01 Collegebesluit Accountantsverklaring 2023 en managementreactie

Voorblad Collegenota Accountantsverklaring Jaarstukken 2023 en managementreactie Datum college: Portefeuillehouder: Afdeling: Behandelend ambtenaar:

7 mei 2024 Maarten van Asten Planning & Control D. Ebbing

Samenvatting De accountant heeft de jaarstukken 2023 gecontroleerd. Op basis van deze controle geeft de accountant aan voornemens te zijn een goedkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarstukken 2023 voor getrouwheid. De bevindingen uit de jaarrekeningcontrole zijn weergegeven in het accountantsverslag dat als bijlage bij deze nota is opgenomen In het accountantsverslag heeft de accountant de belangrijkste controlebevindingen opgenomen. Daarnaast doet de accountant, naar aanleiding van die bevindingen, aanbevelingen voor het boekjaar 2024. De directie heeft een managementreactie op de belangrijkste aanbevelingen opgesteld. Het college stelt met deze collegenota de managementreactie vast.

Collegebesluit Het college: 1. neemt kennis van het accountantsverslag; 2. stelt de door de directie opgestelde managementreactie op de aanbevelingen en adviezen van de accountant vast en neemt de daarin opgenomen maatregelen over; 3. zendt de vastgestelde managementreactie toe aan de auditcommissie en aan de gemeenteraad.

Accountantsverklaring Jaarstukken 2023 en managementreactie Collegebesluit van 7 mei 2024 - 20

Aanleiding De accountant heeft de jaarstukken 2023 gecontroleerd. Op basis van deze controle geeft de accountant een goedkeurende controleverklaring af bij de jaarstukken 2023 voor getrouwheid. In dit getrouwheidsoordeel heeft de accountant de conclusies van het college rondom rechtmatigheid betrokken. De bevindingen uit de jaarrekeningcontrole zijn weergegeven in het accountantsverslag dat als bijlage bij deze nota is opgenomen. Ook de goedkeurende controleverklaring is als bijlage toegevoegd. In het accountantsverslag heeft de accountant de belangrijkste controlebevindingen opgenomen. Daarnaast doet de accountant, naar aanleiding van die bevindingen, aanbevelingen voor het boekjaar 2024. De directie heeft een managementreactie op de belangrijkste aanbevelingen opgesteld. Het college stelt met deze collegenota de managementreactie vast.

Beoogd effect Het doel van het accountantsverslag is de Raad te informeren over de bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2023. Daarnaast worden aanbevelingen gedaan om de interne beheersing verder te optimaliseren. Een accountantsverklaring is een wettelijke verplichting.

Ontwerpbesluit Het college: 1. neemt kennis van het accountantsverslag; 2. stelt de door de directie opgestelde managementreactie op de aanbevelingen en adviezen van de accountant vast en neemt de daarin opgenomen maatregelen over; 3. zendt de vastgestelde managementreactie toe aan de auditcommissie en aan de gemeenteraad.

Argumenten 1. Kennisnemen van de bevindingen opgenomen in het accountantsverslag 2023 zoals door Deloitte Accountants rechtstreeks aan de Raad verstrekt gaat worden. Het accountantsverslag is opgesteld door Deloitte Accountants en is een weergave van de bevindingen uit de jaarrekeningcontrole over 2023. Deloitte Accountants rapporteert rechtstreeks aan de Raad. Het college kan hier kennis van nemen. 2. Vaststellen managementreactie op aanbevelingen accountant. In het accountantsverslag worden op basis van de bevindingen uit de jaarrekeningcontrole 2023 aanbevelingen gedaan. Op de belangrijkste aanbevelingen heeft de directie een managementreactie gegeven die hieronder is opgenomen. Door deze reactie vast te stellen stemt het college hiermee in en neemt zij de daarin opgenomen maatregelen over.

Belangrijkste bevindingen conclusies en aanbevelingen uit het accountantsverslag 2023 Goedkeurende verklaring bij jaarstukken 2023 (pagina 5 en 9) Bevinding accountant Deloitte Accountants geeft bij de jaarstukken 2023 een goedkeurende verklaring voor getrouwheid. Deloitte constateert dat onze interne beheersing van een goed niveau is.

