02 Afwegingskader burgerberaden Tilburg

Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 1 van 20

Inhoudsopgave

Pagina

1. Aanleiding

-3

2. Het burgerberaad

-4

3. De randvoorwaarden 3.1. Samenvatting

-6

3.2. Uitwerking 3.2.A. Relevant onderwerp en passende vraagstelling 3.2.B. Heldere opdracht en stevig politiek commitment 3.2.C. Heldere rolverdeling en onafhankelijke procesbegeleiding 3.2.D. Stevige inzet op representativiteit 3.2.E. Stevige inzet op toegankelijkheid/inclusie 3.2.F. Voldoende tijd en capaciteit 3.2.G. Voldoende budget 3.2.H. Aandacht voor evaluatie 3.2.I. Stevige inzet op communicatie 15

-8 -9 - 10 - 11 - 13 - 14 - 14 - 15 -

4. Besluitvormingsproces

- 16

Bijlagen: 1. Checklist beoordeling wenselijkheid en uitvoerbaarheid burgerberaad 2. Programma van eisen voor onafhankelijke procesbegeleiding 3. Literatuurlijst en bronnen

- 18 - 20 - 21

Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 2 van 20

1. Aanleiding Burgerberaden krijgen de laatste jaren aanzienlijk meer aandacht, zowel in het landelijke als in het internationale maatschappelijke debat. Steeds vaker worden burgerberaden genoemd als middel om lastige beleidsbeslissingen te nemen en vertrouwen in overheden te verhogen. In een burgerberaad wisselen via een representatieve steekproef (loting) uitgenodigde inwoners immers ideeën en perspectieven met elkaar uit om zo te komen tot adviezen die de openbare besluitvorming ondersteunen. Ook in Tilburg is de aandacht voor nieuwe vormen van participatie de afgelopen jaren toegenomen. Zo organiseerde de gemeente in 2021 de ‘TilburgerTafel Energietransitie Warmte’. Ruim 1500 inwoners dachten in de periode mei t/m september mee over ‘het nieuwe verwarmen’. Zij gaven digitaal hun mening over de Transitievisie Warmte: het plan voor het, op een duurzame manier, verwarmen van onze woningen en gebouwen. Tegelijkertijd namen circa twintig inwoners deel aan verschillende werksessies om zich verder te verdiepen in ‘het nieuwe verwarmen’. Op basis van de brede digitale dialoog én hun eigen inzichten formuleerden zij adviezen over de warmtetransitie aan de gemeenteraad. De gemeenteraad nam de meeste adviezen over.

Na het succes van de TilburgerTafel vroeg de raad, bij de beraadslaging over de Programmabegroting 2023, via een motie aan het college om te onderzoeken of het instrument Burgerberaad aan de toolbox inwonersparticipatie kon worden toegevoegd. Vervolgens inspireerde een externe deskundige in mei 2023 de gemeenteraad. Tijdens die bijeenkomst diende de Energiefabriek013 een verzoek in, voor een burgerberaad over de energietransitie. In juli 2023 voegde het college – ter afdoening van de motie - het instrument Burgerberaad toe aan de toolbox inwonersparticipatie. Daarbij gaf het college aan, graag met de raad verder in gesprek te gaan over de randvoorwaarden waaronder een burgerberaad georganiseerd kan worden. In oktober en november 2023 zijn met directie, college en raad gesprekken gevoerd over de randvoorwaarden voor een burgerberaad. Daarbij is ook gesproken over de manier waarop geschikte onderwerpen geselecteerd konden worden. In de raadsinformatiebijeenkomst van 20 november 2023 gaven de aanwezige raadsleden aan via een raadsvoorstel ‘Afwegingskader Burgerberaden in Tilburg’ te willen besluiten, over de randvoorwaarden en uitgangspunten waaronder een burgerberaad mogelijk zou zijn. Ook gaven zij aan om vervolgens per (verzoek voor een) burgerberaad te willen besluiten, over het al dan niet mogelijk maken van een burgerberaad.

In dit ‘Afwegingskader Burgerberaden in Tilburg’ geven we invulling aan die wens. In hoofdstuk 3 geven we aan welke randvoorwaarden we stellen aan ieder burgerberaad. Deze randvoorwaarden zijn nodig om in een burgerberaad te komen tot een goed proces en een gedragen uitkomst. In hoofdstuk 4 geven we aan op basis waarvan en hoe besloten wordt over verzoeken om een burgerberaad mogelijk te maken. Voor dit 'Afwegingskader Burgerberaden in Tilburg’ is gebruik gemaakt van de ervaringen met inwonersparticipatie in Tilburg, waaronder die met de TilburgerTafel. Ook is dit afwegingskader gebaseerd op de gesprekken die de afgelopen jaren met verschillende gremia en maatschappelijke organisaties zijn gevoerd. Tenslotte hebben we dankbaar gebruik gemaakt van beschikbare literatuur en van de ervaringen van andere gemeenten en provincies in Nederland die een burgerberaad organiseerden. In bijlage 3 staat onze ‘Broninformatie’.

Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 3 van 20

2. Het burgerberaad Een burgerberaad is een instrument om inwonersparticipatie vorm te geven. In een burgerberaad komen inwoners bijeen om op basis van uitgebreide informatie te discussiëren en een advies of aanbevelingen te geven over een bepaald beleidsvraagstuk. Burgerberaden komen in de praktijk in verschillende variaties voor, maar hebben een aantal gemeenschappelijke kenmerken en basisprincipes: • •

• • •

•

•

•

•

Via een representatieve steekproef (loting) worden inwoners uitgenodigd om te praten over een maatschappelijk onderwerp of beleidsvraagstuk en voor het vraagstuk oplossingsrichtingen te adviseren; Het beleidsvraagstuk is (politiek en maatschappelijk) relevant en urgent, heeft ruimte voor adviezen en kan vanuit meerdere perspectieven benaderd worden. Het vraagstuk roept (mogelijk aan elkaar tegengestelde) meningen en belangen op, waardoor verschillende oplossingsrichtingen mogelijk zijn; Omdat loting niet per definitie leidt tot een representatieve groep worden er aanvullende stappen ondernomen om tot een zo representatief mogelijke groep te komen. De diversiteit van deze groep inwoners weerspiegelt de bevolkingssamenstelling van de gemeente; Tijdens een aantal (meerdaagse) bijeenkomsten gedurende een periode van meestal een half jaar gaat de groep deelnemers (vaak: circa 150 inwoners) met elkaar in gesprek over het beleidsvraagstuk; Het is de bedoeling dat deelnemers in staat worden gesteld om te ‘delibereren’. Dat betekent dat deelnemers argumenten op gelijkwaardige manier en zonder druk van buitenaf met elkaar kunnen delen en zo open kunnen overleggen, redeneren en overwegen. Discussies en tegenstellingen horen bij het gesprek, maar de deelnemers gaan op zoek naar overeenkomsten en oplossingen.

Een burgerberaad gaat over consent; De gesprekken vinden plaats onder begeleiding van onafhankelijke gespreksleiders. Samen met de gespreksleiders bepalen de deelnemers zelf welke tussenstappen en werkafspraken nodig zijn om te komen tot de adviezen. Deelnemers ontvangen tijdens het burgerberaad informatie over het onderwerp en kunnen zelf experts (ambtenaren en/of externen) uitnodigen en vragen aan te stellen; Het is de bedoeling dat burgers uiteindelijk op basis van objectieve en gebalanceerde informatie samen een weloverwogen en gericht advies aan de politiek geven. Dat (breed gedragen) advies kan op basis van consensus (algemene overeenstemming) zijn, maar ook door een meerderheid gesteund; Het advies is onderdeel van het democratisch (besluitvormings)proces en wordt voorgelegd aan de gemeenteraad. Vooraf heeft de gemeenteraad zich nadrukkelijk verbonden aan de uitkomsten van het burgerberaad. Dat kan op verschillende manieren; vooraf maakt de gemeenteraad daar afspraken over. Er is in ieder geval stevig politiek commitment om de adviezen van het burgerberaad zeer zwaar mee te wegen in de besluitvorming; Procedurele rechtvaardigheid staat hoog in het vaandel.

