Gentleagreement-Zo doen we dat in Teylingen - def

Zo doen we dat in Teylingen Hoe gaan we met elkaar om? In deze ‘gentle agreement’ staan gedeelde opvattingen over goede samenwerking en omgangsvormen in de raad en commissies. Het zijn samen de “ongeschreven” regels die over de cultuur van Teylingen gaan. De afspraken in de gentle agreement zijn een aanvulling op de geschreven regels van raad en commissie (lees: het reglement van orde en de verordening op de raadscommissies). Periodiek bespreken we in raad en/of commissies hoe deze afspraken uitpakken en of bijsturing nodig is. Wat willen we laten zien aan de samenleving? -

-

Belang van de samenleving voorop, ieder vanuit eigen politieke kleur. Dilemma’s zichtbaar en begrijpelijk maken. Alle meningen tellen want zij zijn vertegenwoordigd in de samenleving. Dat vertaalt zich in respect naar elkaar. Wij zijn allemaal ambassadeurs van de democratie.

Wat spreken we af over onderlinge omgangsvormen? -

We zijn samen verantwoordelijk voor een goede vergadering. We schuiven die verantwoordelijkheid niet door naar een ander. We geven zelf het goede voorbeeld naar elkaar en naar de samenleving. We hebben respect voor elkaars standpunten, ook in toon. We helpen elkaar om ons aan deze afspraken te houden.

Wat kunnen we afspreken over samenspel raad en college? -

-

-

We hebben respect voor elkaars taken en rollen. De raad gaat over het ‘wat’. Het college voert uit waarvoor de meerderheid heeft gekozen (het ‘hoe’). Als er signalen komen van inwoners dat het in de uitvoering knelt, kunnen we vragen stellen over de uitvoering, waarom er voor een bepaalde ‘hoe’ is gekozen en hoe het bijdraagt aan het behalen van de doelen en resultaten. De vragen zijn niet bedoeld om een portefeuillehouder aan te vallen, maar om te bepalen of we als raad zouden moeten bijsturen. De raad stuurt niet op individuele gevallen. We vragen als raadleden ook aan inwoners welke wegen zij hebben bewandeld om hun klachten en wensen aan te kaarten en waar nodig verwijzen we ze naar het juiste loket. We vinden het belangrijk om een betrouwbare overheid te zijn: we zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen.

Wat hebben we (van elkaar) nodig voor een efficiënte voorbereiding van vergaderingen? -

-

Actuele LTA, met daarin per dossier zowel processtappen (BOB-model) als planning overzichtelijk. Tijdige agendering. We houden ons aan de afgesproken termijnen voor aanleveren van agendapunten en stukken. Dit geldt voor zowel raadsleden, fracties als het college. Hiervoor wordt een jaarschema met deadlines opgesteld door de griffie. Ontwikkeling agendacommissie. De drie commissievoorzitters nemen op een vaste dag/tijd de aangedragen agendapunten door. Zij doen een voorstel voor een evenwichtige commissieagenda. Te late en onvolledige agendapunten gaan automatisch naar de volgende cyclus.

-

-

Behapbare agenda. Bij te volle agenda’s doen de commissievoorzitters een onderbouwd agendavoorstel aan de commissies wat nu moet en wat later kan. Dit wordt door de griffie voorbereid en afgestemd met gemeentesecretaris. Kwaliteit raadsvoorstellen. Voldoende kwaliteit is de basis om een goed debat in de raad te kunnen voeren. Daarom vragen we in ieder geval om duidelijkheid over: • de maatschappelijke opgave en dilemma’s; • de reeds vastgestelde kaders en eerdere besluiten; • wat de rol en bevoegdheid van de raad is en aan welke ‘knoppen’ de raad kan draaien; • impact voor de inwoners; • welk besluit precies gevraagd wordt (met evt. alternatieven).

Wat spreken we af voor een goed debat in de commissie? -

-

-

-

-

-

-

Het debat in de commissie is bedoeld om met elkaar de standpunten te verkennen en waar mogelijk tot een breed gedragen besluit te komen; Technische vragen hebben we daarom vooraf al gesteld. Mocht er tijdens de beraadslaging nog iets als technische vraag worden aangemerkt, dan is het raadslid zelf verantwoordelijk deze vraag alsnog per mail via de griffie aan het college te stellen. We geven in de 1e termijn aan wat onze (voorlopige) standpunten, onze dilemma’s en discussiepunten zijn. Waar willen we nog over spreken voordat we een definitief besluit nemen? Geen interrupties in de eerste termijn. Verhelderende vragen zijn bedoeld om de discussiepunten nader te duiden. De 2e termijn is gericht op het onderlinge debat over de ingebrachte discussiepunten en dilemma’s. Elkaar overtuigen doen we niet door onze standpunten te herhalen, maar door te luisteren en door te vragen op de onderliggende motieven van de ander. Collegeleden beantwoorden geen technische vragen. Zij geven in principe bij de start van het agendapunt alleen een korte toelichting als er actuele ontwikkelingen zijn. Na de 1e termijn geven zij antwoord op de gestelde vragen en lichten gemotiveerd toe waar voor het college wel of geen (politieke) ruimte is.

We lossen eerst de agendadruk en probleem met spreektijden op door te sturen op een reële agenda, onze boodschap kort en duidelijk te brengen en ons tijdens het debat bij het geagendeerde onderwerp te houden. De commissie geeft per agendapunt een advies aan de raad; Is het voorstel voldoende besproken en rijp voor besluitvorming in de raad? Is het een hamerstuk, of bespreekstuk. Dit kan ter stemming of als bespreekstuk met de duiding wat het precieze onderwerp van bespreking is (dit ter voorkoming van een dubbel debat). Wij zijn zuinig op onze voorzitters. We beschouwen onze voorzitters als gespreksleiders en geen scheidsrechters. Wij helpen hen daarbij.