Raadsvoorstel Aanwijzing accountant.docx

Raadsvoorstel Besluitvormend Aanwijzing accountant Aan: Datum raadsvergadering: Agendapunt: Behandelend ambtenaar:

de raad van de gemeente Teylingen 3 juni 2021 R. van Dijk

Wij stellen voor: 1. 2. 3.

Baker Tilly aan te wijzen als accountant van de gemeente Teylingen voor de jaren 2021 tot en met 2024; De uitvoering van de overeenkomst jaarlijks te evalueren; De extra kosten ad 15000 euro mee te nemen in de kadernota 2022.

Inleiding Op grond van artikel 213 Gemeentewet wijst de gemeenteraad een accountant aan. Deze is belast met de controle van de jaarrekening, het verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een accountantsverslag met bevindingen. Onder accountantscontrole valt de controle op de financiële administratie, de getrouwheid van de gemeenterekening en de rechtmatigheid van de financiële beheerhandelingen en het financieel beheer. In de raadsvergadering van 18 december 2020 is bij vaststelling van de aanbestedingsdocumenten besloten tot een gezamenlijke Europese aanbesteding met de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen en de GR HLT samen. Stichting Rijk kreeg de opdracht het aanbestedingstraject te begeleiden. De bestuurlijke werkgroep aanbesteding accountant werd belast met de voorbereiding van de aanbestedingsdocumenten en de beoordelingen van de inschrijvingen. Iedere gemeente leverde voor de bestuurlijke werkgroep één lid van de auditcommissie. HLT samen werd vertegenwoordigd door een lid van het bestuur van HLT samen. Het proces werd ondersteund door ambtenaren van HLT samen (JZ, Control en Financiën) en de (plaatsvervangend) griffiers van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen.

Bestaand kader en context  Artikel 213 Gemeentewet;  Aanbestedingswet 2012, artikel 2.57, tweede lid;  Raadsbesluit vaststelling documenten aanbesteding accountant, 26 november 2020 Beoogd effect Een nieuwe accountant te benoemen voor de jaren 2021 tot en met 2024. Argumenten Uit de beoordeling van de bestuurlijke werkgroep aanbesteding accountant blijkt Baker Tilly de aanbieding met de beste prijs-kwaliteit verhouding te hebben ingediend; Kanttekeningen n.v.t. Financiële consequenties

De raming van de kosten voor de aanbesteding bedroegen 215.000 euro. De uiteindelijke aanbesteding is uitgekomen op 205.990 euro. Het aandeel van de gemeente Teylingen in de kosten van aanbesteding bedraagt 68.050 euro. Het huidige budget is 53000,-,- euro. De extra bijraming van 15.000,- euro wordt in de kadernota opgenomen. De verdeling is als volgt (op basis van door accountant aangegeven urenverdeling). Totaal 205.990 euro Hillegom 44.420,- euro Lisse 44.420,- euro Teylingen 68.050,- euro HLTsamen 49.100,- euro Aanpak, uitvoering en participatie De bestuurlijke werkgroep aanbesteding accountant heeft de twee offertes beoordeeld. De aanbestedingsprocedure is begeleid door stichting Rijk. Duurzaamheid Het toevoegen van maatschappelijke waarde is gecreëerd door het toepassen van Social Return van tenminste 2% als contractvoorwaarde. Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) Aan de drie gemeenteraden en het bestuur van HLT samen wordt hetzelfde conceptbesluit voorgelegd met een aangepaste financiële paragraaf. Zij nemen elk een eigen besluit over de aanwijzing van de accountant. Urgentie Het huidige contract met Baker Tilly loopt af en aanwijzing van een nieuwe accountant in de raad van juni 2021 is noodzakelijk. De werkzaamheden van de accountant starten met ingang van de interim-controle op 1 juni 2021. Evaluatie De werkzaamheden van de accountant worden jaarlijks geëvalueerd.

Namens de Auditcommissie,

Jelmer Bode Voorzitter

Robert van Dijk Griffier

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Teylingen, Gelezen het voorstel van de commissie aanbesteding accountantsdiensten, Gelet op: -Gemeentewet artikel 213 en 25; -de Aanbestedingswet; -het raadsbesluit van 17 december 2020 “Aanbesteding accountantsdiensten”. Besluit: 1. 2. 3.

Baker Tilly aan te wijzen als accountant voor de jaren 2021 tot en met 2024. De uitvoering van de overeenkomst jaarlijks te evalueren; De extra kosten van 15.000,- euro mee te nemen in kadernota 2022,-

Aldus besloten in de raadsvergadering van 3 juni 2021;

Carla G.J. Breuer Voorzitter

Robert van Dijk Griffier