Het belang van het burgerberaad zit 'm – naast de (mogelijk) verrassende en breed gedragen, inhoudelijke adviezen – in het doorlopen van een zorgvuldig, deliberatief proces, waarbij inwoners met elkaar samenwerken om te komen tot adviezen. Het verlevendigen van de democratie en het versterken van de democratische vaardigheden van deelnemers zijn doelen op zich.

Stappen om te komen tot en burgerberaad in Tilburg: a. Een verzoek komt binnen b. Het verzoek wordt, na een intake met de verzoeker(s), ambtelijk getoetst aan de hand van dit afwegingskader

Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 4 van 20

c. Het college besluit om: a. Een raadsvoorstel ‘Plan van aanpak burgerberaad <naam>’ voor te bereiden indien een burgerberaad het juiste participatie-instrument is én het wenselijk en uitvoerbaar is. b. .Het verzoek af te wijzen, indien het verzoek onwenselijk of onuitvoerbaar is. Het college informeert de raad hierover met een raadsinformatiebrief en benoemt indien relevant, ook óf, en zo ja welk alternatief participatie-instrument geadviseerd wordt. d. Dat raadsvoorstel wordt conform de afspraken van helder adviseren in routing gebracht e. Het raadsvoorstel wordt geagendeerd voor de agendacommissie en volgt de reguliere besluitvorming door de gemeenteraad.

Stappen in een burgerberaad Hoewel burgerberaden in de praktijk dus op verschillende manieren worden vormgegeven (deelnemers bepalen samen met de onafhankelijk procesbegeleiding immers zelf welke stappen zij wanneer willen nemen), bestaan de burgerberaden in de regel uit de volgende stappen: Stap 1: De deelnemers starten met een uitgebreide kennismaking, halen de opdracht op en maken werkafspraken met elkaar (de opstartfase) • Kennismaken met elkaar; • Een bijeenkomst waarbij vertegenwoordigers van de raad en/of het college de opdracht geeft aan de deelnemers. Zo kunnen deelnemers en politieke vertegenwoordigers de opdracht bespreken en eventuele onduidelijkheden ophelderen. Bovendien kunnen de politieke vertegenwoordigers hun vertrouwen in de deelnemers uitspreken; • De start van het burgerberaad met onafhankelijke gespreksleiding. Ze stellen de onderlinge spelregels vast, maken praktische werkafspraken, bespreken óf en op welke manier de politieke vertegenwoordigers betrokken worden, en spreken af hoe ze tot adviezen gaan komen. Deze afspraken worden vastgelegd in een reglement van orde; • Ook wordt besproken welke kennis en informatie nodig is om met de opdracht aan de slag te kunnen gaan. Het is logisch dat er – in een groep met circa 150 deelnemers - mensen met verschillende achtergronden en dus een verschil in kennis en ervaring over het onderwerp aanwezig is.

Stap 2: De deelnemers laten zich informeren door mede-Tilburgers, experts, ervaringsdeskundigen en anderen (de informatiefase) • Informatie krijgen van experts, ervaringsdeskundigen, betrokken partijen en ambtenaren. Mogelijk willen de deelnemers aan het burgerberaad weten hoe andere inwoners naar het vraagstuk kijken. Daarvoor kan een aanvullende (digitaal) raadpleging met de gemeente gehouden worden. Bijvoorbeeld door online een poll te houden of bijeenkomsten te organiseren. De uitkomsten van deze bredere raadpleging kunnen de deelnemers aan het burgerberaad betrekken in hun volgende besprekingen. Stap 3: De deelnemers overleggen met elkaar over mogelijke oplossingen voor de opdracht en komen tot adviezen (de deliberatiefase) • Tijdens deze overleggen, ook met onafhankelijke gespreksleiding, delen de deelnemers inzichten en overwegingen en zoeken zij samen naar oplossingen en adviezen voor het vraagstuk. Het is aannemelijk dat de onafhankelijk gespreksleiding kiest om – in meerdere bijeenkomsten plenaire gesprekken en gesprekken in kleinere groepen af te wisselen. Stap 4: De deelnemers brengen een advies uit (de besluitfase) • In de laatste bijeenkomst maakt de groep gezamenlijk keuzes over de adviezen die ze aan de raad voorleggen. Hiervoor stemmen de deelnemers per voorgestelde oplossing/advies.

De Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 5 van 20

• •

verschillende adviezen kunnen worden samengevoegd. Er worden gedragen besluiten genomen waarbij iedere deelnemer zich gezien, gehoord en begrepen voelt (bron: www.consentmethode.nl/overheid). De deelnemers bepalen samen de vorm en de inhoud van het adviesrapport. Over het adviesrapport wordt via de reguliere besluitvormingsroute via het college een besluit gevraagd van de raad.

Doorlooptijd van een burgerberaad • Uit landelijke ervaringen blijkt dat de voorbereiding van een burgerberaad (het beoordelen van de inhoudelijke wenselijkheid van een burgerberaad, het contracteren van onafhankelijke gespreksleiding, etc.) ongeveer zes maanden duurt. • Het uitvoeren van een burgerberaad duurt gemiddeld ook ongeveer zes maanden (circa 6 bijeenkomsten die om de 3 à 4 weken plaatsvinden). Daarbij wordt rekening gehouden met voldoende tijd tussen de bijeenkomsten, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden, en met (school)vakanties en (religieuze) feestdagen. Het is belangrijk dat deelnemers vooraf weten waar ze aan beginnen: de planning, doorlooptijd en afsluiting moeten helder zijn. • De ‘nabereiding’ (het toetsen van/adviseren over de uitvoerbaarheid van de adviezen uit het burgerberaad en het voorbereiden van een raadsvoorstel) duurt ongeveer drie maanden. Het voorbereiden, uitvoeren en nabereiden (incl. besluitvorming over de adviezen) van één burgerberaad duurt in totaal dus ongeveer 15 maanden.

3. De randvoorwaarden voor een burgerberaad 3.1 Samenvatting van de randvoorwaarden Het instrument Burgerberaad is een (arbeids)intensief en kostbaar instrument, waar bovendien hoge verwachtingen aan gekoppeld zijn. Daarom zetten we het burgerberaad niet ‘zomaar’ in. We maken een burgerberaad alleen mogelijk als aan negen randvoorwaarden is voldaan. Zijn die randvoorwaarden onvoldoende ingevuld? Dan is het onwaarschijnlijk dat we een goed proces met gedragen uitkomst kunnen vormgeven – met andere woorden: het burgerberaad is dan niet het juiste participatie-instrument. We stellen onderstaande randvoorwaarden vast (die we verder uitwerken in paragraaf 3.2): A. Relevant onderwerp en passende vraagstelling: het onderwerp en de vraagstelling voldoen aan de criteria: (a) maatschappelijk relevant, (b) politiek relevant, (c) de gemeente gaat erover, (d) er is ruimte voor adviezen, (e) leiden tot zichtbaar resultaat en (f) het burgerberaad is het meest geschikte instrument. B. Heldere opdracht en stevig politiek commitment: voorafgaand aan ieder burgerberaad stelt de raad een heldere opdracht vast. In die opdracht wordt uitgelegd hoe deze, en de hiernavolgende randvoorwaarden, wordt uitgewerkt. De opdracht wordt vastgelegd in een raadsvoorstel ‘Plan van aanpak burgerberaad <naam beraad>’. De raad neemt daarover een besluit.

