Toelichting besluit financiële verordering gemeente Teylingen 2023 vast te stellen 644765_1 - 644765_1.PDF

Besluit van College van burgemeester en wethouders Teylingen

Zaakkenmerk/Onderwerp Verantwoordelijke Zaakkenmerk/Document kenmerk

Z-23-307055/Financiele verordening Teylingen TM Financien Z-23-307055/D - 644765

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Portefeuillehouder

Mevr. M.E.I. Volten, wethouder

Besloten in de vergadering van

College Teylingen d.d. 09 mei 2023

Toelichting besluit

Wij stellen voor

Aan de raad voor te leggen het raadsvoorstel waarin de raad voorgesteld wordt: 1. De Financiële verordening gemeente Teylingen 2023 vast te stellen;

Samenvatting

Conform artikel 212 van de Gemeentewet heeft iedere gemeente een financiële verordening. De gemeenteraad stelt in deze verordening de uitgangspunten voor het financiële beheer en beleid vast, en bevat die van de inrichting van de financiële organisatie. De afgelopen periode is als gevolg van een aantal ontwikkelingen de noodzaak om de huidige verordening te actualiseren gegroeid. Allereerst is er sprake van een landelijke wetswijziging die een rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W (hierna: het college) invoert. Bestuurlijk is in aanvulling de wens geuit om het aantal tussentijdse- of voortgangsrapportages terug te brengen van twee naar een. Hiermee wordt gevolg gegeven aan een van de conclusies van de Rekenkamercommissie Hillegom/Lisse (rapport Planning en control in Hillegom en Lisse” (2021)) en de uitkomst van de gezamenlijke adviesgroep doorontwikkeling P&C-cyclus. Dit raadsvoorstel voorziet in beide zaken. Daarnaast zijn de overige financiele kaders uit de bestaande verordening tegen het licht gehouden om te bezien of aanpassingen noodzakelijk zijn. Door de verschillende aanpassingen is de financiële verordening in overeenstemming gebracht met recente wetswijzigingen, sluit het aan bij de inrichting van de P&C cyclus en huidige praktijk.

Omwille van de leesbaarheid en het grotere aantal wijzigingen is gekozen voor het intrekken van de oude verordening en het vaststellen van een nieuwe verordening. Het college heeft besloten aan de raad voor te leggen het raadsvoorstel waarin de raad voorgesteld wordt de Financiële verordening gemeente Teylingen 2023 vast te stellen.

Inleiding

De Gemeentewet biedt de belangrijkste kaders voor de inrichting van de begroting en de jaarrekening. Deze zijn uitgewerkt in het Besluit begroting en verantwoording gemeentes en provincies (hierna: BBV). Het BBV schrijft voor op welke wijze de gemeente moet begroten en verantwoorden en de wijze waarop zij uitvoeringsinformatie vastlegt. Artikel 212, eerste lid, regelt dat iedere gemeente een financiële verordening vaststelt. Op deze manier wordt aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle voldaan. De financiële verordening regelt ook de invulling van de vrije ruimte die iedere gemeente heeft bij de inrichting van het eigen financiële kader en de rechtmatigheid.

Wat willen we bereiken

Waarom nemen we dit besluit: argumenten

Met het voorstel wordt in de eerste plaats de financiële verordening in overeenstemming gebracht met de recente wetswijziging die de rechtmatigheidsverantwoording door het college verplicht stelt. Daarnaast draagt het voorstel bij aan het efficiënter inrichten van de Planning & Control-cyclus (hierna: P&C-cyclus) door het aantal tussentijdse rapportages terug te brengen van twee naar een conform de uitkomst van de adviesbordgroep doorontwikkeling P&C-cyclus die is overgenomen door de drie gemeenteraden van Hillegom, Lisse en Teylingen.

Het raadsvoorstel voorziet in de volgende belangrijkste wijzigingen: - De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college; - Het terugbrengen van het aantal tussentijdse rapportages van twee naar één, inclusief een slotwijziging. Invoering rechtmatigheidsverantwoording college Het college is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gemeentelijke uitgaven. Tot op heden was het de accountant die verslag uitbracht en het gesprek hierover aanging met de gemeenteraad. Vanaf 2023 verandert dit en is het aan het college om een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. In deze verantwoording geeft het college inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant vroeger een oordeel vormde over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu alleen tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant geeft vanaf 2023 dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is onder meer bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en het college over de (financiële) rechtmatigheid, wat bijdraagt aan het versterken van kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad.

Voor de kaderstellende en toezichthoudende rol van de raad is het belangrijk om enkele kaders in de financiële verordening vast te leggen over het niveau van verantwoorden en rapporteren, het aanbieden van het normenkader, het beoordelen van de begrotingsrechtmatigheid en het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik. De kaders zijn vastgelegd in artikel 10 t/m 13 van de Financiële verordening 2023.

