02 Bijlage 1 Raadsbrief beantwoording motie def

Onderwerp Motie kantooroppervlakte Ons kenmerk

Aan de leden van de gemeenteraad

Afdeling Programma-, Project- & Interimmanagement E-mail ilse.schapendonk@tilburg.nl Postadres Postbus 90155 5000 LH Tilburg

Beste raadsleden, Op 6 juli jl. heeft uw Raad het college aan de hand van de motie 01 noodzaak kantooroppervlakte, opgedragen om te onderzoeken welke lange termijn effecten Corona en het werken op afstand hebben op het aantal vierkante meter kantooroppervlakte dat de gemeente in gebruik heeft. In de bijlage treft u deze motie aan. Met deze brief geven wij antwoord op de vragen uit de motie en stellen wij u op de hoogte van de resultaten uit het onderzoek dat hiervoor is uitgevoerd.

Beantwoording motie De motie bestaat uit een vijftal vragen. Vier daarvan hebben wij overgenomen en één hebben wij ontraden (zie bijlage). Hieronder staan de vier vragen en de antwoorden daarop weergegeven. 1. Te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om binnen de gemeentelijke organisatie in de toekomst ambtenaren (gedeeltelijk) thuis te laten werken? De directie heeft besloten dat medewerkers ook na de Corona-crisis de helft van hun werktijd op afstand blijven werken. Om er voor te zorgen dat medewerkers goed hun werk kunnen blijven doen, is besloten om hen te voorzien van een digitale en fysieke werkplek die hier ondersteunend aan is. Denk hierbij bijv. aan de uitgifte van meubilair dat in het voorjaar van 2020 is gestart en een nieuwe digitale werkomgeving waarmee we overal makkelijk en snel kunnen werk en (hybride) kunnen vergaderen. Daarnaast heeft er een versnelling plaatsgevonden op een aantal onderdelen uit ons nieuw ‘digitaal huis’, zoals bijv. de uitrol van MS teams en het uitreiken van nieuwe laptops. Inmiddels zijn we gewend aan deze manier van (samen)werken en vergaderen met de stad en binnen de organisatie zelf. We vinden steeds beter ons weg hierin en de ervaringen hierover zijn over het algemeen positief. 2.

Te onderzoeken met welk percentage thuiswerken en minimum aantal werkplekken de organisatie operationeel kan zijn en, of afslanking van gemeentelijke huisvesting mogelijk daardoor is? Zoals bij vraag 1 staat vermeld, is besloten dat medewerkers de helft van hun werktijd op afstand blijven werken. In de praktijk betekent dit dat we de flexfactor verlaagd hebben van de oorspronkelijk beoogde 0,75 naar gemiddeld 0,50. Met de term flexfactor bedoelen we het aantal werkplekken dat per formatieplaats beschikbaar wordt gesteld. In dit geval is er dus voor elke formatieplaats een halve werkplek gecreëerd. Bij de berekening van de formatieplaatsen zijn we uitgegaan van de werkelijke ambtelijke en flexibele bezetting. De reden dat we voor een gemiddelde hebben gekozen, is dat het niet voor iedere medewerker mogelijk is op afstand te werken. Denk hierbij bijv. aan receptiemedewerkers en medewerkers van de stadswinkel. Met de verlaging van de flexfactor spelen we ruimte vrij om meer medewerkers op één locatie te huisvesten, waardoor we het aantal vierkante meters (m²) kantooroppervlakte kunnen reduceren. De wijze waarop staat bij de volgende vragen en verderop bij de onderzoeksresultaten nader toegelicht.

Datum 24 november 2020 Uw kenmerk Doorkiesnummer 013 542 91 33 Fax Bezoekadres Koningsplein 9

3.

