01 Raadsvoorstel Kredietaanvraag aanpassing Stadswinkel (nieuw)

raad 2021_1169 nieuw definitief

1

Raadsvoorstel kredietaanvraag ter realisatie opdracht afslanken gemeentelijke kantooroppervlakte en besparing Aanleiding Bij bespreking van de Tussenbalans heeft de raad motie 01 “Noodzaak kantooroppervlakte” besproken. Het college heeft de eerste vier punten uit deze motie overgenomen, te weten: • Te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om binnen de gemeentelijke organisatie in de toekomst ambtenaren (gedeeltelijk) thuis te laten werken; • Te onderzoeken met welk percentage thuiswerken en minimumaantal werkplekken de organisatie operationeel kan zijn en, of afslanking van gemeentelijke huisvesting daardoor mogelijk is; • Te onderzoeken of 635 werkplekken in het te renoveren Stadskantoor 2 met de kennis van nu wel noodzakelijk zijn; • Te berekenen hoeveel kosten er hierdoor bespaard kunnen worden binnen de organisatie als geheel en op de renovatiekosten van Stadskantoor 2. Er is een verkennend onderzoek gestart en dit onderzoek heeft drie kansrijke oplossingsrichtingen opgeleverd, te weten: 1. Afstoten locatie Burgemeester Brokxlaan (BBL) en de afdeling Werk en Inkomen (WIN) die hierin werkzaam is, te huisvesten in de toekomstige Stadswinkel. 2. Afstoten locatie Stadskantoor 5 (SK5) en de partners van het Zorg- en Veiligheidshuis (ZVH) die hierin werkzaam zijn, te huisvesten in de toekomstige Stadswinkel per 2023. 3.

Afstoten Sportpunt en het kantoorpersoneel die hierin werkzaam zijn, te huisvesten in het Stadhuis en bij het Brabants Afval Team (BAT) aan de Ceramstraat. Verder bleek uit het onderzoek dat we in potentie structureel ca. € 1 miljoen per jaar kunnen besparen, door het aantal vierkante (m²) kantooroppervlakte te reduceren, maar dat een vervolgonderzoek nodig is om de investeringen die hiermee gemoeid zijn, inzichtelijk te maken. Over de resultaten van het verkennend onderzoek is de raad op 17 december 2020 geïnformeerd met een raadsbrief (zie bijlage 1). Dit raadsvoorstel gaat over de eerste twee opties, te weten het afstoten van de locaties BBL en SK5. Deze hebben, gezien de voortgang van het renovatietraject van de Stadswinkel, de hoogste prioriteit. De resultaten met betrekking tot optie 3, te weten het afstoten het van Sportpunt, zullen wij op een later moment met uw Raad delen, wanneer dit onderzoek verder gevorderd is. Bij de uitwerking van de eerste 2 opties, hebben wij intensief en in snel tempo alle interne en de zeven externe partners gesproken en hun eisen en wensen ten aanzien van de toekomstige huisvesting in de Stadswinkel opgehaald. Dit is vastgelegd in de goedgekeurde Programma’s van Eisen (PvE’s).

De architect heeft de opdracht gekregen om te beoordelen of deze PvE’s qua ruimte en functionaliteit inpasbaar zijn in de nieuwe Stadswinkel en om aan de hand van de PvE’s een aangepast ontwerp te maken voor de begane grond en de 1e verdieping van de Stadswinkel. Twee uitgangspunten zijn daarbij belangrijk: het huidige ontwerp zoveel als mogelijk handhaven en de impact van de inpassing minimaliseren. Aanvullend daarop is een begroting van de verwachte kosten opgesteld. Uit de haalbaarheidsstudie op basis van de schetsen van de architect en de kostenspecificatie blijkt dat de businesscase haalbaar is. We kunnen door aanpassingen op het ontwerp van de Stadswinkel het aantal gemeentelijke m2 kantooroppervlakte reduceren en structureel een besparing realiseren. Daarvoor moeten we eerst investeren. Met deze nota vragen we de Raad om dit investeringskrediet beschikbaar te stellen, zodat wij de aannemer de opdracht kunnen geven om de aanpassingen te realiseren. Portefeuillehouder: Wethouder Dusschooten Behandelend ambtenaar: Faciliteiten, Nataly Eugenia, telefoon 013 542 97 90

raad 2021_1169 nieuw definitief

2

Beoogd effect/ bestuurlijk kader Bedrijfsvoering, een betaalbare organisatie die in control is.

