Leidraad participatie gemeente Teylingen 2024
Tekst van het document
Leidraad Participatie & Omgevingsvergunnning Hoe betrekt u de omgeving bij uw idee of plan?
PI
PILOT
T • PILOT LO • PI
Deze handleiding kan wijzigen als er veranderingen of aanvullingen zijn.
•
OT • PILOT • PIL
Versie januari 2024
T • PILOT LO •
PILO T
1
Inhoudsopgave
1.
Inleiding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2.
Het effect van uw idee of plan op de omgeving is bepalend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
3.
Hoe de gemeente de participatie beoordeelt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 3a Wie heeft u betrokken? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 3b Hoe heeft u hen betrokken?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 3c Wat heeft u gedaan met de resultaten?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
4.
Hoe meet u of u veel of weinig participatie nodig heeft?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
5.
Hulpmiddelen voor participatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
6.
Onze tips voor een goede participatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
7.
De omgevingsvergunning aanvragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2
1
Inleiding Werkt u aan een idee of plan en heeft u een of meer vergunningen nodig? Weet dan dat de gemeente Teylingen het belangrijk vindt dat u omwonenden, winkeliers, ondernemers, scholen en andere partijen in de omgeving goed en op tijd betrekt. Dit noemen we participatie*.
Als u een vergunning nodig heeft voor uw
de omgeving heeft. Door daar met elkaar over te
Het kan zijn dat de gemeente vindt dat u de
idee of plan, is het de bedoeling dat u zelf
praten, kunt u uw idee verder verbeteren. En dat
omgeving niet genoeg heeft betrokken. Of dat
omwonenden, winkeliers, ondernemers, scholen
vergroot de kans dat de omgeving meegaat in
u te weinig heeft gedaan met de resultaten. In
et cetera daarbij betrekt. In deze handleiding
uw idee. Oftewel, er is draagvlak!
dat geval kan de gemeente besluiten om zelf te onderzoeken hoe de omgeving aankijkt tegen
leest u hoe u dit kunt doen. Welke manier u Als u de vergunningaanvraag indient, vraagt de
uw idee of plan en kan ze een eigen (zienswijze)
gemeente of u de omgeving heeft betrokken.
procedure opstarten. Dit kan betekenen dat het
Door de omgeving bij uw idee of plan te
En zo ja, hoe en wat u heeft gedaan met de
langer duurt voordat de gemeente een besluit
betrekken, komt u te weten hoe die omgeving
resultaten. De gemeente neemt deze informatie
neemt over uw vergunningaanvraag.
erover denkt. U leert alle belangen en meningen
mee in de beslissing op uw vergunningaanvraag.
uiteindelijk kiest, is aan u.
kennen, maar ook de kennis en creativiteit die
*In deze handleiding gebruiken we zowel ‘het betrekken van de omgeving’ als het woord participatie. We bedoelen hier hetzelfde mee. 3
2
Het effect van uw idee of plan op de omgeving is bepalend
3 Hoe de gemeente de participatie beoordeelt
Gemeente Teylingen vindt dat uw inspanningen om
Als u een omgevingsvergunning aanvraagt,
de omgeving te betrekken in verhouding moeten
beoordeelt de gemeente onder meer hoe u de
staan tot het effect dat uw idee of plan op de
participatie hebt georganiseerd.
omgeving kan hebben.
De gemeente let daarbij op drie dingen. Over het algemeen geldt: hoe groter en uitgebreider het idee of plan, hoe belangrijker het is om de omgeving te betrekken. Daarnaast spelen ook factoren als (politieke) gevoeligheid en de te verwachten overlast een rol.