Oók geeft de gemeenteraad in het ‘Plan van aanpak burgerberaad <naam beraad>’ aan hoe zij omgaat met de adviezen die door het burgerberaad worden uitgebracht. Belangrijk is dat de gemeenteraad het burgerberaad stevig (politiek-bestuurlijk) commitment geeft. C. Heldere rolverdeling: bestuurlijk, ambtelijk en onafhankelijke procesbegeleiding Het burgerberaad wordt begeleid door een onafhankelijke partij. Die partij wordt geselecteerd door de gemeente en heeft de opdracht om vanaf het begin van het burgerberaad het goede open gesprek, de verslaglegging en de (sociale) veiligheid binnen de groep te borgen. Daarnaast bewaakt de onafhankelijke begeleiding dat er een zorgvuldig proces ingericht en gelopen wordt. De Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 6 van 20

deelnemers kunnen samen met de onafhankelijke procesbegeleiding professionals en ervaringsdeskundigen vragen om hun (vak)kennis te delen. Ook de rollen van ambtenaren, griffie, college en gemeenteraad zijn helder omschreven. D. Stevige inzet op representativiteit: de deelnemers aan het burgerberaad zijn een goede afspiegeling van de Tilburgse bevolking. Dat bereiken we door deelnemers uit te nodigen op basis van een representatieve steekproef met (gewogen) loting. Bij ieder burgerberaad besluit de raad op welke manier de stekproef en gewogen loting worden vormgegeven en op welke kenmerken de representativiteit wordt gemeten (bijvoorbeeld: geslacht, leeftijd, opleidingsniveau, geografische spreiding over de gemeente). E. Stevige inzet op toegankelijkheid/inclusie: om een goede afspiegeling van de Tilburgse bevolking te enthousiasmeren om mee te doen, moet meedoen voor alle bewoners zo makkelijk mogelijk zijn. Daarom nemen we zoveel mogelijk belemmeringen om deel te nemen weg. Dat betekent concreet dat we bijvoorbeeld vergoedingen voor de deelnemers beschikbaar stellen, vervoer van- en naar de bijeenkomsten regelen en tolken, kinderopvang en (vervangende) mantelzorg regelen. F. Voldoende tijd en capaciteit: voldoende doorlooptijd voor het burgerberaad en voor de organisatie en uitvoering van het burgerberaad is voldoende tijd in de ambtelijke organisatie beschikbaar.

Bijvoorbeeld om de organisatie van het burgerberaad voor te bereiden, communicatie rondom het proces te maken, een inhoudelijke bijdrage aan het burgerberaad te leveren, adviezen te beoordelen op uitvoerbaarheid, en om besluitvorming voor te bereiden. G. Voldoende budget: Er moet voldoende budget beschikbaar zijn om het burgerberaad uit te kunnen voeren. Bijvoorbeeld om drempels voor deelname weg te nemen en de onafhankelijke procesbegeleiding te financieren. Daarnaast moet helder zijn welke financiële bandbreedte beschikbaar is om adviezen vanuit het burgerberaad tot uitvoering te brengen. H. Aandacht voor evaluatie: we onderzoeken in samenwerking met een kennispartner de aanpak van het burgerberaad en of het burgerberaad heeft bijgedragen aan de vooraf vastgestelde (participatie)doelen. We vinden het belangrijk om te evalueren en onderzoek te doen. Op die manier krijgen we meer inzicht in de toegevoegde waarde van dit instrument. I. Stevige inzet op communicatie: het is belangrijk dat zoveel mogelijk inwoners bereikt en betrokken zijn bij het burgerberaad.

Zowel vooraf (zodat inwoners weten wat het burgerberaad is en kunnen afwegen of ze mee willen doen) als tijdens (zodat inwoners geïnformeerd zijn over de voortgang van het burgerberaad en eventueel kunnen meedenken met de deelnemers van het burgerberaad) als achteraf (zodat inwoners weten wat de uitkomsten van het burgerberaad zijn en wat met de adviezen gebeurt). 3.2 Uitwerking van de voorwaarden A. Relevant onderwerp en passende vraagstelling Het onderwerp voor het burgerberaad moet voldoen aan de volgende toetsingscriteria: a. Het onderwerp is maatschappelijk relevant Het onderwerp speelt bij een grote groep bewoners en maatschappelijke organisaties en wordt door hen gezien als urgent. Ondanks de maatschappelijke relevantie en urgentie van het onderwerp moet er wél voldoende ‘tijd’ zijn om ermee aan de slag te gaan: het onderwerp dient dus niet acuut te zijn. Daarnaast moet het onderwerp relevant zijn voor een grote groep inwoners, omdat zij de impact van het beleidsvraagstuk en de beslissingen die worden genomen merken. Dat kan op zowel gemeentelijk niveau als op wijkniveau. Maar als de relevantie te laag is of bij onvoldoende bewoners Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 7 van 20

speelt (alle potentiële deelnemers aan het burgerberaad) is de kans op voldoende opkomst en brede betrokkenheid kleiner. Het onderwerp is immers een belangrijk motief voor mensen om wel of niet mee te doen. b. Het onderwerp is politiek relevant Het onderwerp leeft bij het bestuur en is onderdeel van het politieke debat. Ondanks de politieke relevantie van het onderwerp moet er wél voldoende ‘tijd’ zijn om met het onderwerp aan de slag te gaan: het onderwerp dient dus niet acuut te zijn. Belangrijk is ook dat er ofwel nog geen besluit over het onderwerp is genomen ofwel dat er politieke wil is om eerdere besluiten aan te passen (zie d. ruimte voor adviezen). c. De gemeente gaat er over Het is van belang dat het onderwerp/de vraagstelling binnen de verantwoordelijkheden van de gemeente valt: gaat de gemeente erover of is dat een andere partij, bijvoorbeeld de provincie of de rijksoverheid? Als het onderwerp binnen de verantwoordelijkheid van een andere partij valt, organiseren we géén burgerberaad. d. Er is ruimte voor adviezen Het onderwerp kan vanuit meerdere perspectieven worden bekeken en leidt tot moeilijke afwegingen, dilemma's en soms verdeeldheid: daardoor staat de uitwisseling van diverse perspectieven centraal. Uitsluitend ‘technische’ vragen, vraagstukken die erg abstract zijn of vraagstukken waar al voor een specifieke oplossing is gekozen, zijn niet geschikt.

Dat betekent (dus) dat er voldoende beleidsvrije en politieke ruimte moet zijn om een vraag te formuleren en om opvolging te geven aan de adviezen. Het is niet zinvol om een burgerberaad in te zetten als er al besloten is over (beleids)plannen en je inwoners alleen wilt informeren. Ook voor het creëren van draagvlak bij de samenleving voor bestaande (beleids)plannen is een burgerberaad niet het geschikte instrument. e. Het onderwerp geeft een zichtbaar resultaat Het is belangrijk dat de uitkomsten van een burgerberaad zichtbaar worden in de samenleving. Zichtbaarheid betekent “besluitvorming die leidt tot concrete uitvoering op een termijn dat inwoners de uitvoering nog weten te koppelen aan het burgerberaad zelf.” Zichtbaarheid betekent ook dat er publieke aandacht is voor het verdere proces dat zich ontvouwt na het burgerberaad. Het belang van zichtbaarheid geldt des te meer voor het eerste burgerberaad aangezien het ervaren succes door politiek en inwoners bepalend is voor de verdere ontwikkeling van dit instrument. f. Een burgerberaad is het meest geschikte instrument De bedoeling van de opgave en doel, vorm en doelgroep bepalen welke participatie-instrumenten we inzetten. Het burgerberaad is 'slechts’ één van de vele mogelijkheden.

Als er een onderwerp is waar een ander, minder kostbaar of minder (arbeids)intensief, participatie-instrument ook geschikt voor is, dan moeten we ons afvragen of we wel een burgerberaad willen organiseren. Het kost namelijk veel tijd, geld en energie die we misschien beter voor andere zaken kunnen gebruiken. Over een ‘klein’ onderwerp kan waarschijnlijk net zo goed op een eenvoudigere manier geparticipeerd worden. Voor de beoordeling hiervan geeft de (Tilburgse) Toolbox Inwonersparticipatie handvatten. De vraagstelling voor het burgerberaad De vraagstelling sluit aan bij bovenstaande toetsingscriteria. Dat betekent dat de vraag: • Niet te klein, maar ook niet te groot mag zijn. De vraag is tot op zekere hoogte afgebakend, maar is ook met een duidelijke en gerichte vraagstelling. De vraag beschrijft het probleem en is niet met ja of nee te beantwoorden

Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 8 van 20

• • •

Geen oordeel bevat, zonder stelling is, niet sturend (in een specifieke oplossing) is en geen (politieke) voorkeur uitstraalt. De vraag schetst wel het dilemma en geeft inzicht in de afwegingen die er zijn Het gevoel van belang en urgentie oproept, en ervoor zorgt dat mensen willen meedoen; Gesteld is in B1: direct duidelijk is en op één manier te lezen en te interpreteren is.

