28. getekend NIEUW Initiatiefvoorstel MVI naar een hoger plan 007

INITIATIEFVOORSTEL (artikel 36 RvO) (plaatsing op de eerstvolgende agenda tenzij schriftelijk oproep hiervan reeds is verzonden)

Van (naam raadslid)

Leo Blom (GroenLinks), Bart van der Ploeg (D66) Carla Hilverda (CDA)

Aan

De voorzitter

Onderwerp:

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen naar een hoger plan

Ingediend d.d.

22 september 2023

Datum doorgezonden aan college/overige raadsleden door griffie:

Inhoud initiatiefvoorstel

Waarom dit initiatief? Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) is een belangrijk middel om het duurzaamheidsbeleid in de gemeente Teylingen uit te voeren en aan te jagen. In 2017 ondertekende de gemeente het landelijk manifest MVI (Maatschappelijk Verantwoord Inkopen). Het doel was om ambities op het gebied van duurzaamheid in de praktijk te brengen, de circulaire economie te stimuleren en marktpartijen te stimuleren om maatschappelijk verantwoord te ondernemen Het manifest MVI is een strategisch economisch instrument voor verduurzaming zoals hergebruik van grondstoffen, tegengaan van klimaatverandering, het stimuleren van innovatie, bevorderen van werkgelegenheid en het stimuleren van goede arbeidsomstandigheden wereldwijd. In het raadsprogramma 2022-2026 staat dat we circulair inkopen en dat we innovatief en circulair ondernemerschap stimuleren. Bovendien lezen we in de coalitieafspraken van 2022 dat Teylingen als gemeente het goede voorbeeld wil geven, met meer aandacht en inzet voor duurzaam en circulair inkopen. Uit ingewonnen informatie blijkt dat het niet gelukt is om MVI geborgd te krijgen in het inkoopproces, met name door een gebrek aan menskracht en kennis in de HLTorganisatie. Met dit initiatiefvoorstel willen we MVI in de gemeente Teylingen hernieuwd op de kaart zetten en zo een duurzame circulaire economie stimuleren.

Waarom Maatschappelijk verantwoord inkopen? Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) houdt in dat bij de inkoop van producten, diensten en werken de effecten op people (mensen), planet (planeet, milieu) en profit (winst) worden meegenomen. Binnen deze drie elementen is er aandacht voor specifieke thema’s als circulair inkopen, sociale voorwaarden en innovatiegericht inkopen. Specifieke doelen zijn: minimale milieuschade, het stimuleren van eerlijke beloning en goede werkomstandigheden, het voorkòmen van mensenrechtenschendingen in de

keten, het stimuleren van circulaire economie, CO2-reductie, energiebesparing, gebruik van hernieuwbare energie en stimuleren van innovatie. Enkele voorbeelden van MVI: • Bij een circulaire wegrenovatie worden oude stenen en andere materialen niet weggegooid, maar zo hoogwaardig mogelijk opnieuw gebruikt. • Het gebruik van trottoirtegels die gemaakt zijn van secundaire grondstoffen. • In 2020 kocht de gemeente Teylingen 100% Nederlandse windstroom en 100% CO2-gecompenseerd gas in. • Fairtrade inkopen Duurzaam hoeft niet duur te zijn Voor veel inkopers voelt duurzaam inkopen als ‘nice to have’, maar duurzame ambities stuiten vaak op weerstand bij diverse stakeholders. Juist dan is het van belang om te beseffen dat duurzaamheid niet alleen een ‘need to have’ is, maar ook dat het steeds beter betaalbaar wordt. Neem het streven naar circulariteit. Door hergebruik van onderdelen en materialen uit een donorgebouw kan de nieuwbouw of renovatie goedkoper uitvallen. En neem maatregelen om energie te besparen of op te wekken. Deze kosten zijn aan de voorkant een investering, maar die verdien je terug door de lagere energierekening in de jaren daarna. Goed voor het milieu en ook voor de portemonnee. Zo kun je bijvoorbeeld zorgen voor isolatie en zonnepanelen bij de renovatie van de scholen in de gemeente.

De kosten van opwarming van de aarde Kijk je op grotere schaal en naar de toekomst, dan is investeren in duurzaamheid altijd verdedigbaar én betaalbaar. Want doe je dat niet, dan moet je straks draconische en dure maatregelen nemen tegen opwarming binnen de bebouwde omgeving en mogelijke wateroverlast in wijken en verdroging in het buitengebied. Een sprekend en ook heel kostbaar voorbeeld is de aanleg van een piek(water)berging in de zuidhoek van de Haarlemmeerpolder, mede in het belang van Teylingen. Het spreekt voor zich dat toekomstige kosten om dergelijke effecten te corrigeren een veelvoud zijn van nu duurzaam en circulair in te kopen.