Te onderzoeken of 635 werkplekken in het te renoveren Stadskantoor 2 met de kennis van nu wel noodzakelijk zijn? In de nieuw te renoveren Stadswinkel gaan wij uit van 788 werkplekken. Bij de uitwerking om het aantal m² kantooroppervlakte te reduceren, is de optie om zoveel mogelijk medewerkers op de twee centrumlocaties te huisvesten, het meest kansrijk gebleken. Door het Stadhuis en de Stadswinkel intensiever te gaan gebruiken kunnen we andere gebouwen (zoals bijv. Sportpunt (kantoor), SK5 en Burgemeester Brokxlaan) afstoten en reduceren we het aantal m² aan kantooroppervlakte dat we als gemeente in gebruik hebben.

4.

Te berekenen hoeveel kosten er hierdoor bespaard kunnen worden binnen de organisatie als geheel en op de renovatiekosten van Stadskantoor 2? Uit ons onderzoek blijkt dat we ca. € 1 miljoen per jaar vanaf 2025 kunnen besparen door het aantal m² kantooroppervlakte te reduceren. Deze besparing is reeds verwerkt in de meerjaren begroting (PB 2021). De renovatie van de Stadswinkel vormt een belangrijk onderdeel om deze besparing op termijn te kunnen realiseren, aangezien er 788 werkplekken in gehuisvest moeten worden en de basis vormt om andere gebouwen af te kunnen stoten.

Onderzoeksresultaten Hieronder treft u de resultaten van het onderzoek aan. Deze resultaten hebben de basis gevormd voor de beantwoording van de motie. Beginpunt onderzoek: besluit nieuwe flexfactor (aantal werkplekken per fte) en huidige huisvesting Zoals eerder vermeldt, heeft de directie bij aanvang van het onderzoek besloten dat medewerkers ook na de Corona-crisis de helft van hun werktijd op afstand blijven werken, waardoor de flexfactor verlaagd kan worden van de oorspronkelijke beoogde 0,75 naar 0,50. Dit besluit is een direct gevolg van de nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen, waaronder de huidige corona-crisis. Deze ontwikkelen hebben er voor gezorgd dat er een nog scherper beeld is ontstaan van de toekomstige organisatie en de inrichting van het principe van samenwerken op afstand met de stad en binnen de gemeentelijke organisatie. Het verlagen van de flexfactor heeft tot gevolg dat de werkplekken intensiever door meer medewerkers gebruikt kunnen gaan worden, waardoor we meer medewerkers op één locatie kunnen gaan huisvesten. Op deze manier kunnen we gefaseerd het aantal vierkante meters (m²) kantooroppervlakte verminderen. Als basis om deze reductie te kunnen gaan berekenen is uitgegaan van de volgende locaties:

Kantoren

Eigendom/ huur

m² vvo

Stadhuisplein 130 (Stadhuis)

Eigendom

Koningsplein 8-9 (Stadswinkel) Burg. Brokxlaan 1680 (WIN)

Bezetting (standplaats)

Werkplekken

Flexfactor (gemiddeld)

722

450

0,76

1122,22

1.351

788

0,70

2.472 m²

210,18

229

121

0,58

Eigendom

3.492 m²

53,13

68

63

1,19

Eigendom

1.593 m²

40,67

47

44

1,08

33.035 m²

2.017,28

2.417

1.466

0,73

FTE

Aantal

9.647 m²

591,08

Eigendom

15.831 m²

Huur

Stappegoorweg 1 (SPB) Ceramstraat 6 (BAT) TOTAAL

Huisvestingssituatie gemeente Tilburg per mei 2023

Impact flexfactor 0,5 Voor gemeente Tilburg zal de invoering van een flexfactor 0,5 geen grote huisvestingsaanpassingen vragen. Immers het sluit grotendeels aan op de manier van werken van vóór de corona-periode.

