01 Raadsvoorstel Evaluatie en afronding programma's Gemeentelijke Huisvesting en Werken in Verbinding

Voorblad Raadsvoorstel Evaluatie en afronding programma's Gemeentelijke Huisvesting en Werken in Verbinding Datum college: Portefeuillehouder: Afdeling: Behandelend ambtenaar:

19 maart 2024 Yusuf Çelik Betrokken portefeuillehouder: Burgemeester Vastgoedbedrijf / PPI I. Schapendonk en D. Damink

Samenvatting In 2021 hebben we het Stadhuis in gebruik genomen en in 2023 de Stadswinkel. Met de ingebruikname van de Stadswinkel komt er een einde aan de programma's Gemeentelijke Huisvesting en Werken in Verbinding. Beide programma’s maken onderdeel uit van de regeling Grote Projecten. Om programma’s formeel te kunnen afmelden voor deze regeling is goedkeuring van de raad nodig. Met dit voorstel wordt op basis van het bijgevoegde evaluatierapport besloten om de aanwijzing van de programma’s als een groot project conform de regeling te beëindigen door de programma’s decharge te verlenen. Daarnaast geeft het antwoord op de toezegging aan uw Raad van 22 maart 2021 om de verbouwing van de gemeentelijke huisvesting SK1 en SK2 (Stadskantoor 1 en 2), nu respectievelijk Stadhuis en Stadswinkel, te evalueren. In het bijgevoegde evaluatierapport staat vervolgens uitgebreid beschreven aan welke eisen de gebouwen moesten voldoen, hoe we dit gerealiseerd hebben, welke scopewijzigingen er doorgevoerd zijn, welke leerpunten we gedurende het traject geconstateerd hebben, welke risico’s in werking zijn getreden en wat het financiële beeld tot nu toe is. De definitieve financiële afwikkeling gebeurt zoals met uw raad is afgesproken één jaar na ingebruikname van de Stadswinkel.

Collegebesluit Het college: 1. stelt het evaluatierapport van de programma’s Gemeentelijke Huisvesting en Werken in Verbinding vast, biedt deze aan de raad aan en doet daarmee de toezegging Gemeentelijke huisvesting – verbouwing SK1 en SK2 (68139) af. 2. stelt de raad voor de aanwijzing van de programma’s Gemeentelijke Huisvesting en Werken in Verbinding als een groot project conform de regeling Grote projecten, op basis van het evaluatierapport, te beëindigen en de verdere ontwikkeling van de gebouwen, inclusief de afronding van de restpunten, het beheer en het onderhoud, over te hevelen naar de reguliere lijnorganisatie.

raad 2024_1573 definitief.docx

1/9

Raadsvoorstel Evaluatie en afronding programma's Gemeentelijke Huisvesting en Werken in Verbinding Aanleiding De afgelopen jaren hebben in het teken gestaan van de renovatie en ingebruikname van het Stadhuis en Stadswinkel. Twee gebouwen die klaar zijn voor de toekomst: passend bij ons als gemeentelijke organisatie, voldoen aan de hoogste duurzaamheidseisen, voorzien zijn van de nieuwste technologieën en door gebruikers en bezoekers als een prettige en veilige (werk)omgeving wordt ervaren om in te verblijven. In 2021 hebben we het Stadhuis in gebruik genomen en in 2023 de Stadswinkel. Met de ingebruikname van de Stadswinkel komt er een einde aan de programma's Gemeentelijke Huisvesting en Werken in Verbinding. Ter afsluiting van deze programma’s hebben we een evaluatierapport opgesteld dat in de bijlage terug te vinden is. In dit evaluatierapport staat beschreven aan welke eisen de gebouwen moesten voldoen, hoe we dit gerealiseerd hebben, welke scopewijzigingen er doorgevoerd zijn, welke leerpunten we gedurende het traject geconstateerd hebben, welke risico’s in werking zijn getreden en wat het financiële beeld tot nu toe is. Daarnaast geeft dit rapport antwoord op de toezegging aan uw raad van 22 maart 2021 om de verbouwing van de gemeentelijke huisvesting SK1 en SK2 (Stadskantoor 1 en 2), nu Stadhuis en Stadswinkel, te evalueren.