De geschiedenis van MVI in Teylingen In 2017 zijn er in Teylingen circulaire pilotprojecten gestart m.b.t. bermgras, het project Bollenstreekhout en het elektrificeren van het wagenpark van de gemeente. Ook wordt, omdat Teylingen Fairtrade-gemeente is, Fairtrade-koffie, thee en cacao voor chocolademelk ingekocht. Na het ondertekenen van het landelijk manifest MVI is in juni 2018 een actieplan opgesteld in regioverband. De gemeente heeft toen de ambitie gesteld om vanaf 2020 50% maatschappelijk verantwoord in te kopen, en 100% eind 2025. Het plan om in 2021 een MVI-coördinator aan te stellen is echter wegbezuinigd. Deze coördinator zou moeten zorgen voor borging van MVI binnen de (inkoop)organisatie. Antwoorden op de technische vragen van GL geven aan dat nog wel MVI-aanbestedingen geweest zijn na 2020, zoals bij de aanbesteding van onderhoud van bermen, oevers en watergangen in 2022. Het is echter niet gelukt om MVI geborgd te krijgen in het inkoopproces. Dit heeft met name te maken met een gebrek aan menskracht en kennis in de organisatie. Verder is er door wijziging in de manier van rapportage over inkoop geen inzicht in hoe vaak de gemeente MVI-eisen heeft toegepast in de afgelopen jaren. In september 2022 is er een nieuw inkoopbeleid vastgesteld door B&W dat stelt dat MVI stevig in onze werkorganisatie HLT-samen zal worden verankerd.

De eerdergenoemde ambitie om in 2025 100% maatschappelijk verantwoord in te kopen is niet meer opgenomen in dit inkoopbeleid. In het nieuwe inkoopbeleid is opgenomen dat niet alle inkopen maatschappelijk verantwoord hoeven te zijn. Zo zijn er geen extra MVI-eisen voor alle inkoop onder de €50.000,-.

Verder werken alle GWW-aanbestedingen (Grond- weg- en waterbouw) op basis van de laagste prijs. MVI kan hier alleen een rol spelen als er aanvullende eisen worden opgenomen in het bestek. Dit is echter niet geborgd in het inkoopproces. Social Return on Investment Social Return On Investment (SROI) is onderdeel van MVI. SROI houdt in dat bedrijven die zakendoen met de gemeente zich inzetten om banen en stageplekken te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Zo bevordert de gemeente dat mensen die een arbeidsbeperking hebben of al lange tijd werkloos zijn, weer een kans krijgen op de arbeidsmarkt. In 2021 is een coördinator SROI aangesteld bij Provalu, die 32 uur werkt voor de gemeenten Katwijk, Noordwijk, Hillegom, Lisse en Teylingen. Hiermee lijkt SROI een vaste plaats te hebben gekregen in Teylingen en in de regio. Dit initiatiefvoorstel richt zich daarom niet op SROI, maar op de andere componenten van MVI: zoals biodiversiteit, circulariteit en het tegengaan van klimaatverandering.

Initiatiefvoorstel Dit initiatiefvoorstel benoemt een aantal maatregelen die concreet zijn en een verandering kunnen versnellen. Daarbij is van belang dat de ontwikkelrichting voor MVI verschuift van het toepassen van minimumeisen (basis, niveau 1) naar significant (niveau 2) en/of ambitieus (niveau 3). Dit kan de gemeente bijvoorbeeld doen door: • Aangescherpte gunningscriteria (niveau 2), waardoor bedrijven die zich onderscheiden op duurzame maatschappelijke prestaties een gunningsvoordeel krijgen; De gemeente kan bijvoorbeeld bij een aanbesteding voor ICT of kantoormeubilair gunningscriteria opnemen rondom het gebruik van eerlijke materialen, de vervangbaarheid van onderdelen en het gebruik van gerecyclede materialen; • Vaker uit te gaan van de levensduurkosten van een product of dienst en niet alleen de aanschafprijs. • Vaker te kiezen voor een functionele uitvraag (niveau 3), waarbij de functie en het doel worden omschreven in plaats van een uitgebreide technische omschrijving van het te leveren product, dienst of werk. Voorgestelde maatregelen 1. 2. 3. 4. 5.

6. 7. 8. 9.

