25. getekend Geamendeerd Beleidskader Teylingen 14022023
Tekst van het document
Behorend bij geamendeerd raadsbesluit Vaststelling beleidskader participatie. Marjoleine van Egeraat Griffier Teylingen
Digitaal ondertekend door Marjoleine van Egeraat op 20-02-2024
Beleidskader
Participatie 1
Inleidi In dit beleidskader wordt uitgelegd wat het belang van goede participatie is, welke randvoorwaarden en spelregels hierbij gelden, hoe de uitvoering van een participatieproces eruit ziet en ten slotte wordt het belang van evalueren en monitoren van een participatieproces beschreven. Participatie gaat over het zo vroeg mogelijk, ofwel op het juiste moment, betrekken van personen voor wie het initiatief, plan of activiteit gevolgen heeft. Dit kan ook gaan om personen die (in-)direct betrokken zijn bij een initiatief, plan of activiteit. Dit beleidskader is van toepassing op alle participatievraagstukken binnen de gemeente Teylingen.
Inhoudsopgave Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Randvoorwaarden Participatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Spelregels Participatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Participatie en de Omgevingswet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Rollen in het participatieproces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Monitoren en evalueren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Bijlage 1: Infographic proces participatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Bijlage 2: Evaluatiecriteria participatietrajecten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Bijlage 3: Begrippenlijst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Bijlage 4: Infographic uitkomst peiling inwoners Teylingen t.a.v. participatie. . . . . . . 21
2
ing Participatie is altijd maatwerk. Een belangrijk uitgangspunt
Naast participatietrajecten in het kader van de
van goede participatie is het hanteren van de juiste
Omgevingswet werkt de gemeente met verdergaande
spelregels en randvoorwaarden bij de voorbereiding,
vormen van participatie in het kader van de
uitvoering en evaluatie van participatieprocessen, zoals
maatschappelijke agenda. De ervaringen die hierin
opgenomen in dit beleidskader. Er is altijd sprake van een
opgedaan worden zullen na twee jaar verwerkt worden tot
belangenafweging en het algemene belang kan hierin
een verfijnde versie van dit beleidskader.
doorslaggevend zijn. Ook de Omgevingswet wil ruimte geven aan inwoners van Uit een recente peiling onder de inwoners van Teylingen over
de gemeente om meer ideeën in te brengen en biedt voor
participatie bleek dat de gemeente inwoners goed betrekt
de gemeente zelf ook meer ruimte voor lokale afwegingen.
bij hun plannen en projecten. Zij wensen ook betrokken
De wet zegt alleen dat participatie moet gebeuren, maar
te worden in de toekomst. Thema’s zoals veiligheid, zorg
niet hoe dat moet gebeuren. Dit geeft de gemeente de
voor de medemens, klimaat en duurzaamheid en wonen
mogelijkheid om een aanpak te ontwikkelen die het beste
werden belangrijk gevonden. Ook wil een meerderheid
past bij de lokale situatie.
van de deelnemers meepraten over het thema Jeugd. Daarnaast denken inwoners graag mee over hun eigen dorp en hun buurt maar ook over de gemeente en de duin en Bollenstreek. Een infographic met de uitkomsten van deze peiling is toegevoegd als bijlage van dit beleidskader.
Participatie is altijd maatwerk 3
Randvoorwaarden Participatie De gemeente Teylingen vindt het belangrijk dat er een duidelijk participatiebeleid is voor alle initiatieven, plannen of activiteiten binnen de gemeente. Het doel van participatie is om belanghebbenden te betrekken en zoveel mogelijk belangen die er spelen zo compleet, evenwichtig en transparant mogelijk in kaart te brengen. Om participatie volgens de bedoeling mogelijk te maken, kan de initiatiefnemer (inwoner, ondernemer of overheid) de volgende randvoorwaarden bij de voorbereiding en uitvoering van een participatieproces hanteren:
Het doel van participatie is om belanghebbenden te betrekken en zoveel mogelijk belangen die er spelen zo compleet, evenwichtig en transparant mogelijk in kaart te brengen.
