Raadsvoorstel besluitvormend Bredere inzet ICT-Raadsspecialist voor generieke ICT-ondersteuning aan raad en griffie.DOC

Raadsvoorstel Besluitvormend

Bredere inzet ICT-Raadsspecialist voor generieke ICTondersteuning aan raad en griffie

aan:

de raad van de gemeente Teylingen

zaaknummer: Z-25-451142 Datum collegevergadering: 04 november 2025 datum raadsvergadering: 11 december 2025 agendapunt: Dhr. F. Nederstigt portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: emailadres: programma:

Niels van Berkel n.vanberkel@hltsamen.nl HLT Begroting

Wij stellen voor: 1. 2.

3.

Vast te stellen dat de inzet van de ICT-Raadsspecialist wordt uitgebreid met generieke ICT-ondersteuning aan de raad en griffie van de gemeente Teylingen. Vast te stellen dat de gemeentelijke bijdrage aan de ICT-Raadsspecialist wordt verhoogd met €14.027,- zodat naast de bestaande inzet op informatieveiligheid ook generieke ICT-ondersteuning aan de raad en griffie kan worden geleverd. De begrotingswijziging met nummer R4021 vast te stellen.

Inleiding Vanuit de ambtelijke organisatie HLTsamen is het initiatief genomen om een ICTRaadsspecialist beschikbaar te stellen ter ondersteuning van de griffies binnen de drie gemeenten. Deze specialist levert al inzet op het thema informatieveiligheid. Naast de bestaande inzet van de ICT-Raadsspecialist op het thema informatieveiligheid, is het mogelijk om een bredere, generieke ICT-ondersteuning voor de griffie van de gemeente Teylingen aan te bieden. Deze aanvullende dienstverlening staat los van informatieveiligheid en heeft een ontzorgend karakter. De ICT-Raadsspecialist kan de griffie ondersteunen op diverse ICT-gerelateerde thema’s, zoals:

• • • •

Het gereedmaken en in bruikleen stellen van raadsapparatuur, met name bij de start van een nieuwe raadsperiode; Ondersteuning bij het functioneren van de audiovisuele techniek in de raadszaal; Fungeren als contactpersoon richting de AV-leverancier (apparatuur raad- en trouwzaal); Beantwoorden van ICT-gerelateerde vragen en het oplossen van storingen.

Een belangrijk voordeel is dat de ICT-Raadsspecialist ook buiten de reguliere openingstijden van de ICT Servicedesk van HLTsamen beschikbaar is. Hierdoor kan op aanvraag ondersteuning worden geboden tijdens raadsvergaderingen, bijvoorbeeld door stand-by of fysiek aanwezig te zijn (roulerend met Hillegom en Lisse). Ook kan de AVtechniek voorafgaand aan vergaderingen worden getest en klaargezet. Hoewel wordt gestreefd naar uniforme dienstverlening voor de drie betrokken gemeenten, blijft er ruimte voor maatwerk. Daarbij wordt zorgvuldig bewaakt dat de inzet van de ICTRaadsspecialist evenwichtig verdeeld blijft over de gemeenten. Bestaand kader en context Op 16 maart 2023 is aan het bestuur van HLTsamen voorgesteld om een ICTRaadsspecialist in te zetten voor de ondersteuning van de gemeenteraden van Hillegom en Lisse, met als primaire focus het versterken van de informatieveiligheid binnen het raadswerk. Deze inzet sluit aan bij de toenemende aandacht voor digitale weerbaarheid en de noodzaak om te voldoen aan geldende wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeveiliging, zoals de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid), de AVG en de aankomende NIS2/CBW. In de gemeentelijke begroting van Teylingen is al een bijdrage van €22.607,- opgenomen voor de inzet van de ICT-Raadsspecialist op het thema informatieveiligheid.