A. Wie heeft u betrokken? (pagina 5) B. Hoe heeft u hen betrokken? (pagina 6) C. Wat heeft u gedaan met de resultaten? (pagina 7)
4
3a Wie heeft u betrokken? Participatieniveau 1
Participatieniveau 2
Participatieniveau 3
Participatieniveau 4 Veel participatie
Gemiddelde participatie Beperkte participatie
Geen participatie
4 3
4 3
4 3
4 3
2
2
2
2
1
1
1
1
Buren en direct omwonenden
Buren en direct omwonenden
Buren en direct omwonenden
De mensen die betrokken zijn bij
De mensen die betrokken zijn bij
De mensen die betrokken zijn bij de
het bedenken en uitvoeren van uw
de ontwikkeling en uitvoering
ontwikkeling en uitvoering van uw
plan, zoals de architect of aannemer
van uw plan, zoals de architect of
plan zoals de architect of aannemer
aannemer
Buurtgenoten, wijkplatform
Buurtgenoten, wijkplatform
De mogelijke gebruikers, huurders
De mogelijke gebruikers, huurders
of kopers van uw bouwplan
of kopers van uw bouwplan
Instanties of personen die u nodig
Instanties of personen die u nodig
heeft om uw plan te realiseren,
heeft om uw plan te realiseren
zoals bijvoorbeeld een waterschap
zoals bijvoorbeeld een waterschap
Belangenverenigingen
5
3b Hoe heeft u hen betrokken?
Participatieniveau 1
Participatieniveau 2
Participatieniveau 3
Participatieniveau 4 Veel participatie
Gemiddelde participatie Beperkte participatie
Geen participatie
4 3
4 3
4 3
4 3
2
2
2
2
1
1
1
1
Geen inzet nodig van participatietools.
U informeert de betrokkenen,
U informeert niet alleen, maar laat
U laat de betrokkenen meedenken over
beantwoordt vragen en u neemt zoveel
betrokkenen ook meepraten vanuit
uw plan. U laat ook eventuele andere
mogelijk zorgen weg over bijvoorbeeld
hun rol. Vervolgens kijkt u hoe u het
mogelijkheden zien, of u haalt ideeën
privacy, groen en bouwoverlast.
plan kunt aanpassen. Zodat het zoveel
op. Vervolgens kijkt u goed of u het plan
mogelijk aansluit bij de wensen en
kunt verbeteren. Dit hoogste niveau van
aandachtspunten die er zijn.
participatie is het meest geschikt voor plannen die nog niet vaststaan.
6
3c Wat heeft u gedaan met de resultaten? De omgevingsvergunning vraagt u aan op www.omgevingsloket.nl. Daar staat ook u hoe het onderdeel participatie moet indienen.
Houd bij wie aanwezig waren bij overleggen
Beoordeel hoe het betrekken van de omgeving
Indieningsvereisten
of stappen die u heeft genomen en maak ook
gaat. Wat gaat er goed en wat niet? Doe dit
steeds een verslag.
gedurende het hele traject en na afloop. Leg het
De omgevingsvergunning vraagt u aan via
Bij alle vormen van participatie
ook vast.
indieningsvereisten (informatie die nodig is
Maak een overzicht van de stappen die u heeft
bij het indienen van een aanvraag voor een
gezet om de omgeving te betrekken en houd de
omgevingsvergunning) voor het onderdeel
resultaten bij. Deel dit steeds met de deelnemers. Geef aan wat u heeft gedaan met de resultaten. Heeft u uw idee of plan bijvoorbeeld aangepast? Zo ja, wat heeft u aangepast? Maak duidelijk wat u wel en niet hebt kunnen doen met de resultaten van de participatie en
het Omgevingsloket. Daar vindt u ook de
participatie en welke bijlagen u toevoegt.
4 3 2 1
waarom. Geef ook aan met welke onderdelen van uw plan de deelnemers het eens zijn en met welke onderdelen niet. En met welke andere mogelijkheden ter vervanging van uw plan of idee ze het wel of niet eens zijn.
7
4
Hoe meet u of u veel of weinig participatie nodig heeft? Op de volgende pagina’s staan vier ‘thermometers’: categorie bouwplan, verkeer, groen en beleving. Als u deze vier invult, krijgt u een beeld van de eigenschappen en de grootte van uw idee of plan. En wat het effect hiervan kan zijn op omwonenden, ondernemers en andere organisaties in de omgeving. Geef per onderwerp een cijfer (1 t/m 5) dat het beste past bij uw idee of plan. Het is belangrijk dat u uw keuze kunt uitleggen als dat nodig is. Tel de punten van de vier thermometers bij elkaar op, zoals in het voorbeeld is gedaan. Het totaal deelt u door 4. De uitkomst geeft een schatting van hoeveel participatie u moet organiseren. Dit ziet u in thermometer 5 op pagina 11.
8
Categorie In welke categorie past het bouwplan?
