Beleidskader Participatie gemeente Teylingen

Beleidskader

Participatie 1

Inleidi In dit beleidskader wordt uitgelegd wat het belang van goede participatie is, welke randvoorwaarden en spelregels hierbij gelden, hoe de uitvoering van een participatieproces eruit ziet en ten slotte wordt het belang van evalueren en monitoren van een participatieproces beschreven. Participatie gaat over het zo vroeg mogelijk, ofwel op het juiste moment, betrekken van personen voor wie het initiatief, plan of activiteit gevolgen heeft. Dit kan ook gaan om personen die (in-)direct betrokken zijn bij een initiatief, plan of activiteit. Dit beleidskader is van toepassing op alle participatievraagstukken binnen de gemeente Teylingen.

Inhoudsopgave Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Randvoorwaarden Participatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Spelregels Participatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Participatie en de Omgevingswet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Rollen in het participatieproces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Monitoren en evalueren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Bijlage 1: Infographic proces participatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Bijlage 2: Evaluatiecriteria participatietrajecten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Bijlage 3: Begrippenlijst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Bijlage 4: Infographic uitkomst peiling inwoners Teylingen t.a.v. participatie. . . . . . . 21

2

ing Participatie is altijd maatwerk. Een belangrijk uitgangspunt

Naast participatietrajecten in het kader van de

van goede participatie is het hanteren van de juiste

Omgevingswet werkt de gemeente met verdergaande

spelregels en randvoorwaarden bij de voorbereiding,

vormen van participatie in het kader van de

uitvoering en evaluatie van participatieprocessen, zoals

maatschappelijke agenda. De ervaringen die hierin

opgenomen in dit beleidskader. Er is altijd sprake van een

opgedaan worden zullen na twee jaar verwerkt worden tot

belangenafweging en het algemene belang kan hierin

een verfijnde versie van dit beleidskader.

doorslaggevend zijn. Ook de Omgevingswet wil ruimte geven aan inwoners van Uit een recente peiling onder de inwoners van Teylingen over

de gemeente om meer ideeën in te brengen en biedt voor

participatie bleek dat de gemeente inwoners goed betrekt

de gemeente zelf ook meer ruimte voor lokale afwegingen.

bij hun plannen en projecten. Zij wensen ook betrokken

De wet zegt alleen dat participatie moet gebeuren, maar

te worden in de toekomst. Thema’s zoals veiligheid, zorg

niet hoe dat moet gebeuren. Dit geeft de gemeente de

voor de medemens, klimaat en duurzaamheid en wonen

mogelijkheid om een aanpak te ontwikkelen die het beste

werden belangrijk gevonden. Ook wil een meerderheid

past bij de lokale situatie.

van de deelnemers meepraten over het thema Jeugd. Daarnaast denken inwoners graag mee over hun eigen dorp en hun buurt maar ook over de gemeente en de duin en Bollenstreek. Een infographic met de uitkomsten van deze peiling is toegevoegd als bijlage van dit beleidskader.

Participatie is altijd maatwerk 3

Randvoorwaarden Participatie De gemeente Teylingen vindt het belangrijk dat er een duidelijk participatiebeleid is voor alle initiatieven, plannen of activiteiten binnen de gemeente. Het doel van participatie is om belanghebbenden te betrekken en zoveel mogelijk belangen die er spelen zo compleet, evenwichtig en transparant mogelijk in kaart te brengen. Om participatie volgens de bedoeling mogelijk te maken, kan de initiatiefnemer (inwoner, ondernemer of overheid) de volgende randvoorwaarden bij de voorbereiding en uitvoering van een participatieproces hanteren:

Het doel van participatie is om belanghebbenden te betrekken en zoveel mogelijk belangen die er spelen zo compleet, evenwichtig en transparant mogelijk in kaart te brengen.

4

1

Goede voorbereiding: ✓

✓

Overleg indien mogelijk met de betrokkenen op de locatie waar het initiatief straks komt;

✓

omgeving. Wees voorbereid op vragen uit de buurt over bijvoorbeeld beschermde bomen of

Nodig mensen tijdig uit, houd rekening met

diersoorten of monumenten;

vakanties, feestdagen van diverse culturen; ✓

✓

Gebruik begrijpelijke taal en werk met beelden:

veel deelnemers en/of belangen zijn en als een

eruit gaat zien;

geoefend begeleider meerwaarde oplevert;

Heb oog voor de ander: Wat betekent een

✓

bouwplan in de straat?; ✓

Creëer een gelijkwaardig gesprekspodium. Dat betekent dat belanghebbenden in gelijke mate de

Besef dat mensen best onzeker kunnen worden

ruimte krijgen om hun input te geven en dat de

van veranderingen in hun directe leefomgeving; ✓

Laat het participatieproces begeleiden door een ervaren (onafhankelijk) procesbegeider als er

het is makkelijker meedoen als men weet hoe het

✓

Omwonenden weten vaak veel over hun

inbreng van alle deelnemers wordt meegenomen.

