Raadsvoorstel besluitvormend - 704000 Doorontwikkeling Stiwa Teylingen Omzetti

Raadsvoorstel Besluitvormend

Doorontwikkeling Stiwa Teylingen Omzetting Stiwa in Sportbedrijf Teylingen

aan:

de raad van de gemeente Teylingen

zaaknummer: Z-23-299166 Datum collegevergadering: 7 november 2023 datum raadsvergadering: 14 december 2023 agendapunt: Mevr. R. Wietsma portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: emailadres: telefoon:

Dhr. T. van Beers t.vanbeers@htlsamen.nl 14 0252

Wij stellen voor: 1.

2.

kenbaar te maken dat de raad geen wensen en bedenkingen heeft met betrekking tot het definitief besluit tot oprichting van een besloten vennootschap voor het beheer en de exploitatie van gemeentelijke (sport)accommodaties en eventueel andere maatschappelijke voorzieningen in de toekomst, conform de bijgevoegde concept statuten; een bedrag van € 18.000,- te storten op de aandelen van de gemeentelijke BV;

Inleiding Stiwa Exploitatie en Beheer beheert en exploiteert in de gemeente Teylingen het zwembad en verschillende sporthallen en -zalen. In 2020 is deze huidige beheervorm door een adviesbureau geanalyseerd en geëvalueerd wat leidde tot een advies over de best passende en toekomstbestendige beheervorm. Uit het onderzoek bleek dat op basis van vastgestelde uitgangspunten en randvoorwaarden externe verzelfstandiging het hoogst scoorde omdat deze beheervorm meer dan andere de mogelijkheid biedt van een goed evenwicht tussen gemeentelijke invloed en maatschappelijk rendement aan de ene kant en financieel rendement aan de andere kant. Daarnaast kunnen gemeentelijke invloed en waarborging van maatschappelijke functies beter worden gewaarborgd bij een exploitant die risicovrij kan ondernemen (risico ligt bij de gemeente). Geadviseerd werd om na nadere afstemming met de huidige exploitant de lokale beheervorm om te vormen tot een gemeentelijk Sportbedrijf met als rechtsvorm een besloten vennootschap. In het verlengde van deze aanbeveling is besloten een businesscase op te stellen voor een mogelijk Sportbedrijf Teylingen B.V. en deze businesscase ter besluitvorming aan het college voor te leggen. Het college heeft de oprichting van de gemeentelijke BV voor het beheer en de exploitatie van de binnensportaccommodaties in Teylingen vastgesteld.

Het op te richten Sportbedrijf sluit goed aan bij de doelstellingen in de Maatschappelijke Agenda en de gemeente kan daarin regisseren en sturing geven. Een Sportbedrijf draagt bij aan het in beweging krijgen en houden van inwoners van de gemeente Teylingen middels het stimuleren van vitaliteit door sport en bewegen. Daarnaast is een gemeentelijke BV als beheervorm

transparant, wordt de regie van de gemeente versterkt en is de exploitatie meer toekomstbestendig op het vlak van fiscaliteit en aanbesteding. Tijdens de beeldvormende commissie Welzijn van 30 oktober 2023 bent u geïnformeerd over het proces en de redenering van de doorontwikkeling. Met dit voorstel wordt de raad gevraagd geen wensen en bedenkingen kenbaar te maken en een bedrag te storten op de aandelen van de gemeentelijke BV zodat deze aan haar verplichtingen kan (blijven) voldoen. Bestaand kader en context Op 7 november heeft het college besloten om over te gaan tot de feitelijke oprichting van een gemeentelijke BV voor het beheer en de exploitatie van de gemeentelijke sportaccommodaties. Vastgesteld is om de notaris volmacht te verlenen voor het ondertekenen van de statuten, de verschillende rollen van de gemeente in het college van B&W te beleggen, portefeuillehouder Financiën te machtigen om de gemeente Teylingen te vertegenwoordigen in de Algemene Vergadering van Aandeelhouders en portefeuillehouder Sport volmacht te verlenen tot het ondertekenen van de nieuwe exploitatie- en huurovereenkomst. Tot slot is vastgesteld het accounthouderschap te beleggen bij een beleidsmedewerker Sport van het domein Maatschappelijke Ontwikkeling en de raad voor te stellen geen wensen en bedenkingen over de oprichting kenbaar te maken en een aandelenkapitaal te storten in de BV.