Voorstel Een investeringskrediet van € 2.314.000 beschikbaar te stellen om de aanpassingen in de Stadswinkel te realiseren, zodat de afdeling Werk en inkomen en de partners van het Zorg- en Veiligheidshuis erin gehuisvest kunnen worden en de huurovereenkomsten van de locaties BBL en SK5 opgezegd kunnen worden.

Argumenten 1.

De businesscase is haalbaar en levert een structureel voordeel op, waardoor het verantwoord is om een éénmalige investering van € 2.314.000 te doen zodat er bespaard kan worden op de structurele huurkosten van de locaties BBL en SK5. De kosten van de aanpassingen die in de Stadswinkel doorgevoerd moeten worden om de afdeling Werk en Inkomen van de gemeente Tilburg en de partners van het Zorg- en Veiligheidshuis te huisvesten, zijn begroot op € 2.314.000 (zie bijlage 2). De jaarlijkse exploitatielasten die hierbij horen kunnen gedekt worden uit de vrijgekomen huurbudgetten, doordat we de huur van de locaties BBL en SK5 opzeggen. Na aftrek van de exploitatielasten blijft een restant huurbudget over. Dit wordt ingezet om invulling te geven aan de taakstelling van € 1 miljoen die reeds is ingeboekt in de programmabegroting 2021. Een verdere onderbouwing hiervan inclusief bedragen, staat in de paragraaf kosten en dekking beschreven.

2.

De nieuwe schets van de Stadswinkel voldoet aan de wensen en eisen die in de goedgekeurde PvE’s staan opgenomen. In deze schets zijn alle aangedragen eisen en wensen uit de PvE’s verwerkt. Dit betekent dat zowel de afdeling Werk en Inkomen als de partners van het ZVH conform hun ingebrachte eisen en wensen een plek kunnen krijgen in de Stadswinkel. Volgens planning kan de Stadswinkel medio 2023 in gebruik genomen worden. Vanaf dat moment verhuizen de gebruikers naar de Stadswinkel. Dit betekent dat de huur van de “oude” locaties vanaf eind 2023 (SK5) en eind 2024 (BBL) opgezegd kan worden.

3.

De reden dat we het investeringskrediet nu al aanvragen is dat de aannemer, gezien de vorderingen van het renovatietraject van de Stadswinkel, voor de zomervakantie definitief uitsluitsel moet hebben om de aanpassingen nog in het bouwproces te kunnen integreren. Het renovatietraject van de Stadswinkel vordert. Hierdoor is de termijn waarop de aannemer nog wijzigingen kan doorvoeren in de bouw, beperkt. Om de impact op het bouwproces en de planning zo klein mogelijk te houden, heeft de aannemer voor de zomervakantie, te weten 20 juli 2021, uitsluitsel nodig over het doorvoeren van deze wijzigingen.

Risico’s De bouwsector staat onder druk, doordat er veel vraag is en er maar beperkte capaciteit en materialen beschikbaar zijn. Hierdoor lopen levertijden op en zijn de prijzen sterk aan veranderingen en stijging onderhevig. Voorlopig zien we hier ook geen verandering in waardoor dit een risico blijft gedurende het verdere traject. Een ander risico is dat de aanpassingen ook effect hebben op het gebruik van de Stadswinkel. Denk hierbij bijv. aan het geleiden van de verschillende klantstromen. Deze gevolgen voor de exploitatie kunnen momenteel nog niet ingeschat worden, maar worden inzichtelijk bij de voorbereidingen op de inhuizing van deze partijen. Het risico bestaat dat hieraan nog financiële consequenties verbonden zijn.