Het kan helpen te werken met thema’s zoals groen,

Bijvoorbeeld: wanneer een deel van de

verkeer, parkeren zodat u alle onderdelen van een

belanghebbenden een rechtstreeks contact

plan goed aandacht kan geven;

heeft met raad of bestuur, moeten ook andere belanghebbenden die mogelijkheid hebben.

2

Maak de kaders duidelijk: ✓

Maak duidelijk wat het doel is van het initiatief;

✓

Geef aan wat de kaders zijn, wat er al vast

✓

wel kunnen meepraten en over de speelruimte die er is. Het kan helpen om de organisaties

ligt en waarover overleg mogelijk is. Vaak

die bepalend zijn voor het initiatief, zoals het

ligt bijvoorbeeld het budget al vast, zijn er al

waterschap, de provincie en de gemeente, een rol

eerder besluiten genomen, of is er simpelweg

te geven in het proces;

regelgeving waar rekening mee moet worden ✓

gehouden; ✓

Licht toe over welke onderwerpen de deelnemers

Blijf communiceren, ook als er geen voortgang in het proces is en geef dit dan aan;

De participatieleidraad* is een hulpmiddel om ✓

te bepalen welke mate van participatie passend is bij een initiatief. In geval van een aanvraag

Maak duidelijk wat de participant kan (terug) verwachten.

omgevingsvergunning wordt het ook gebruikt als toetsinstrument;

* De leidraad participatie is een richtinggevend document waarmee de initiatiefnemer kan bepalen wat het mogelijke gevolg is van het voorgenomen initiatief voor de samenleving. De leidraad helpt de initiatiefnemer in het bepalen van het participatieniveau.

5

3

Ken de deelnemers: ✓

✓

✓

Spreken deelnemers namens zichzelf, of vertegenwoordigen ze een groep? Bijvoorbeeld

gemeente Teylingen heeft bijvoorbeeld veel

een belangengroep, een buurt of straat. Weet

informatie over de buurten. Zij kunnen per buurt

ook hoe zij zelf onderling de afstemming hebben

of wijk adviseren over wat er speelt en welke

geregeld;

organisaties en platforms mogelijk betrokken worden;

Stem de manier van communiceren en de ✓

werkvorm af op de deelnemers. Zo loopt het proces prettig en soepel; ✓

✓

Maak gebruik van informatie die er al is: de

Zorg voor communicatie die past bij de deelnemer;

✓

Nodig indien relevant raadsleden uit zodat zij

Houd rekening met de mogelijke beperking

zich een goed beeld kunnen vormen over het

van deelnemers en zorg dat ook zij deel kunnen

participatieproces;

uitmaken van het proces en hun mening kunnen geven.

Om meer bekendheid te geven aan het initiatief en het participatietraject kan overwogen worden de pers te benaderen;

Extra aandachtspunten: ✓

✓

✓

Informatiemanagement: dat wil zeggen dat de gemeente de omgeving proactief benadert en

dat iedereen mee moet kunnen doen bij

op een open en transparante manier informatie

participatieprocessen. De gemeente Teylingen

verstrekt;

gaat in elk participatieproces op zoek naar relevante (groepen) inwoners en partijen. Dit

Verwachtingenmanagement: de omgeving moet

betreft ook de ‘zwijgende meerderheid’ (ook wel

in heldere taal worden uitgelegd wat hun rol in

het stille midden genoemd). De gemeente wil

het proces is en in hoeverre zij daadwerkelijk

proberen deze groep inwoners ook te betrekken

invloed kunnen uitoefenen. Door helder aan te

bij participatietrajecten. De gemeente zet

geven wat de speelruimte is, worden teleurstelling

inwoners zo veel mogelijk in hun kracht zodat ze

en frustratie bij belanghebbenden voorkomen; ✓

Afspiegeling en inclusiviteit: Dat betekent

zich vrij voelen om initiatief te nemen. Daarnaast

Kennismanagement: om als gemeente een open

probeert de gemeente ook juist inwoners te

en transparante houding te kunnen aannemen, is

betrekken die niet vanzelfsprekend of gemakkelijk

het belangrijk dat de kennis binnen de gemeente

mee doen aan participatieprocessen.

op orde is. Is het beleid helder? Zijn de kaders

✓

bekend?;

Tot slot stelt de gemeente participatie middelen beschikbaar om de initiatiefnemer te helpen om het participatietraject uit te voeren. Deze participatie middelen een handboek, een leidraad en een toolbox aan voorbeeldverslagen, documenten en participatie werkvormen.

6

Spelregels Participatie Naast de genoemde randvoorwaarden,

In het dagelijks taalgebruik lopen de woorden communicatie

is het aan te bevelen om bij de

en participatie nogal eens door elkaar. Dat maakt dat de verwachtingen van deelnemers vaak niet gelijkgestemd zijn.

voorbereiding en uitvoering van participatieprocessen bepaalde spelregels

Communicatie

te maken.

Communicatie vindt altijd plaats. Voor, tijdens en na een initiatief. Daarbij zijn kernwoorden: transparantie, tijdig en

Het kan bijdragen aan het onderling vertrouwen in een

volledig. Dit zijn vormen van communicatie: informeren en

participatietraject om samen met deelnemers de spelregels op

consulteren. Informeren is traditioneel zendercommunicatie.

te stellen.