B. Heldere opdracht en stevig politiek commitment De opdracht aan de deelnemers van het burgerberaad moet helder zijn. De opdracht, inclusief vraagstelling, wordt zwart op wit gezet in een raadsbesluit (het raadsbesluit ‘Plan van aanpak burgerberaad <naam beraad>’). Daarmee is de opdracht formeel verankerd. In de opdracht wordt bovendien uitgewerkt hoe invulling wordt gegeven aan de eerdergenoemde randvoorwaarden. Belangrijk is dat de gemeenteraad in de opdracht ook aangeeft hoe zij zich verbindt aan de uitkomsten van het burgerberaad. Het is belangrijk dat de gemeenteraad vooraf namelijk een stevig politiek commitment afgeeft. Daardoor weten deelnemers dat hun adviezen zwaar wegen in de besluitvorming. Het uitspreken van politiek commitment op de uitkomsten van een burgerberaad kan in de praktijk op drie manieren; 1. Verantwoordingsplicht: de politiek is verplicht om verantwoording af te leggen over hoe het advies van het burgerberaad is meegenomen in de besluitvorming 2. Besprekingsplicht: de politiek is verplicht om het advies van het burgerberaad te bespreken en erover te stemmen 3. Uitvoeringsplicht: de politiek is verplicht om (onderdelen van) het advies van het burgerberaad (mits praktisch uitvoerbaar, juridisch mogelijk en binnen een financiële bandbreedte) uit te voeren en vast te leggen in beleid en/of regelgeving.

Het is aan de gemeenteraad om te besluiten op welke manier zij zich willen verbinden aan de uitkomsten van het burgerberaad. Dit maakt de gemeenteraad voorafgaand aan het burgerberaad in de opdrachtomschrijving helder. Dat wordt vastgelegd in het ‘Plan van aanpak burgerberaad <naam beraad>’. Uiteraard blijft de beslissingsbevoegdheid (ongeacht het van tevoren uitgesproken politiek commitment) bij de gemeenteraad. In de eerste bijeenkomst van het burgerberaad vindt een ontmoeting tussen deelnemers en vertegenwoordigers uit gemeenteraad plaats. Zo kunnen zij elkaar leren kennen en de opdracht verder verduidelijken. Als tijdens het burgerberaad blijkt, dat de opdracht niet duidelijk genoeg is of men iets onverwachts tegenkomt, dan kan er een aanvullend besluit voor de vraag en/of de opdracht nodig zijn. De organiserende partij (onafhankelijke procesbegeleider) moet hier dan een aanpak voor bedenken richting de opdrachtgever: de gemeenteraad. De deelnemers kunnen hun adviezen (ook tussentijds) door ambtenaren laten toetsen op de praktische uitvoerbaarheid, de juridische haalbaarheid en de financiële aspecten. Op basis van het resultaat van deze ambtelijke uitvoeringstoets kunnen de deelnemers van het burgerberaad besluiten hun adviezen aan te scherpen of te herzien. Na het burgerberaad worden de adviezen van het burgerberaad aan de gemeenteraad aangeboden.

Ter voorbereiding van de besluitvorming vraagt de gemeenteraad aan het college om de adviezen te voorzien van een reflectie. Een uitvoeringstoets kan onderdeel uitmaken van die reflectie. Tijdens de raadsvergadering worden de adviezen eventueel toegelicht door de voorzitter van het burgerberaad. Vervolgens behandelt de raad de adviezen zoals vooraf afgesproken. Aan de deelnemers van het beraad én via openbare publicaties volgt altijd een terugkoppeling van wat er met de uitkomsten is gedaan.

Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 9 van 20

C. Heldere rolverdeling: bestuurlijk, ambtelijk en onafhankelijke procesbegeleiding Onafhankelijke (proces)begeleiding Het burgerberaad is van de bewoners. Om hun overleggen goed te begeleiden en te organiseren is er onafhankelijke (proces)begeleiding nodig. Samen met de onafhankelijke begeleiding bepalen de deelnemers immers zelf welke (tussen)stappen en werkafspraken nodig zijn om te komen tot de adviezen. Die afspraken legt zij vast in een Reglement van Orde. De onafhankelijke begeleiding zorgt – naast de organisatie van het burgerberaad – ook voor de afronding van het burgerberaad. Zij legt de uitkomsten van het burgerberaad vast in een adviesrapport dat aan de raad wordt aangeboden. In bijlage 2 is verder uitgewerkt wat we verwachten van de onafhankelijke procesbegeleiding. Op basis van de evaluatie van een eerste burgerberaad kan bekeken worden of externe begeleiding ook bij een volgend burgerberaad nodig is. Gemeenteraad De gemeenteraad bepaalt de randvoorwaarden waarbinnen we burgerberaden mogelijk maken. Dat doet de gemeenteraad door dit raadvoorstel ‘Afwegingskader Burgerberaden in Tilburg’ vast te stellen. Daarnaast stelt de gemeenteraad de opdracht voor alle afzonderlijke burgerberaden vast. Dat doet de raad door het raadsvoorstel ‘Plan van aanpak burgerberaad <naam beraad>’ vast te stellen.

Tijdens de aftrap van het burgerberaad is (een afvaardiging van) de gemeenteraad aanwezig om samen met de deelnemers aan het beraad de opdracht scherp te stellen. Gedurende het burgerberaad houden de raadsleden zich afzijdig, tenzij door de deelnemers een beroep op hen gedaan wordt. Na afloop besluit de gemeenteraad (op basis van het politiek commitment dat zij aan het burgerberaad heeft gegeven) over de adviezen vanuit het burgerberaad. Ze betrekt daarbij de reflectie van het college (inclusief eventueel uitgevoerde uitvoeringstoets). Het college van B&W Het college toetst (vooraf) verzoeken voor het houden van een burgerberaad en reflecteert richting gemeenteraad (na afloop) op de adviezen die uitgebracht zijn door een burgerberaad. Als het college van oordeel is dat een burgerberaad het juiste participatie-instrument is én het wenselijk en uitvoerbaar is stelt zij een raadsvoorstel ‘Plan van aanpak burgerberaad <naam beraad>’ op. Met dit raadsvoorstel wordt besloten over het inzetten van een burgerberaad, inclusies randvoorwaarden en uitvoeringsafspraken.

Als het college van oordeel is dat een verzoek zich niet leent voor een burgerberaad (omdat het verzoek niet aan de randvoorwaarden voldoet) informeert zij de gemeenteraad hierover met een raadsinformatiebrief en benoemt zij indien relevant, ook óf, en zo ja welk alternatief participatieinstrument geadviseerd wordt Tijdens de aftrap van het burgerberaad kunnen collegeleden als toehoorder aanwezig zijn. Tijdens het burgerberaad hebben de collegeleden geen rol en houden ze zich afzijdig, tenzij door de deelnemers een beroep op hen gedaan wordt. Na afloop biedt het college haar reflectie op de adviezen van het burgerberaad aan de gemeenteraad aan. Onderdeel daarvan kan de ambtelijke uitvoeringstoets op de uitgebrachte adviezen zijn. Ambtelijke organisatie De ambtelijk opdrachtgever is de directeur op wiens portefeuille het burgerberaad betrekking heeft. Diens verantwoordelijkheid is het om óf een verzoek voor een burgerberaad te toetsen en/óf een burgerberaad uit te laten voeren en/óf de reflectie van het college op de uitgebrachte adviezen voor te bereiden. Op verzoek van de directeur heeft een afdelingshoofd de rol van opdrachtnemer.

Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 10 van 20

De ambtelijk opdrachtgever werkt hierin nauw samen met de relevante vakafdeling(en) en de afdelingen COM en DIT: • De vakafdelingen zijn met name bepalend voor het beoordelen van de wenselijkheid en uitvoerbaarheid van verzoeken tot een burgerberaad. De vakafdelingen hebben immers het beste zicht op de stand van zaken en activiteiten die binnen hun beleidsvelden worden uitgevoerd worden. • De afdeling COM is vanuit haar verantwoordelijkheid voor inwonersparticipatie als adviseur betrokken, en treedt derhalve voor het hele proces (van beoordeling verzoeken tot het organiseren van een burgerberaad, tot het evalueren) als sparringpartner op. Daarnaast ondersteunt de afdeling COM in de externe en interne communicatie over het burgerberaad. • De afdeling DIT adviseert over- en ondersteunt bij het verzorgen van de representatieve steekproef (van de deelnemers aan het burgerberaad) en ondersteunen bij het voeren van een brede dialoog. Daarnaast draagt de afdeling DIT (in opdracht van de directeur Bedrijfsvoering) zorg voor het begeleiden van- en sparren met de externe onderzoekers die het verloop van het burgerberaad, en de toegevoegde waarde van het instrument, onderzoeken. • Andere afdelingen worden betroken als hun expertise nodig is. Denk aan juridische aspecten, privacy, financiën, et cetera.

Griffie Aangezien de gemeenteraad via het raadsvoorstel ‘Plan van aanpak burgerberaad <naam beraad>’ het besluit neemt- en de opdracht geeft tot het organiseren van een burgerberaad, is ook betrokkenheid van de griffie gewenst: niet alleen in het begeleiden van de besluitvorming, maar ook in het reflecteren op de verzoeken tot het organiseren van een burgerberaad. Als verzoeken direct tot de raad zijn gericht, is de griffie de verbindende schakel tussen de verzoeker en de ambtelijke organisatie. D. Stevige inzet op representativiteit Een burgerberaad heeft als doel om een brede groep inwoners te laten meepraten en te laten komen tot adviezen waarin andere inwoners zich herkennen. Het is daarom belangrijk dat de deelnemende groep zo representatief mogelijk is. Representatief betekent dat de samenstelling van de groep deelnemers vergelijkbaar is met die van de inwoners van onze gemeente. Dat betekent dat er stevig wordt ingezet op het bereiken en betrekken van méér dan alleen de usual suspects (de mensen die de tijd en middelen hebben om te participeren, weten hoe ze aan de politieke processen kunnen deelnemen, en die vanuit interesse in het thema/de politiek gemotiveerd zijn om deel te nemen). Loting zorgt in burgerberaden voor een representatievere groep deelnemers. Die loting vindt plaats in twee stappen: 1.

Inwoners worden uitgenodigd op basis van een representatieve steekproef uit de Gemeentelijke Basisregistratie Personen. Uitgenodigde inwoners kunnen zichzelf aanmelden om deel te nemen – daartoe zijn ze uiteraard niet verplicht. Als uit de aanmeldingen blijkt dat een bepaalde (vooraf gedefinieerde groep) zich niet of onvoldoende heeft aangemeld, worden daar aanvullende stappen voor ondernomen. Bijvoorbeeld door deze groepen gericht te benaderen (let op: het kost tijd en moeite om sommige groepen inwoners enthousiast te krijgen om mee te doen met een burgerberaad!) 2. De inwoners die zich aanmelden zeggen toe om bij alle bijeenkomsten van het burgerberaad aanwezig te zijn. Bovendien vragen we hen om – voorafgaand aan de definitieve plaatsing – een aantal vragen over henzelf en over het onderwerp van het burgerberaad te beantwoorden. Op die manier krijgen we inzicht in de vooraf bepaalde en voor dit burgerberaad relevante kenmerken, die we nog niet van hen weten. Bijvoorbeeld het opleidingsniveau, hun (huidige) kijk op het onderwerp van het burgerberaad en of ze zijn gaan stemmen bij de vorige verkiezingen. Vervolgens selecteren we de definitieve deelnemers en zorgen we voor een diverse,

Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 11 van 20

representatieve groep. We houden een reservelijst bij om deelnemers die onverhoopt uitvallen te kunnen vervangen. Uit eerdere ervaringen in participatietrajecten weten we dat bepaalde groepen minder geneigd zijn om mee te doen. Daarom is het nodig om voor die groepen aan ‘oversampling’ te doen: met andere woorden méér uitnodigingen aan hen te versturen. Denk daarbij aan jongeren (< 30 jaar) of aan inwoners van een bepaald postcodegebied. Mochten zelfs na de ‘oversampling’ bepaalde groepen ondervertegenwoordigd zijn, loten we bij of gaan we inwoners uit bepaalde groepen gericht benaderen. De precieze manier van loten, inclusief de relevante kenmerken, wordt omschreven in het raadsvoorstel ‘Plan van aanpak burgerberaad <naam beraad>’ Uitgangspunten voor de loting zijn: • De wijze waarop de loting wordt vormgegeven leggen we vast in het raadsvoorstel ‘Plan van aanpak burgerberaad <naam beraad>’ • De uitkomst van de loting en de namen van de uiteindelijke deelnemers blijven anoniem, totdat de deelnemers aan het burgerberaad anders besluiten. • De grootte van een burgerberaad – vanwege enige representativiteit i.c.m. werkbaarheid - is idealiter 100 tot 150 deelnemers1. • Deelnemers zijn 16 jaar of ouder2 • Er doet maximaal 1 deelnemer mee per huishouden. • Het is een steekproef uit de gemeentelijke basisadministratie.

• De deelnemers wonen verspreid over de stad en in de verschillende wijken (of verspreid over de wijk). • Raadsleden, collegeleden en ambtenaren van de gemeente Tilburg zijn uitgesloten van deelname E. Stevige inzet op toegankelijkheid/inclusie: Inclusief betekent zowel dat iedereen een gelijke kans heeft om deel te nemen als dat deelnemers een gelijke kans hebben om hun inbreng te leveren. Het idee van een burgerberaad is dat (door het deliberatieve karakter) verschillende perspectieven aan bod komen en dat daarmee de inclusiviteit wordt gewaarborgd. Onze inzet op toegankelijkheid/inclusie leggen we vast in het ‘Plan van aanpak burgerberaad <naam beraad>’ Om de ‘Gelijke kans om deel te nemen’ mogelijk te maken, voeren we niet alleen een (gewogen) loting uit. We zorgen er ook voor dat we zoveel mogelijk praktische drempels wegnemen voor inwoners om deel te nemen: • We geven een vergoeding Een vergoeding voor deelname is een blijk van waardering. En hiermee worden eventuele misgelopen inkomsten gecompenseerd. We sluiten daarbij aan bij de vrijwilligersvergoedingen, zoals die belastingvrij kunnen worden verstrekt. En we houden rekening met het maximale bedrag dat een inwoners kan ontvangen zonder dat dit invloed heeft op een eventuele uitkering.

We vergoeden uiteraard ook onkosten, zoals reiskosten (openbaar vervoer of een taxi voor mensen die niet zelfstandig naar de bijeenkomsten kunnen komen). En we vergoeden eventuele deelnemers op een reservelijst voor het feit dat ze beschikbaar blijven.

1

Uit lotingen bij andere steden weten we dat het percentage mensen die ingaat op loting tussen de 5 tot 15 % ligt. Het overgrote deel gaat dus niet in op uitnodiging. 2 Afhankelijk van het onderwerp loten we jongeren in vanaf 14 jaar, 16 jaar of 18 jaar. Voor jongeren van 14 of 15 jaar is toestemming nodig van de ouders/verzorgers. Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 12 van 20

• We kiezen een centrale locatie Voor het burgerberaad kiezen we een centrale locatie die voor iedereen gemakkelijk bereikbaar is. Uiteraard zorgen we daarbij voor ruimtes die (ook voor mensen met een beperking) toegankelijk zijn. Het vervoer naar de locatie toe wordt vergoed. Catering (waarbij we rekening houden met dieetwensen en voedselallergieën) is inbegrepen. • We organiseren taalondersteuning Sommige deelnemers zijn het Nederlands niet of onvoldoende machtig. Ook voor hen maken we deelname zo makkelijk mogelijk. Dat doen we door de inzet van (doven)tolken te garanderen. Ook mensen met een visuele beperking moeten op passende ondersteuning kunnen rekenen, bijvoorbeeld door spraaksoftware beschikbaar te stellen • We ondersteunen deelnemers in hun zorg voor naasten Om het voor deelnemers makkelijk te maken om mee te doen, is het mogelijk om deelnemers in hun dagelijks leven te ontzorgen. We stellen daarom extra financiële ondersteuning beschikbaar om kinderopvang (als een oppas geen optie is) en mantelzorgvraagstukken mogelijk te maken. • We zorgen voor een veilige deelname We borgen de privacy van de deelnemers en beschermen hen tegen (ongewenste) media-aandacht en intimidatie. Dat doen we uiteraard ook om de onafhankelijkheid van de deelnemers te waarborgen. Daarom zijn de gesprekken in het burgerberaad besloten en worden verslagen geanonimiseerd.