De (nieuwe) gebouwen zijn nu ingericht op zowel werken als ontmoeten, waarbij het werken een substantieel onderdeel uitmaakt van de inrichting. Met een flexfactor van 0,5 verschuift het accent naar ontmoeten. Dit betekent dat de huidige basisinrichting gehandhaafd kan blijven, echter dat het zwaartepunt meer bij ontmoeten (ateliers, vergaderruimtes etc.) komt te liggen. Met een flexfactor van 0,5 neemt de werkplekcapaciteit van de beschikbare m²’s toe wat leidt tot een relevante toename van het aantal medewerkers (en fte’s) die vanuit de twee nieuwe stadskantoren kunnen worden gehuisvest. In het Stadhuis en de Stadswinkel kunnen dan 2.476 fte worden voorzien van een werkplek. Een verruiming van de werkplekcapaciteit van maximaal 762,7 fte. Denkrichtingen optimaliseren m²’s Bij het onderzoek zijn er 4 mogelijke opties voor het afstoten van m²’s uitgewerkt: ▪ Sportpunt - kantoorgedeelte Stappegoorweg 1; ▪ Kantoor BAT - Ceramstraat 6; ▪ Burgemeester Brokxlaan 1680 - kantoor Afdeling Werk en Inkomen (WIN) ▪ Stadskantoor 5, waarbij het Zorg- en Veiligheidshuis verhuisd wordt naar de Stadswinkel. Het afstoten van het Sportpunt, locatie BBL én van Stadskantoor 5 blijken kansrijke denkrichtingen en leiden tot een belangrijke bijdrage aan de doelstelling van de gemeente in kader van het verder optimaliseren (en afstoten) van m² kantoorruimte.

Het afstoten van het BAT kantoor daarentegen levert relatief weinig op en stuit op te veel bezwaren in de uitvoering. Wel kan het BAT kantoor efficiënter worden benut met de inhuizing van het uitvoerende deel van de activiteiten (en medewerkers) van het huidige Sportpunt. Fasering Gelet op de verwachte opleverdatum van de nieuwe Stadswinkel en de looptijden van de huurovereenkomsten van SK5 en locatie BBL kunnen genoemde initiatieven de komende jaren stapsgewijs worden gerealiseerd. Stap 1: Het afstoten van het Sportpunt kan plaatsvinden per 01 januari 2022. Het advies daarbij is om de standplaats van met name de zogenaamde ‘honkvaste’ kantoormedewerkers te verhuizen naar het nieuwe Stadhuis. Dit met het oog op de intensieve werk-relatie met het sociale domein. Het operationele deel (magazijn, uitgiftepunt en wagenpark) van het Sportpunt kan worden ondergebracht bij het huidige kantoor van BAT aan de Ceramstraat. Het afstoten van Sportpunt levert op deze manier geen fysieke en/of logistieke problemen op en is haalbaar. Stap 2: Het afstoten van locatie BBL kan vanwege het lopende huurcontract per september 2024 plaatsvinden. Het advies daarbij is om de afdeling WIN volledig op te nemen in de Stadswinkel. De verhuizing van de afdeling naar de Stadswinkel kan plaatsvinden direct na ingebruikname van de nieuwe Stadswinkel (medio 2023).

Stap 3: Voor SK5 wordt momenteel gesproken over de verlenging van de huurovereenkomst. Insteek is daarbij om de looptijd aan te laten sluiten bij de datum van ingebruikname van de nieuwe Stadswinkel. Eventuele frictiekosten kunnen daarmee worden voorkomen. Naar verwachting kan SK5 per medio 2023 worden afgestoten. Het advies is om naast de reeds geplande verhuizing van de gemeentelijke teams ook het Zorg- en Veiligheidshuis en alle daarbij betrokken ketenpartners te verhuizen naar de nieuwe Stadswinkel.