Er wordt hierbij informatie gegeven over wat er gedaan wordt waarbij er weinig ruimte is voor het aanpassen van plannen. Consulteren is vragen om een reactie op plannen die al gemaakt zijn. Die plannen worden vervolgens op basis

Met spelregels bedoelen we omgangsvormen die we

van de consultatie in meer of mindere mate aangepast.

in het participatietraject met elkaar maken. Participatie Bijvoorbeeld:

Participatie vindt plaats voordat een initiatief wordt gestart. Er is dan sprake van een voornemen om iets te

We denken in mogelijkheden

gaan doen. Het is een bewuste keuze om op basis van een participatievoorstel met duidelijke spelregels te komen

We nemen elkaar serieus

tot een initiatief waarop de samenleving invloed heeft kunnen uitoefenen. Vormen van participatie zijn in deze de

We hebben allemaal een

termen meedenken en meedoen. Bij meedenken wordt

eigen verantwoordelijkheid

de gezamenlijke denkkracht van de samenleving gebruikt om initiatieven zo goed mogelijk te laten aansluiten

We zijn daadkrachtig (actief )

op de wensen van de omgeving (afgezet tegen andere wegingsfactoren). Bij meedoen wordt de samenleving

We leren en verbeteren

uitgenodigd om te co-creëren (iets samen te maken).

We communiceren duidelijk en begrijpelijk

7

1

Paragraaf participatie

participatievoorstel

2

Participatieplan

Bijstellen participatieplan

3

4

Participatieverslag

Evaluatie

Alleen de gemeente

Stappen participatieproces

2

Participatieplan

De gemeente adviseert en stimuleert het gebruik

Er kan nu een communicatie- en participatieplan gemaakt

van het hierna beschreven participatieproces door

worden. Hierin worden de kaders verder uitgewerkt zoals

initiatiefnemers (start vanaf stap 2). Als de gemeente zelf

opgenomen in het participatievoorstel. Het participatieplan

verantwoordelijk is voor de uitvoering en voorbereiding

bestaat uit:

van een participatieproces werken we langs de lijn van deze spelregels.

Beschrijving van de randvoorwaarden en

Paragraaf participatie/communicatie (alleen relevant voor gemeente) Elk college-/raadsstuk dat gaat over beleidsvoorbereiding,

spelregels; Kalender (zowel de formele participatieprocedure en beslismomenten

-ontwikkeling, -uitvoering, of -evaluatie bevat een door

als de momenten voor communicatie

het bestuursorgaan (college/raad) opgestelde paragraaf participatie waarin: een gemotiveerd advies staat over al

en participatie richting bewoners en

dan niet participeren (aan de start van een traject) of staat

belanghebbenden);

welke resultaten de participatie heeft opgeleverd of wat

Participatiemiddelen (per moment en per

daarmee is gedaan (aan het einde van een traject); 1

groep belanghebbenden);

Participatievoorstel Het participatievoorstel is een document dat wordt

Communicatieplan;

geschreven om de eerste kaders van het participatietraject op te stellen. In het participatievoorstel komen in

Budget (inclusief dekkingsbron).

hoofdlijnen aan de orde: de 4 kernvragen (doelen, betrokkenen, verantwoordelijkheid en omgaan met de resultaten) en de antwoorden hierop;

Bijstellen participatieplan Let op: als de omstandigheden wijzigen stel dan het plan bij.

of participatie wettelijk verplicht is en zo niet of er al dan niet voor participatie wordt gekozen; de planning op hoofdlijnen;

3

Participatieverslag Van het participatietraject wordt een verslag gemaakt

Beschrijf bij de verschillende contactmomenten welke rollen er zijn voor de deelnemers;

waaruit is af te leiden welke inbreng is gegeven en hoe deze uiteindelijk verwerkt wordt in de betreffende besluiten. Het is belangrijk dat dit participatieverslag afgestemd wordt

andere factoren die meewegen in besluitvorming, zoals financiën, expert rapporten, politieke standpunten etc.

met de deelnemers die betrokken zijn geweest bij het participatietraject. Dit om ervoor te zorgen dat alle meningen goed meegenomen worden; 4

Er is altijd sprake van een belangenafweging en het algemene belang kan hierin doorslaggevend zijn.

Evaluatie Om te leren van een participatietraject, wordt het proces geëvalueerd. Alle actoren spelen hierin een rol. Een evaluatie kan aanleiding zijn om het proces bij te stellen.