Om de ‘Gelijke kans om inbreng te leveren’ mogelijk te maken, is een belangrijke rol voor de onafhankelijke procesbegeleiding weggelegd. Hoe het proces precies ingericht wordt, is aan de deelnemers van het burgerberaad en aan de procesbegeleiding. De volgende elementen zijn daar wat ons betreft in ieder geval belangrijk in: • De professionele en onafhankelijke proces- en gespreksleiders zorgen ervoor dat iedere deelnemer aan het woord komt en dat de gesprekken of discussies goed en in prettige sfeer verlopen • De groepssamenstelling verandert tijdens (parallelle- en groeps-) discussies regelmatig, zodat deelnemers met zoveel mogelijk andere deelnemers in gesprek gaan • Er wordt afgewisseld in gespreks- en werkvormen, zodat er voor alle deelnemers werkvormen tussen zitten waar zij zich prettig bij voelen. Ook in de besluitvorming over de adviezen zit afwisseling (anoniem vs. gezamenlijke conclusies van alle deelnemers) • We stellen ons voor dat het voor de deelnemers ook mogelijk moet zijn om elkaar – naast de formele bijeenkomsten – beter te leren kennen. Daarom organiseren we ook informele momenten. F. Voldoende tijd en capaciteit Een burgerberaad is een (arbeids)intensief instrument voor zowel de deelnemers als de ambtelijke organisatie. Daarom zetten we het burgerberaad alleen als instrument in, als het voldoet aan de randvoorwaarden uit dit hoofdstuk.

De investeringen in tijd en capaciteit worden opgenomen in het raadsvoorstel ‘Plan van aanpak burgerberaad <naam beraad>. Het is dan aan de raad om te besluiten of de baten de investering waard zijn. Gedurende de looptijd van een burgerberaad (waarvoor we rekenen op één jaar, inclusief de vooren nabereiding) wordt ongeveer 2 FTE ambtelijke inzet gevraagd. Bijvoorbeeld voor de werving en selectie van onafhankelijke proces- en gespreksbegeleiding, het uitvoeren van de steekproef voor het uitnodigen van deelnemers, het leveren van inhoudelijke expertise, het verzorgen van de communicatie en het begeleiden van de besluitvorming. Dit kan ambtelijke capaciteit zijn die al in Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 13 van 20

huis is, of extra capaciteit. Indien specifieke competenties gevraagd worden en die nog niet aanwezig zijn, moet ook rekening gehouden worden met opleiding en training van medewerkers. G. Voldoende budget Een burgerberaad is ook een kostbaar instrument. De kosten van een te organiseren burgerberaad worden opgenomen in het raadsvoorstel ‘Plan van aanpak burgerberaad <naam beraad>. Het is dan aan de raad om te besluiten of de te verwachten baten de kosten rechtvaardigen. Hoewel de exacte kosten van een burgerberaad afhankelijk zijn van de manier waarop het burgerberaad georganiseerd wordt, blijkt uit landelijke ervaring dat rekening moet worden gehouden met een investering van ongeveer €200.000,- aan organisatiekosten. Denk daarbij aan de inhuur van de onafhankelijke proces- en gespreksbegeleiding, het huren van locaties en catering, het inhuren van onderzoekers t.b.v. de evaluatie, het wegnemen van drempels (bv. vergoedingen, tolken en kinderopvang), het versturen van de uitnodigingen en het ontwikkelen van andere communicatiemiddelen. Daarnaast vraagt een burgerberaad ongeveer 2 FTE ambtelijke inzet gedurende circa één jaar. De kosten daarvoor bedragen eveneens circa €200.000,-. Niet alle gemeenten rekenen de ambtelijke inzet mee in de investeringen, omdat deze inzet regulier werk is dat geprioriteerd kan worden.

Bij vaststelling van het ‘Plan van aanpak burgerberaad <naam beraad>’ beslist de gemeenteraad over toekenning van het benodigde budget. Omdat het organiseren van een burgerberaad om een forse investering vraagt en daarin over het algemeen niet voorzien zal zijn binnen de budgetten voor de betreffende opgave, is het aan de gemeenteraad om extra middelen beschikbaar te stellen om een burgerberaad mogelijk te maken. Het kan overigens helpend zijn als voorafgaand aan het burgerberaad bekend is welke middelen beschikbaar zijn om de adviezen uit het burgerberaad uit te voeren. In principe zijn dit (wel) de middelen die in de begroting voor de opgave staan: die zijn taakstellend. Het is ook denkbaar dat de gemeenteraad een (financiële) bandbreedte aangeeft waarbinnen de adviezen moeten blijven. Dat helpt de deelnemers binnen die bandbreedte te adviseren en geeft meer vertrouwen in de uitvoerbaarheid van hun adviezen. H. Aandacht voor evaluatie We zien het burgerberaad als een instrument om een brede, representatieve groep Tilburgers te betrekken bij beleidsdebatten én als instrument om de democratie te verlevendigen. Tegelijkertijd zijn burgerberaden – op de soortgelijke ervaringen met de TilburgerTafel – nieuw voor onze gemeente.

Daarom is het belangrijk om te onderzoeken of de inzet van burgerberaden bijdraagt aan het verlevendigen van de democratie en het vertrouwen in democratische instellingen. Bij het eerste burgerberaad, laten we een evaluatieonderzoek uitvoeren door een externe kennispartner, zodat we – na afloop van het burgerberaad – beschikken over een onafhankelijk, wetenschappelijk gestoeld onderzoek naar de toegevoegde waarde van het instrument. Er zijn drie thema's waar we ons in het onderzoek op richten: 1. Ervaringen van alle betrokkenen (deelnemers, ambtenaren, burgemeester, raad en college) 2. Doorwerking van uitkomsten in beleid 3. Doorverwerking in de betrokkenheid van deelnemers bij het onderwerp, en in het vertrouwen van- en betrokkenheid bij deelnemers in de democratie. De specifieke onderzoeksvragen worden uiteraard samen met de onafhankelijke onderzoekers vastgesteld. We verwachten dat de onderzoekers daarbij samenwerken met de ambtelijke organisatie (zowel de inhoudelijk betrokken collega's als de afdeling DIT, team DAO) en de onafhankelijke procesbegeleiding om het eigen leereffect te vergroten. Om te voorkomen dat de Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 14 van 20

ambtelijk opdrachtgever voor het burgerberaad dezelfde is als de opdrachtgever voor de evaluatie en het onderzoek, fungeert de directeur Bedrijfsvoering als ambtelijk opdrachtgever voor het onderzoek. De uitkomsten van het onderzoek worden uiteraard aan de gemeenteraad toegezonden. Afhankelijk van de situatie op dat moment kan bij een volgend burgerberaad beoordeeld worden of een dergelijk onderzoek herhaald moet worden. De evaluatie van het verloop van het burgerberaad wordt altijd uitgevoerd. Dat kan met de inzet vanuit de ambtelijke organisatie. I. Stevige inzet op communicatie De communicatie naar onze inwoners is een belangrijke drager van het burgerberaad. Zowel vóór als tijdens als ná het burgerberaad is onze inzet op communicatie stevig. De gemeente is, vooraf en na het burgerberaad, in the lead om de communicatie te verzorgen. Ook tijdens het burgerberaad voert de gemeente de communicatie uit. Dat doet de gemeente dan in nauwe afstemming met de onafhankelijke procesbegeleiding. De aanpak voor de communicatie leggen we vast in het ‘Plan van aanpak burgerberaad <naam beraad>’ Vooraf Het is belangrijk dat inwoners vooraf goed geïnformeerd zijn over het aankomende burgerberaad. Op die manier weten inwoners wát het burgerberaad is en waarom we het doen. Daardoor kunnen zij afwegen (als ze een uitnodiging ontvangen) of ze wel of niet willen meedoen.