Uit de inventarisatie zijn de specifieke eisen en randvoorwaarden voor een inhuizing van de WIN als het ZVH in de nieuwe Stadswinkel helder geworden. Ten aanzien van de reguliere werkplekken op de kantoorvloeren levert de inhuizing van beide partijen geen problemen op. Wel zullen de specifieke casuïstiek en de diversiteit van klantgroepen van Dienstverlening, WIN én ZVH een relevante impact hebben op het ontwerp en de inrichting van de begane grond en mogelijk 1 e verdieping in de nieuwe Stadswinkel. Geadviseerd wordt de benodigde specifieke aanpassingen (en daarmee gepaard gaande investeringen) de komende periode nader in kaart te brengen aan de hand van een vervolg onderzoek. Financiële impact Met het afstoten van het Sportpunt (per 01 januari 2022), de locaties Stadskantoor 5 en 6 (per medio 2023) en locatie BBL (per september 2024) wordt, ten opzichte van het huidige huisvestingsbudget, door gemeente Tilburg in totaal uiteindelijk € 1 miljoen per jaar vrijgespeeld. Over de komende jaren (2021 – 2025) zullen de besparingen op het huisvestingsbudget als volgt gerealiseerd worden:

Huisvestingskosten huidig (2020)

2020 € 6.215.000,00

2021 € 7.175.000,00*

2022 € 7.175.000,00

2023 € 7.175.000,00

2024 2025 € € 6.567.000,00 6.567.000,00

Huisvestingskosten nieuw

€ 6.215.000,00

€ 7.193.000,00* € 18.000

€ 7.083.000,00 - € 92.000

€ 7.133.000,00 - € 42.000

€ € 5.897.000,00 5.532.000,00 - € 670.000 - € 1.035.000

0,25%

-1,28%

-0,59%

Reductie kosten in Euro's Reductie kosten in %

-11,89%

-18,37%

* De huisvestingskosten in 2021 stijgen a.g.v. ingebruikname Stadshuis uithuizing S2. Deze huurkosten van Stadhuis liggen hoger dan de huurkosten van SK2. Vandaar dat de kosten in 2021 stijgen.

Slot: Concretisering en bestemming besparing Gezien de resultaten uit het onderzoek kan gesteld worden dat de Gemeente Tilburg de komende jaren het aantal m² kantooroppervlakte gefaseerd kan verminderen door het gebruik van met name het Stadhuis, de nieuwe Stadswinkel en kantoor BAT verder te intensiveren. Hiermee kunnen het Sportpunt, locatie BBL en het volledige SK5 afgestoten worden en kan een relevante besparing op de jaarlijkse huisvestingskosten worden gerealiseerd. Wij zien dit als kansrijke oplossingsrichtingen, waarmee we deels invulling kunnen geven aan de taakstelling van € 1 miljoen die reeds in de meerjaren begroting is opgenomen. Om het besparingspotentieel definitief te kunnen vaststellen moeten we de bedragen die gemoeid zijn met de investeringen die gedaan moeten worden om het afstoten van deze locaties mogelijk te maken, nog wel verder geconcretiseerd worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de architect- en bouwkosten om de klantenstromen van Dienstverlening, WIN en ZVH in de Stadswinkel op een goede manier te laten verlopen en om het Sportpunt los van het zwembad te maken zodat deze verhuurd of verkocht kan worden. Daarnaast moet er een gedetailleerd plan uitgewerkt worden waarlangs het gefaseerd afstoten van de locaties kan gaan plaatsvinden.

Hierin zal ook aandacht besteed worden aan de wijze waarop de interne organisatie en medewerkers meegenomen en ondersteund worden bij het werken op afstand en in de nieuwe huisvesting. Met vriendelijke groet, namens het college, O. Dusschooten wethouder

Bijlage 1 Originele motie Noodzaak kantooroppervlakte incl. antwoord

Motie 01

Motie Noodzaak Kantooroppervlakte Vitale Stad De raad van de gemeente Tilburg, in vergadering bijeen op maandag 6 juli 2020 Noodzaak kantooroppervlakte Constateert dat: • Waar voorheen werd gedacht dat thuiswerken niet mogelijk is, blijkt dat onder invloed van de coronacrisis digitaal werken een must is geworden. • Momenteel werkt ongeveer 60% van alle ambtenaren vanuit huis en heeft men alleen nog een enkele keer fysiek overleg; • Uit recent onderzoek van Intermediar blijkt dat 53% van de ondervraagden post-Corona ook thuis willen blijven werken; • •