Reactie gemeente Tilburg: Wij zijn wederom blij dat onze jaarstukken voorzien zijn van een goedkeurende controleverklaring. We hebben de jaarrekeningcontrole in constructieve samenwerking met Deloitte doorlopen. Verbeterd balansdossier en soepel controleproces Het afgelopen jaar is een intensief verbeterplan gelopen rondom het balans- en SiSa-dossier. Wij zijn blij dat de accountant de verbeteringen onderschrijft. Zowel de accountant als de ambtelijke organisatie geven aan dat het proces soepel is verlopen zowel in samenwerking als in communicatie. Adviespunt bijstelling begrote uitgaven op rijksmiddelen (pagina 8) Indien er extra middelen vanuit het rijk beschikbaar worden gesteld, adviseert de accountant waar mogelijk te analyseren of deze middelen binnen het huidige boekjaar besteed kunnen worden of dat er sprake is van voorbereidingstijd om te komen tot beleid en uitvoering. Reactie gemeente Tilburg: Dit advies van de accountant past binnen ons bestaand beleid en sluit aan bij de acties rondom reëel ramen. Zo wordt bij de september- en decembercirculaire uitgevraagd of het beleid binnen de begroting gedekt is. Wanneer de uitkering binnen bestaand beleid valt vallen deze middelen vrij ten gunste van het jaarrekeningresultaat.

Bij de overige aanvullend rijksmiddelen bestaat op dit moment ook het beleid om eerst de rijksmiddelen uit te nutten en eventuele, voor ditzelfde doel bestemde, gemeentelijke middelen vrij te laten vallen. In het kader van reëel ramen worden periodiek onze budgetten geanalyseerd en waar mogelijk én nodig gefaseerd naar volgende jaren. Adviespunt verder verfijnen uitvoeringstoets (pagina 8) Gezien de verwachting dat beschikbare (personele) capaciteit ook naar de toekomst waarschijnlijk schaars blijft adviseert de accountant de uitvoeringstoets waar mogelijk nog verder te verfijnen. Reactie gemeente Tilburg: Deze suggestie nemen we ter harte. Op 27 februari 2024 heeft het college ingestemd met een dergelijke verfijning. In dat besluit is onder meer een afwegingskader en een vast format afgesproken. Bij besluiten die binnen het afwegingskader vallen, wordt een uitvoeringstoets gedaan. Benodigde personele capaciteit, zowel incidenteel als structureel is een belangrijk onderdeel van de toets. De uitkomsten van de toets worden meegewogen in de besluitvorming van het college en meegestuurd aan de raad.

Adviesput aanbesteding en implementatie nieuw financiële pakket (pagina 8) Bij de aanbestedingen en implementatie van het nieuwe financiële pakket adviseert de accountant om van de detailbevindingen IT-omgeving te beoordelen in hoeverre hier vorm gegeven kan worden aan verdere verbeteringen. Reactie gemeente Tilburg Wij onderschrijven het belang van een veilige IT-omgeving en zullen de detailbevinding IT-omgeving mee laten wegen in onze aanbesteding- en implementatieprocedure voor het nieuwe financiële pakket. Adviespunt doelmatigheid WMO uitgaven (pagina 9 en 20) De accountant adviseert het college te kijken hoe de transparantie in de samenwerking met ‘Siem’ verbeterd kan worden en de interne beheersing van de gemeente zodanig vorm te geven dat zij meer inzicht krijgt in de geleverde productie en de kwaliteit van zorg (doelmatigheid). Reactie gemeente Tilburg: In het rapport stelt de accountant dat het inzicht in de geleverde productie bij Wmo beperkt is. Deze bewering van de accountant klopt gedeeltelijk. Aan de hand van het berichtenverkeer (harde data) volgen we de clientstromen in- en uit zorg en hebben daar een actueel inzicht in. Met Siem hebben we daarnaast afspraken gemaakt om aan de hand van kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) inzicht te krijgen in de kwaliteit van geleverde zorg. Deze KPI’s zijn aan de voorkant met elkaar bepaald maar dienen nog geladen te