Dit evaluatierapport kent ook een formele status in de regeling Grote projecten waar de programma’s onderdeel van uitmaken. Met het voorliggende voorstel wordt op basis van het bijgevoegde evaluatierapport besloten om de aanwijzing van de programma’s als een groot project conform de regeling te beëindigen door de programma’s decharge te verlenen.

Beoogd effect Dit voorstel vormt de afronding van de eerdere raadsbesluiten rondom het uitvoeringskrediet Gemeentelijke Huisvesting en Werken in Verbinding. We willen in verbinding met de stad werken aan onze opgaven. Dichtbij in de straten en buurten, steeds meer wijkgericht. We faciliteren een fysieke en digitale toekomstbestendige werkomgeving die dit stimuleert. Onze kantoorpanden zijn open en uitnodigend en passen in onze duurzaamheidsambities.

Voorstel De aanwijzing van de programma’s Gemeentelijke Huisvesting en Werken in Verbinding als een groot project conform de regeling Grote projecten, op basis van het evaluatierapport, beëindigen en de verdere ontwikkeling van de gebouwen, inclusief de afronding van de restpunten, het beheer en het onderhoud, overhevelen naar de reguliere lijnorganisatie.

Argumenten 1.1. De programma's Gemeentelijk Huisvesting en Werken in Verbinding zijn gerealiseerd conform Programma van Eisen. Voor de start van de renovatie was de gemeente gehuisvest in diverse gebouwen in het centrum van de stad, waaronder SK1 en SK2. De maatschappelijke opgaven, de bestuurlijke ambities en daaraan verbonden het ambtelijk willen opereren als een netwerkorganisatie, stelden andere functionele eisen aan de huisvesting. Samenwerken en verbinden stonden in die eisen centraal en concentratie van de ambtelijke huisvesting op twee locaties in de binnenstad was daarmee gewenst. Het Stadskantoor 1 is op dat moment aan de grenzen van zijn mogelijkheden. Er doen zich tal van tekortkomingen voor. Stadskantoor 2 verkeerde technisch in een redelijke staat maar voldeed niet meer aan de ambities van de gemeente op het gebied van o.a. duurzaamheid (bio-based), dienstverleningsconcept en (samen)werken in verbinding.

raad 2024_1573 definitief.docx

2/9

In het Programma van Eisen, dat is vastgesteld in 2016, is voor de gemeentelijke huisvesting de wens opgenomen dat de uitstraling van de stadskantoren beter aan moet sluiten bij onze rol en hoe we als bestuur en organisatie willen opereren: open, transparant en in verbinding. Terugkijkend kan gesteld worden dat de visie en kaders uit het Programma van Eisen ruimschoots zijn gerealiseerd. De gewenste openheid en transparantie komt tot uitdrukking in de uitstraling van de publieke en semi-publieke ruimten, de werkzones, het warme ontvangst door de hosts en het functioneren van de werkcafé’s, de Raadszaal in het Stadhuis en de publieke balies in de Stadswinkel. De gebieden zijn voor iedereen toegankelijk en zijn een prettige omgeving om in te verblijven. Beide gebouwen hebben de ambities op duurzaamheid waargemaakt, we meten dit voor het Stadhuis met de BREAAM-meetmethodiek en bij de Stadswinkel de Gemeente Praktijk Richtlijn Gebouw (GPR-gebouw). Wat toegankelijkheid betreft voldoen de gebouwen aan de laatste eisen en vragen we voor beide gebouwen het ITS-Totaal certificaat aan. Certificaat van de Stadswinkel verwachten we in april 2024 en vóór de zomer volgt ook het Stadhuis.

Voor de medewerkers en bezoekers is een (werk)omgeving gecreëerd die prettig is om in te verblijven, voldoet aan de hoge beveiligingseisen en voorzieningen aanwezig zijn om hybride met de stad en met collega’s samen te kunnen werken. Ook is er een digitale omgeving ontwikkelt die ervoor zorgt dat we in verbinding kunnen werken met de stad en dichtbij zijn waar nodig. 1.2. De scopewijzigingen zijn succesvol geïmplementeerd. Gedurende de doorlooptijd van de programma's zijn er diverse kleine en grotere scopewijzigingen succesvol doorgevoerd. We noemen de wijzigingen met de grootste impact: • Stadswinkel naar toekomstbestendig: in 2017 is besloten om in plaats van een beperkte renovatie over te gaan tot een werkelijk levensduur verlengende ingreep en toekomstbestendige renovatie met een hoger duurzaamheidsambitie. • Toevoegen spoor Bytes tot het programma Werken in Verbinding: In 2018 is het spoor Bytes toegevoegd aan het programma Werken in Verbinding. Doel hiervan was om ook een digitale werkomgeving, naast een fysieke omgeving, te creëren die het tijd en plaatsonafhankelijk werken mogelijk maakt en ondersteunend is aan het werkplekconcept in de nieuwe gebouwen. • Extra verdichting door Corona: Tijdens de coronapandemie zijn we veel meer tijd- en plaatsonafhankelijk gaan werken.