Onze communicatie heeft een laagdrempelig en uitnodigend karakter. Met name in de periode voorafgaand aan het burgerberaad pakken we groot uit, met een variëteit aan middelen (social media, huis aan huis, lokale media, etc.). Belangrijke elementen in de communicatie voorafgaand aan het burgerberaad zijn: - De gemeente is – in de persoon van de voorzitter van de raad, de burgemeester - de afzender - In de uitnodiging geven we duidelijk aan wat het onderwerp, de vraag, en de doorlooptijd is - We noemen redenen waarom mensen mee zouden kunnen doen - We doen een persoonlijk beroep op inwoners (“we hebben u nodig!”) en we benadrukken dat er geen voorkennis nodig is om mee te doen - We benadrukken dát (en hoe) we drempels wegnemen en dat we een vergoeding beschikbaar stellen - We proberen mensen ook telefonisch te bereiken (niet iedereen leest de post van de gemeente) - We informeren sleutelpersonen in de wijk en dorps- en wijkraden over het burgerberaad. Zodat we via hen – na de initiële loting van deelnemers – eventuele moeilijk bereikbare groepen gerichter kunnen uitnodigen Tijdens Tijdens het burgerberaad vindt ook communicatie plaats. De communicatie vindt altijd plaats in nauwe afstemming met de onafhankelijke procesbegeleiding: zij geven uiteindelijk aan waarover wel en niet gecommuniceerd kan worden. Daarover hebben zij nl. met de deelnemers werkafspraken gemaakt.

Het doel van de communicatie kan verschillend zijn: • Informeren over het proces: inwoners informeren over het proces/de voortgang van het burgerberaad. Belangrijk is hierbij dat de deelnemers van het burgerberaad worden afgeschermd van de media, om zo ongewenste beïnvloeding te voorkomen en privacy te waarborgen. • Uitnodigen om mee te denken: mogelijk willen de deelnemers aan het burgerberaad weten hoe andere inwoners over het onderwerp en de vraagstelling denken. Daarvoor kan een (digitale) raadpleging georganiseerd worden. Het is belangrijk dat inwoners zich uitgenodigd weten om mee te denken met de deelnemers aan het burgerberaad. Op die manier bereiken en betrekken

Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 15 van 20

we een grotere groep inwoners, waardoor de uiteindelijke adviezen uit het burgerberaad (mogelijk!) ook meer herkenbaar of meer gedragen zijn. Achteraf Na afloop van het burgerberaad is het belangrijk dat inwoners weten welke stappen zijn doorlopen en tot welke adviezen het burgerberaad is gekomen. Uiteraard is het ook belangrijk dat inwoners weten hoe de gemeente besluit over de adviezen van het burgerberaad en welke opvolging aan de adviezen wordt gegeven. Ook informeren we inwoners over het evaluatieonderzoek over het burgerberaad.

4. Het besluitvormingsproces In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe we reageren op, en besluiten over, verzoeken voor een burgerberaad. Eenieder kan een dergelijk verzoek bij het college indienen. Het college kan vervolgens besluiten om: a. Een raadsvoorstel ‘Plan van aanpak burgerberaad <naam>’ voor te bereiden indien een burgerberaad het juiste participatie-instrument is én het wenselijk en uitvoerbaar is. b. Het verzoek af te wijzen, indien het verzoek onwenselijk of onuitvoerbaar is. Het college informeert de raad hierover met een raadsinformatiebrief en benoemt indien relevant, ook óf, en zo ja welk alternatief participatie-instrument geadviseerd wordt. Het raadsvoorstel ‘Plan van aanpak burgerberaad <naam>’ wordt conform de afspraken van helder adviseren in routing gebracht. De in hoofdstuk 3 opgenomen randvoorwaarden zijn de basis voor een intake met de verzoeker en voor een checklist waarmee een beeld geschetst wordt over de wenselijkheid en uitvoerbaarheid van een burgerberaad (Bijlage 1). De beoordeling van de wenselijkheid is bedoeld om, geredeneerd vanuit de bedoeling van de opgave en los van de uitvoeringsaspecten als kosten en capaciteit, te beoordelen of een burgerberaad überhaupt gewenst is.

Het kan namelijk zijn dat de vraag irrelevant is, bijvoorbeeld omdat recent besluitvorming over het onderwerp geweest is, of dat de opgave zich in een fase bevindt waarin een burgerberaad niet wenselijk is. De beoordeling van de wenselijkheid omvat een omschrijving van de opgave, doelen en randvoorwaarden waar bij de inzet van participatie-instrumenten rekening mee gehouden moet worden, en overwegingen over de mogelijke inzet van andere instrumenten dan een burgerberaad. De beoordeling van de uitvoerbaarheid is bedoeld om te beoordelen of een burgerberaad überhaupt door de gemeentelijke organisatie uit te voeren is en onder welke condities dat kan. Deze toets geeft de gemeenteraad de mogelijkheid om (ook) bij de besluitvorming in te spelen op eventuele omissies. Een voorstel voor een burgerberaad kan daarop worden aangepast. Deze beoordeling is de kern van het raadsvoorstel op grond waarvan de gemeenteraad besluit tot het al dan niet uitvoeren van een burgerberaad. Dit ambtelijk voorbereid raadsvoorstel (‘Plan van aanpak burgerberaad <naam beraad>’) volgt de reguliere voorbereiding via het college.

Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 16 van 20

Bijlage 1:

Checklist beoordeling wenselijkheid en uitvoerbaarheid burgerberaad.

Bij de beoordeling van een verzoek om een burgerberaad te organiseren, kijken we zowel naar de wenselijkheid, beredeneerd vanuit de opgave, als naar de uitvoerbaarheid daarvan. De uitvoerbaarheid volgt de wenselijkheid. Áls een burgerberaad gewenst is, doen we alle mogelijke moeite om uit te voeren. Als een burgerberaad niet gewenst is, is beoordeling van de uitvoerbaarheid niet nodig. De beoordeling van de wenselijkheid is bedoeld om, geredeneerd vanuit de bedoeling van de opgave en los van de uitvoeringsaspecten als kosten en capaciteit, te beoordelen of een burgerberaad überhaupt gewenst is. Het kan namelijk zijn dat de vraag irrelevant is, bijvoorbeeld omdat recent besluitvorming over het onderwerp geweest is, of dat de opgave zich in een fase bevindt waarin een burgerberaad niet wenselijk is. De beoordeling van de wenselijkheid omvat een omschrijving van de opgave, doelen en randvoorwaarden waar bij de inzet van participatie-instrumenten rekening mee gehouden moet worden, en overwegingen over de mogelijke inzet van andere instrumenten dan een burgerberaad. De beoordeling van de uitvoerbaarheid is bedoeld om te beoordelen of een burgerberaad überhaupt door de gemeentelijke organisatie uit te voeren is en onder welke condities dat kan. Deze toets geeft de gemeenteraad de mogelijkheid om (ook) bij de besluitvorming in te spelen op eventuele omissies.

Een voorstel voor een burgerberaad kan daarop worden aangepast. Deze checklist wordt gevolgd om een brede beoordeling te waarborgen en kan tegelijkertijd de inhoudsopgave vormen van het raadsvoorstel op grond waarvan de gemeenteraad besluit over het verzoek om een burgerberaad uit te voeren (‘Plan van aanpak burgerberaad <naam beraad>’) . De onderwerpen in deze checklist zijn dezelfde als de uitgebreider beschreven randvoorwaarden in het raadsbesluit ‘Afwegingskader burgerberaden in Tilburg’. De vragen bij de verschillende onderwerpen zijn bedoeld als hulpvragen en zijn niet uitputtend bedoeld. 1. Beoordeling van de wenselijkheid 1.1. Relevant onderwerp en passende vraagstelling Beantwoording van deze vragen maakt het ook mogelijk om te beoordelen of een burgerberaad het meest geschikte instrument is. - Wat is de (inhoudelijke) opgave? Wat wil je voor elkaar krijgen? - Is het onderwerp maatschappelijk en politiek relevant? - Is er ruimte voor adviezen? Ook in tijd? - Leiden de adviezen tot zichtbaar resultaat? - Is de vraagstelling passend voor een burgerberaad? - Is de gemeente bevoegd om hierover te beslissen? - Waar moet je rekening mee houden? Welke kaders zijn er? - Wat is het juridisch kader? Welke juridische risico’s zijn er en zijn die af te dekken? - Waarom participatie? Welk doel? Welke vorm? Informeren, advies, meebeslissen en/of meedoen? 1.2.