Beoogd effect De gemeente Teylingen staat voor Positieve Gezondheid en stimuleert een gezonde en vitale leefstijl van haar inwoners, zoals in 2021 door de raad vastgesteld in de Maatschappelijke Agenda Teylingen: Leven Lang Meedoen. Voor iedereen het vermogen om met fysieke, emotionele en sociale uitdagingen om te gaan en gelijke kansen van jong tot oud. Een Sportbedrijf draagt bij aan het in beweging krijgen en houden van inwoners van de gemeente Teylingen middels het stimuleren van vitaliteit door sport en bewegen. Het op te richten Sportbedrijf streeft naar een zo groot mogelijk maatschappelijk rendement via de exploitatie van de gemeentelijke (sport)accommodaties. Argumenten 1.1. Op deze wijze kan de gemeente haar opdrachtgeversrol en daarmee de regie op de exploitatie optimaliseren, zonder dat zij uitvoeringsverantwoordelijkheid krijgt. In het voorgestelde model wordt de gemeente, naast eigenaar/verhuurder van het vastgoed en opdrachtgever van de exploitant, ook aandeelhouder van de organisatie. De gemeente Teylingen heeft namelijk 100% van de aandelen in bezit. Door de aandeelhoudersrelatie (= een directe juridische en financiële relatie) heeft de gemeente de bevoegdheden die meer grip geven op de BV, in vergelijking met de huidige situatie waar een stichting de exploitatie runt.

De gemeente krijgt dus aanzienlijk meer mogelijkheden om op de exploitatie te sturen, zonder dat de gemeente uitvoeringstaken en -verantwoordelijkheden naar zich toe haalt. Op basis van de geactualiseerde uitgangspunten en randvoorwaarden voor de exploitatie en de vormgeving van de gemeentelijke BV, wordt het volgende geborgd en gestimuleerd: • Het in stand houden en bevorderen van een zo breed en betaalbaar mogelijk aanbod van sportvoorzieningen voor de gebruikers; • Het stimuleren van het gebruik van de sportvoorzieningen en het realiseren van een efficiënte en doelmatige bezetting (zowel in gebruiksbezetting als personele inzet); • Het vergroten van de uitstraling, aantrekkingskracht en attractiviteit van de gemeente door middel van een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige uitvoering van de exploitatie en het sport- en maatschappelijk beleid. Meer regie betekent ook meer grip op de realisatie van de Maatschappelijke Agenda (MAG), met name gekoppeld aan het thema Vitaliteit. Zo kunnen acties worden doorgevoerd uit de nota sportbeleid en het lokaal sportakkoord, verbindingen worden gemaakt tussen sport en bewegen en inwoners, jong en oud, die gebruik van ondersteuning, en doelen worden geformuleerd voor een gezonde fysieke leefomgeving; voldoende ruimte voor sport en bewegen, zowel door accommodaties als openbare ruimte die uitnodigt tot bewegen.

1.2. Een gemeentelijke BV is niet aanbestedingsplichtig wanneer wordt voldaan aan de voorwaarden van quasi-inbesteding. Het onderbrengen van de exploitatie van gemeentelijke accommodaties bij een stichting voldoet strikt genomen niet aan de voorwaarden van quasi-inbesteding. Met andere woorden, feitelijk is dat aanbestedingsplichtig. Een gemeentelijke BV voldoet wel aan die voorwaarden. De exploitatie door een gemeentelijke BV hoeft niet aanbesteed te worden wanneer: • de gemeente toezicht kan uitoefenen, én • minstens 80% van de activiteiten wordt uitgeoefend in opdracht van de gemeente, én • er is geen sprake van directe participatie van marktpartijen (privékapitaal). 1.3. BTW-nadeelcompensatie is goed mogelijk bij de BV. Gemeenten worden in staat gesteld het BTW-nadeel van ‘sportbedrijven’ te compenseren door middel van de SPUK-regeling. Dit is mogelijk indien het Sportbedrijf een publiekrechtelijke- of privaatrechtelijke organisatie is waarin de gemeente zowel een publiek- als financieel belang heeft. Bij het voorgestelde beheermodel is dit aan de orde. Deze SPUK-regeling kent weliswaar een budgettair plafond, maar in de afgelopen jaren zijn alle (terechte) aanvragen daadwerkelijk gehonoreerd.