Op 6 juli 2020 heeft uw Raad het college via de niet in stemming gebracht motie noodzaak kantooroppervlakte, opgedragen om te onderzoeken welke langetermijneffecten Corona en het werken op afstand hebben op het aantal vierkante meter (m2) kantooroppervlakte dat de gemeente in gebruik heeft. Dit met als doel om de gemeentelijke huisvesting af te slanken en besparing van € 1 mln. te realiseren. Naar aanleiding van deze opdracht is in juni 2021 door uw raad extra krediet beschikbaar gesteld om locatie BBL en SK5 af te stoten en afdeling WIN en de partners van ZVH (Zorg- en Veiligheidshuis) te huisvesten in de Stadswinkel. Naast de extra investering is de flexfactor bijgesteld naar gemiddeld 0,5 en is bouwtijdverlenging inclusief prijscompensatie toegekend aan de aannemer als gevolg van de corona- en Oekraïnecrisis. Deze scopewijzigingen zijn gepaard gegaan met een aanvraag om aanvullend krediet en staat inhoudelijk uitgebreider toegelicht in het evaluatierapport dat in de bijlage is toegevoegd. 1.3. De evaluatie van het Stadhuis en de Stadswinkel is afgerond, waarbij de leerpunten uit het Stadhuis als input hebben gediend voor het traject van de Stadswinkel. Hierdoor zijn beide trajecten naar tevredenheid van zowel het bestuur, de organisatie als de betrokken contractpartners verlopen en konden de leerpunten direct in de praktijk gebracht worden.

Vanwege de omvang van beide programma’s hebben we de terugkoppeling over de uitkomsten van de evaluaties van het Stadhuis en de Stadswinkel opgesplitst en gekoppeld aan de oplevering van de gebouwen. Op 14 december 2021 hebben we uw raad reeds geïnformeerd over de uitkomsten van de evaluatie van het Stadhuis. In het bijgevoegde evaluatierapport staat de inhoud van deze brief weergegeven aangevuld met de evaluatie van de verbouwing van de Stadswinkel. In dit rapport staat uitgebreid beschreven aan welke eisen de gebouwen moesten voldoen, hoe we dit gerealiseerd hebben, welke scopewijzigingen er doorgevoerd zijn,

raad 2024_1573 definitief.docx

3/9

welke leerpunten we gedurende het traject geconstateerd hebben, welke risico’s in werking zijn getreden en wat het financiële beeld tot nu toe. 1.4. Programma's zijn binnen de (bij)gestelde kredieten afgerond. De complete financiële afronding van de programma's vindt plaats één jaar na ingebruikname van de Stadswinkel, dat is zomer 2024. Vooruitlopend daarop kunnen we melden dat er geen overschrijdingen te verwachten zijn. We blijven binnen de (bijgestelde) budgetten. Zowel voor incidenteel als voor structureel is de huidige inschatting dat we middelen over houden. Zie ook het financieel overzicht in de bijlage van het evaluatierapport voor de eenmalige uitgave en een toelichting op de structurele middelen in de kosten en dekking paragraaf.

Kanttekeningen en gewogen alternatieven Niet van toepassing.

Niet beïnvloedbare risico’s Niet van toepassing.

