Getekend 1. Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Teylingen - Besluit nadere eisen elektronisc.pdf

Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Teylingen De raad van de gemeente Teylingen, het college van burgemeester en wethouders van Teylingen en de burgemeester van Teylingen, een ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft; gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht, in het bijzonder afdeling 2.3 Verkeer langs elektronische weg; overwegende dat: de gemeente Teylingen het berichtenverkeer langs elektronische weg gaat openstellen; de Algemene wet bestuursrecht regels bevat voor het verkeer langs elektronische weg; deze regels van toepassing zijn op het verkeer langs elektronische weg als de betreffende bestuursorganen kenbaar hebben gemaakt dat deze weg is geopend; de betreffende bestuursorganen nadere eisen kunnen stellen aan het gebruik van deze elektronische weg; besluiten vast te stellen:

Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Teylingen

Artikel 1 Begripsbepalingen In dit besluit en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder: a. elektronische berichten; informatie die in de vorm van e-mailberichten of door middel van berichten via een webformulier op de gemeentelijke website is verzonden. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld SMS berichten, zijn uitgesloten. b. gemeentelijke website: de internetsite van de gemeente Teylingen, www.Teylingen.nl; c. algemene postbus: de elektronische postbus van de gemeente Teylingen, welke niet is gekoppeld aan een specifieke medewerker van de gemeente Teylingen, maar aan de organisatie als geheel, gemeente@Teylingen.nl; d. webformulier: het formulier dat op de gemeentelijke website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg; e. DigiD: een landelijk systeem om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan; f. bestuurlijke berichten: verzoeken, elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen die worden ontvangen of verzonden door of namens een bestuursorgaan. Artikel 2 Openstelling elektronische weg 1. Berichten kunnen elektronisch naar de gemeente Teylingen worden verzonden. 2. Bestuurlijke berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze zijn verstuurd via het daarvoor bestemde webformulier. 3.

Overige elektronische berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website of wanneer deze verzonden zijn naar de algemene postbus. Artikel 3 Ondertekening van webformulieren Als elektronische handtekening ter ondertekening van het elektronisch berichtenverkeer als bedoeld in artikel 2:16 Algemene wet bestuursrecht, wordt aangemerkt de uitgegeven toegangscode (DigiD) tot de webserver van de gemeente. Artikel 4 Weigering van elektronische berichten 1. Elektronische berichten moeten voldoen aan de Aanleveringsvoorwaarden zoals opgenomen in de bijlage. 2. Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden, die de maximale e-mail grootte overschrijden of een virus bevatten worden geweigerd en niet in behandeling genomen. Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie Aanvullende informatie en bijlagen kunnen alleen digitaal ingevoegd worden bij het te gebruiken webformulier. Een combinatie van het gebruiken van het webformulier voor elektronisch berichtenverkeer en het per post versturen van de aanvullende informatie en bijlagen is niet mogelijk.

Artikel 6 Ontvangstbevestiging Voor elektronische berichten die binnenkomen via een webformulier op de gemeentelijke website wordt automatisch een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde is ontvangen. Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden In gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan. Artikel 8 Intrekking en inwerkingtreding 1. Alle eerder genomen (separate) besluiten ten aanzien van de openstelling van de elektronische weg worden ingetrokken. 2. Elektronisch berichtenverkeer dat heeft plaatsgevonden op grond van alle eerder genomen besluiten zoals bedoeld in het vorige lid wordt geacht te hebben plaatsgevonden op grond van dit besluit. 3. Dit besluit treedt in werking op de dag na die van bekendmaking. Artikel 9 Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Teylingen.

Aldus besloten door

Burgemeester en wethouders van Teylingen op 10 januari 2023

J. Tomassen secretaris

C.G.J. Breuer burgemeester

De burgemeester van Teylingen op 10 januari 2023

C.G.J. Breuer

De raad van Teylingen op 16 maart 2023 Digitaal ondertekend door Robert van Dijk op 28-03-2023

R. van Dijk griffier

Digitaal ondertekend door Carla G.J. Breuer op 29-03-2023

C.G.J. Breuer voorzitter

Algemene en artikelsgewijze toelichting op het Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Teylingen Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. In de Webv wordt geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Dat is geregeld door een aantal bepalingen de Algemene wet bestuursrecht op te nemen. Door de inwerkingtreding van de Webv is het dus in principe mogelijk om berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden. Echter, dit kan uitsluitend als de gemeente uitdrukkelijk kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. De gemeente Teylingen wil de ‘elektronische deur’ nu formeel openzetten. Dat gebeurt door middel van dit besluit. In aanvulling op de regels die op grond van de Webv gelden voor elektronisch berichtenverkeer, kan de gemeente nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Dit besluit bevat deze nadere eisen. Artikel 1 Begripsbepalingen Onder elektronische berichten verstaan we berichten via e-mail en berichten die worden ingediend via een webformulier op de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch berichtenverkeer, zoals SMS berichten, zijn uitgesloten. Ook faxverkeer valt niet onder de werking van dit besluit. Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden.

Op dit moment wordt de fax in de praktijk echter reeds aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Webv beoogt niet daarin verandering te brengen, aangezien het faxverkeer minder makkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent, dan bijvoorbeeld het gebruik van e-mail. Het verkeer kan betrekking hebben op allerlei stukken en berichten: een aanvraag, bezwaarschrift, klacht, zienswijze, een brief met een verzoek om informatie etc. Artikel 2 Openstelling elektronische weg Het eerste lid van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 van de Awb. De (bestuursorganen van de) gemeente Teylingen geven hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor burgers en andere partijen via de elektronische weg. Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld. In het tweede lid wordt gesteld dat bestuurlijke berichten (aanvragen (voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies, vrijstellingen), bezwaarschriften, klachten en zienswijzen) alleen in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde formulier op de gemeentelijke website.

Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden. Voor overige elektronische berichten is in het derde lid als voorwaarde gesteld dat deze alleen behandeld worden indien deze verstuurd worden naar de algemene postbus (gemeente@Teylingen.nl) of via een webformulier op de gemeentelijke website. Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Teylingen. Artikel 3 Ondertekening van webformulieren Een eis die het besluit stelt aan het elektronisch afhandelen van elektronische berichten is dat het bericht (indien van toepassing) is ondertekend met een elektronische handtekening welke voldoende betrouwbaar is, zodanig dat deze dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (DigiD) aan alle betrouwbaarheidseisen. Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden.

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Teylingen, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden. Artikelen 5 tot en met 9 spreken voor zich en behoeven geen toelichting.