worden met gerealiseerde waarden. Dit is een ontwikkeltraject waarin in 2023 de eerste stappen gezet zijn en in 2024 worden voortgezet. Verder roept de accountant het college opte kijken hoe de transparantie in de samenwerking met ‘Siem’ verder verbeterd kan worden en interne beheersing van de gemeente zodanig vorm te geven dat zij meer inzicht krijgt in de doelmatigheid van de verantwoorde WMO-uitgaven. Op de aspecten van doelmatigheid zijn controlewerkzaamheden met Siem overeengekomen die een onafhankelijke accountant uitvoert. Het gaat dan om controles wat betreft juistheid, volledigheid, tijdigheid en aansluitingen. Specifiek op de categorie personele kosten zijn aanvullende afspraken gemaakt die de doelmatigheid moeten borgen. Zoals contractueel is overeengekomen ontvangen we uiterlijk 1 juni een financiële verantwoording. De verantwoording heeft daarbij het karakter van een jaarrekening, waarbij Siem de afwijkingen t.o.v. begroting verklaart en de uitkomsten van de risicoanalyse toelicht. Deze financiële verantwoording ondersteunt Opdrachtgever en Opdrachtnemer tevens bij de voorbereiding van komende begroting(en). De financiële verantwoording / jaarrekening is voorzien van een verslag van bevindingen van een onafhankelijke accountant.

Advies tweede intern deskundige op position papers (pagina 23) De accountant adviseert bij de position papers voor programmering en voor Wijkevoort, in lijn met de huidige controle, tenminste door een tweede intern deskundige te laten beoordelen. Reactie gemeente Tilburg: Wij onderschrijven het belang van de beoordeling van een tweede intern deskundige en zullen, in lijn met onze procedure, deze beoordeling ook in 2024 weer uit laten voeren. Aanbevelingen Single information single audit (SiSa)-regelingen (pagina 7 en 26) De accountant geeft daarnaast de volgende aanbeveling: Blijf het proces rondom de verantwoording van de SiSa-regelingen blijvend evalueren en ook van voldoende capaciteit voorzien om de interne controle te kunnen blijven waarborgen. En zoek vaker afstemming met het betreffende departement rondom concrete verantwoordingsvraagstukken. Reactie gemeente Tilburg: Wij onderschrijven het belang om het proces rondom de verantwoording van de SiSa-regelingen blijvend te evalueren. Deze actie wordt rondom het gehele balansdossier ingezet. Uiteraard wordt daar het capaciteitsvraagstuk en de afstemming met het betreffende departement in meegenomen 3.

Het toesturen van een managementreactie op het accountantsverslag aan auditcommissie en gemeenteraad De gemeenteraad ontvangt het accountantsverslag rechtstreeks van de accountant omdat de raad de opdrachtgever van de accountant is. De managementreactie op het accountantsverslag wordt aan de raad gestuurd en aan de auditcommissie. De auditcommissie kan deze reactie betrekken bij de bespreking van het accountantsverslag in haar vergadering van 13 mei aanstaande. Daar zal de accountant het verslag ook toelichten. De raad kan deze stukken betrekken bij de behandeling van de jaarstukken 2023 op 27 mei 2024.

Kanttekeningen en gewogen alternatieven Dit voorstel bevat de managementreactie op het accountantsverslag. Daarom is dit item niet van toepassing.

Niet beïnvloedbare risico’s Dit voorstel kent verder geen aanvullende risico’s anders dan die risico’s welke nu al zijn opgenomen in de Jaarstukken 2023.

Kosten en dekking De kosten voor het opvolgen van de adviezen en aanbevelingen kunnen vooralsnog binnen de bestaande budgetten worden uitgevoerd. Mocht bij uitwerking dit toch onvoldoende blijken dan komen we daar met een uitgewerkt voorstel voor bij u terug.

Uitvoering De uitvoering van zowel de adviezen als de aanbevelingen zullen, waar nodig, in 2024 worden opgepakt, vooralsnog vanuit de bestaande formatie.

Participatie Dit betreft een interne reactie op het accountantsverslag, daarom is dit onderdeel niet van toepassing.

Communicatie Na toezending aan de raad van het accountantsverslag en de reactie van het college, zullen deze stukken worden geagendeerd bij de auditcommissie op 13 mei en in de raadsvergadering van 27 mei 2024 waarin de jaarstukken geagendeerd zijn.

Evaluatie Het accountantsverslag betreft een evaluatie op de Jaarstukken 2023. Daarnaast bevat het ook adviezen en reactie op actiepunten. Deze actiepunten, in de vorm van een evaluatie op het proces, worden in de tweede helft 2024 uitgewerkt, zodat deze betrokken kunnen worden bij de totstandkoming van de Jaarstukken 2024.

Bijlagen -

Accountantsverslag 2023