8

Tot slot Participatie is altijd maatwerk. Pas wanneer helder is waarom,

De gemeente zet inwoners zo veel mogelijk in hun kracht

met wie en wanneer de participatie plaatsvindt, worden

zodat ze zich vrij voelen om initiatief te nemen. Daarnaast

de meest geschikte participatiemiddelen, werkvormen

probeert de gemeente ook juist inwoners te betrekken

en communicatiemiddelen gekozen. De keuze voor

die niet vanzelfsprekend of gemakkelijk meedoen aan

de middelen is afhankelijk van welk doel je hebt met

participatieprocessen. Door drempels weg te nemen zorgt

participatie, wie deelneemt aan het proces en de fase

de gemeente ervoor dat meer inwoners, en een meer

waarin je je bevindt. Naast de traditionele middelen (zoals

diverse groep inwoners, in staat is om mee te doen aan een

bewonersbrief, bewonersavond en klankbordgroep) zijn

participatietraject. Omdat een participatietraject letterlijk

er meer vernieuwende middelen, zoals een flitspeiling via

toegankelijker wordt, of omdat het voor deelnemers veiliger

social media, een internetpanel, een digitaal debat, webinar

voelt om mee te doen.

of een ‘pressure cooker’ om andere doelgroepen te bereiken en meer opbrengst te krijgen. In de door de gemeente

Het resultaat van het participatietraject is niet allesbepalend

ontwikkelde toolbox is dit verder uitgewerkt.

in het bestuurlijke besluitvormingstraject. Daar waar het gemeentebestuur handelingsvrijheid heeft zal in het

Iedereen moet mee kunnen doen bij participatieprocessen.

besluitvormingsproces het individuele belang van de

De gemeente betrekt bij elk participatieproces relevante

initiatiefnemer worden afgewogen ten opzichte van het

(groepen) inwoners en partijen. De gemeente heeft de

algemene (maatschappelijke) belang. Bij die afweging zal

verantwoordelijkheid voor kwetsbare groepen in de

voor het gemeentebestuur steeds meegewogen worden

samenleving. Ook willen we bij participatie groepen

welke publieke waarden worden gediend met het besluit.

betrekken die zich minder snel laten horen: het stille midden en jongeren. Zo kunnen we beter de kennis, informatie en

Het bovenstaande participatie proces is ook als bijlage

ervaring van alle inwoners in de gemeente benutten en zo de

toegevoegd aan dit beleidskader.

kwaliteit van besluiten verhogen.

9

Participatie en de omgevingswet De Omgevingswet geeft voor de gemeente de wettelijke plicht om participatiebeleid op te stellen. In dit beleid wordt aangegeven hoe de gemeente uitvoering geeft aan haar motiveringsplicht bij het opstellen van omgevingsdocumenten zoals de omgevingsvisie en het omgevingsplan. De gemeente maakt met deze motivering duidelijk hoe partijen zijn benaderd, welke partijen erbij betrokken zijn, hoe partijen hun inbreng hebben gegeven en wat met de inbreng is gedaan. Uit de motivering moet ook volgen welke afwegingen hierin gemaakt zijn.

Als de aanvraag in behandeling is genomen, toetst de gemeente de aanvraag onder meer op participatie. De initiatiefnemer wordt gevraagd om voor dat er gestart wordt met het participatietraject na te denken over wat de ruimtelijke en maatschappelijke impact van zijn plan, initiatief of activiteit is. De gemeente kijkt naar wie er zijn betrokken, hoe de participatie is verlopen en wat er is gedaan met de inbreng van de betrokkenen. De gemeente wil graag weten welke belangen er zijn, zodat zij deze kan afwegen.

In dit participatieverslag staat aangegeven: Wat de ruimtelijke en maatschappelijke gevolgen zijn van het initiatief, plan of

De uitwerking van dit verplichte gemeentelijke

activiteit;

participatiebeleid ziet o.a. op de participatieaanpak

Wie de betrokkenen bij het initiatief,

van de omgevingsvisie, het omgevingsplan en de

plan of activiteit zijn;

omgevingsvergunning. Met dit beleidskader wordt

Wat de initiatiefnemer aan participatie

uitvoering gegeven aan deze wettelijke plicht.

heeft gedaan; Participatie bij omgevingsplan activiteit

Hoe de initiatiefnemer omging met de

Nieuw in de Omgevingswet is dat de initiatiefnemer

inbreng van betrokkenen;

(burger, bedrijf of overheid) zelf verantwoordelijk is voor

Wat de resultaten zijn van de

participatie en dit onderdeel van de aanvraag van een

participatie.

omgevingsvergunning. De gemeente Teylingen adviseert en stimuleert de initiatiefnemer om bij ieder initiatief na te denken over de ruimtelijke en maatschappelijke impact

De gemeente kan een omgevingsvergunning niet weigeren

van het initiatief en wat dat vraagt aan participatie. Iedere

op het participatie onderdeel. Als de gemeente vindt dat

aanvraag voor een omgevingsvergunning wordt getoetst

er onvoldoende informatie is voor een afgewogen besluit,

aan het omgevingsplan en eventueel de omgevingsvisie.

dan kan de gemeente ook zelf de participatie organiseren.

De beschikbaar gestelde leidraad helpt hierin een afweging

Daarvoor kan zij bijvoorbeeld een zienswijzeprocedure

te maken op welk niveau van participatie passend is.

starten.