4
1
Goede voorbereiding: ✓
✓
Overleg indien mogelijk met de betrokkenen op de locatie waar het initiatief straks komt;
✓
omgeving. Wees voorbereid op vragen uit de buurt over bijvoorbeeld beschermde bomen of
Nodig mensen tijdig uit, houd rekening met
diersoorten of monumenten;
vakanties, feestdagen van diverse culturen; ✓
✓
Gebruik begrijpelijke taal en werk met beelden:
veel deelnemers en/of belangen zijn en als een
eruit gaat zien;
geoefend begeleider meerwaarde oplevert;
Heb oog voor de ander: Wat betekent een
✓
bouwplan in de straat?; ✓
Creëer een gelijkwaardig gesprekspodium. Dat betekent dat belanghebbenden in gelijke mate de
Besef dat mensen best onzeker kunnen worden
ruimte krijgen om hun input te geven en dat de
van veranderingen in hun directe leefomgeving; ✓
Laat het participatieproces begeleiden door een ervaren (onafhankelijk) procesbegeider als er
het is makkelijker meedoen als men weet hoe het
✓
Omwonenden weten vaak veel over hun
inbreng van alle deelnemers wordt meegenomen.
Het kan helpen te werken met thema’s zoals groen,
Bijvoorbeeld: wanneer een deel van de
verkeer, parkeren zodat u alle onderdelen van een
belanghebbenden een rechtstreeks contact
plan goed aandacht kan geven;
heeft met raad of bestuur, moeten ook andere belanghebbenden die mogelijkheid hebben.
2
Maak de kaders duidelijk: ✓
Maak duidelijk wat het doel is van het initiatief;
✓
Geef aan wat de kaders zijn, wat er al vast
✓
wel kunnen meepraten en over de speelruimte die er is. Het kan helpen om de organisaties
ligt en waarover overleg mogelijk is. Vaak
die bepalend zijn voor het initiatief, zoals het
ligt bijvoorbeeld het budget al vast, zijn er al
waterschap, de provincie en de gemeente, een rol
eerder besluiten genomen, of is er simpelweg
te geven in het proces;
regelgeving waar rekening mee moet worden ✓
gehouden; ✓
Licht toe over welke onderwerpen de deelnemers
Blijf communiceren, ook als er geen voortgang in het proces is en geef dit dan aan;
De participatieleidraad* is een hulpmiddel om ✓
te bepalen welke mate van participatie passend is bij een initiatief. In geval van een aanvraag
Maak duidelijk wat de participant kan (terug) verwachten.
omgevingsvergunning wordt het ook gebruikt als toetsinstrument;
* De leidraad participatie is een richtinggevend document waarmee de initiatiefnemer kan bepalen wat het mogelijke gevolg is van het voorgenomen initiatief voor de samenleving. De leidraad helpt de initiatiefnemer in het bepalen van het participatieniveau.
5
3
Ken de deelnemers: ✓
✓
✓
Spreken deelnemers namens zichzelf, of vertegenwoordigen ze een groep? Bijvoorbeeld
gemeente Teylingen heeft bijvoorbeeld veel
een belangengroep, een buurt of straat. Weet
informatie over de buurten. Zij kunnen per buurt
ook hoe zij zelf onderling de afstemming hebben
of wijk adviseren over wat er speelt en welke
geregeld;
organisaties en platforms mogelijk betrokken worden;
Stem de manier van communiceren en de ✓
werkvorm af op de deelnemers. Zo loopt het proces prettig en soepel; ✓
✓
Maak gebruik van informatie die er al is: de
Zorg voor communicatie die past bij de deelnemer;
✓
Nodig indien relevant raadsleden uit zodat zij
Houd rekening met de mogelijke beperking
zich een goed beeld kunnen vormen over het
van deelnemers en zorg dat ook zij deel kunnen
participatieproces;
uitmaken van het proces en hun mening kunnen geven.
