01 Raadsvoorstel Ambitieniveau Open gemeente Tilburg

raad 2023_1438 definitief

1

Raadsvoorstel Ambitieniveau Wet open overheid Aanleiding Per 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Deze wet vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (de welbekende Wob). De Woo heeft als doel een organisatiebrede verandering te bereiken in de omgang met informatie bij de overheid. Daarmee wil de wetgever meer transparantie bereiken. Dit gaat voor een belangrijk deel om verandering van onze houding: we veranderen van ‘Open op verzoek’ naar ‘Open uit eigen beweging’. Via het uit onszelf openbaar maken van documenten en onze open houding dragen we bij aan een betrouwbare overheid. Wat in de Woo sterker aangezet is dan in de Wob, is dat we als overheid controleerbaar zijn; ons handelen is te reconstrueren. In deze nota stellen we het ambitieniveau vast. Dit is de komende jaren kaderstellend en richtinggevend voor de verdere ontwikkeling van visie en beleid, en waar we op inzetten in de implementatie van de Woo. Voorgeschiedenis De voorbereiding op de Woo is in onze organisatie al een tijd gaande. De afgelopen drie jaar zijn een aantal voorbereidende activiteiten en projecten uitgevoerd in vier sporen. Ten eerste hebben we ons met name gericht op de technologie, vooruitlopend op de definitieve inhoud van de wet. Ten tweede zijn een Woocoördinator en -ondersteuner geworven en is het afhandelen van Woo-verzoeken verbeterd.

Ten derde is ook besloten om de digitale weg voor het indienen van Woo-verzoeken open te zetten. Ten vierde werden er een aantal trajecten uitgevoerd die de weg voorbereiden voor de implementatie van de wet: onderzoek naar de impact van de wet op onze organisatie (de impactanalyse), meedoen aan de VNG werkgroep voor het landelijk te ontwerpen digitale publicatieloket en het in gebruik nemen van software voor het anonimiseren van vertrouwelijke gegevens. De gemeenteraad is in juli 2021 geïnformeerd over de vorderingen tot dat moment. VNG ambitieniveaus en ontwikkeling van open gemeente Tilburg als groeipad Voor de implementatie van de Woo en de ontwikkeling naar nog meer transparantie is het van belang duidelijk te hebben waar het bestuur op inzet. In 2022 is onderzocht welke van de door de VNG opgestelde ambitieniveaus voor onze gemeente het beste past. De VNG onderscheidt vier niveaus in actief openbaar maken: Ambitieniveau 1. Beneden basis 2. Basis

3. Middel

4. Plus

Toelichting De gemeente voldoet niet aan de in de Woo gestelde eisen. De gemeente voldoet aan het wettelijk minimum voor het openbaar maken van documenten uit de verplichte informatiecategorieën. Daarmee publiceren we de verplichte documenten en werken volgens het landelijk tempo. De gemeente voldoet aan het wettelijk minimum. Daar bovenop maakt de gemeente binnen een informatiecategorie meer documenten openbaar dan verplicht; of andere documenten openbaar dan de in de wet genoemde informatiecategorieën; of eerder dan verplicht documenten openbaar. Daarmee publiceren we meer dan verplicht, eventueel sneller dan dat moet. De gemeente hanteert het ‘Open, tenzij..’ principe en maakt zoveel mogelijk stukken openbaar (uiteraard met inachtneming van bescherming van belangen en persoonsgegevens).

Portefeuillehouder: Burgemeester Behandelend ambtenaar: Bestuurszaken, F. Hazendonk

Raad 2023_1438 definitief

2

De gemeente voldoet nu al aan de huidig geldende minimumvereisten van de Woo: de rol Woo contactpersoon is ingevuld, er is een openbaarheidsparagraaf in de jaarstukken opgenomen en we handelen Woo-verzoeken conform de aangescherpte regels af. Dat laatste doen we ook vaker binnen de voorgeschreven termijnen. Daarmee is het eerste niveau ‘beneden basis’ niet aan de orde. De wetgever geeft ruimte voor de ontwikkeling van het actief openbaar maken via een groeipad. Artikel 3.3 dat hierover gaat is nog niet in werking getreden. Alle Nederlandse overheden werken samen om hier stapsgewijs in te groeien. Hier zit ook ruimte om een eigen keus te maken. Hieronder lichten we de niveaus toe: Het meest ambitieuze ‘plus’-niveau streven we wel na, maar hier zijn we nog niet klaar voor. “Open, tenzij…” grijpt namelijk in op alle 1100 gemeentelijke werkprocessen. Openbaar maken staat op het fundament van goede, geordende, toegankelijke informatie: de zaken die we vastleggen in die processen. Die informatie bestaat niet alleen uit brieven of bestuurlijke stukken, maar bijvoorbeeld ook notities, emails, chats, apps en databases zoals die voor meldingen of beheertaken. Voor het op niveau brengen van de informatiehuishouding moet een apart traject gestart worden. Bovendien vereist dit een diepgaande verankering in ambtelijke en bestuurlijke houding en gedrag.