Deze leidraad* wordt ook door het college gebruikt als toetsingscriterium voor een omgevingsvergunning. Als er een participatieplicht geldt voor de initiatiefnemer dan dient de initatiefnemer een participatietraject te hebben uitgevoerd voordat er een aanvraag voor een omgevingsvergunning wordt ingeleverd. Hierin is het van belang dat de initiatiefnemer het participatieverslag bij de aanvraag voegt.

*De leidraad participatie is een richtinggevend document waarmee de initiatiefnemer kan bepalen wat het mogelijke gevolg is van het voorgenomen initiatief voor de samenleving. De leidraad helpt de initiatiefnemer in het bepalen van het participatieniveau.

10

Bezwaar- en beroepsprocedures

Omgevingsvisie en omgevingsplan

Participatie komt niet in de plaats van juridische procedures

Bij het opstellen (actualiseren) van de omgevingsvisie

(voorlopige voorziening, bezwaar en beroep). Het is dus

en het omgevingsplan is meedenken het minimale

mogelijk dat in een beroepsprocedure de Raad van State de

participatieniveau, dit betekent dat inwoners en

omgevingsvergunning toch nog vernietigt.

belanghebbenden hun ideeën, wensen en meningen

Bijvoorbeeld omdat niet alle verschillende belangen

naar voren kunnen brengen of voorkeuren kunnen

voldoende in beeld zijn gebracht om een afgewogen besluit

aangeven. Deze neemt de gemeente mee. Een verslag

te kunnen nemen. Het organiseren van participatie is dus ook

van de participatie is een verplichte bijlage van de

in het belang van de initiatiefnemer.

omgevingsdocumenten. In het verslag staan de resultaten van het participatieproces en een beeld van de verschillende

Aanvraagvereiste bij verplichte participatie

belangen en hoe daarmee is omgegaan.

De gemeenteraad heeft gevallen aangewezen waarin participatie verplicht is. De verplichte participatie geldt voor

Bij het omgevingsplan moet de gemeente zorgen

bepaalde activiteiten die niet in het Omgevingsplan passen.

voor kennisgeving vooraf. De gemeente beschrijft

Als er een participatieplicht geldt voor de initiatiefnemer

in de kennisgeving vooraf aan het opstellen van het

dan dient de initiatiefnemer een participatietraject te

omgevingsplan wie worden betrokken, waarover en

hebben uitgevoerd voordat een aanvraag voor een

wanneer, wat de rol is van een ieder en waar meer informatie

omgevingsvergunning wordt ingediend.

beschikbaar komt.

Als de initiatiefnemer bij een aangewezen geval niet of

Er wordt bij de weging van de uitkomst van het

onvoldoende aan participatie heeft gedaan, kan het college

participatieproces gekeken in hoeverre de ideeën van

de aanvraag buiten behandeling laten. De initiatiefnemer

stakeholders of bijvoorbeeld inwoners nieuw/ander licht

moet dan opnieuw een aanvraag doen. Wel moet het college

werpen op een bepaald deelgebied van de visie of het plan.

de aanvrager eerst de gelegenheid geven het gebrek te

In hoeverre passen de initiatieven bij de koers uit de visie per

herstellen.

deelgebied?

Participatie bij omgevingsvisie en omgevingsplan

In de basis is sprake van uitnodigingsplanologie. Dit betekent

De gemeente moet zelf voor participatie zorgen bij

dat de gemeente op hoofdlijnen bepaalt waar ruimtelijk

het opstellen van de omgevingsdocumenten, zoals de

wel of geen veranderingen gewenst zijn met het oog op

omgevingsvisie en het omgevingsplan. De gemeente

de lange termijn prognoses en te beschermen waarden.

Teylingen geeft aan hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke

Het is planologie waarbij de gemeente zich uitnodigend

organisaties en bestuursorganen bij het opstellen van deze

en faciliterend opstelt tegenover initiatiefnemers. Deze

documenten betrokken zijn en wat de resultaten daarvan

basishouding is een belangrijk uitgangspunt van de

zijn.

Omgevingswet. De overige randvoorwaarden en spelregels voor participatie staan in de vorige hoofdstukken genoemd. Bij het opstellen en wijzigen van de omgevingsvisie en het omgevingsplan gelden de volgende spelregels/ werkafspraken: Het college van burgemeester en wethouders stelt een participatieparagraaf op waarin wordt aangegeven wie de stakeholders en deelnemers zijn en hoe deze stakeholders en deelnemers worden betrokken; wat de rol van de gemeenteraad en/of stuurgroep in het participatieproces is en of en wanneer de gemeenteraad en/of stuurgroep betrokken wordt.

11

De Leidraad is niet alleen bedoeld als hulpmiddel voor de initiatiefnemer, maar biedt de gemeente ook handvatten om te kunnen beoordelen of er eventueel nog een zienswijzeprocedure gestart moet worden.

In de nadere uitwerking in het participatieplan wordt aangegeven wanneer de stakeholders en deelnemers worden betrokken; welke belangen de stakeholders en deelnemers vertegenwoordigen. Vervolgens wordt er een participatieverslag opgesteld waaruit is af te leiden welke inbreng is gegeven en hoe deze verwerkt wordt in de ontwerp-omgevingsvisie of het ontwerp-omgevingsplan. Soms is het nodig om het participatieplan tussentijds bij te stellen. Met de uitkomsten van het participatieproces worden de concepten verder uitgewerkt door het college en vervolgens ter inzage gelegd voor zienswijzen.