5
50 of meer woningen
of
Meer dan 3000 m2 aan maatschappelijke, sport-, recreatieve of commerciële voorzieningen
of
Voorzieningen voor uitgebreide opwek van energie
4
Van 12 tot en met 50 woningen
of
Tussen de 1000 en 3000m2 aan maatschappelijke, sport-, recreatieve of commerciële voorzieningen
of
Plaatsen van windmolens en aanleggen van zonnevelden
3
Van 3 tot en met 11 woningen
of
Tussen de 200 en 1000m2 aan maatschappelijke, sport, recreatieve of commerciële voorzieningen
2
1 of 2 woningen
of
Tot 200m2 aan maatschappelijke, sport-, recreatieve of commerciële voorzieningen
of
Meer dan 100 m2 aan bijgebouw of aanbouw
1
Bouwen in de voor- of zijtuin
of
Kappen van een boom
of
Aanleggen inrit of dakterras
Alle thermometers zijn als voorbeeld ingevuld
9
Verkeer
Groen
Beleving
Zorgt het bouwplan voor
Heeft het bouwplan gevolgen
Verandert het bouwplan het karakter
meer verkeer of drukte?
voor het groen?
van de straat of buurt?
5
Ja, veel meer
5
Zeer veel
5
Enorm
4
Behoorlijk
4
Behoorlijk
4
Behoorlijk
3
Een beetje
3
Een beetje
3
Een beetje
2
Bijna niet
2
Bijna niet
2
Bijna niet
1
Nee
1
Nee
1
Nee
10
Rekenvoorbeeld
Participatieniveau Welk participatieniveau past bij het initiatief?
Stap 1: Het totaal van de 4 ingevulde meters telt u bij elkaar op.
4
2
3
3
= 12
5
Niveau 4
Veel participatie Veel effect op de omgeving
4
Stap 2:
Stap 3:
Deel het totaal door 4
12
4 = 3
De uitkomst geeft
Niveau 3
Gemiddelde participatie Gemiddeld effect op de omgeving
3
een schatting van het benodigde participatieniveau.
2
Niveau 2
1
Niveau 1
Beperkte participatie Weinig effect op de omgeving
Geen participatie Geen effect op de omgeving
11
5
Hulpmiddelen voor participatie Wat zijn manieren om de omgeving te betrekken? Dat hangt af van hoeveel participatie er nodig is. Zie hiervoor de vorige pagina’s. Als dat duidelijk is, kunt u verschillende hulpmiddelen inzetten voor het betrekken van de omgeving. Hieronder geven wij u wat ideeën.
Participatieniveau 1
Participatieniveau 2
Geen inzet nodig van hulpmiddelen
Veel participatie Gemiddelde participatie
Beperkte participatie Geen inzet nodig participatietools
Participatieniveau 3
Participatieniveau 4
Infoavond
Gesprek met betrokkenen
(Online) enquête
Social media
Website
Webinar
Video
Poll op Facebook
Keukentafelgesprek Brainstorm Webinar Online overleggen Digipanel Werksessie
Wijkinfo Buurtapp Inloopmoment
Informeren
Meepraten & belangen meewegen
Meedenken
Zie voor toelichting pagina 6
Zie voor toelichting pagina 6
Zie voor toelichting pagina 6
12
6
Onze tips voor een goede participatie Bereid u goed voor Plan een overleg met de deelnemers op de plek waar uw idee of plan straks moet komen. Nodig mensen op tijd uit en houd rekening met de schoolvakanties.
Wees helder en duidelijk
Verdiep u in de deelnemers
Maak duidelijk wat het doel van uw idee of plan is.
Spreken zij namens zichzelf, of namens een groep
Geef de voorwaarden aan waar rekening mee
(bijvoorbeeld een belangengroep, een buurt of
gehouden moet worden. Vaak ligt al vast wat het
straat)?
plan of idee maximaal mag kosten en soms zijn er al
Als zij namens een groep spreken, dan is het goed
Gebruik begrijpelijke taal en gebruik beeldmateriaal.
bepaalde besluiten genomen. Er kunnen ook wetten
Dan kunnen mensen makkelijker meedoen.
en regels zijn waar rekening mee gehouden moet
Verplaats u in de deelnemers. Hoe zou u reageren
worden.
op een bouwplan in uw straat? Besef dat mensen
Leg uit over welke onderwerpen ze wel en niet
hun woning en alles eromheen belangrijk vinden.