Een MVI-coördinatorrol beleggen in de organisatie. Deze helpt bij het inbedden van MVI in het inkoopproces Bij de reguliere scholing van Inkopers Maatschappelijk Verantwoord Inkopen mee te nemen. Bij bouwprojecten in te zetten op circulair aanbesteden op niveau 3 en dit ook binnen de organisatie te verantwoorden Onderzoeken hoe je MVI kan toepassen bij inkoop onder € 50.000,00; bijvoorbeeld door functionele eisen op te nemen in de vorm van certificeringen op deelgebieden; MVI integreren bij GWW-aanbestedingen (Grond, Weg- en Waterbouw), bijvoorbeeld door functionele eisen op te nemen in de vorm van certificeringen zoals VCA (De Veiligheid, gezondheid en milieu Checklist Aannemers, is een lijst met aandachtspunten en werkmethodes op het gebied van veiligheid en gezondheid) Bij het opstellen van het inkoopjaarplan MVI meenemen. Jaarlijks rapporteren over de voortgang van MVI Op termijn MVI naar een hoger plan tillen waarbij wordt voldaan aan niveau 2 en niveau 3. We vragen het college om in het eerste kwartaal van 2024 met een actieplan te komen.

Indien van toepassing: Datum reactie van college of burgemeester:

Indien van toepassing: Inhoud advies van college of burgemeester aan de gemeenteraad

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Teylingen besluit: het initiatiefvoorstel aan te nemen. Aldus besloten in de raad van 28 september 2023 De raad voornoemd,

de Interim griffier Digitaal ondertekend door Cecile Bus op 03-10-2023

Cecile Bus

Bijlagen:

de voorzitter Digitaal ondertekend door Carla G.J. Breuer op 03-10-2023

Carla G.J. Breuer

INITIATIEFVOORSTELLEN Inleiding Het is de taak van burgemeester en wethouders aan de raad de nodige voorstellente doen. Maar raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een ontwerpverordening of ontwerpbesluit doen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend. Signalen uit de samenleving kunnen zo vertaald worden in concrete voorstellen voor gemeentelijk beleid. Of een initiatiefvoorstel mogelijk en wenselijk is, kan beoordeeld worden aan de hand van de volgende vragen: 1. Onderwerpskeuze Voorafgaande afweging door raadslid: - wil hij met het desbetreffende onderwerp worden geassocieerd? - heeft hij voldoende tijd, expertise en motivatie om de gehele procedure van een initiatiefvoorstel tot een goed einde te brengen? 2. Aard van het op te lossen probleem - welk probleem wil het raadslid aanpakken? (na globale vaststelling onderwerp preciezere probleemstelling formuleren; een complex/diffuus probleem tot hanteerbare proporties terugbrengen) 3. Wat kan de gemeente doen aan de oplossing van het probleem? Te onderscheiden deelvragen: - in hoeverre is de oplossing van het probleem “überhaupt” vatbaar voor beïnvloeding door de gemeente? - zo ja, ligt het dan op de weg van de gemeente op dit vlak stappen te ondernemen? 4.

Bestaat er ten aanzien van het onderwerp al gemeentelijk beleid of is er beleid in ontwikkeling? Zo ja: - kan er met het initiatiefvoorstel gesproken worden van toegevoegde waarde, gelet op het al bestaande of toekomstige gemeentelijke beleid, voldoende? 5. Alternatieven - is er niet een beter alternatief voorhanden (vooral indien het onderwerp primair een collegebevoegdheid betreft), zoals het indienen van een motie (bij de begroting, de voorjaarsnota, of een andere geschikte gelegenheid); - het opvoeren van het onderwerp als agendapunt voor een commissievergadering of een plenaire raadsvergadering, of het stellen van mondelinge dan wel schriftelijke vragen aan het college? Vereisten voor de indiening en behandeling (ontleend aan art. 147a Gemeentewet en art. 36 RvO) - een raadslid kan een voorstel voor een verordening of een ander voorstel ter behandeling in de raad indienen; - een initiatiefvoorstel moet schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend; - de voorzitter plaatst het voorstel op de agenda van de eerstvolgende vergadering, of, zo de schriftelijke oproep hiervoor al verzonden is, op die van de daaropvolgende vergadering (onverlet de raadsbevoegdheid tot o.a. toevoeging bij vaststelling van de agenda – art.