Met dit voorstel wordt voorgesteld om deze bijdrage te verhogen met €14.027,- zodat ook generieke ICT-ondersteuning aan de griffie kan worden gerealiseerd. Het bedrag wordt structureel opgenomen in de begroting 2026. Daarnaast wordt binnen de HLT-samenwerking gestreefd naar een zo uniform mogelijke dienstverlening aan de drie gemeenten, met ruimte voor lokaal maatwerk. De inzet van de ICT-Raadsspecialist wordt afgestemd op de specifieke behoeften van de afzonderlijke griffies, waarbij de balans in inzet tussen de gemeenten wordt bewaakt. Beoogd effect Met de uitbreiding van de inzet van de ICT-Raadsspecialist wordt de griffie van de gemeente Teylingen structureel ondersteund op generieke ICT-thema’s. Dit leidt tot: •

• • •

Betere beschikbaarheid en werking van raadsapparatuur en AV-techniek, met name rondom raadsvergaderingen (storingen voorkomen); Verlichting van de werkdruk bij de griffie op ICT-gerelateerde taken; Snellere en directere ondersteuning bij ICT-vragen en storingen, ook buiten reguliere kantoortijden; Professionalisering van de ICT-ondersteuning van het raadswerk, in lijn met de behoefte aan toekomstbestendige en betrouwbare digitale ondersteuning.

Door deze inzet wordt de digitale werkomgeving van de raad verder versterkt en wordt bijgedragen aan een efficiëntere en meer ontzorgde ondersteuning van het democratisch proces. Argumenten 1.1 Toenemende ICT-vraagstukken binnen de griffie De griffie wordt in toenemende mate geconfronteerd met ICT-gerelateerde vragen en taken, zoals het beheer van raadsapparatuur, ondersteuning bij AV-techniek en het oplossen van storingen. Deze taken vragen om specialistische kennis en capaciteit die niet structureel binnen de griffie beschikbaar is.

1.2 Beschikbaarheid buiten reguliere werktijden De ICT-Raadsspecialist is, in tegenstelling tot de reguliere ICT Servicedesk van HLTsamen, ook buiten kantoortijden beschikbaar. Dit is van meerwaarde tijdens raadsvergaderingen, die vaak ’s avonds plaatsvinden, en draagt bij aan een soepel verloop van het democratisch proces. 1.3 Efficiëntie en ontzorging Door generieke ICT-ondersteuning onder te brengen bij de ICT-Raadsspecialist, wordt de griffie structureel ontlast. Dit verhoogt de efficiëntie en stelt de griffie in staat zich te richten op haar kerntaken. 1.4 Professionalisering en continuïteit De inzet van een vaste ICT-Raadsspecialist draagt bij aan de professionalisering van de ondersteuning van het raadswerk. Door kennisopbouw en continuïteit in de ondersteuning wordt de kwaliteit van de dienstverlening verhoogd. 1.5 Evenwichtige inzet binnen HLTsamen De uitbreiding van de inzet wordt afgestemd met de gemeenten Hillegom en Lisse, zodat de inzet van de ICT-Raadsspecialist evenwichtig verdeeld blijft. Tegelijkertijd blijft er ruimte voor maatwerk per gemeente.

Kanttekeningen 1.1 Beperkte capaciteit ICT-Raadsspecialist De ICT-Raadsspecialist is beschikbaar voor drie gemeenten. Bij uitbreiding van de inzet is het belangrijk om de balans in tijdsbesteding en ondersteuning tussen de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen goed te bewaken. Overbelasting van de specialist moet worden voorkomen. 1.2 Afstemming met reguliere ICT-dienstverlening De generieke ondersteuning door de ICT-Raadsspecialist overlapt deels met taken van de reguliere ICT Servicedesk van HLTsamen. Heldere taakafbakening en afstemming zijn noodzakelijk om doublures of onduidelijkheden in verantwoordelijkheden te voorkomen. 1.3 Afhankelijkheid van één functionaris De dienstverlening is sterk afhankelijk van de beschikbaarheid van één specifieke ICT-Raadsspecialist. Dit brengt kwetsbaarheid met zich mee bij uitval of vertrek. Het is wenselijk om op termijn te onderzoeken hoe deze kennis en inzet breder geborgd kan worden. Financiële consequenties De gemeentelijke bijdrage aan de ICT-Raadsspecialist wordt verhoogd met €14.027, zodat naast de bestaande inzet op informatieveiligheid ook generieke ICT-ondersteuning aan de griffie en raad kan worden geleverd. In de begroting is al 22.607,- opgenomen voor het thema informatieveiligheid. Het raadsvoorstel betreft een uitbreiding van 14.027,- voor generieke ICT ondersteuning aan de griffie. Dit bedrag zit nog niet in de begroting.