Met de uitkomsten van het participatieproces worden de concepten verder uitgewerkt door het college en vervolgens ter inzage gelegd voor zienswijzen en daarna uitgewerkt naar een definitief ontwerp.

In de Leidraad voor Initiatiefnemers zijn de regels voor participatie opgenomen en ook voorbeelden, tips en een toolbox voor de initiatiefnemer hoe de participatie te organiseren. In de geest van de Omgevingswet kiest de gemeente Teylingen ervoor om niet voor te schrijven wat aan participatie georganiseerd moet worden, dit vermindert namelijk eigen initiatief en creativiteit. Ook zegt de grootte of het soort activiteit niet altijd iets over de ruimtelijke en maatschappelijke gevolgen op de directe omgeving. De Leidraad is niet alleen bedoeld als hulpmiddel voor de initiatiefnemer, maar biedt de gemeente ook handvatten om te kunnen beoordelen of er eventueel nog een zienswijzeprocedure gestart moet worden.

Ontbreken participatie Kiest een initiatiefnemer ervoor om geen participatie te organiseren en niet te voldoen aan zijn participatieplicht? Dan kan de gemeente ervoor kiezen om de aanvraag voor een vergunning niet in behandeling te nemen. De initiatiefnemer moet dan opnieuw een aanvraag doen.

12

Rollen in het participatieproces

1

1

Gemeenteraad

4

College van burgemeester & wethouders

2

Gemeenteraad bij omgevingsvisie en omgevingsplan

5

Initiatiefnemer

3

Gemeenteraad bij omgevingsvergunning

6

De ambtelijke organisatie

Gemeenteraad De gemeenteraad heeft

Kaderstellend

Controlerend

een democratische rol in

Kaders vaststellen voor het

Voldeed het participatietraject aan

participatietraject (inhoudelijk of

de gestelde kaders?

participatietrajecten.

op het participatieproces).

De verschillende rollen die de raad kan aannemen, zijn: Volksvertegenwoordigend Adviseren over te betrekken belanghebbenden en/of over de vormgeving van het proces op basis van kennis van de lokale situatie.

2

Gemeenteraad bij omgevingsvisie en omgevingsplan Participatie volgens de Omgevingswet betekent ook iets voor de rollen en

Kaderstellend

Controlerend

De gemeenteraad kan

De gemeenteraad controleert

kaders meegeven rondom

en evalueert bij vaststelling

de participatieaanpak bij het

van de omgevingsvisie en het

opstellen van omgevingsvisie en

omgevingsplan of en hoe uitvoering

omgevinsplan.

en toepassing gegeven is aan de participatieaanpak.

verantwoordelijkheden van de gemeenteraad:

13

3

Gemeenteraad bij omgevingsplan activiteiten

Kaderstellend

Controlerend

De gemeenteraad wijst

De gemeenteraad controleert

Alleen in trajecten waarvoor

aan de voorkant gevallen

de uitvoering van de

de gemeenteraad het

van buitenplanse

besluitvormingsprocedure

bindend adviesrecht van de

omgevingsplanactiviteiten

omgevingsvergunning door het

gemeenteraad heeft vastgelegd

aan waarvoor een bindend

college wanneer sprake is van een

adviesrecht van de raad en

bindend adviesrecht van de raad

een participatieplicht voor

en een participatieplicht voor de

initiatiefnemers van toepassing is.

initiatiefnemer. De uitkomst van

heeft de raad bij omgevingsplan activiteiten een rol.

het gevolgde participatietraject door de initiatiefnemer kan de raad meenemen in het bindend adviesrecht. Deze resultaten kunnen de raad helpen om een concreet beeld te krijgen van de belangen die er spelen in de fysieke leefomgeving.

4

College b&w Voor grootschalige plannen

De geschikte informatie over

Participatief werken en bestuurlijke

zoals complexe vergunningen,

participatie beschikbaar te

vernieuwing faciliteren en stimuleren.

omgevingsvisies en

stellen aan de gemeenschap en

Hier gaat het om gezamenlijke acties

gemeenteraad.

met de gemeenteraad, ambtelijke

omgevingsplannen is het

organisatie en de gemeenschap om

college verantwoordelijk

samen ‘beter participatief te werken’.

voor het opstellen van het

Deze acties kunnen het verkennen

participatievoorstel, het participatieplan en het participatieverslag.

van dilemma’s zijn of een specifiek Aansporing tot participatie

traject rondom gepast proceskaders

binnen hun eigen portefeuilles

stellen of ondersteuning bij

– waar nodig of gewenst – en

representativiteitsvraagstukken.