Tot slot is zowel intern als landelijk het benodigde publicatie-platform nog niet gereed. De niveaus ‘basis’ en ‘middel’ bieden een reële insteek die we in de implementatieperiode van 5 jaar kunnen waarmaken. Beiden zijn in reikwijdte beperkter dan het plus-niveau en passen beter bij de het punt waar we landelijk en lokaal staan. We lopen mee in het groeipad dat onder leiding van het ministerie van Binnenlandse zaken is uitgezet om het niveau ‘Basis’ te bereiken. Het grote voordeel daarvan is dat we samen met andere overheden werken, leren en groeien. Ondertussen kunnen we de mate van transparantie behouden die we als gemeente Tilburg hebben. Op dit moment publiceren we bijvoorbeeld in de categorie ‘bestuursstukken’ al meer dan verplicht: de collegenota als extra document bij de verplichte besluitenlijst (conform niveau ‘Middel’). We gaan dus geleidelijk en in landelijk tempo kennis en ervaring opdoen van alle aspecten die er bij de invoering van de Woo komen kijken: qua cultuur, organisatie, proces en informatie, en de techniek.

Beoogd effect/ bestuurlijk kader Beoogd effect We zorgen met de vaststelling van dit raadsvoorstel ervoor dat het inwoners en andere belanghebbenden duidelijk is hoe Tilburg opvolging geeft aan ‘openheid’ vanuit de Woo. Dit geeft tevens richting en houvast voor de implementatie van de Woo binnen de gemeentelijke organisatie. Het beoogde effect van de ontwikkeling naar open gemeente Tilburg is het versterken van de gemeente Tilburg als transparante, betrouwbare overheid. Waar inwoners digitaal de minimaal verplichte documenten kunnen vinden en verzoeken om documenten tijdig en klantvriendelijk afgehandeld worden. Waarin we toewerken naar een open organisatie en ons als ambtenaren en bestuurders richten op het transparant en controleerbaar zijn. Bestuurlijk kader Programmabegroting 2023 bedrijfsvoering - paragraaf Betrouwbare overheid - Woo Coalitieakkoord Meer voor elkaar - paragraaf Betrouwbare overheid

Voorstel 1.

2. 3.

als startpunt voor de ontwikkeling naar open gemeente Tilburg te kiezen voor het VNG ambitieniveau ‘basis’ en aan te sluiten bij het landelijk tempo. Daarbij volgen we de wettelijke fasering voor het actief openbaar maken van de in artikel 3.3 Woo genoemde categorieën. waar het kan actief openbaar maken op ambitieniveau ‘middel’ te brengen. Daarbij werken we de eisen voor toegankelijkheid en beschikbaarheid van extra openbaar te maken documenten verder uit. de ontwikkeling naar open gemeente Tilburg na 2 jaar evalueren. In 2025 beoordelen of we het ambitieniveau moeten bijstellen.

Raad 2023_1438 definitief

3

Argumenten 1.1. We zien de ontwikkeling naar open Tilburg als een groeipad. Daarom starten we bij het basisniveau. De Woo moet per 1 januari 2028 geïmplementeerd zijn. We zijn inmiddels tot de conclusie gekomen dat het onderwerp geen pure wetsimplementatie of informatiekundige operatie is, maar een organisatiebrede verandering die integrale sturing en aanpak vereist. Er komt veel op ons af. Openbaar maken is complex; denk aan documenten horend bij de Omgevingswet of subsidiebeschikkingen. Intern moeten we leren wat het betekent een open gemeente Tilburg te zijn. We staan voor een open organisatie en moeten dat betekenis geven. We zijn nog zoekende, net als de meeste overheidsorganen. Adoptie van het gedachtengoed zal geleidelijk gaan. Daarnaast is het voor publiceren voorwaardelijk dat de documenten in al hun breedte vindbaar zijn. Het is in het algemeen van groot belang dat wij als professionele organisatie onze informatievoorziening op orde hebben. Hiervoor moet een inhaalslag in procesmanagement gemaakt worden en doorgebouwd aan de noodzakelijke onderdelen van de informatiehuishouding (o.a. een e-depot, metadatering, mailbeheer, inregelen opslaan en tijdig vernietigen in applicaties). Het ambitieniveau ‘Plus’ vereist dat dit grotendeels gedaan is. Dit alles komt op allerlei andere ontwikkelingen en trajecten waar de ambtelijke organisatie dagelijks mee bezig is.