Voorts is de SPUK-regeling tijdelijk (voor 5 jaar) maar het budget zit structureel in de Rijksbegroting zodat ook na evaluatie van de regeling, de middelen beschikbaar zullen blijven. Omdat op dit moment niet bekend is hoe BTW compensatie via de SPUK er na 2023 uit komt te zien en om de afhankelijkheid van SPUK te verkleinen, wordt bij de verdere inrichting en vormgegeven van de BV wel voldaan aan de eisen voor winst-beogendheid, zodat deze mogelijkheid zeker behouden blijft. In de volgende fase (omzetting stichting naar BV) wordt dit nader uitgewerkt. 1.4. Een BV borgt een grote maatschappelijke betrokkenheid wanneer commissarissen uit de (lokale) samenleving worden benoemd. Wettelijk gezien moet een BV minimaal 2 organen bevatten: een aandeelhouder en een bestuur. Optioneel kan er een Raad van Commissarissen (RvC) worden ingesteld. Het bestuur c.q. de statutaire directie van de gemeentelijke BV is onder meer belast met de vaststelling en uitvoering van het beleid. De statuten kunnen de bevoegdheden van het bestuur c.q. de directie inperken, bijvoorbeeld wanneer bepaalde besluiten vooraf aan de RvC en/of de Algemene Vergadering (van Aandeelhouders, en dus de gemeente) moeten worden voorgelegd. Ook kunnen de statuten bepaalde bevoegdheden uitsluitend aan de RvC en/of de Algemene Vergadering voorbehouden.

In het voorgestelde model wordt de RvC aangesteld die de schakel is tussen aandeelhouder en de directie en is tevens toezichthouder op de directie namens de aandeelhouder (de gemeente). Door middel van de bemensing van de RvC kan ook de gewenste betrokkenheid met de Teylingse gemeenschap worden gerealiseerd. 1.5. Dit is zo bepaald in de Gemeentewet. Op grond van artikel 160, lid 2 van de gemeentewet kunt u slechts tot de oprichting van een vennootschap overgaan wanneer daarmee nadrukkelijk het openbaar belang wordt behartigd. Daarbij is bepaald dat de oprichting van een vennootschap niet eerder plaatsvindt dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld haar wensen en bedenkingen aan uw college kenbaar te maken. Wij adviseren uw college dan ook om de gemeenteraad te informeren over uw besluit tot oprichting van het Sportbedrijf Teylingen B.V. voor de exploitatie van de genoemde maatschappelijke (sport)voorzieningen met daarbij het verzoek om (binnen een termijn van zes weken) wensen en bedenkingen ter kennis van uw college te brengen. 2.1. De BV dient een werkkapitaal te hebben om aan haar verplichtingen te kunnen (blijven) voldoen. Door het inbrengen van het aandelenkapitaal kunnen incidentele kosten desgewenst worden gefinancierd en kan werkkapitaal worden gegenereerd.

Deze post betreft geen kredietaanvraag of begrotingswijziging, maar is een balanspost (vaste activa) omdat de gemeente zelf enig aandeelhouder van de BV is. Het is aan te bevelen om een aandelenkapitaal van € 18.000,- te storten (18.000 aandelen van € 1,-). Daarmee zijn er dan voldoende liquide middelen voor het Sportbedrijf om aan haar verplichtingen te kunnen (blijven) voldoen en zorgt dat tevens voor gewicht in de balanspositie van de BV en de gemeentebegroting.

