Bijlage 1 businesscase - accounthouder_1 - Bijlage 1 businesscase - accounthouder_1

Bijlage 1

Functieprofiel accounthouder gemeentelijke accommodaties

Dat betekent niet dat de gemeente op de stoel van het Sportbedrijf gaat zitten, maar wel dat zij als opdrachtgever de maatschappelijke en financiële kaders vaststelt en het Sportbedrijf nadrukkelijk over haar maatschappelijke prestaties moet rapporteren. Het Sportbedrijf bepaalt zelf op welke wijze zij binnen de gestelde kaders haar doelstellingen zo goed mogelijk kan bereiken. Algemeen Net zoals accommodatiebedrijf Teylingen bv een duidelijk, bevoegd en ter zake kundig aanspreekpunt dient te hebben is het aan te bevelen dat de gemeente één accounthouder (sport)accommodaties benoemt. De belangrijkste taak is dat de accounthouder het aanspreekpunt is voor de uitvoeringsorganisatie, en alle acties die voortvloeien vanuit de gemeentelijke rollen als aandeelhouder, eigenaar en opdrachtgever coördineert. Deze functie wordt binnen veel gemeenten vervuld vanuit de beleidsafdeling (opdrachtgever) of vanuit de vastgoedafdeling (eigenaar). Deze invulling is maatwerk, waarbij gekeken moet worden naar de intern beschikbare en geschikte competenties en functies. Hij/zij heeft gestructureerd overleg met de directeur van het Sportbedrijf inzake; • Structureren van het contractbeheer en handhaving. • Duidelijke afspraken over welke zaken en taken periodieke verslaglegging en verantwoording wordt afgelegd.

• Doordat de accounthouder het aanspreekpunt is kunnen ook wensen of zorgen die de gemeente bereiken vanuit burgers en gebruikers naar hem/haar worden doorgeleid. Bestuurlijk overleg kan daardoor beperkt worden tot periodiek overleg inzake strategische en/of beleidsmatige zaken. • Opstellen/meewerken aan het accommodatiebeleid op basis van toekomstige capaciteitsbehoefte. Hij/zij heeft bijvoorbeeld de volgende taken: (nader uit te werken) Algemeen; • Onderhoudt contacten met de verschillende stakeholders (beleidsafdeling, portefeuillehouder, huurders) en de afdeling vastgoed; • Goede ordening en bijhouden van relevante informatie binnen de door de gemeente gekozen systematiek; • Opstellen overeenkomsten en overdrachtsdocumenten, betrekking hebbende op de relatie gemeente/uitvoeringsorganisatie. Contractbeheer; • Bewaken of alle betrokken partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen, zodat wordt voldaan aan de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van de gemeente; • Verantwoordelijk voor het (laten) registreren en archiveren van (data uit) contracten, het bewaken en signaleren van expiratiedata van contracten en het rapporteren over (de werking van) contracten.

1/2

Vanuit de verschillende rollen van de gemeente; • De afdeling vastgoed zorgt dat vanuit de eigenaarsrol de volgende zaken worden uitgevoerd en teruggekoppeld: o Draagt er zorg voor dat het gebouw doet waarvoor het (beleidsmatig) bedoeld en bestemd is; o Uitvoering (laten) geven aan verduurzaming; o Werkt nauw samen met de duurzaamheidscoördinator en adviseert deze waar nodig; o Realiseren eenduidigheid van afspraken in beheer, onderhoud en exploitatie van sportaccommodaties; o Afstemmen met de uitvoeringsorganisatie inzake onderhoud- en renovatiewerkzaamheden accommodaties, inclusief inventaris en (laten)opnemen in het MJOP; o (laten) begeleiden uitvoering maatregelen MJOP/ renovaties/nieuwbouw.

• De accounthouder zorgt dat vanuit de opdrachtgeversrol de volgende zaken worden uitgevoerd en teruggekoppeld: o Een duidelijke, actuele opdracht van de gemeente aan de bv o Een periodieke evaluatie en bijstelling van de prestatieafspraken o Zorgt dat vanuit de aandeelhoudersrol de volgende zaken worden uitgevoerd en teruggekoppeld: • Bijwonen aandeelhoudersvergaderingen • Opvolging geven aan acties die voortkomen uit aandeelhoudersvergaderingen • Zorgen voor besluitvorming in college omtrent de aandeelhoudersvergadering (voor zover de verantwoordelijk portefeuillehouder niet gemandateerd is om zelf besluiten te nemen) Tijdsbesteding Circa 0,2 fte (bij aanvang 0,4 FTE afnemend naar 0,2)

2/2