kunnen meepraten. Leg ook uit welke onderdelen
En dat ze niet altijd meteen enthousiast zijn over
van het idee of plan nog aangepast kunnen worden
veranderingen.
en welke niet. Heeft dat bijvoorbeeld te maken
Het kan helpen om te werken met thema’s, zoals groen, verkeer en parkeren. Zo kunt u alle onderdelen van een plan goed aandacht geven. Omwonenden weten vaak veel over hun omgeving. Bereid u dus goed voor op vragen uit de buurt over
met regels van bijvoorbeeld de gemeente of de provincie? Dan kan het helpen om de gemeente en provincie dit zelf te laten vertellen. Communiceer regelmatig met alle deelnemers en vertel het ook als het proces even stilligt.
om te weten hoe zij de informatie afstemmen met die groep. Zorg dat uw manier van communiceren en de manier waarop u de omgeving betrekt, past bij de deelnemers. Maak gebruik van bestaande informatie over de buurt of wijk waar uw plan of idee voor is. De gemeente weet bijvoorbeeld of er een wijkvereniging is en wat er eventueel aan de hand is in die buurt. Uw contactpersoon bij de gemeente kan u in contact brengen met de juiste medewerkers.
bijvoorbeeld beschermde bomen en diersoorten of monumenten. Zijn er veel deelnemers en spelen er veel belangen? Laat het participatieproces dan begeleiden door een onafhankelijk iemand die dat vaker heeft gedaan. En laat de bijeenkomsten begeleiden door een gespreksleider.
Overige tips
Wilt u meer bekendheid geven aan uw
U kunt raadsleden uitnodigen bij de
idee of plan en hoe u de omgeving hierbij
overleggen. Zo kunnen zij zelf zien hoe u de
betrekt? Denk er dan eens over na of u
omgeving bij uw plan of idee betrekt.
contact wilt zoeken met de pers.
13
7
De omgevingsvergunning aanvragen De omgevingsvergunning vraagt u aan via www.omgevingsloket.nl. Bij het aanvragen moet u ook informatie indienen over hoe u de omgeving heeft betrokken bij uw idee of plan. Op de website staat uitgelegd hoe u dat precies moet doen. Let op: naar verwachting wordt het omgevingsloket na 1 januari 2024 vervangen door het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Dan vindt u daar ook de regels voor het indienen van het onderdeel participatie.
Aan de slag! Eenmaal in het bezit van uw vergunning wilt u natuurlijk met uw initiatief van start. Zorg dat u ook in deze fase blijft communiceren met uw participanten. Informeer hen over de bouwwerkzaamheden en bij wie zij zich kunnen melden mocht er overlast ontstaan.
14
Extra informatie Betreft: Categorie niveau 1 - pagina 9
Hoe meet u of er veel of weinig participatie nodig is? Het gaat hier om bouwplannen waar u een vergunning voor nodig hebt. Dat kan bijvoorbeeld de bouw van een fietsenberging zijn in de voortuin, maar ook de kap van een waardevolle boom en alle vergunningen die daarmee te vergelijken zijn. Heeft u een bouwplan waar geen vergunning voor nodig is, zoals het plaatsen van een warmtepomp? Ook dan adviseren wij u om in elk geval altijd de buren te informeren. Zo kunt u samen een geschikte plek vinden, die zo min mogelijk geluidsoverlast geeft.
15
Extra informatie Betreft: Categorie niveau 2 - pagina 9
Hoe meet u of er veel of weinig participatie nodig is? Voorbeelden van maatschappelijke voorzieningen zijn ruimtes voor zorg, onderwijs, buurtvoorzieningen en kunst & cultuur. Commerciële voorzieningen zijn bijvoorbeeld winkels en horeca. Het kan zijn dat uw idee of plan gaat over een combinatie van wonen en maatschappelijke of commerciële voorzieningen. Daarnaast kan een bouwplan gaan om nieuwbouw op een nu nog onbebouwde plek. Of om sloop en vervolgens nieuwbouw. Of de functie van een bestaand gebouw verandert. Onder een bouwplan verstaan we trouwens ook de ruimte buiten die bij een gebouw hoort, zoals een tuin, een parkeerterrein of groen.