Juridisch kader Dit voorstel is in lijn met de kaders van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de aankomende NIS2-richtlijn, die gemeenten verplichten tot het nemen van passende maatregelen op het gebied van digitale weerbaarheid en informatiebeveiliging. De voorgestelde begrotingswijziging wordt juridisch verankerd via het vaststellen van begrotingswijziging R4021, conform de bepalingen in de Gemeentewet omtrent de financiële huishouding van de gemeente.

Aanpak, uitvoering en participatie Voorbereidend op het voorstel zijn informerende en oriënterende gesprekken gevoerd met de ICT-klankbordgroep en de griffie van de gemeente Teylingen. Deze gesprekken hebben richting gegeven aan de inhoud en invulling van het voorstel. Na een positief besluit wordt een formele dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten met de griffie van Teylingen, waarin afspraken over ICT-dienstverlening en kwaliteit worden vastgelegd. De uitvoering vindt plaats in samenwerking met HLTsamen, waarbij de ICTRaadsspecialist de ondersteuning opstart conform de overeengekomen afspraken. Duurzaamheid De inzet van de ICT-Raadsspecialist draagt bij aan digitale duurzaamheid door efficiënter gebruik van ICT-middelen, het verlengen van de levensduur van raadsapparatuur en het voorkomen van onnodige vervanging. Daarnaast wordt door centrale ondersteuning verspilling van tijd en middelen beperkt. Waar mogelijk wordt aangesloten bij bestaande voorzieningen binnen HLTsamen, wat bijdraagt aan een duurzame inzet van capaciteit en infrastructuur. Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) Binnen de gemeenten Hillegom en Lisse maakt de generieke ICT-ondersteuning reeds onderdeel uit van het takenpakket van de ICT-Raadsspecialist. Met het nemen van dit besluit sluit de gemeente Teylingen aan bij deze bestaande werkwijze.

Daarmee wordt de dienstverlening van de ICT-Raadsspecialist geharmoniseerd binnen de HLTsamenwerking, met ruimte voor lokaal maatwerk en een evenwichtige inzet over de drie gemeenten. Urgentie Er is op het moment geen generieke ICT-ondersteuning voor de griffie en raad. Door nu aan te sluiten bij de bestaande werkwijze in Hillegom en Lisse, kan de gemeente Teylingen tijdig profiteren van de beschikbare expertise en ondersteuning. Dit voorkomt verdere druk op de griffiecapaciteit en draagt bij aan een stabiele en goed functionerende digitale ondersteuning van het raadswerk, met name richting het nieuwe politieke seizoen. Evaluatie De inzet van de ICT-Raadsspecialist wordt periodiek geëvalueerd in overleg tussen de griffies van Hillegom, Lisse en Teylingen. Hierbij wordt gekeken naar de balans in inzet, de ervaren meerwaarde van de generieke ondersteuning en eventuele knelpunten in de uitvoering. Bijlagen en achtergrondinformatie 1 Begrotingswijziging R4021 Namens het college van Teylingen, Dhr. J.F.A. Tomassen Secretaris

Mevr. C.G.J. Breuer Burgemeester

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Teylingen, gelezen het voorstel van het college van 4 november 2025 met als onderwerp Bredere inzet ICT-Raadsspecialist voor generieke ICT-ondersteuning aan raad en griffie gelet op de behandeling in de raadscommissie- en raadsvergadering, gelet op artikel 108 van de gemeentewet,

Besluit: 1. 2.

3.

Vast te stellen dat de inzet van de ICT-Raadsspecialist wordt uitgebreid met generieke ICT-ondersteuning aan de raad en griffie van de gemeente Teylingen. Vast te stellen dat de gemeentelijke bijdrage aan de ICT-Raadsspecialist wordt verhoogd met €14.027,- zodat naast de bestaande inzet op informatieveiligheid ook generieke ICT-ondersteuning aan de raad en griffie kan worden geleverd. De begrotingswijziging met nummer R4021 vast te stellen.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 11 december 2025,

Mevr. M.J. van Egeraat

Mevr. C.G.J. Breuer

Griffier

Voorzitter