Checklist verbonden partijen Sportbedrijf Teylingen BV

Governance checklist uit de Nota Verbonden Partijen 2018 De ‘Nota Verbonden Partijen’ is in 2018 door de raad vastgesteld. In deze ‘Nota Verbonden Partijen’ wordt uitgebreid ingegaan op het analyseren en vervolgens grip houden op de risico’s die de gemeente kan lopen met (het aangaan van) een relatie met een verbonden partij. Dit is belangrijk omdat een verbonden partij vaak beleid uitvoert dat volgens een wettelijke bepaling een taak van de gemeente is. Wel is en blijft de gemeente verantwoordelijk voor het realiseren van de beoogde doelstellingen van de programma's. De checklist verbonden partijen is samengesteld als instrument voor de raad. Per verbonden partij wordt aan de hand van de governance-checklist de stand van zaken met betrekking tot de inrichting van de governance in beeld gebracht.

STURING Vraag Beoordeling 1. Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over de Ja, aan de exploitatieovereenkomst bijdrage van de Verbonden Partij aan de realisatie zijn prestatieafspraken gekoppeld van de beleidsdoelstellingen? 2. Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over de Ja, aan de exploitatieovereenkomst beoogde effecten van de producten of zijn prestatieafspraken gekoppeld dienstverlening? 3. Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd rond Ja, in de exploitatieovereenkomst risico’s, risicoverdeling en de wijze waarop deze worden beheerst? 4. Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over de Ja, in de exploitatieovereenkomst informatievoorziening, zowel kwantitatief, kwalitatief, frequentie en de wijze van aanlevering van de informatie? 5. Zijn er naast financiële afspraken ook meetbare Ja, aan de exploitatieovereenkomst kwalitatieve afspraken gemaakt over te leveren zijn prestatieafspraken gekoppeld prestaties? 6. Zijn er afspraken gemaakt over de bestuurlijke Ja, zowel in de en financiële verantwoordelijkheid (incl. exploitatieovereenkomst als in de statuten risico’s) als het mis gaat? 7.

Is er sprake van een functiescheiding bij de De accounthouder is gemeente tussen de medewerkers die verantwoordelijk voor de samenwerking en de beleidsafdeling inhoudelijk verantwoordelijk zijn voor de voor de beoordeling van de samenwerking met de verbonden partij en de medewerkers die verantwoordelijkheid dragen rapportages. voor de beoordeling van rapportages etc van de verbonden partij?

Waarde 1 1 1 1

1 1 1

CONTROLEREN Vraag Beoordeling 1. Ontvangt de gemeente periodiek Ja, geregeld in de tussenrapportages met betrekking tot de realisatie exploitatieovereenkomst van de beleidsdoelstellingen, prestatieafspraken en de mate van realisatie versus budget? 2. Zijn de taken van de Verbonden Partij ingebed in Ja, via de accounthouder een afdeling of sector van de gemeente? 3. Heeft de gemeente voldoende kennis in huis om Ja, echter hangt dat af van het soort adequaat te reageren wanneer zich calamiteit en welke expertise hiervoor nodig is. De gemeente heeft calamiteiten voordoen bij de Verbonden Partij? diverse vakspecialisten in huis op het gebied van juridische zaken, financiën en duurzaamheid om ondersteuning te bieden bij een calamiteit. In het geval dat deze kennis niet voldoet is er een breed netwerk van experts die geconsulteerd kunnen worden. 4. Heeft de gemeente voldoende mogelijkheden Ja, dat is afhankelijk van de soort om in te grijpen wanneer zich afwijkingen afwijking. voordoen? 5. Beschikt de Verbonden Partij over een interne Ja, geregeld via het directiestatuut risicomanagementmethode waarbij risico’s en de governance code. worden geïnventariseerd en geconsolideerd, inclusief de wijze waarop monitoring plaatsvindt? 6.

Heeft de gemeente voldoende kennis en Ja, de afspraken vastgelegd in de expertise om tijdig dreigende ontsporingen bij de overeenkomsten en statuten vormen Verbonden Partij te onderkennen? de leidraad. Als gedurende periodieke evaluatiemomenten blijkt dat zaken dreigen te ontsporen, kan de accounthouder of beleidsafdeling tijdig aan de bel trekken.

VERANTWOORDING Vraag Beoordeling 1. Wordt verantwoording afgelegd over de Ja, via de jaarrekening, het resultaten van het beleid en de rechtmatige en jaarverslag en de doelmatige inzet van middelen? accountantsverklaring die vastgesteld worden door de aandeelhouder 2. Wordt de Verbonden Partij op basis van deze Ja, geregeld in de verantwoordingsinformatie geëvalueerd? exploitatieovereenkomst 3. Bevat de verantwoordingsinformatie voldoende Ja, geregeld in de informatie voor het stuurproces? exploitatieovereenkomst 4. Heeft de gemeente voldoende zicht op Ja, de beleidsafdelingen beschikken effectiviteit en efficiëntie? (Maakt de gemeente over middelen om effectiviteit en gebruik van benchmarks, van externe audits zoals efficiëntie te meten. beleidsevaluatie en financiële doorlichting).

Waarde 1

1 1

1 1

1

Waarde 1

1 1 1

TOEZICHT Vraag Beoordeling 1. Is er bij de verbonden partij een onafhankelijke Ja, Raad van Commissarissen toezichthouder aanwezig? (b.v. vergadering aandeelhouders, Algemeen Bestuur, Raad van Toezicht) 2. Hebben de toezichthouders ook de bevoegdheid Ja, geregeld in de statuten in te grijpen door corrigerende maatregelen te nemen, sancties op te leggen, bestuurders te ontslaan en/of begrotingen en jaarrekeningen goed te keuren? 3. Wordt door de toezichthouders gerapporteerd Ja, middels het jaarverslag en een en leggen zij verantwoording af? jaarlijkse zelfevaluatie

Waarde 1

1

1