Een extra reden om een geleidelijk groeipad te kiezen. 1.2. We zien dat de ontwikkeling naar open overheid landelijk volop in beweging is. Om te kunnen meebewegen met die ontwikkeling starten we bij het basisniveau. Extern is de manier waarop de Woo uitgevoerd moet worden nog volop aan discussie onderhevig. Er moeten landelijk IT-componenten geleverd worden. De vertaalslag van de Woo naar uitvoering loopt onder leiding van het ministerie van BZK met een landelijke stuurgroep van o.a. de VNG. Belangrijk om te weten, is dat actief openbaar maken nu nog geen wettelijke plicht is. Dit wordt van kracht als het merendeel van de overheden op één categorie feitelijk publiceert. Ten tweede is recent een landelijke werkgroep met vertegenwoordigers vanuit diverse overheidslagen gestart. Deze werkgroep maakt de benodigde definities en uitwerking van de eerste vier informatiecategorieën. Dat is de vertaalslag van wat de wet verplicht stelt, naar het kunnen herkennen van documenten in onze werkprocessen. Ten derde heeft de komst van het verplichte landelijke publicatieloket vertraging opgelopen. Deze nieuwe technologie komt op zijn vroegst in de tweede helft van 2023. Rekening houdend met deze factoren hebben we een voorlopige planning gemaakt (zie bijlage). 1.3. We zien dat informatie in de vorm van documenten op externe digitale bronnen versnipperd is.

Daarom werken we aan een oplossing voor het beter vindbaar maken van openbaar gemaakte documenten. We vinden het belangrijk dat wat we actief openbaar maken ook goed vindbaar is voor inwoners. Onze huidige website en onze huidige IT bieden niet wat we nodig hebben. Om informatie van binnen naar buiten te brengen en voor de inwoner vindbaar te maken, moeten we een Tilburgs portaal maken met krachtige zoektechnologie en bijhorende publicatievoorziening. Daarmee geven we beter invulling aan de geest van de wet en daar hebben we intern ook baat bij. Via deze voorziening zijn we ook goed voorbereid op de komst van het landelijke loket. 2.1 We hebben als gemeente Tilburg in het verleden al bewust gekozen documenten te publiceren vanuit transparantie. We behouden wat we hebben en kijken waar we meer kunnen doen (invullen op VNG ambitieniveau ‘Middel’). We constateren dat we in sommige Woo informatiecategorieën al meer actief openbaar maken dan wettelijk minimaal verplicht is. Een goed voorbeeld is de collegenota die we extra publiceren naast de in de Woo minimaal verplichte besluitenlijst van de collegevergadering. Ook publiceren we documenten buiten de wettelijk verplichte categorieën. Dat doen we vooral digitaal.

Op dit moment hebben we naast het bestuurlijk en raadsinformatiesysteem en de tilburg.nl-website, nog eens tientallen gemeentelijke digitale ‘etalages’ waar documenten op te vinden zijn. Dit blijven we doen. We gaan deze bestaande publicatiestromen inventariseren en op Woo-aspecten te beoordelen. Ondertussen doen we ervaring op in het actief publiceren.

Raad 2023_1438 definitief

4

3.1 De ontwikkeling naar open overheid is in- en extern volop in ontwikkeling. Daarom evalueren we in 2025 waar we staan en herijken de ambitie. De komende twee jaar zijn we hard bezig met het basiswerk. Daarvoor richten we een programma in dat rekening houdt met de ‘schuivende panelen’ zoals hierboven genoemd. Omdat we de ontwikkeling zien als een groeipad en erkennen dat er vele externe zaken van invloed zijn, maken we in 2025 een pas op de plaats. We evalueren halverwege de implementatieperiode van 5 jaar welke resultaten we bereikt hebben en hoe ver we staan in de ontwikkeling. Hierin betrekken we ook de voortgang op het gebied van de randvoorwaardelijke ontwikkeling van de informatiehuishouding. Daarbij gaan we ook met de raad op zoek naar een reële invulling van de ambitie “Open, tenzij…” in Tilburg. Waar nodig herijken we en stellen het ambitieniveau bij.

Risico’s -

Belanghebbenden of inwoners hebben een hogere verwachting van de hoeveelheid informatie die actief openbaar gemaakt wordt vanuit Woo. Zij raken teleurgesteld in mate van transparantie van de gemeente als ze niet vinden wat ze verwachten.