Voor het storten van een aandelenkapitaal is een raadsbesluit nodig. Het verlenen van een krediet in rekening-courant daarentegen, is een bevoegdheid van uw college. Aangezien tot nu toe voor alle partijen waarvan de gemeente aandeelhouder is een aandelenkapitaal op de balans is opgenomen, wordt geadviseerd ook nu deze werkwijze toe te passen. Verder geldt dat bij het verlenen van een rekening-courant, de BV wellicht niet over de gewenste zelfstandigheid / c.q. onafhankelijkheid beschikt. De aandelen zijn ten tijde van de oprichting (nog) niet volgestort. Na oprichting kan de vennootschap een bankrekening openen en kan door de gemeente het nominale aandelenkapitaal van € 18.000,- worden gestort met de omschrijving ‘storting nominaal aandelenkapitaal Sportbedrijf Teylingen B.V.’. Na storting moet een overschrijvingsbewijs naar de notaris worden gestuurd, zodat de notaris dat in het handelsregister kan verwerken. Kanttekeningen 1.1. Resultaten kunnen tegenvallen of er kunnen zich kosten-veranderende omstandigheden voordoen. Ongeacht de beheervorm, kunnen zich onvoorziene, extreme, externe factoren met een grote impact op de bedrijfsvoering voordoen (Covid, exponentieel stijgende energieprijzen, etc.). De businesscase bevat een behoudende begroting waar ruimte is voor verdere optimalisatie.

Daarnaast wordt de BV in staat gesteld om door middel van behaalde overschotten een financiële reserve op te bouwen in de vorm van een egalisatiereserve en zodoende tegenvallers in de exploitatie kan opvangen. Financiële consequenties Eenmalige kosten De totale eenmalige kosten voor het omzetten van de stichting naar een BV worden geraamd op € 25.000,- excl. BTW. Hieronder vallen notariskosten, operationele kosten voor naamswijziging, begeleidingskosten en doorlopende kosten van de stichting in 2024. Het bedrag van € 25.000,- komt voor rekening van de gemeente en past binnen de gemeentebegroting. Structurele kosten De structurele kosten voor het Sportbedrijf zijn opgenomen in de exploitatiebegroting van de BV. De begroting van de BV leidt tot een exploitatietekort van € 1.488.000,-. In dit bedrag zijn de kosten van groot onderhoud inbegrepen, omdat die kosten voor rekening van het Sportbedrijf zijn. De omzetting van stichting naar Sportbedrijf leidt niet tot kostenveranderingen, behoudens een post bestuurskosten van € 15.000,- vanwege de overstap van bestuursmodel naar Raad van Commissarissenmodel. Exploitatieoverschotten Mogelijke exploitatieoverschotten kunnen ook binnen de BV worden gereserveerd en blijven daardoor voor de gemeenschap beschikbaar.

Als de BV overschotten behaald, zullen deze in die situatie worden toegevoegd aan het Eigen Vermogen in een ‘reserve exploitatierisico’s’. Hiermee kunnen eventuele toekomstige verliezen worden opgevangen. Op het moment dat de reserve een plafond heeft bereikt van 15% van de jaarlijkse exploitatielasten (exclusief huur- en kapitaallasten), kunnen verdere overschotten worden geïnvesteerd in de accommodatie en/of sport- en bewegen in de meest brede zin van het woord, en/of kan een deel van het overschot als dividend worden uitgekeerd aan de gemeente. Aandelenkapitaal Het verstrekken van een aandelenkapitaal heeft geen consequenties voor de exploitatiebegroting van de gemeente. Het aandelenkapitaal komt op de balans te staan als deelneming, er vindt geen afschrijving op plaats omdat er van wordt uitgegaan dat het bedrag bij eventuele opheffing van de BV terug wordt ontvangen. Er is dus enkel sprake van een geldstroom. De raad dient hiertoe echter wel te besluiten. Aanpak, uitvoering en participatie Dit raadsvoorstel vormt onderdeel van een stappenplan om verdere uitvoering te geven aan omzetting van de stichting naar een gemeentelijke BV. Na het raadsbesluit kan het

