01 Raadsvoorstel Effecten Corona Investeringen voor commissiekamers Stadhuis

raad 2021_1090 definitief

1

Raadsvoorstel Effecten Corona: Investeringen voor commissiekamers Stadhuis Aanleiding Wij zijn reeds vóór de COVID-19 pandemie van start gegaan met de voorbereiding en het realiseren van de inrichting van het Stadhuis. In het nieuwe Stadhuis wordt een aantal ruimtes gerealiseerd dat van essentieel belang is voor het bestuurlijke proces en de besluitvorming. Denk onder andere aan de bestuurszone, raadzaal en de commissiekamers. Al deze ruimtes worden, net als de andere ruimtes in het Stadhuis, voorzien van moderne audio- en videoapparatuur zodat de benodigde processen optimaal worden ondersteund. Tijdens, maar ook ná de COVID-19 pandemie, is de digitale ondersteuning van deze processen belangrijker dan ooit tevoren. Momenteel is er een tweetal commissiekamers in gebruik in Het Laken. Deze ruimtes zijn voorzien van moderne apparatuur waar circa 4 jaar geleden een investering in is gedaan. Uitgangspunt van deze investering was altijd dat deze apparatuur bij de verhuizing naar het nieuwe Stadhuis opnieuw ingezet wordt in de daar te realiseren commissiekamers. Verhuizing van de apparatuur was gepland in de periode van half december 2020 tot eind januari 2021. Verhuizing van deze apparatuur zou minimaal 6 weken in beslag nemen, omdat de complexe techniek op zorgvuldige wijze verwijderd, geïnstalleerd en geprogrammeerd moet worden.

Ten tijde van het nemen van het besluit over hergebruik van de apparatuur was de periode van verhuizing van de apparatuur te overbruggen door zo veel mogelijk fysiek op locatie te vergaderen. De COVID-19 pandemie zorgt er echter voor dat opnieuw gekeken moet worden naar het uitgangspunt voor het hergebruiken van de commissie-apparatuur. Als gevolg van de pandemie verkeert de crisisorganisatie namelijk nog steeds in een GRIP 4 situatie waardoor het essentieel is dat de crisisorganisatie in deze periode gebruik kan blijven maken van de genoemde AV middelen in Het Laken, totdat het Stadhuis volledig operationeel is. Fysiek op locatie vergaderen is nog steeds niet wenselijk door de fase waarin de COVID-19 pandemie zit. De apparatuur kan dus in deze periode niet verhuisd en in de commissiekamers hergebruikt worden. Na zorgvuldig onderzoek, waarbij meerdere opties zijn onderzocht, blijft er één optie over, namelijk om de commissiekamers in het stadhuis van nieuwe (extra) apparatuur te voorzien. Vanwege de planning voor de inrichting en ingebruikname van het Stadhuis, is besloten de apparatuur alvast te bestellen zodat we op dit gebied geen vertraging oplopen.

Beoogd effect/ bestuurlijk kader Veiligheid en Crisisorganisatie. Effect post corona: we zullen meer digitaal/hybride blijven vergaderen. Waardoor meer locaties nodig zijn.

Voorstel De commissiekamers in het Stadhuis voorzien van nieuwe apparatuur en daarvoor € 200.000,investeringskrediet beschikbaar te stellen.

Portefeuillehouder: Wethouder De Vries Behandelend ambtenaar: Faciliteiten, Ilse Schapendonk, telefoon 06-10890132

raad 2021_1090 definitief

2

Argumenten 1.

De commissiekamers in het Laken bieden, in deze periode waarin 1,5 meter afstand houden wenselijk is, als enige ruimtes voldoende mogelijkheden om met een gezelschap van circa 10 gebruikers, hybride te vergaderen met onder andere de ‘Driehoek’ en de regionale crisisorganisatie.

2.

Een stabiele en betrouwbare oplossing is van essentieel belang in deze periode van crisis (GRIP 4) en deze voorziening dient te allen tijde gebruikt te kunnen worden. Er is dus geen ruimte voor de genoemde overbruggingsperiode waarin er gedurende minimaal 6 weken geen beschikking is over de AV-middelen.

3.

Het tijdelijk huren van apparatuur voor Het Laken is een erg kostbare, maar vooral risicovolle, oplossing waarin de huidige stabiliteit en kwaliteit van (digitaal) vergaderen niet gegarandeerd kan worden. De huur per dag is € 3.000,- voor een minimale periode van 6 weken. Dit brengt een kostenpost van minimaal € 135.000,- met zich mee, waarna de spullen weer terug naar de verhuurder gaan.

4.

Ontmantelen van de apparatuur in één van de twee commissiekamers in het Laken is technisch niet mogelijk.

5.

De apparatuur die nu in het Laken operationeel is, kan later worden ingezet in één van onze kantoorpanden Huur van de noodzakelijke apparatuur brengt ook kosten met zich mee (minimaal 135.0000 Euro), terwijl deze apparatuur wordt verwijderd na afloop van de huurperiode. Door in plaats daarvan over te gaan tot aanschaf van apparatuur (200.000,00 Euro) investeren we in eigen apparatuur, die we na de verhuizing kunnen inzetten in onze kantoorpanden. Hierdoor hebben we extra apparatuur waarmee we een extra locatie kunnen uitrusten. Met de COVID pandemie zijn de ontwikkelingen van het op afstand werken snel gegaan, waardoor er frequent gebruik gemaakt zal worden van deze apparatuur. De bestaande en nieuw aan te schaffen apparatuur ondersteunen bij deze ontwikkeling die in een stroomversnelling is gekomen.

Kosten en dekking De investering van € 200.000,- en bestaat voor € 150.000,- uit de aanschaf van nieuwe apparatuur en voor € 50.000,- uit aanpassingen aan kabelwerk ten behoeve van het aansluiten van de apparatuur. De jaarlijkse hieruit voortvloeiende exploitatielasten (inclusief kapitaallasten) worden gedekt uit de bestaande structurele huisvestingsbudgetten van de afdeling Faciliteiten. Voor het bijbehorende investeringskrediet wordt nu instemming gevraagd aan de raad.

Vervolg De leverancier krijgt de opdracht om nieuwe AV-apparatuur voor de commissiekamers te installeren. Het Laken blijft in gebruik totdat de nieuwe oplossing operationeel is. De apparatuur van het Laken wordt later ingezet in het Paleis Raadzaal om in de toegenomen vraag in hybride werken te kunnen voorzien.

Tilburg, 19 januari 2021 Het college van burgemeester en wethouders van Tilburg, de secretaris, de burgemeester,

raad 2021_1090 definitief

3

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Tilburg; -

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;

Besluit De commissiekamers in het Stadhuis voorzien van nieuwe apparatuur en daarvoor € 200.000,investeringskrediet beschikbaar te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 1 maart 2021.

de griffier,

plaatsvervangend voorzitter,