Nieuw artikel 10 t/m 13 in de financiële verordening De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is geborgd in artikel 10 (nieuw) van de Financiële verordening 2023. De raad stelt vast op welke wijze hij aan de hand van de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting en de jaarstukken geïnformeerd wil worden over rechtmatigheid. De raad stelt om die reden een verantwoordingsgrens vast, waarboven het college moet rapporteren aan de raad. Deze grens moet tussen 0% en 3% liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Er is gekozen voor een verantwoordingsgrens van 1%. Dit sluit aan bij de controlewerkzaamheden van de accountant en sluit ook aan bij de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle (VIC). De raad stelt daarnaast ook de rapportagegrens vast: de grens boven welk bedrag afzonderlijke afwijkingen nader moeten worden toegelicht. In de nieuwe verordening is gekozen voor een rapportagegrens van 100.000 euro. Deze grens sluit aan bij de rapporteringstolerantie van de accountant. De rechtmatigheidsverantwoording omvat verder een aantal criteria die een beeld geven van de rechtmatigheid. Deze criteria zijn opgenomen in artikel 11 t/m 13 (nieuw) van de Financiële verordening 2023.

Van twee naar een tussenrapportage over het lopende begrotingsjaar In maart 2021 is het rapport van de Rekenkamercommissie Hillegom/Lisse over de doelmatigheid en doeltreffendheid van de P&C-cyclus uitgebracht. Een van de aanbevelingen/conclusies luidde als volgt:

“De intensiteit van het aantal en momenten van de P&C-producten is (te) hoog. De meerwaarde van bijvoorbeeld de tweede tussenrapportage wordt niet door alle partijen gezien. Het schrappen van een van de tussenrapportages leidt tot verlichting van de productiedruk. Om het draaglak breder binnen de HLT besturen te peilen, is de aanbeveling ingebracht in de adviesgroep P&C doorontwikkeling, waarin de gemeente Teylingen ook is vertegenwoordigd . In het eindadvies is opgenomen om van twee afwijkingsrapportages met een sterke nadruk op financiele over te gaan naar én meer inhoudelijke tussenrapportage. Ten behoeve van de rechtmatigheidsverklaring en de risico’s op begrotingsonrechtmatigheden is het nodig om een financieel slotwijziging vast te stellen. In de voorliggende financiële verordening zijn de kaders hierover vastgelegd.

Wat moeten we meewegen bij dit besluit: kanttekeningen

Rechtmatigheidsverantwoording: nieuw samenspel tussen college en raad Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant in het vervolg uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Hierdoor kan het zijn dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid worden gerapporteerd in de rechtmatigheidsverantwoording, terwijl de controleverklaring van de accountant toch goedkeurend is, omdat de afwijkingen getrouw zijn weergegeven. Dit zal in het begin mogelijk enige gewenning vragen. Rechtmatigheidsverantwoording: verantwoordings- en rapportagegrens Ten aanzien van de verantwoordings- en rapportagegrens heeft de raad de vrijheid om keuzes te maken binnen bepaalde marges. In de nieuwe verordening is aangesloten bij de huidige (accountancy)praktijk. Door deze op elkaar af te stemmen wordt voorkomen dat verschillende normen worden gehanteerd, die kunnen leiden tot onduidelijkheid en meer werkzaamheden in de uitvoering.

Wat kost het

Aanpak, uitvoering en participatie

Duurzaamheid

Er zijn geen financiële consequenties.

Het raadsvoorstel en de aanpassingen in de verordeningen betreffen met name een intern (financieel-administratieve) aangelegenheid. De opgenomen kaders inzake de rechtmatigheidsverantwoording van het college zijn afgestemd met de accountant, zodat de interne processen aansluiten bij de controle van de accountant.

Niet van toepassing.

Hillegom-Lisse-Teylingen

Het raadsvoorstel wordt aangeboden aan de gemeenteraden van Hillegom, Lisse en Teylingen. De wijzigingen zijn aangebracht daar waar nodig of van toegevoegde waarde. In de bijlage is dit nader toegelicht aan de hand van een overzicht van de wijzigingen per artikel (‘was-wordt-lijst’). De verordeningen kunnen op onderdelen van elkaar verschillen. De artikelen die invulling geven aan het individuele budgetrecht van de raden zijn onveranderd gebleven (o.a. artikel 2 en 5).

Urgentie

Vanaf 2023 wordt gewerkt met één meer inhoudelijke tussenrapportage. Verder dienen gemeenten vanaf boekjaar 2023 te voldoen aan de nieuwe bepalingen over de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Besluitvorming voor de

zomer is om die reden gewenst zodat de financiële verordening aansluit bij de vigerende wet- en regelgeving.

Evaluatie

Bijlagen en achtergrondinformatie

Periodiek wordt de Financiële verordening geactualiseerd indien nieuwe (wettelijke) ontwikkelingen daarom vragen.

- Raadsvoorstel financiele verordening - Bijlage 1: Overzicht wijzigingen artikelgewijs (‘was/wordt’-lijst)