Kosten en dekking Eénmalige kredieten Vanaf 2012 zijn er op diverse momenten voorbereidings- en uitvoeringskredieten voor de deelprojecten van de programma's Gemeentelijke Huisvesting en Werken in Verbinding toegekend. In totaal is er een krediet toegekend van € 129,1 mln., waarvan momenteel circa € 126,7 mln. is uitgegeven of in opdracht is gegeven. Het resterende deel van € 2,4 mln. is nog onzeker en heeft met name betrekking op investeringskrediet dat niet is ingezet ten behoeve van de telefooncentrale en storage van deelproject bytes. Daarnaast resteert er nog krediet voor restpunten Stadhuis (€ 0,25 mln.) en onvoorzien stuurgroep Stadswinkel ( € 0,36 mln.). In het overzicht op de volgende pagina staan de toegekende en vastgestelde éénmalige kredieten weergegeven. In het evaluatierapport is het financieel overzicht van de deelprojecten van de programma's weergegeven waarin te zien waar de toegekende middelen aan uitgegeven zijn.

raad 2024_1573 definitief.docx

4/9

Structurele budgetten De reeds bestaande budgetten voor de huur, het gebruik en de inrichting van het Stadhuis en de Stadswinkel zijn in de loop van de jaren aangevuld met budgetten uit nieuw beleid, indexeringen en door scopewijzigingen in de programma's. In totaal is er circa € 10,1 mln. aan structurele budgetten beschikbaar, zoals in het overzicht op de volgende pagina weergegeven is. De afspraak met uw raad is om één jaar na ingebruikname van de Stadswinkel de financiële afwikkeling van de structurele budgetten te doen. Op dit moment is de inschatting dat er een voordelig resultaat zit op deze budgetten en dat de totale lasten dus vermoedelijk lager zullen zijn dan de hoogte van deze budgetten. Als er daadwerkelijk structurele middelen vrijvallen zodra de financiële afwikkeling gedaan is, wordt dat verwerkt in de eerstvolgende P&C-productie.

raad 2024_1573 definitief.docx

5/9

Vastgestelde structurele exploitatiebudgetten gemeentelijke huisvesting Jaar

Omschrijving

nvt

Reeds bestaand huurbudget SK1 en SK2 + inrichting en gebouwgebonden lasten

Bestuurlijk vastgesteld budget

Totaal budget 5,4 5,4

Programmabegroting Kapitlaallasten voorbereidingskrediet

0,6

2013

6,0

Programmabegroting Reservering toekomstig nadelig saldo exploitatielasten

1,1

2014 Tussenrapportage 2016

7,1 Kapitaallasten als gevolg vertraging bouw

0,1 7,2

Programmabegroting Nieuw beleid bytes Prijsstijgingen SK1 en SK2 2018 Kapitaallasten bricks

1,4 0,1 0,2 8,9

Programmabegroting Taakstelling bedrijfsvoering bytes

-0,1

2023 2023

2023

8,8 Indexering budgetten (indexering huurbudgetten + kostenmix + compensatie stijging energielasten 2023) Toevoeging restantbudget ZVH aan programma GHV/WIV

1,0 9,8 0,2 10,1

Bedragen x € 1 mln Bovenop de nu nog beschikbare structurele budgetten is er door het realiseren van de verdichting in de Stadswinkel (het toevoegen van de teams van het Zorg- en Veiligheidshuis en Werk & Inkomen aan de Stadswinkel) een besparing gerealiseerd van € 0,95mln. Dat staat los van het eventuele voordelige resultaat op de structurele budgetten en de besparing van € 0,95mln. is reeds ingeboekt. Bestemmingsreserve Gemeentelijke Huisvesting Voor de deelprojecten met incidentele lasten zoals project- en programmasturing, spoor Behaviour en tijdelijke huisvesting (incl. verhuisbewegingen) worden de kosten gedekt uit de bestemmingsreserve Gemeentelijke Huisvesting. De stortingen in deze reserve komen met name uit de huurbudgetten voor de gebouwen vanuit de afdeling Faciliteiten en in het verleden zijn er ook enkele incidentele stortingen gedaan. In 2023 heeft er voor de laatste keer een afwikkeling met de reserve plaatsgevonden voor alle tijdelijke huisvestingslasten vanuit de afdeling faciliteiten. Vanaf 2024 worden alle lasten gedekt uit de structurele budgetten. In 2024 is nog € 199K gereserveerd in deze reserve voor dekking van de laatste programmakosten.

raad 2024_1573 definitief.docx

6/9

Uitvoering Na dechargeverlening en afmelding voor de regeling Grote projecten, zal de ontwikkeling inclusief de uitvoering van de restpunten, het beheer en onderhoud van de gebouwen overgeheveld en verder opgepakt worden door de reguliere lijnorganisatie.