Heldere opdracht en politiek commitment - Is er (politieke) bereidheid om adviezen serieus te nemen? - Hoe kan de gemeenteraad zich verbinden aan de uitkomsten? - Is te verwachten dat de gemeenteraad opdracht gaat geven voor dit burgerberaad?

Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 17 van 20

1.3. Conclusie wenselijkheid - Is een burgerberaad voor dit onderwerp, nu, gewenst?

2. Beoordeling van de uitvoerbaarheid 2.1. Heldere rolverdeling en onafhankelijke procesbegeleiding - Hoe worden werkzaamheden afgebakend? - Wat doet de ambtelijke organisatie, wat doen externen? - Is er onafhankelijke procesbegeleiding beschikbaar? - Voldoet de procesbegeleiding aan de criteria van bijlage 2? - Welke disciplines zijn nodig? Communicatie? Automatisering? - Hebben we medewerkers met de juiste competenties? - Moeten we specifieke kennis inhuren? - Vraagt het om opleiding van bestaande medewerkers? 2.2. Inzet op representativiteit - Zijn de deelnemers een goede afspiegeling van de Tilburgse bevolking? - Aan welke kenmerken moeten deelnemers voldoen? 2.3. Toegankelijkheid/inclusie - Welke faciliteiten zijn nodig om belemmeringen voor deelnemers weg te nemen? - Zijn die faciliteiten te regelen? - Denk bijvoorbeeld aan: vergoedingen voor de deelnemers, vervoer van- en naar de bijeenkomsten, tolken, kinderopvang en (vervangende) mantelzorg 2.4. Voldoende tijd en capaciteit - Hoeveel capaciteit wordt er gevraagd van de ambtelijke organisatie? - Hoeveel capaciteit wordt er gevraagd van anderen? - Is er voldoende tijd om het burgerberaad voor te bereiden, daarover te beslissen en uit te voeren? 2.5.

Evaluatie en onderzoek - Hoe wordt de aanpak geëvalueerd? - Hoe wordt onderzocht of de participatie-doelen gehaald zijn? - Wordt onderzocht of de inzet van dit burgerberaad meerwaarde heeft voor de levendige democratie en/of het vertrouwen in de overheid? - Zijn er onderzoeksvragen specifiek voor dit onderwerp? 2.6. Kosten en beschikbaar budget - Is er voldoende budget beschikbaar gesteld om het burgerberaad uit voeren? - Is er voldoende budget om drempels voor deelname weg te nemen en de onafhankelijke procesbegeleiding te financieren? - Wat is de financiële bandbreedte voor het uitvoeren van de adviezen van burgerberaad? 2.7. Conclusie uitvoerbaarheid - Is een burgerberaad, gegeven de context en randvoorwaarden, uitvoerbaar?

Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 18 van 20

Bijlage 2: Programma van eisen voor onafhankelijke procesbegeleiding

Bij de selectie en het contracteren van de onafhankelijke procesbegeleiding worden onderstaande uitgangspunten gehanteerd. Afhankelijk van de concrete wensen voor het betreffende burgerberaad kan dit overzicht aangevuld of beperkt worden. De onafhankelijke procesbegeleiding heeft tot taak om: 1. bij te dragen aan de voorbereiding van het beraad 2. de privacy van de deelnemers te waarborgen 3. een voorstel te doen voor communicatie tijdens het beraad met de hele gemeente of een deel daarvan, zowel fysiek als online 4. helder verslag te leggen, zowel tussendoor en aan het einde (liefst in A2 of A1 en anders in B1 taal) 5. samen met de deelnemers op integere en neutrale wijze sprekers kiest om uit te nodigen 6. zowel op proces als op inhoud het beraad te begeleiden 7. de deelnemers te faciliteren in het ophalen van kennis en ervaring in de stad 8. de gesprekken, zowel plenair als in groepen, te begeleiden en daarvoor de gespreksleiders te verzorgen en eventueel op te leiden 9. te zorgen voor een klachtenreglement en toezicht 10. informatie en processtappen vindbaar te laten zijn op Tilburg.nl

Wij verwachten van de organisatie die de begeleiding verzorgt, dat zij: 1. Kennis heeft van en ervaring heeft met de organisatie van burgerberaden 2. Kennis heeft van verschillende vormen van loting 3. Kennis heeft van en ervaring heeft met het begeleiden van delibereren en de consentmethode 4. Geen belangen heeft bij de uitkomst van het burgerberaad 5. Geen mening geeft over het onderwerp 6. Toegankelijk kan communiceren met iedere Tilburger 7. Een voorzitter en begeleiders van het beraad inzet die een VOG overleggen. Voor gespreksleiders is dit niet nodig. 8. Zoveel als mogelijk werken met lokale zzp-ers/professionals/maatschappelijke organisaties tegen een maatschappelijk tarief. 9. Zorgt dat het leuke, ontspannen bijeenkomsten zijn waarin bewoners democratisch zelfvertrouwen opbouwen 10. Kan creatieve werkvormen inzetten zoals theater of games 11. Ziet het burgerberaad ook als een leerproces en geven constructieve feedback (tijdens en achteraf) Alle taken en de duur van de opdracht worden vanuit de gemeente vastgelegd in een opdracht.

Afwegingskader burgerberaden in Tilburg / 20 februari 2024 / Pagina 19 van 20

Bijlage 3: Literatuurlijst en bronnen In deze bijlage leest u over documenten die we via kennisnetwerken en specifieke contacten met andere steden verzamelden. Deze zijn als achtergrondinformatie gebruikt voor het opstellen van dit afwegingskader. • • • • • • •

• • • • • • • • • • • •

Binnenlands Bestuur, reflectie burgerberaden, 1 juni 2023 Eindrapportage adviescommissie Burgerbetrokkenheid bij klimaatbeleid, maart 2021 Eva Rovers, inspiratiesessie burgerberaden Gemeente Tilburg, 2023 Eva Rovers, ‘Nu is het aan ons: oproep tot echte democratie’, 2022.

Evelien Tonkens, lezing Gemeente Tilburg, 2023 Extinction Rebellion, XRNL-gids burgerberaad en website Gemeente Amsterdam, Onderzoeksrapport mini-burgerberaad, 2021 Gemeente Haarlem, raadsstukken en projectplan pilot burgerberaad, 2023 Gemeente Heusden, Plan van aanpak en Burgerakkoord Vliedberg, 2022 Gemeente Maastricht, Burgerberaad | Thuis in Maastricht, 2023 Gemeente Rheden, Burgerberaad G1000 Rheden (watisjouwrheden.nl) Gemeente Utrecht, Expeditie burgerberaad in Utrecht, 21 november 2021 Gemeente Utrecht, Startdocument en Plan van aanpak Utrechts Burgerberaad, juni 2023 Gemeente Zeist, Raadsvoorstel Burgerberaad Jaarwisseling, 2023 Gelderland-Zuid, plan van aanpak, samenvatting en infographic Burgerberaad Klimaat, 2023 Gelderland-Zuid, Brochure terugblik Burgerberaad Klimaat, 2023 Kamerbrief over aanpak burgerparticipatie en burgerfora, 15 maart 2023 Rijksoverheid, burgerforum kiesstelsel, 2006, Burgerforum kiesstelsel - Parlement.com TNO, Versnelstudie Burgerberaad, 2022

Websites: • Voorzitter parlement Ostbelgien over eerste gelote burgerkamer in moderne geschiedenis | Tegen Verkiezingen • www.G1000.nu • www.BureauBurgerberaad.nl • Amsterdam enthousiast over voorstellen burgerberaad (gemeente.nu) • Thema 2. Inclusieve democratie | VNG • Aanpak van een burgerberaad | Burgerberaad.nu • Wat is een burgerberaad / burgerforum? - YouTube