college aan de slag met de feitelijke oprichting (fase 2). In deze fase gaat het om alles wat nodig is om een gemeentelijke BV op te richten. Het resultaat van deze fase is: • een BV die opgericht is • de bestuursleden zijn aangetrokken • alle overeenkomsten tussen de BV en de gemeente zijn afgesloten • De BV beschikt over een concreet uitvoeringsplan opgesteld voor ná fase 2, dat voorziet in de inregelings- en inrichtingsaspecten voor de BV, en de voortzetting van de nieuwe exploitatie. Het streven is om de oprichting van de gemeentelijke BV in januari 2024 te starten. Fase 2 neemt circa een half jaar in beslag, waarna de exploitatie van de Stiwa Exploitatie en Beheer wordt voortgezet via het Sportbedrijf. Communicatie voor en tijdens besluitvormingsproces Voor het project is een projectorganisatie ingericht bestaande uit een projectgroep en een stuurgroep. Door de projectgroep, waarin inhoudelijke en vakspecifieke inbreng en kennis zijn vertegenwoordigd (zowel op het vlak van sport, accommodatiebeheer, financieel en concern control), zijn de onderdelen van de businesscase voorbereid en uitgewerkt en doorgeleid naar de stuurgroep. Uiteindelijk is alles samen gevoegd tot voorliggende businesscase. De overdracht van exploitatie is besproken met Stiwa Exploitatie en Beheer door aansluiting van de algemeen manager bij de projectgroep.

De adviseur van ATM Management en Advies heeft veel expertise ingebracht en een belangrijke bijdrage geleverd bij dit proces. Daarnaast is ook de Sportraad betrokken. Communicatie na besluitvorming Alle leden van de projectorganisatie worden op de hoogte gesteld van uw besluit en de direct extern belanghebbenden worden geïnformeerd. Stiwa verzorgt de communicatie richting de verenigingen. De accounthouder krijgt van te voren inzicht in de te verschaffen informatie. De gemeente verstuurt een persbericht om de inwoners te informeren. Dit persbericht wordt voorafgaand voorgelegd aan de betrokken portefeuillehouders. Duurzaamheid N.v.t. Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) Dit voorstel betreft alleen de gemeente Teylingen. Urgentie N.v.t. Evaluatie Het Sportbedrijf dient de opdracht/prestatieafspraken uit te voeren en na te komen zoals die zijn opgesteld. Met die prestatieafspraken wenst de gemeente te sturen op het realiseren van doelstellingen zoals die voor een bepaalde periode zijn geformuleerd. Ook wordt gecontroleerd of taken worden uitgevoerd binnen de budgettaire kaders. Evaluatie vindt jaarlijks plaats. Bijlagen en achtergrondinformatie • Businesscase gemeentelijke BV • Bijlage 1 businesscase - functieprofiel accounthouder • Bijlage 2 businesscase - profiel en taken RvC • Concept statuten • Governance checklist uit Nota Verbonden Partijen

Namens het college van Teylingen, Dhr. J.F.A. Tomassen Secretaris

Mevr. C.G.J. Breuer Burgemeester

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Teylingen, gelezen het voorstel van het college van 7 november 2023 met als onderwerp Doorontwikkeling Stiwa naar Sportbedrijf Teylingen gelet op de behandeling in de raadscommissie- en raadsvergadering, gelet op de MAG Teylingen, Nota Verbonden Partijen 2018 en artikel 160 lid 2 van de gemeentewet,

besluit: 1.

2.

kenbaar te maken dat de raad geen wensen en bedenkingen heeft met betrekking tot het definitief besluit tot oprichting van een besloten vennootschap voor het beheer en de exploitatie van gemeentelijke (sport)accommodaties en eventueel andere maatschappelijke voorzieningen in de toekomst, conform de bijgevoegde concept statuten; een bedrag van € 18.000,- te storten op de aandelen van de gemeentelijke BV;

Aldus besloten in de raadsvergadering van 14 december 2023,

Mevr. Celine G.M. Bus Interim-griffier

Mevr. Carla G.J. Breuer voorzitter