8, derde lid, RvO); - de behandeling van het voorstel vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende voorstellen en onderwerpen zijn behandeld, tenzij de raad oordeelt dat - het met het oog op de orde van de vergadering tezamen met een ander geagendeerd voorstel of onderwerp dient te worden behandeld; - het eerst dient te worden behandeld in een raadscommissie, - of voor advies naar het college dient te worden gezonden (in het laatste geval bepaalt de raad in welke vergadering het voorstel opnieuw geagendeerd wordt); - de raad kan voorwaarden stellen aan de indiening en behandeling van een voorstel, niet zijnde een voorstel voor een verordening.

Opstellen initiatiefvoorstel Door de diversiteit aan mogelijke oogmerken van het initiatiefvoorstel en de variërende vorm van onderdelen, leent het zich niet voor toepassing van een eenvormig model. Bij het opstellen van een dergelijk voorstel kunnen de volgende drie stappen worden onderscheiden: A. Wat moet er in het initiatiefvoorstel? Mogelijke opties: a. het voeren van een discussie over een bepaald probleem in de raad (mogelijk ook met burgers en maatschappelijke organisaties) - meer op het proces gericht; oplossingen hoeven slechts in voorlopige zin te worden genoemd en kunnen de uitkomst van de discussie zijn; dergelijke oplossingen kunnen eventueel voorwerp van een vervolgvoorstel zijn; b. uitgewerkte voorstellen voor inhoudelijke oplossingen, zoals: 1. gemeentelijke regelgeving; 2. feitelijk beleid (voor zover het raadsbevoegdheid betreft); 3. een verzoek aan het college t.a.v. de uitoefening van zijn bevoegdheden (in goede afweging met alternatieven: motie, vragen); 4. een combinatie van 1, 2 en 3. B. Andere praktische voorbereidingen Aandachtspunten: - eventuele inschakeling assistentie (intern of extern); - te volgen tactiek (wenselijkheid breed politiek draagvlak, of juist niet – profilering); - tijdschema (voor formele procedure en externe communicatie); - communicatie (persbericht, bericht op website, persconferentie). C.

Schrijven initiatiefvoorstel Een initiatiefvoorstel bestaat in het algemeen uit a. een ontwerp-besluit Het ontwerp-besluit, dat de kern van het initiatiefvoorstel vormt, bevat zowel inhoudelijke als procedurele deelbesluiten. De inhoudelijke besluiten betreffen een of meer van de eerder bij A.b genoemde onderwerpen: - regelgeving; - feitelijk (raads)beleid; - verzoeken aan het college. De procedurele aspecten betreffen: - de verdere tenuitvoerlegging van de besluiten (meestal opgedragen aan het college); - de datum van inwerkingtreding van de besluiten; - de eventuele evaluatie van de besluiten; - de eventuele datum van buitenwerkingtreding van de besluiten (horizonbepaling). De formulering van de bedoelde onderdelen moet nauwkeurig en duidelijk zijn, o.a. met het oog op de mogelijkheid tot amendering en de uitvoering van het besluit. De bedoelde eisen gelden in het bijzonder indien het initiatiefvoorstel gericht is op regelgeving: de vaststelling van een nieuwe verordening dan wel de wijziging of aanvulling van een bestaande verordening. Juist ook dan kan consultatie van de griffie en/of het inroepen van ondersteuning door de ambtelijke organisatie van belang zijn. Een bijzonder aandachtspunt bij initiatiefvoorstellen kan de verwerking van de lasten in de begroting vormen. Ook hierbij is deskundige hulp vaak onontbeerlijk. b. een toelichting De toelichting is vormvrij.

Bij een omvangrijker ontwerp-besluit kan naast een algemene toelichting een op afzonderlijke deelbesluiten gerichte, meer gedetailleerde (bijvoorbeeld artikelsgewijze) toelichting gewenst zijn. De toelichting moet de volgende vragen adequaat beantwoorden: - waarom is terzake gemeentelijk beleid nodig? - waarom is dit beleid nodig? - waarom zijn de regels in het voorstel zo geformuleerd (hoe helpen ze het gewenste doel naderbij te brengen)? c. een aanbiedingsbrief Ontwerp-besluit en toelichting worden de raad met een aanbiedingsbrief aangeboden. Voor wat de inhoud van deze aanbiedingsbrief betreft kan doorgaans worden volstaan met:

- een korte aanduiding van het hoe en waarom van het voorstel; - vermelding van enkele elementaire procedurele aspecten, in het bijzonder de data van behandeling door de raadscommissie(s) en de plenaire raad (in overleg met resp. de commissievoorzitter(s) en het presidium). De aanbiedingsbrief wordt door de indiener(s) ondertekend. Bron: “Initiatiefvoorstellen; wanneer en hoe?” (Vernieuwingsimpuls Dualisme en lokale democratie)