekers). Dit heeft vooral te maken met het feit dat door de Coronacrisis een deel van het jaar de LocHal gesloten is geweest, en een deel van het jaar er beperkingen waren t.a.v. het maximaal aantal aanwezigen gelijktijdig in een openbaar toegankelijk gebouw. Verder was 2019 het jaar van de opening van de LocHal, waardoor aantallen met name in de openingsweek en het openingsweekend van 2019 extra hoog waren.

2021: € 283.267,- (volledig gesubsidieerd, conform collegebesluit) 2021 Hospitality/rondleidingen (vast) Hospitality/rondleidingen (variabel) Beveiliging/surveillance (vast) Beveiliging/surveillance (variabel) Totaal

Begroting 2021 € 75.267,€ 5.500,€ 203.500,€ 10.000,€ 269.344,-

Realisatie 2021 € 67.389,€ 1.125,€ 191.801,€ 0,€ 260.315,-

In 2021 heeft de LocHal 324.632 mensen ontvangen. Gedurende het hele jaar heeft de Bibliotheek te maken gehad met coronamaatregelen, van gesloten deuren tot ver in het voorjaar, tot beperkende maatregelen tijdens de rest van het jaar. Maatregelen die er voor zorgden dat er maar een beperkt aantal rondleidingen is gegeven in 2021: 183 met in totaal 1537 deelnemers. Doordat er gedurende het jaar tijdens openingstijden sprake was van een beperkt aantal bezoekers en daarmee ook het aantal incidenten beperkt bleef, heeft de Bibliotheek geen gebruik hoeven maken van een extern beveiligingsbedrijf om de vaste surveillanten bij te staan of te vervangen tijdens ziekte en vakantie.

2022: € 283.752,- (volledig gesubsidieerd, conform collegebesluit) 2022 Begroting 2022 Hospitality/rondleidingen (vast) € 65.161,Hospitality/rondleidingen (variabel) -€ 10.000,-* Beveiliging/surveillance (vast) € 221.591,Beveiliging/surveillance (variabel) € 7.000,Totaal € 283.752,*opbrengst -/- vrijwilligerskosten: meer opbrengst dan uitgave verwacht

Realisatie 2022

De verantwoording over de subsidie 2022 wordt 1 mei 2023 ingediend, er is dus nog geen realisatie bekend.

5. Conclusie In de afgelopen vier jaar is gebleken dat er meerdere incidenten hebben plaatsgevonden in de LocHal, zo worden gemiddeld twee personen per maand door de beveiliging en/of politie uit het gebouw gezet. Op basis van de hoeveelheid en ernst van deze incidenten concluderen wij dat aanwezigheid van professionele beveiliging gedurende openingstijden altijd noodzakelijk is in het gebouw. Ondanks dat de Bibliotheek bereid is de uitvoering hiervan op zich te (blijven) nemen kan zij hiervoor niet financieel verantwoordelijkheid worden gesteld. Het betreffen veiligheidsvoorzieningen die noodzakelijk zijn omdat de gemeente de LocHal als ‘Huiskamer van de stad’, als een publiek gebouw wil behouden. Naast de Bibliotheek huren ook Kunstloc en Seats2meet ruimtes in de LocHal. Zij huren echter de niet-publieke ruimtes en hebben derhalve aangeven niet bereid te zijn bij te dragen aan de beveiliging van de publieke ruimtes.

Uit de realisatiecijfers 2019, 2021 en 2020 blijkt dat, zelfs ten tijde van covid-maatregelen, de geschatte kosten realistisch zijn begroot. Het borgen van de LocHal als ‘huiskamer van de stad’ vraagt in 2023 eenmalig aanvullend € 100.000,- ten laste van de algemene middelen omdat hiervoor onvoldoende budget is opgenomen in de programmabegroting 2023. Daarnaast dient vanaf 2024 structureel € 300.000,- (prijspeil 2023) opgenomen te worden in de programmabegroting. Hiervoor wordt bij de perspectiefnota 2024 Hospitality en Veiligheid LocHal genoemd, vooruitlopend op de integrale afweging in de Programmabegroting 2024.