NIEUW Verslag auditcie 20 juni 2022 definitief.docx

Verslag auditcie Teylingen 20 juni 2022 Aanwezig: Theo van den Nouland (voorzitter), Joanne de Mooij, Carmen van Velzen, Bart vd Ploeg, leden Ruben Heemskerk, Stefan Turenhout (Baker Tilly accountants Suzanne Dingemans, Sandra de Lange, Marlies Volten, Robert van Dijk

1. Accountantsverslag Jaarrekening Teylingen De accountant geeft aan dat de goedkeurende accountantsverklaring de basis is. ,Teylingen heeft goede financiële positie, wel wordt dit jaar op jaar minder, het resultaat van ruim 2,5 miljoen is netjes gelet op de taken die aan het einde van het jaar op gemeente zijn afgekomen. Materialiteit (toegestaan als afwijking) is voor Teylingen een kleine 900.000 euro. Daarboven geeft jaarrekening ander beeld maar is hier niet het geval. Onzekerheden (bijv bij zorgfacturen met controlemechanismen) geven geen opmerkingen, ook is gekeken naar welke afspraken gemaakt zijn bij terugverdienen plan Bloementuin. De uitvoering van de Europese aanbestedingsregels zijn in basis op orde, er is een kleine afwijking geconstateerd. Qua voortgang van de beheersing van de administratieve organisatie/beheersing, wat is er tot dan toe gebeurt, zijn er nieuwe activiteiten zichtbaar: in het najaar is hierover inzicht in managementletter HLT. De accountant geeft aan dat o.a. inkoop voor verbetering vatbaar is. Vanuit de automatiseringsomgeving ( controle op logische toegang in systemen) zijn geen bijzonderheden te noemen. De analyse op onderhoudsvoorzieningen: hier wordt niet altijd een analyse gedaan, soms gaat het over oude (beheer) plannen, is aandachtspunt om mee te nemen.

Bij de GREX zijn facturen geconstateerd van werkzaamheden uit eerdere jaren (2019, ook in eerdere steekproef geconstateerd). Op zich was dat verklaarbaar maar in het kader van beheersing moet de verplichting duidelijk zijn (verplichtingenadministratie). Onjuistheid in bijdrage HLTSamen: dit is verwerkt in verrekeningen plustaken die buiten de reguliere taken vallen. HLTSamen kent geen urenadministratie. De administratie kan verbeteren v.w.b. de toerekening dat gemeenten de juiste bijdragen betalen die ten goede komen aan de eigen gemeenten/inwoners. Komend jaar wordt dat gemonitord Grondexploitatie blijft een belangrijk punt om hier aandacht voor te houden, zie Bloementuin. Dat plan ligt enige tijd stil zodat de financiële onderbouwing geactualiseerd zou moeten worden. Marktontwikkelingen kunnen invloed hebben op risico van bijv Bloementuin. Proces van beheersing grondexploitatie vraagt blijvende aandacht om dat actueel te houden. Er is afgelopen jaar flinke stap gemaakt in de beheersing daarvan. Op het sociaal domein (Holland Rijnland) en ISD zijn beperkte afwijkingen geconstateerd die binnen de marge vallen. Sisa bijlagen. Te zien is een stijging van specifieke uitkeringen vanuit het Rijk. Gemeenten leggen daarover verantwoording af via paragraaf Sisa. Rechtmatigheid; hier is op een toereikende manier verantwoording afgelegd.

Op 31 mei heeft Tweede Kamer ingestemd met nieuw systeem rechtmatigheidscontrole, (invoeringsdatum 1 jan 2023) waarbij rechtmatigheidscontrole bij het college komt te liggen en accountant dit getrapt controleert . Jaarresultaat: wat zegt dit over accuraat/reëel begroten. De accountant geeft mee dat de raad hier een oorzaakanalyse op kan toepassen. Risico’s vanuit verbonden partijen zijn ruim 4 miljoen en is optelsom vanuit deze verbonden partijen. Komt voort uit dat meer dan de helft van de begroting bij verbonden partijen zit. Vanuit de auditcie zijn vragen gesteld over hoe zwaar wegen de verschillende bevindingen ? Bijvoorbeeld zwaar of middelzwaar? De accountant geeft aan dat dit terugkomt in de managementletter maar op zich kan een dergelijke weging ook hier, in het accountantsverslag, opgenomen worden.

Advies auditcommissie: Gelezen het accountantsverslag is de financiële positie van de gemeente gezond te noemen. De verbeterpunten die door de accountant zijn aangegeven worden goed opgepakt. Geconstateerd is dat op het gebied van grondbeleid er stappen vooruit zijn gezet. Er komt een onzekere tijd op de gemeente af vwb risico’s, bijvoorbeeld op het gebied van prijsinflatie. Adviespunt 1 van de auditcommissie aan het college is om de komende tijd ruim aandacht aan te besteden aan het risicobeheer. Adviespunt 2 van de auditcommissie is het verzoek aan het college om voldoende aandacht te besteden aan beheer/controle op de GREX, aan het proces rondom Inkoop en aan de check op de plustaken van Teylingen die zijn ondergebracht bij HLTSamen maar ook aan onderbesteding. Adviespunt 3 van de auditcommissie is een verzoek aan de accountant om in het verslag een weging aan te geven van de verbeterpunten. De auditcommissie zal de voortgang op deze punten de komende tijd monitoren.

2. Kennisnemen accountantsverslag HLTSamen De griffier geeft uitleg van het doel van het kennisnemen van dit verslag. Destijds, bij de vorming van HLTSamen is dit afgesproken met het college en het bestuur van HLTSamen. De auditcie kan zich, middels het kennisnemen, een beeld vormen of HLTSamen in control is. Het bestuur van HLTSamen is het bevoegde gezag. De accountant geeft aan dat de Managementletter van HLTSamen wordt besproken in een gezamenlijke auditcie van Hillegom, Lisse en Teylingen gezamenlijk 3. Brief van accountant over extra Sisa controle. De inschatting is dat een extra budget nodig is van 8000 euro. De griffier geeft dit door aan de financiële afdeling om het budget op te hogen.

De volgende vergadering wordt ingepland eind september 2022 (over het concept controleplan van de accountant).