Procesvoorstel takendialoog - Procesvoorstel takendialoog
Tekst van het document
telefoon datum betreft e-mail contactpersoon
088 - 308 3030 5 augustus Procesvorm takendialoog directiesecretariaat@wijzijnhecht.nl A.J. Elsendoorn-Sieben
Memo Aan: leden van het Algemeen Bestuur en contactambtenaren Van: Directie Hecht
In deze memo beschrijven we kort ons voorstel voor de takendialoog tussen zowel bestuurders als colleges met hun raden. Hier kan feedback op gegeven worden t/m 26 augustus. Ook zal dit besproken worden in het BAO (29 augustus). Het DB vergadert op 5 september, dit punt wordt dan ter vergadering behandeld inclusief de binnengekomen feedback en bespreking in het BAO. Hecht zal dit daarna verwerken zodat er tijdens de themabijeenkomst van 18 september kan worden ‘proefgedraaid’. Inmiddels is met 9 gemeenten een afspraak gemaakt voor het gesprek tussen college en raad inzake de takendialoog. Hecht is bij deze afspraken aanwezig voor inhoudelijke ondersteuning en (desgewenst) een korte presentatie van de kosten- en impactanalyse. Wij zijn actief bezig de overige afspraken ook in te plannen, graag uw aandacht hiervoor.
Aanleiding Op d.d. 4 april heeft het AB de opdracht verleend om een externe partij te zoeken die Hecht gaat helpen bij een financiële doorlichting o.b.v. het productenboek, daaraan gekoppeld een impactanalyse en een nieuwe begrotingstool. De resultaten van dit onderzoek worden gebruikt om de takendialoog tussen bestuurders onderling (met input van ambtenaren) en tussen colleges en raden te faciliteren. Productenboek In datzelfde AB is het productenboek vastgesteld, deze fungeert als leidraad door het hele proces heen. Zo worden a.d.h.v. het productenboek de kostprijzen berekend en de impactanalyses beschreven. Uiteindelijk zal dit leiden tot een aanvulling op het productenboek, deze zal in 2025 worden herijkt. Productentoedeling Er is gekozen om de producten te beoordelen a.d.h.v. de koersdoelen van Hecht. Dit is bekrachtigd in het DB van 20 juni. Om het goede gesprek met elkaar te kunnen voeren is het van belang dat we niet verzanden in details. Daarom wordt nu voorgesteld om van de producten productfamilies te maken met een korte beschrijving, die een doorvertaling zijn van de koersdoelen. Dit is in de afbeelding hieronder schematisch weergegeven. Het gesprek zal gevoerd worden a.d.h.v. de productfamilies.
Om dit mogelijk te maken is ons voorstel om de leden van de raad vooraf een digitale enquête (ca 10 minuten invultijd) te sturen met enkele vragen per productfamilie, zodat we een vorm van prioritering kunnen toepassen in het gesprek tussen college en raad.
telefoon datum betreft e-mail contactpersoon
088 - 308 3030 5 augustus Procesvorm takendialoog directiesecretariaat@wijzijnhecht.nl A.J. Elsendoorn-Sieben
Nadere uitwerking enquête -
-
-
De voorgestelde productfamilies (zie Bijlage I) worden weergegeven met een korte beschrijving. In de beschrijving wordt de link gelegd waaraan deze dienstverlening bijdraagt. Hierin zijn de koersdoelen vertaald naar de impact met hulp van een vijfpuntsschaal, Hier worden een aantal vervolgvragen over gesteld: o Dit wordt vervolgens gekoppeld aan maatschappelijke ontwikkelingen. Denk hierbij aan een vraag als: ‘vanwege de maatschappelijke ontwikkelingen vind ik dat we hier meer aan moeten besteden’ en ‘vanwege de maatschappelijke ontwikkelingen vind ik dat we hier minder aan moeten besteden’. Antwoorden worden gegeven middels een tienpuntsschaal. o Daarna wordt dit gekoppeld aan de eigen gemeente, met een vraag als: ‘welke problemen spelen er in uw gemeente?’ Hier wordt een open antwoordenveld geboden. Een vervolgvraag volgt welke productfamilies daaraan een bijdrage kunnen leveren. De vier (voor de deelnemer) belangrijkste productfamilies worden aangeklikt.