16
Extra informatie Betreft: Categorie niveau 3 - pagina 9
Hoe meet u of er veel of weinig participatie nodig is? Voorbeelden van maatschappelijke voorzieningen zijn ruimtes voor zorg, onderwijs, buurtvoorzieningen en kunst & cultuur. Commerciële voorzieningen zijn bijvoorbeeld winkels en horeca. Het kan zijn dat uw idee of plan gaat over een combinatie van wonen en maatschappelijke of commerciële voorzieningen. Daarnaast kan een bouwplan gaan om nieuwbouw op een nu nog onbebouwde plek. Of om sloop en vervolgens nieuwbouw. Of de functie van een bestaand gebouw verandert. Onder een bouwplan verstaan we trouwens ook de ruimte buiten die bij een gebouw hoort, zoals een tuin, een parkeerterrein of groen.
17
Extra informatie Betreft: Categorie niveau 4 - pagina 9
Hoe meet u of er veel of weinig participatie nodig is? Voorbeelden van maatschappelijke voorzieningen zijn ruimtes voor zorg, onderwijs, buurtvoorzieningen en kunst & cultuur. Commerciële voorzieningen zijn bijvoorbeeld winkels en horeca. Het kan zijn dat uw idee of plan gaat over een combinatie van wonen en maatschappelijke of commerciële voorzieningen. Daarnaast kan een bouwplan gaan om nieuwbouw op een nu nog onbebouwde plek. Of om sloop en vervolgens nieuwbouw. Of de functie van een bestaand gebouw verandert. Onder een bouwplan verstaan we trouwens ook de ruimte buiten die bij een gebouw hoort, zoals een tuin, een parkeerterrein of groen. Bij hulpmiddelen in de wijk voor duurzame energie denken we bijvoorbeeld aan andere manieren om huizen te verwarmen dan met aardgas, zoals een netwerk van leidingen onder de grond waar warm water doorheen stroomt. En hulpmiddelen die je nodig hebt voor het bewaren en het vervoeren van warmte.
18
Extra informatie Betreft: Categorie niveau 5 - pagina 9
Hoe meet u of er veel of weinig participatie nodig is? Voorbeelden van maatschappelijke voorzieningen zijn ruimtes voor zorg, onderwijs, buurtvoorzieningen en kunst & cultuur. Commerciële voorzieningen zijn bijvoorbeeld winkels en horeca. Het kan zijn dat uw idee of plan gaat over een combinatie van wonen en maatschappelijke of commerciële voorzieningen. Daarnaast kan een bouwplan gaan om nieuwbouw op een nu nog onbebouwde plek. Of om sloop en vervolgens nieuwbouw. Of de functie van een bestaand gebouw verandert.
Soms bent u het verplicht om de omgeving te betrekken Onder een bouwplan verstaan we trouwens ook de ruimte buiten die bij een gebouw hoort, zoals een tuin, een parkeerterrein of groen. Bij hulpmiddelen voor de grootschalige opwek van energie denken we aan het plaatsen van windmolens en aanleggen van zonnevelden.
bij uw idee of plan. In dat geval geldt sowieso participatieniveau 5. Het gaat om de volgende activiteite U vindt de lijst met activiteiten op de website van de gemeente Teylingen: https://bit.ly/LijstadviesrechtTeylingen
19
Extra informatie Betreft: Verkeer - pagina 10
Verkeer Heeft het bouwplan gevolgen voor het aantal auto’s, fietsers, scooters en voetgangers? En voor de parkeersituatie? Let op: het gaat niet alleen om het effect van het plan op de locatie zelf, maar ook om het effect ervan op de omliggende straten en buurten.
20
Extra informatie Betreft: Groen - pagina 10
Groen Hier gaat het om alle veranderingen die kunnen ontstaan op het bestaande groen (bomen, struiken, groenstroken et cetera). Worden er bomen gekapt en/of geplant? Wordt er ander groen verwijderd, toegevoegd of anders ingericht? Worden er paden, speelplekken, fonteinen of vijvers in het groen aangelegd?
21
Extra informatie Betreft: Beleving - pagina 10
Beleving Brengt uw idee of plan buiten veranderingen met zich mee, die effect hebben op hoe mensen hun (woon)omgeving ervaren? Denk aan meer of hogere gebouwen of huizen en aan een andere inrichting van de straat of de omgeving. Maar denk ook aan de komst van terrassen of evenementen en het effect op geluid, privacy en zon- of schaduwwerking.
22
Heeft u vragen? Neem dan contact met ons op. Wij denken graag met u mee.
23
24