Om meer bekendheid te geven aan het initiatief en het participatietraject kan overwogen worden de pers te benaderen;
Extra aandachtspunten: ✓
✓
✓
Informatiemanagement: dat wil zeggen dat de gemeente de omgeving proactief benadert en
dat iedereen mee moet kunnen doen bij
op een open en transparante manier informatie
participatieprocessen. De gemeente Teylingen
verstrekt;
gaat in elk participatieproces op zoek naar relevante (groepen) inwoners en partijen. Dit
Verwachtingenmanagement: de omgeving moet
betreft ook de ‘zwijgende meerderheid’ (ook wel
in heldere taal worden uitgelegd wat hun rol in
het stille midden genoemd). De gemeente wil
het proces is en in hoeverre zij daadwerkelijk
proberen deze groep inwoners ook te betrekken
invloed kunnen uitoefenen. Door helder aan te
bij participatietrajecten. De gemeente zet
geven wat de speelruimte is, worden teleurstelling
inwoners zo veel mogelijk in hun kracht zodat ze
en frustratie bij belanghebbenden voorkomen; ✓
Afspiegeling en inclusiviteit: Dat betekent
zich vrij voelen om initiatief te nemen. Daarnaast
Kennismanagement: om als gemeente een open
probeert de gemeente ook juist inwoners te
en transparante houding te kunnen aannemen, is
betrekken die niet vanzelfsprekend of gemakkelijk
het belangrijk dat de kennis binnen de gemeente
mee doen aan participatieprocessen.
op orde is. Is het beleid helder? Zijn de kaders
✓
bekend?;
Tot slot stelt de gemeente participatie middelen beschikbaar om de initiatiefnemer te helpen om het participatietraject uit te voeren. Deze participatie middelen een handboek, een leidraad en een toolbox aan voorbeeldverslagen, documenten en participatie werkvormen.
6
Spelregels Participatie Naast de genoemde randvoorwaarden,
In het dagelijks taalgebruik lopen de woorden communicatie
is het aan te bevelen om bij de
en participatie nogal eens door elkaar. Dat maakt dat de verwachtingen van deelnemers vaak niet gelijkgestemd zijn.
voorbereiding en uitvoering van participatieprocessen bepaalde spelregels
Communicatie
te maken.
Communicatie vindt altijd plaats. Voor, tijdens en na een initiatief. Daarbij zijn kernwoorden: transparantie, tijdig en
Het kan bijdragen aan het onderling vertrouwen in een
volledig. Dit zijn vormen van communicatie: informeren en
participatietraject om samen met deelnemers de spelregels op
consulteren. Informeren is traditioneel zendercommunicatie.
te stellen.
Er wordt hierbij informatie gegeven over wat er gedaan wordt waarbij er weinig ruimte is voor het aanpassen van plannen. Consulteren is vragen om een reactie op plannen die al gemaakt zijn. Die plannen worden vervolgens op basis
Met spelregels bedoelen we omgangsvormen die we
van de consultatie in meer of mindere mate aangepast.
in het participatietraject met elkaar maken. Participatie Bijvoorbeeld:
Participatie vindt plaats voordat een initiatief wordt gestart. Er is dan sprake van een voornemen om iets te
We denken in mogelijkheden
gaan doen. Het is een bewuste keuze om op basis van een participatievoorstel met duidelijke spelregels te komen
We nemen elkaar serieus
tot een initiatief waarop de samenleving invloed heeft kunnen uitoefenen. Vormen van participatie zijn in deze de
We hebben allemaal een
termen meedenken en meedoen. Bij meedenken wordt
eigen verantwoordelijkheid
de gezamenlijke denkkracht van de samenleving gebruikt om initiatieven zo goed mogelijk te laten aansluiten
We zijn daadkrachtig (actief )
op de wensen van de omgeving (afgezet tegen andere wegingsfactoren). Bij meedoen wordt de samenleving
We leren en verbeteren
uitgenodigd om te co-creëren (iets samen te maken).