Het is onze bedoeling om deze enquête voor de bijeenkomst op 18 september te testen. Daarom zal aan het einde van de enquête bij bestuurders en ambtenaren een aantal evaluatievragen worden gesteld. Dit nemen we mee in de definitieve enquête richting de raden. Wij zorgen ervoor dat: -
Het een makkelijk in te vullen enquête is (denk aan een systeem als SurveyMonkey of Google Forms). Het taalgebruik makkelijk te begrijpen is en er geen “vakjargon” wordt gebruikt. Het invullen niet langer duurt dan 10 minuten.
telefoon datum betreft e-mail contactpersoon
088 - 308 3030 5 augustus Procesvorm takendialoog directiesecretariaat@wijzijnhecht.nl A.J. Elsendoorn-Sieben
Planning voor Q3 en Q4 Themabijeenkomst 18 september Tijdens deze bijeenkomst met bestuurders en ambtenaren staan drie onderwerpen centraal: 1. Tussenresultaten van de doorlichting door Berenschot. 2. Start takendialoog tussen bestuurders, met input van ambtenaren. Hiervoor wordt de informatie uit de enquête gebruikt. 3. Voorbereiding op de gesprekken met de raden. Bestuurders hebben onderling een gesprek dat tevens als simulatie gebruikt wordt richting het gesprek met de raden. De takendialoog zal gevoerd worden a.d.h.v. de uitkomsten van de enquête. Er wordt een presentatie voorbereid waarin de uitkomsten zijn verwerkt, daarna zal het gesprek tussen bestuurders plaatsvinden. Zij kunnen zich, gevoed door de informatie, uitspreken over belangrijke maatschappelijke ontwikkelingen en de effecten daarvan op gemeenten en de dienstverlening van Hecht. Digitale informatiesessies Op 30 september, 1 en 2 oktober worden er digitale informatiesessies gegeven voor raads- en commissieleden. Hierin vertellen we over de werkzaamheden van Hecht, de opdracht van het bestuur om samen met Berenschot verschillende analyses te maken en de voorbereiding op de takendialoog. We nemen ze mee door de koersdoelen en de productfamilies. Deze sessies duren een uur. Als naslagwerk wordt het productenboek meegestuurd, na de sessies ontvangen de raden via de griffies een link naar de enquête.
Sessies met de raden Hecht kan tijdens deze bijeenkomsten desgewenst aanwezig zijn. Intern wordt een team voorbereid zodat zij beschikken over de juiste informatie en kennis. Daarnaast is afgesproken dat Hecht een format presentatie verzorgt en verspreidt waarna het gesprek kan worden gevoerd. Na afloop wordt er ambtelijk een verslag gemaakt en verzonden aan Hecht. Wij verzamelen en bundelen deze verslagen wat als bijlage wordt toegevoegd aan het besluit in december. Vooraf wordt de enquête rondgestuurd. Een lage respons betekent dat het gesprek minder gericht zal zijn, waardoor het langer duurt voordat er goed met elkaar gesproken kan worden en er resultaten uit voortvloeien. Problemen en belangrijke onderwerpen vanuit de raad zijn dan mogelijk minder goed in beeld. Extra themabijeenkomst 23 oktober Dit zal een vervolg zijn op de themabijeenkomst van 18 september. Verdere invulling zal nader afgestemd en bepaald worden. Bestuurlijk proces Op 14 november start de toeleiding van de definitieve documenten en voorgestelde besluiten t.b.v. het Algemeen Bestuur. Op 18 december staat dan de vergadering van het AB gepland waarin de kadernota wordt geagendeerd, de start van de begroting 2026. De volgende processen komen dan bij elkaar: -
Afronding takendialoog; Uitkomsten onderzoek FKGR; Definitieve resultaten Berenschot, inclusief nieuwe begrotingstool.
Dit alles zal leiden tot een voorstel van de directie richting het DB en uiteindelijk naar het AB. Hecht zal het jaar 2025 gebruiken om voor te bereiden op het besluit van het bestuur.
telefoon datum betreft e-mail contactpersoon
088 - 308 3030 5 augustus Procesvorm takendialoog directiesecretariaat@wijzijnhecht.nl A.J. Elsendoorn-Sieben
Bijlage I Voorstel productfamilies Familienaam Acute zorg Gezondheidsbescherming Crisisbeheersing en GHOR Toezicht op wetgeving Stimuleren van gezond leven Data, duiding en onderzoek Advisering publieke gezondheid Veilig en gezond opgroeien Baby- en kindzorg Zorg voor tieners en adolescenten Gezonde en veilige leefomgeving Advisering en zorg voor asielzoekers en vluchtelingen Maatschappelijke zorg en onbegrepen gedrag
RVE RAV GTG, CB CCS, GTG GTG GBO GBO, GTG, JGZ, ZVH GBO, JGZ ZVH, JGZ JGZ JGZ GTG, ZVH, GBO GTG, JGZ, ZVH, CCS, GBO ZVH