raad 2021_1169 nieuw definitief

3

Kosten en dekking Voor de aanpassingen aan de Stadswinkel worden diverse investeringen gedaan die onder te verdelen zijn in kosten ten behoeve van de bouw en kosten ten behoeve van de inrichting (bricks). De inschatting voor de bouwkosten is gemaakt door een externe bouwkostendeskundige op basis van een voorlopig ontwerp (dus geen volledig bestek) en de inschatting van de kosten voor de inrichting door het programmateam Werken in Verbinding. Hieronder staat de onderverdeling weergegeven (zie ook bijlage). De verwachting is dat we halverwege juli een afgeprijsde offerte krijgen van de aannemer en indien dit tot prijswijzigingen leidt, zullen wij dat alsnog verwerken in de nota aan uw raad. Investeringen Bouwkundig

€

873.000

Installaties

€

796.000

Investeringen bouw

€ 1.669.000

Investering inrichting

€

Totale investering

€ 2.314.000

645.000

De bouwkosten worden in 40 jaar afgeschreven, de installaties in 15 jaar en de kosten van inrichting in 10 en 5 jaar, geheel conform het financieel beleid. Dit resulteert in jaarlijkse kapitaallasten ter hoogte van € 182.000,-. Door de onderhoudskosten van de aanpassingen (à € 20.000) hierbij op te tellen, komen de totale jaarlijkse exploitatielasten uit op € 202.000. Deze structurele jaarlijkse exploitatielasten worden gedekt uit de huurbudgetten die vrijvallen doordat de huur van het UWV-gebouw aan de Burgermeester Brokxlaan (BBL) en de huur van SK5 opgezegd worden: Structurele lasten en besparing Extra onderhoud en gebruikerslasten

€

20.000

Kapitaallasten extra investeringen

€

182.000

Extra lasten structureel

€

202.000

Huidige kosten te besparen Huur + gebruikerslasten BBL

€ 1.000.000

Besparing SK5

€

193.000

Nog te realiseren besparing

€

9.000

Totale besparing

€ 1.202.000

Totale besparing structureel

€ 1.000.000

In de programmabegroting 2021 is reeds rekening gehouden met een structurele besparing op de huisvestingslasten van € 1 miljoen die per 2024 gefaseerd gerealiseerd kan worden. Wijziging ten opzichte van eerdere raadsnotitie en kostenraming De aannemer heeft conform planning de kostenraming geactualiseerd. De oorspronkelijke begroting bedroeg € 2.218.000 en de nieuwe begroting is vastgesteld € 2.314.000. Dit betekent dat de kosten in totaal met € 96.000 stijgen. Deze stijging wordt met name veroorzaakt door prijsstijgingen in de bouw, aanpassingen in de installaties (sprinklers en koeling) en de extra tijd die nodig is om de aanpassingen uit te voeren. Deze stijging is verwerkt in de voorliggende nota.

raad 2021_1169 nieuw definitief

4

Vervolg Nadat uw Raad het investeringskrediet beschikbaar stelt, wordt de aannemer gevraagd om de aanpassingen op te nemen in de realisatie van de herontwikkeling Stadswinkel.

Bijlagen 1. 2.

201215-41-FAC-01 Raadsbrief beantwoording motie Noodzaak kantooroppervlakte SK2 Financiële paragaaf

Tilburg, 29 juni 2021 Het college van burgemeester en wethouders van Tilburg, de secretaris, de burgemeester,

raad 2021_1169 nieuw definitief

5

Raadsbesluit De raad van de gemeente Tilburg; -

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;

Besluit Een investeringskrediet van € 2.314.000 beschikbaar te stellen om de aanpassingen in de Stadswinkel te realiseren, zodat de afdeling Werk en inkomen en de partners van het Zorg- en Veiligheidshuis erin gehuisvest kunnen worden en de huurovereenkomsten van de locaties BBL en SK5 opgezegd kunnen worden.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 15 juli 2021.

De plaatsvervangend griffier,

voorzitter,