Participatie Voor, tijdens en na realisatie van de gebouwen zijn diverse partijen op verschillende momenten intensief betrokken geweest bij de programma's Gemeentelijke Huisvesting en Werken in Verbinding. We noemen de belangrijkste: • Omwonenden en ondernemers: Door middel van bewonersavonden en informatiebrieven zijn de bewoners en direct betrokken ondernemers geïnformeerd en betrokken bij het ontwerp en bouw van de beide panden. Gedurende de bouw zijn er momenten geweest waarop we omwonenden hebben uitgenodigd op de bouw om een kijkje te nemen in het aanbouw zijnde Stadhuis en de Stadswinkel. Dit heeft o.a. tot meer begrip gezorgd bij de omwonenden voor de werkzaamheden in uitvoering; • Herontwikkeling Kernwinkelgebied: Bij de totstandkoming van het ontwerp en indeling van de winkelplint van het Stadhuis is intensief afstemming geweest met de interne en externe partijen van het Programma Kernwinkelgebied en de ondernemers in het centrum (inmiddels Binnenstad Management Tilburg). • Werkgroep Kunst: In het voormalig Stadskantoor 1 waren veel kunstwerken aanwezig met historische betekenis voor de plek en voor de stad. Om te bepalen wat er met de werken moest gebeuren is er door BKKC (nu KunstLoc) een waardebepaling gedaan van deze kunst.

De Werkgroep Kunst, samengesteld uit architecten, adviseur intern, adviseur van BKKC en afvaardiging van de Heemkundekring heeft vervolgens samen de Visie op Kunst gemaakt. Waar mogelijk, is ook (familie van) de kunstenaar betrokken in herplaatsing van de kunstwerken. Met als resultaat een mooi samenspel tussen historische en nieuwe werken in Stadhuis en Stadswinkel. • Interne organisatie: Niet een waar we standaard aan denken bij ‘participatie’ maar in het geval van realiseren van gemeentelijke huisvesting één die ontzettend belangrijk is. De overleggen en werkgroepen om de medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie te laten participeren in de ontwikkeling van onze gebouwen. Deze werkgroepen met afvaardiging vanuit de hele organisatie zijn in het leven geroepen voor o.a. het samenstellen en vaststellen van de vlekkenplannen van de gebouwen. Meedenken over werkplekbehoefte en verhouding actief, geconcentreerd en samenwerken. Maar ook het uittesten van proefopstellingen van meubilair en onze digitale werkplek.

Communicatie De communicatie richting de stad heeft reeds plaatsgevonden bij officiële openingen het Stadhuis en Stadswinkel te weten op respectievelijk 18 april 2021 en 7 juli 2023. Het betrof een feestelijke ceremonie waarbij wij de stad uitgenodigd hebben om een kijkje te komen nemen in onze nieuwe gebouwen en hebben wij onze leveranciers bedankt voor hun bijdrage aan deze trajecten. Het besluit van de raad zal tot slot gepubliceerd worden op het bestuurlijk informatie systeem van de gemeente Tilburg en de programma’s zullen beëindigd worden conform de regeling Grote projecten.

Evaluatie In de bijlage van dit voorstel treft u een evaluatierapport aan waarin uitgebreid staat beschreven aan welke eisen de gebouwen moesten voldoen, hoe we dit gerealiseerd hebben, welke scopewijzigingen er doorgevoerd zijn, welke leerpunten we gedurende het traject geconstateerd hebben, welke risico’s in werking zijn getreden en wat het financiële beeld tot nu toe is.

raad 2024_1573 definitief.docx

7/9

Bijlagen Evaluatierapport Gemeentelijke Huisvesting en Werken in Verbinding.

Ter inzage gelegde stukken Geen.

Tilburg, 19 maart 2024 Het college van burgemeester en wethouders van Tilburg, de secretaris,

de burgemeester,

raad 2024_1573 definitief.docx

8/9

Raadsbesluit De raad van de gemeente Tilburg; -

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;

Besluit De aanwijzing van de programma’s Gemeentelijke Huisvesting en Werken in Verbinding als een groot project conform de regeling Grote projecten, op basis van het evaluatierapport, te beëindigen en de verdere ontwikkeling van de gebouwen, inclusief de afronding van de restpunten, het beheer en het onderhoud, over te hevelen naar de reguliere lijnorganisatie.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 27 mei 2024. de griffier,

voorzitter,