Presentatie Evaluatie HLTsamen Teylingen, 21 mei 2024

Evaluatie HLTsamen Conclusies en aanbevelingen

Beeldvormende sessie Teylingen 21 mei 2024

Toelichting Eén gezamenlijk beeld van de conclusies en aanbevelingen Vervolgproces evaluatie HLTsamen

Evaluatie HLTsamen

2

Aanleiding Grote opgaven, complexere taken (Decentralisaties, Omgevingswet, Energietransitie) In 2017 start ambtelijke fusieorganisatie HLTsamen ‘Samenwerking in de werkorganisatie HLTsamen zorgt ervoor dat de zelfstandige gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen de grote opgaven aan kunnen’ Tussenevaluatie in 2019 HLTsamen op weg Evaluatie in 2023 HLTsamen groeit door! 3

Centrale vraag Zijn de vier doelstellingen (drie K’s en de S) behaald en waar zijn accenten gewenst?

4

Wie hebben we gesproken? • 32 aangemelde raadsleden 51% (er waren er meer) • Alle collegeleden

100%

• Alle drie de griffiers

100%

• 13 teammanagers

80%

• 34 medewerkers

8%

• OR

Evaluatie HLTsamen

5

Enkele vragen aan de raadsleden • In hoeverre herkent u zich in het geheel geschetste beeld? • Wat merkt u in contact met inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen over kwaliteit dienstverlening HLTsamen? • Ervaart u in raadsvoorstellen dat er in samenhang en integraal advies wordt uitgebracht? • Heeft u ervaren dat de strategische positie van de drie gemeenten in de regio Duin- en Bollenstreek verbeterd is? • Heeft u vertrouwen in de werkorganisatie HLTsamen? Evaluatie HLTsamen

7

Conclusies Kwaliteit De kwaliteit van de dienstverlening is op onderdelen verbeterd • Over het algemeen oordelen de gesprekspartners positief over de dienstverlening • Kennisdeling kan beter • De organisatie ervaart men soms als een black box (zowel in- als extern) • Integraliteit, duidelijkheid en leesbaarheid van voorstellen is verbeterd • Vroegtijdige betrokkenheid bij trajecten kan beter • Ontwikkeling van medewerkers en management is belangrijk, evenals het investeren in lokale kennis en kennis van gemeentelijke werkwijzen • De huisvesting op vijf verschillende locaties in combinatie met het thuiswerken komt de dienstverlening niet ten goede

8

Conclusies Kwetsbaarheid Er ontstaat een (nieuwe) kwetsbaarheid van HLTsamen

• De organisatie is kwetsbaar als gevolg van de sterk veranderende arbeidsmarkt • Het invullen van vacatures is lastig, er is sprake van een hoge in- en uitstroom • Continuïteit van (lokale) kennis komt in het gedrang

9

Conclusies Kosten Het kostenaspect richt zich op het belang van een goede balans tussen ambities, capaciteit en middelen

• De taakstelling (de financiële reductie van 5%) had langdurig een negatieve impact op de organisatie • In het kader van efficiency: het werken voor drie gemeenten brengt eerder meer dan minder werk met zich mee • Raadsleden blijven graag nauw betrokken bij de ontwikkeling van de P&C-cyclus (Grip op geld) 10

Conclusies Strategische positieverbetering De strategische positieverbetering van de drie gemeenten is sterk verbeterd • De positie van de drie gemeenten is de afgelopen jaren verbeterd • Externe oriëntatie is van belang, ook richting de Haarlemmermeer en ZuidKennemerland • Strategische verkenningen die de organisatie eens in de vier jaar uitvoeren zijn belangrijk voor het anticiperen op trends en ontwikkelingen en het doorkijken naar de toekomst. • Koppel lobby aan de verbetering van de strategische positie van de drie gemeenten • Meer en regelmatig contact van de organisatie met de raden is belangrijk

11

Enkele opmerkingen uit de bijeenkomst Raadslid: 'Wij horen vaak dat er een tekort is aan ambtelijke capaciteit. Dat lijkt alleen maar toe te nemen. Ik maak me daar wel zorgen over.’ Raadslid: ‘Ik zie en hoor terug dat ambtenaren mensen proberen tegemoet te komen. Ik vind dat een mooie ontwikkeling. Daar mag de organisatie trots op zijn!’

Evaluatie HLTsamen

Raadslid

: ‘Moete n we am btelijk samenw erken vo or het verbeter en van de positi e van m ijn geme ente?’

Raadslid: 'We boeken succes via Holland Rijnland, onze buurgemeenten zijn jaloers!’

12

Aanbevelingen

Kwaliteit • Vergroot de sturing op integraal en projectmatig werken en betrek inwoners, raden en besturen eerder bij (nieuwe) trajecten • Stuur sterker op het opdoen en borgen van lokale kennis, de gemeentelijke politiek-bestuurlijke context en continuïteit op dossiers • Borg 20% ontwikkeltijd van medewerkers en managers • Onderzoek de mogelijkheden voor centrale huisvesting

13

Kwetsbaarheid • Versnel de invoering van strategisch personeelsbeleid en prioriteer daarin. Besteed onder andere aandacht aan: Øhet versterken van HLTsamen als aantrekkelijke werkgever, bijvoorbeeld door HLTsamen te positioneren als opleidingsinstituut (traineeship Duin- en Bollenstreek) Øhet borgen van (lokale) kennis Øhet verminderen van het verloop

• Maak processen en werkwijzen meer inzichtelijk, toegankelijk en vindbaar en regel het beheer van de processen en werkwijzen Evaluatie HLTsamen

14

Kosten

• Stuur steviger op de balans tussen ambities, capaciteit en middelen en voer als colleges regelmatig het gesprek daarover met de raden. • Blijf als organisatie en college in contact met de raden over ontwikkeling en verbetering van de P&Ccyclus. Evaluatie HLTsamen

15

Strategie

• Zet in op verdere externe oriëntatie en zoek zowel op ambtelijk als bestuurlijk niveau aansluiting bij de Haarlemmermeer en Zuid-Kennemerland. • Blijf anticiperen op trends en ontwikkelingen. • Investeer als organisatie, maar ook als colleges en raden, meer en beter in lobby en netwerk. • Investeer met de griffiers in gezamenlijke (thema-) bijeenkomsten van raden en colleges van de drie gemeenten. Evaluatie HLTsamen

16

Proces en planning Evaluatie HLTsamen 22 april

Evaluatie vastgesteld door het HLT-bestuur

9 mei

Evaluatie als ingekomen stuk naar de drie colleges (14 mei)

14 mei

Evaluatie met een begeleidende brief naar de drie raden

14 mei

Evaluatie met een bericht op het HLTplein (voor medewerkers)

21 mei

Toelichting evaluatie in de commissie van Teylingen

23 mei

Toelichting evaluatie in de commissie van Hillegom

12 juni

Toelichting evaluatie in de commissie van Lisse

oktober

Gezamenlijke bespreking van de lange termijn-opdracht met de drie raden (in combinatie met de evaluatie HLTsamen) 17

Heeft u vragen?

Evaluatie HLTsamen

18