Uit recent onderzoek van ZBC blijkt dat thuiswerken leidt tot meer productiviteit; Dat thuiswerken kan bijdragen aan een betere balans tussen werk en privé;

Overwegende dat: • De huidige gemeentelijke organisatie, ondanks thuiswerken, gewoon operationeel is; • Er voor Stadskantoor 2 een renovatie is voorzien voor 635 werkplekken; • Er door het terugbrengen van het aantal benodigde werkplekken de renovatiekosten van Stadskantoor 2 kunnen worden verminderd; • We kritisch moeten kijken naar onze uitgaves en we geen onnodige kosten moeten maken; Draagt het college op. • Te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om binnen de gemeentelijke organisatie in de toekomst ambtenaren (gedeeltelijk) thuis te laten werken; • Te onderzoeken met welk percentage thuiswerken en minimumaantal werkplekken de organisatie operationeel kan zijn en, of afslanking van gemeentelijke huisvesting mogelijk daardoor is; • Te onderzoeken of 635 werkplekken in het te renoveren Stadskantoor 2 met de kennis van nu wel noodzakelijk zijn; • Te berekenen hoeveel kosten er hierdoor bespaard kunnen binnen de organisatie als geheel en op de renovatiekosten van Stadskantoor 2; • Met de raad in gesprek te gaan over de uitkomsten van het onderzoek, voordat SK 2 definitief wordt aanbesteed. En gaat over tot de orde van de dag. Namens VVD Rob Kuipers Lokaal Tilburg Frans van Aarle

Antwoord 6 juli 2020 • Te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om binnen de gemeentelijke organisatie in de toekomst ambtenaren (gedeeltelijk) thuis te laten werken; • Te onderzoeken met welk percentage thuiswerken en minimumaantal werkplekken de organisatie operationeel kan zijn en, of afslanking van gemeentelijke huisvesting mogelijk daardoor is; • Te onderzoeken of 635 werkplekken in het te renoveren Stadskantoor 2 met de kennis van nu wel noodzakelijk zijn; • Te berekenen hoeveel kosten er hierdoor bespaard kunnen binnen de organisatie als geheel en op de renovatiekosten van Stadskantoor 2; • Met de raad in gesprek te gaan over de uitkomsten van het onderzoek, voordat SK 2 definitief wordt aanbesteed. Advies: 1 t/m 4 X

Overnemen 0 Ontraden

5.

0 X

Overnemen Ontraden

Toelichting: Punt 1 t/m 4 Op dit moment zijn we bezig om de lange termijn effecten van de Coronacrisis in beeld te brengen en onderzoeken we welke impact deze hebben op de wijze waarop we in toekomst kunnen gaan samenwerken met collega’s en partners in de stad. De verwachting is dat het deels op kantoor en deels op afstand (thuis), blijvend is. Daarom starten we in Q3 een onderzoek naar het effect dat het deels op afstand werken heeft op het aantal vierkante meters aan kantooroppervlakte die we als gemeente in gebruik hebben. Uiterlijk Q4 delen we de resultaten uit dit onderzoek. We hebben op dit moment meerdere kantoorlocaties in gebruik. Uit het onderzoek moet blijken of deze locaties allemaal nodig zijn. Punt 5. De aanbesteding van SK-2 is in het eerste kwartaal van 2020 officieel gestart. Bij de voorselectie zijn enkele maanden geleden 3 partijen geselecteerd die vervolgens de bestekstukken hebben ontvangen. Medio september dienen de partijen hun prijs in waarna de gunning kan plaatsvinden. Op de renovatiekosten van het gebouw kan nu niet meer worden bespaard besparen. De mogelijke besparingen zijn reeds uitgebreid onderzocht en daar waar mogelijk in het bestek opgenomen. Bespreking van de resultaten van het onderzoek voor gunning (zie vorig punt) is niet mogelijk.

Bovendien is aanzienlijke wijziging van het werk (renovatie SK2) niet toegestaan binnen de lopende aanbesteding. Wijziging leidt tot een nieuwe aanbesteding en zeer hoge vertragingskosten.