-

Structurele en incidentele middelen vanuit het rijk zijn niet afdoende door o.a. onvoorziene extra werkzaamheden, technische noodzakelijke verbeteringen en snel stijgende tarieven (arbeidsmarkt).

-

De landelijke invulling van de Woo is complex en nauwelijks beïnvloedbaar. Wat we precies moeten publiceren en de komst van het wettelijk verplichte platform waarop we dat doen, vertraagt. Dit is een onvoorspelbare factor.

Kosten en dekking Het Rijk heeft incidenteel en structureel budget beschikbaar. Deze compensatieregeling is bedoeld voor activiteiten rond de openbaarmaking en de aanstelling van de Woo-contactpersoon. Structureel worden hieruit inmiddels de functies Woo-coördinator en Woo-ondersteuner gedekt (inmiddels omgezet naar formatie).

Rijksbijdrage jaarlijks

2023

2024

2025

2026

2027 ev

Structureel Woo

177.000

212.000

247.000

278.000

278.000

Incidenteel implementatie Woo

168.000

205.000

202.000

238.000

37.000

34.000

70.000

WOO effect herverdeling (= incidenteel)

Totaal

345.000 454.000 483.000 586.000 278.000

Omgezet naar formatie

153.000

Programmakosten Geboekt t/m 16-02-2023

14.026

155.000

156.000

158.000

161.000

Totaal besteed

167.026 155.000 156.000 158.000 161.000

Resterend

177.974 299.000 327.000 428.000 117.000

Zeer waarschijnlijk zijn de kosten van de implementatie zowel incidenteel als structureel hoger dan de beschikbare rijksbijdrage. In 2023 verwachten we op de nullijn uit te komen. Vanaf 2024 voorzien we een tekort. Kostenposten die we op dit moment voorzien, zijn incidenteel:

Raad 2023_1438 definitief

5

programma-organisatie waaronder projectleiding en inhuur externe experts, IT systeemaanpassingen en stijgende beheerlasten, en opleiding en ondersteuning van de organisatie bij de verandering. We rapporteren hierover via de P&C-cyclus zodra we daar een integraal beeld bij hebben. Het rijk heeft geen middelen beschikbaar gesteld voor het op orde brengen van de informatiehuishouding. Ondanks dat dit een randvoorwaardelijke factor is om verder te groeien dan het niveau ‘Basis’, kunnen we wel starten met activiteiten in het openbaar maken.

Vervolg -

Inmiddels is de website tilburg.nl aangepast. Op de eigen woo-pagina geven we informatie over wooverzoeken, ondersteunen inwoners bij het doen van een woo-verzoek en vertellen wat we nastreven als gemeente Tilburg. We werken hard aan het ontwikkelen van de eigen publicatievoorziening en vooral het aanpassen van onze interne processen om documenten in voorbereiding op actief openbaar maken.

-

De raad houden we op de hoogte via de P&C-cyclus.

Evaluatie In 2025 evalueren we waar we staan in de ontwikkeling. We brengen in beeld welke resultaten we gehaald hebben. We beoordelen de stand van zaken in relatie tot de randvoorwaardelijke ontwikkeling van onze informatiehuishouding en de landelijke ontwikkeling van de implementatie van de Woo. Op basis van deze evaluatie bepalen we of het ambitieniveau bijgesteld moet worden.

Bijlagen -

Planning voor het actief openbaar maken 2023 - 2027; met indicatie van minimaal verplichte documenten Woo art. 3.3

Ter inzage gelegde stukken Geen.

Tilburg, 9 mei 2023 Het college van burgemeester en wethouders van Tilburg, de secretaris, de burgemeester,

Raad 2023_1438 definitief

6

Raadsbesluit De raad van de gemeente Tilburg; -

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;

Besluit 1.

als startpunt voor de ontwikkeling naar open gemeente Tilburg te kiezen voor het VNG ambitieniveau ‘basis’ en aan te sluiten bij het landelijk tempo. Daarbij volgen we de wettelijke fasering voor het actief openbaar maken van de in artikel 3.3 Woo genoemde categorieën.

2.

waar het kan actief openbaar maken van documenten op ambitieniveau ‘middel’ te brengen. Daarbij werken we de eisen voor toegankelijkheid en beschikbaarheid van extra openbaar te maken documenten verder uit.

3.

de ontwikkeling naar open gemeente Tilburg na 2 jaar te evalueren. In 2025 beoordelen of we het ambitieniveau moeten bijstellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 6 juli 2023 de griffier,

voorzitter,