Het college verleent ook

deelname aan de participatie

omgevingsvergunningen

om te ervaren en leren van de

en beoordeelt daarbij of

praktijk.

de belangen voldoende in kaart zijn gebracht of als dat onvoldoende is gebeurt er alsnog aanvullende informatie moet worden verkregen door bijvoorbeeld het volgen van een zienswijzeprocedure. Het college van burgemeester en wethouders heeft een actieve rol bij:

14

5

Initiatiefnemer De initiatiefnemer is zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van participatie en hoe hier vorm aan wordt gegeven. Een initiatiefnemer kan een inwoner, ondernemer of de overheid zijn. Er kan gebruik worden gemaakt van de Leidraad voor initiatiefnemers en de toolbox waarin handvatten staan voor een goed doorlopen participatieproces.

6

De ambtelijke organisatie De organisatie vervult een belangrijke rol bij de uitvoering van participatie. Ambtenaren gaan in gesprek met inwoners die met initiatieven komen. Zij luisteren naar het initiatief van de inwoner en kijken hoe zij diegene kunnen helpen om ideeën verder te brengen. Het maken van verbinding tussen de gemeenschap en de gemeente is een cruciale rol voor de ambtenaar bij participatie.

Het maken van verbinding tussen de gemeenschap en de gemeente is een cruciale rol voor de ambtenaar bij participatie.

15

Monitoren en evalueren Evalueren, monitoring en leren in brede zin zijn belangrijk voor participatie. Met een nadruk op leren werken gemeente en de samenleving aan inzichten, ontwikkeling en verbetering van participatie.

Dit beleidskader is de 1.0 versie. Op dit moment is nog niet alles te voorzien. Daarom stellen we nu een beleidskader 1.0 op. Na twee jaar evalueren we het beleidskader om te zien waar eventuele aanpassing benodigd is. Voor de evaluatie van dit participatie beleidskader zal gekeken worden naar (een selectie van) participatietrajecten die na de vaststelling van dit beleidskader doorlopen zijn. Ook zal voor het toetsingskader gekeken worden naar het doorlopen participatieproces en de onderdelen daarbinnen. Daarnaast zullen de gestelde randvoorwaarden, spelregels en rolverdeling getoetst worden. In bijlage 2 van dit beleidskader zijn toetsingscriteria toegevoegd waaraan geselecteerde doorlopen participatietrajecten getoetst zullen worden.

16

17

Bijlage 1: Infographic proces participatie

Verloop participatieproces Informeren

Samen denken

Dit doen we voor de start van een initatief

Dit doen we altijd Communicatie

Consulteren

Samen doen

Participatie

Kies voor de leidraad: Maak gebruik van de beschikbaar gestelde leidraad vanuit

Randvoorwaarden voor een participatietraject

de gemeente om te bepalen welke niveau van participatie passend is bij het initiatief. Deze leidraad wordt ook

Tip!

door het college gebruikt als toetsinstrument voor een

Goede voorbereiding

omgevingsvergunning.

Participatievoorstel

1

Maak de kaders duidelijk

Nodig mensen tijdig uit

Overleg op de locatie waar het om gaat

Verplaats u in de ander en de omgeving

Werk met thema’s

Geef de kaders goed aan

Maak duidelijk wat het doel is van het initiatief

Gebruik duidelijke taal en werk met beelden

Creëer een gelijkwaardig gesprekspodium

Bereidt u voor op alle mogelijke vragen

Bij een groot proces is een procesbegeleider misschien wel handig

Waar kunnen participanten over meepraten?

Blijf altijd communiceren, ook bij onvoldoende voortgang

Het participatievoorstel is een document dat wordt geschreven om de eerste kaders van het participatietraject op te stellen.

Ken uw participanten

Participatieplan

2

Er kan nu een communicatie- en participatieplan gemaakt worden. Hierin worden de kaders verder uitgewerkt zoals opgenomen in het participatievoorstel.

Spreken de participanten voor zichzelf of iemand anders?

3

Pas de wijze van communicatie en werkvorm af op de doelgroep

Gebruik informatie die al beschikbaar is, bijv. van de gemeente

Nodig eventueel raadsleden uit

Overweeg om de pers te benaderen indien passend

Uitvoeren van participatie

Spelregels participatie

4

Participatieverslag Van het participatietraject wordt een verslag gemaakt waaruit is af te leiden welke inbreng is gegeven en hoe deze uiteindelijk verwerkt wordt in de betreffende besluiten. Het is belangrijk dat dit participatieverslag afgestemd wordt met de deelnemers die betrokken zijn geweest bij het

We denken in mogelijkheden

We nemen elkaar serieus

We hebben allemaal een eigen verantwoordelijkheid

We zijn daadkrachtig

We leren en verbeteren

We communiceren duidelijk en begrijpelijk

Spelregels op maat

participatietraject. Dit om ervoor te zorgen dat alle meningen goed meegenomen worden.

