Oplegger met toelichting Controleverordening Teylingen 2023

Oplegger bij Voorstel tot aanpassing Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie vastgesteld op 1 juni 2006 naar Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Teylingen 2023. (Controleverordening). Artikel 213 van de Gemeentewet verplicht de raad bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door middel van de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) stelt de raad de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) daartoe bieden. Het is de raad die de accountant voor de controle van de jaarrekening aanwijst. In het voortraject voor de aanwijzing – de aanbesteding – zijn burgemeester en wethouders nauw betrokken. Zij kunnen daarnaast extra opdrachten aan dezelfde of een andere accountant verstrekken. Wanneer de opdracht is verleend, bepaalt de accountant binnen de kaders van de opdracht, op welke wijze hij de controle uitvoert. Hierover vindt periodiek afstemming plaats met de betrokkenen. eventueel samenloop met andere onderzoeken en controles.

Voor een goede uitvoering van en rapportage over de controle, hebben burgemeester en wethouders en de accountant verschillende rechten en plichten. Zo moeten burgemeester en wethouders ervoor zorgen dat de accountant alle informatie krijgt die hij nodig heeft om de controle uit te voeren. De accountant, aan de andere kant, zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd over bevindingen. Verder hebben burgemeester en wethouders een eigenstandige informatieplicht richting de raad. Relatie met de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders Vanaf boekjaar 2023 nemen burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Met de rechtmatigheidsverantwoording leggen burgemeester en wethouders verantwoording af aan de raad over in hoeverre de uitgaven financieel rechtmatig hebben plaatsgevonden. De accountant controleert of de rechtmatigheidsverantwoording van burgemeester en wethouders getrouw is. Dat wil zeggen; “Klopt hetgeen wat in de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen en staat alles erin wat erin moet staan?”. Wanneer (omvangrijke) financieel onrechtmatige uitgaven hebben plaatsgevonden en in de rechtmatigheidsverantwoording van burgemeester en wethouders zijn opgenomen kan de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend zijn.

Juist omdat de rechtmatigheidsfouten zichtbaar zijn gemaakt in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze wijze van verantwoorden over de rechtmatigheid van de uitgaven is bedoeld om het gesprek over de (financiële) rechtmatigheid tussen de raad en burgemeester en wethouders te ondersteunen en de kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken. ============================================================================= Artikelsgewijze toelichting Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole Regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. In de opdrachtverlening kan de raad aandachtspunten meegeven aan de accountant die de raad nader belicht wil zien. Eerste lid Artikel 213 van de Gemeentewet geeft aan dat raad een of meerdere accountants aanwijst. Het moet gaan om een registeraccountant of een Accountant-Administratieconsulent ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst.

Door gebruikmaking van deze bevoegdheid kan de raad zijn controlerende rol richting de organisatie versterken. De periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening is ook vastgelegd in het eerste lid. Dit impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een raad die per periode wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten, voor zover dat mogelijk is binnen de regels van het aanbestedingsrecht. Tweede lid Burgemeester en wethouders hebben een uitvoerende rol zij voeren de aanbesteding uit.De raad heeft een kaderstellende rol; hij stelt de selectiecriteria vast op basis waarvan de keuze voor de accountant wordt bepaald. In de praktijk stellen burgemeester en wethouders het programma van eisen (in concept) op, in samenwerking met de raad. Na aanwijzing door de raad is het de burgemeester die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant sluit. Derde lid, onder a Voor de accountantscontrole geldt het Bado dat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen bevat.

Deze regels moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. De grens waarboven burgemeester en wethouders een fout of onduidelijkheid moeten rapporteren aan de raad via de rechtmatigheidsverantwoording moet tussen de 0 – 3 % liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Daarnaast kan de raad een rapportagegrens vaststellen, waarboven burgemeester en wethouders afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen moeten toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening. Deze punten moeten door burgemeester en wethouders worden geregeld in de Financiële verordening gemeente Teylingen 2023. Derde lid, onder b Ook bij de deelverantwoordingen geldende bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties 1% en 3% van de omvangsbasis. De raad kan ook hier de percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 1% of 3% zetten. De accountant kan voor een andere omvangsbasis kiezen op grond van (bijzondere) activiteiten van het deel van de gemeentelijke organisatie. Derde lid, onder c tot en met g De overige onderdelen in het derde lid zijn expliciet opgenomen omdat ze in de uitvraag voor de opdrachtverlening mogelijk kostenverhogend kunnen werken.

Vierde lid De raad kan de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van deelverantwoording en gemeentelijke organisatieonderdelen, onder lid 3 f en g, jaarlijks opnieuw vaststellen. Op deze manier kan de raad rekening houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Vijfde lid Het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening kan zo hoog zijn, dat deze controle Europees moet worden aanbesteed. Bijvoorbeeld bij een langere contractsduur waardoor de prijs van het contract hoger is. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. De raad stelt de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren vast. Artikel 3. Overige controles en opdrachten Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van burgemeester en wethouders. Ook kunnen burgemeester en wethouders besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de accountant.

Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.

Eerste lid Regelt hoe burgemeester en wethouders moeten omgaan met de uitbesteding van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid, zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de accountant. Veelal zal het hier gaan om onderzoeken die vallen onder de reikwijdte van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Teylingen 2019. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen burgemeester en wethouders en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Indien burgemeester en wethouders het voornemen hebben de accountant te vragen voor advieswerkzaamheden, dienen zij de raad hier vooraf over te informeren zodat de raad de hierover een oordeel kan vormen en zijn bedenkingen kenbaar kan maken. Tweede en derde lid Regelen dat burgemeester en wethouders voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad aangewezen accountant inschakelen. Voor de controles bedoeld in het tweede en derde lid, gelden vaak afwijkende controle-eisen van de derden, bijvoorbeeld vanuit de ministeries.

In dat geval dient in de opdrachtverlening aan de accountant te worden aangegeven dat de controle aan deze eisen moet voldoen. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole Eerste lid Regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en burgemeester en wethouders ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Burgemeester en wethouders en het ambtelijk apparaat zijn hierin volgend. Tweede lid De kennisgeving is slechts een melding dat de accountant een controle gaat uitvoeren, zodat burgemeester en wethouders weten dat zij hun medewerking moeten verlenen, bijvoorbeeld door het verlenen van toegang en het beschikbaar stellen van medewerkers, documenten, etc.. De kennisgeving laat onverlet dat de accountant onaangekondigd controles mag uitvoeren. Derde lid Ter bevordering van een soepele accountantscontrole (en eventuele specifieke aandachtsgebieden) moet periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit de raad en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente, bijvoorbeeld in de auditcommissie. Deze vertegenwoordigers zijn bijvoorbeeld een vertegenwoordiger van de rekenkamer, de portefeuillehouder en het hoofd financiën, de gemeentesecretaris en de (concern)controller.

Ook gezien het feit dat er vanuit verschillende invalshoeken controlerende werkzaamheden plaatsvinden is periodiek overleg gewenst ter voorkoming dat er dubbel werk wordt verricht. Denk aan: werkzaamheden vanuit de verbijzonderde interne controle, de onderzoeken die worden uitgevoerd door de lokale rekenkamer en de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken. Artikel 5. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders Eerste lid Burgemeester en wethouder zijn ten opzichte van de raad verantwoordelijk voor de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, en de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. Tweede lid Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden, bijvoorbeeld verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten en berekeningen. Burgemeester en wethouders zorgen ervoor dat deze bescheiden voor de accountant toegankelijk zijn.

Derde lid Burgemeester en wethouders geven een verklaring af aan de accountant, waarin zij verklaren geen informatie die van belang is voor de controle van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een Letter Of Representation (LOR) genoemd. Vierde lid Geeft burgemeester en wethouders de uiterlijke datum voor het overleggen van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. Bij het overleggen van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad, moet de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen zijn toegevoegd. De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval vóór 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 van de Gemeentewet). Dat betekent dat voor deze datum de jaarrekening door de raad moet zijn behandeld, een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 van de Gemeentewet) doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. Overigens verzendt de accountant de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen ook rechtstreeks aan de raad. Vijfde lid Burgemeester en wethouders moeten alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening – en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan burgemeester en wethouders bekend is geworden – direct melden aan de raad en de accountant.

Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit. Zesde en zevende lid Ter waarborging dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk zal steunen op de interne auditfunctie binnen de gemeente. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan dient de accountant daar zoveel als mogelijk op te steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole wordt verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering gestimuleerd. Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant De accountant moet onbelemmerd onderzoek kunnen doen en is bijvoorbeeld bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Burgemeester en wethouders zorgen vooronbelemmerde toegang tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad in het programma van eisen bij de aanbesteding. Artikel 7. Rapportering door accountant Regelt zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles die ook in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld.

De accountant moet onder meer aangeven of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de baten en lasten en de grootte en de samenstelling van het vermogen. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Eerste lid Om indien nog mogelijk (in overleg met de raad en de accountant) tijdig maatregelen tot herstel te kunnen treffen dienen burgemeester en wethouders, in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, een afschrift te krijgen van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Hetzelfde geldt voor het oordeel van de accountant dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is (zie toelichting bij artikel 2, derde lid). Tweede lid Ambtenaren die daarvoor in aanmerking komen krijgen een rapportage van de door de accountant uitgevoerde controles. Overigens kan dit ook gaan om een deelcontrole (een gedeelte van de volledige controle). Denk aan bijvoorbeeld de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst

waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)controller en het hoofd financiën. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen (bijvoorbeeld rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie), die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, ook aan het management meegedeeld. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden. Derde lid Regelt de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in de controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending aan de raad door de accountant besproken met burgemeester en wethouders. Het geeft hen de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in de controleverklaring en het verslag van bevindingen. Vierde lid De accountant licht zijn verslag van bevindingen aan de raad mondeling toe. Dit kan ook in een raadscommissie plaatsvinden, bijvoorbeeld in de auditcommissie. *****************************************************************************