5

18

Evaluatie participatietraject

Bijlage 2: Evaluatiecriteria participatietrajecten Evaluatie procesvoorstel: Een evaluatietraject voor participatietrajecten is essentieel om de effectiviteit, efficiëntie en impact van het participatieproces te beoordelen. De hierna opgestelde evaluatiecriteria worden gebruikt om dit beleidskader te toetsen. De komende twee jaar zullen voor de evaluatie van het participatieproces drie participatietrajecten geselecteerd worden door de gemeente. Hieronder volgen meerdere criteria waaraan het participatietraject getoetst zal worden. De gestelde criteria zijn per thema ingedeeld: Doelstellingen 1

Zijn de stappen uit dit beleidskader gevolgd? Beoordeel of de doelstellingen van het participatietraject helder en specifiek zijn geformuleerd. Zijn de beoogde resultaten en verwachtingen duidelijk geformuleerd in het participatievoorstel dan wel het participatieplan?

Betrokkenheid & Inclusie 2

Evalueer de mate van betrokkenheid van de relevante belanghebbenden bij het proces. Zijn alle belanghebbenden betrokken bij het participatietraject?

3 4

Zijn de participatietrajecten toegankelijk geweest voor diverse gemeenschappen / doelgroepen? Beoordeel de mate van transparantie in het proces. Zijn de besluitvormingsprocessen en informatie helder gecommuniceerd? Zijn de betrokkenen gedurende het proces op de hoogte gesteld van de voortgang en de uitkomst van het participatieproces? Hebben de deelnemers van het participatietraject het participatieverslag ontvangen?

Communicatie 5

Welke participatievormen zijn ingezet en wat was het effect hiervan? Hebben alle deelnemers in het participatietraject de ruimte gekregen om hun mening voldoende voor te dragen?

Besluitvorming en invloed: 6

Waren de criteria die vooraf zijn gesteld aan het participatietraject voldoende om de afweging te maken? Hadden de criteria verder moeten worden aangescherpt? Was iedereen rolvast?

Tijdslijn en planning: 7

Controleer of het participatietraject volgens de geplande tijdslijnen en schema’s is verlopen. Wat is er vooraf opgenomen over deze tijdslijn en planning?

Participatieplan 8

Heeft er na het participatietraject een evaluatie plaats gevonden? Hebben de deelnemers na het participatietraject hun feedback kunnen geven? Is hier bijv. naar gevraagd? Zo ja wat zijn of waren de lessen die kunnen worden geleerd voor toekomstige participatietrajecten?

19

Bijlage 3: Begrippenlijst Beleidskader

Het beleidskader geeft aan wat de gemeente onder participatie verstaan, wat de ambities en kernwaarden zijn, en welke uitgangspunten de gemeente heeft. Het omschrijft de werkwijze.

Leidraad Participatie

De leidraad participatie is een richtinggevend document waarmee de initiatiefnemer kan bepalen wat het mogelijke gevolg is van het voorgenomen initiatief voor de samenleving. De leidraad helpt de initiatiefnemer in het bepalen van het participatieniveau.

Participatie

Participatie is deelname aan een activiteit of proces. In de politiek wordt participatie vaak gezien als onderdeel van de democratie, waarbij burgers betrokken worden bij besluitvorming en hun stem kunnen laten horen over belangrijke kwesties.

Randvoorwaarden

De eisen waaraan moet worden voldaan om een specifiek proces plaats te kunnen laten vinden.

Omgevingswet

De Omgevingswet regelt alles voor de ruimte waarin we wonen en werken. Deze nieuwe wet bundelt en maakt regels eenvoudiger. Met behulp van 1 digitaal loket wordt het makkelijker om ruimtelijke projecten te starten.

Initiatiefnemer

Iemand die het initiatief voor iets neemt, die de eerste aanzet voor een handeling of onderneming geeft of er de eerste stap toe zet. Een Initiatiefnemer is vaak verantwoordelijk voor het plannen, coördineren en leiden van de activiteit van het begin tot eind.

Pressure cooker

Een snelle brainstormsessie.

Toolbox

In de toolbox zitten allerlei handige hulpmiddelen zoals een handleiding, voorbeeldbrieven, voorbeeldverslagen, etc.

Motiveringsplicht

Hierbij wordt aangegeven hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen bij de voorbereiding zijn betrokken, wat de resultaten daarvan zijn en hoe invulling gegeven is aan het eigen participatiebeleid.

Omgevingsdocumenten

De wettelijke instrumenten waarin overheden hun visie, beleid en regels vastleggen.

Omgevingsplan

Het omgevingsplan bevat zo de regels voor de fysieke leefomgeving. De gemeente kan voor ieder gebied zeggen welke activiteiten zij wel of niet toestaat, bijvoorbeeld wonen, recreatie of bedrijvigheid. Onder de Omgevingswet heeft iedere gemeente 1 omgevingsplan.

Omgevingsvisie

In de omgevingsvisie legt de gemeente haar ambities en beleidsdoelen voor de fysieke leefomgeving voor de lange termijn vast.

Omgevingsvergunning

Met een omgevingsvergunning kan de overheid toestemming verlenen om één of meer activiteiten in de fysieke leefomgeving uit te voeren.

Voorlopige voorziening

Dit is een tijdelijke maatregel die meestal de inwerkingtreding van een bepaald besluit tegenhoudt (schorst).

20

Bijlage 4: Infographic uitkomst peiling inwoners Teylingen ten aanzien van participatie

21

versie: 1 november 2023 Dit is een uitgave van:

22