We communiceren duidelijk en begrijpelijk
7
1
Paragraaf participatie
participatievoorstel
2
Participatieplan
Bijstellen participatieplan
3
4
Participatieverslag
Evaluatie
Alleen de gemeente
Stappen participatieproces
2
Participatieplan
De gemeente adviseert en stimuleert het gebruik
Er kan nu een communicatie- en participatieplan gemaakt
van het hierna beschreven participatieproces door
worden. Hierin worden de kaders verder uitgewerkt zoals
initiatiefnemers (start vanaf stap 2). Als de gemeente zelf
opgenomen in het participatievoorstel. Het participatieplan
verantwoordelijk is voor de uitvoering en voorbereiding
bestaat uit:
van een participatieproces werken we langs de lijn van deze spelregels.
Beschrijving van de randvoorwaarden en
Paragraaf participatie/communicatie (alleen relevant voor gemeente) Elk college-/raadsstuk dat gaat over beleidsvoorbereiding,
spelregels; Kalender (zowel de formele participatieprocedure en beslismomenten
-ontwikkeling, -uitvoering, of -evaluatie bevat een door
als de momenten voor communicatie
het bestuursorgaan (college/raad) opgestelde paragraaf participatie waarin: een gemotiveerd advies staat over al
en participatie richting bewoners en
dan niet participeren (aan de start van een traject) of staat
belanghebbenden);
welke resultaten de participatie heeft opgeleverd of wat
Participatiemiddelen (per moment en per
daarmee is gedaan (aan het einde van een traject); 1
groep belanghebbenden);
Participatievoorstel Het participatievoorstel is een document dat wordt
Communicatieplan;
geschreven om de eerste kaders van het participatietraject op te stellen. In het participatievoorstel komen in
Budget (inclusief dekkingsbron).
hoofdlijnen aan de orde: de 4 kernvragen (doelen, betrokkenen, verantwoordelijkheid en omgaan met de resultaten) en de antwoorden hierop;
Bijstellen participatieplan Let op: als de omstandigheden wijzigen stel dan het plan bij.
of participatie wettelijk verplicht is en zo niet of er al dan niet voor participatie wordt gekozen; de planning op hoofdlijnen;
3
Participatieverslag Van het participatietraject wordt een verslag gemaakt
Beschrijf bij de verschillende contactmomenten welke rollen er zijn voor de deelnemers;
waaruit is af te leiden welke inbreng is gegeven en hoe deze uiteindelijk verwerkt wordt in de betreffende besluiten. Het is belangrijk dat dit participatieverslag afgestemd wordt
andere factoren die meewegen in besluitvorming, zoals financiën, expert rapporten, politieke standpunten etc.
met de deelnemers die betrokken zijn geweest bij het participatietraject. Dit om ervoor te zorgen dat alle meningen goed meegenomen worden; 4
Er is altijd sprake van een belangenafweging en het algemene belang kan hierin doorslaggevend zijn.
Evaluatie Om te leren van een participatietraject, wordt het proces geëvalueerd. Alle factoren spelen hierin een rol. Een evaluatie kan aanleiding zijn om het proces bij te stellen.
8
Tot slot De manier waarop participatie wordt opgetuigd passend
De gemeente zet inwoners zo veel mogelijk in hun kracht
moet zijn bij de aard, de omvang en locatie van het
zodat ze zich vrij voelen om initiatief te nemen. Daarnaast
initiatief. Participatie is altijd maatwerk. Elk traject dat wordt
probeert de gemeente ook juist inwoners te betrekken
opgetuigd passend moet zijn bij aard, omvang en locatie
die niet vanzelfsprekend of gemakkelijk meedoen aan
van het initiatief. Over het algemeen geldt: hoe groter de
participatieprocessen. Door drempels weg te nemen zorgt
impact van het initiatief op de fysieke leefomgeving, hoe
de gemeente ervoor dat meer inwoners, en een meer
belangrijker het is om belanghebbenden te betrekken.
diverse groep inwoners, in staat is om mee te doen aan een participatietraject. Omdat een participatietraject letterlijk
Pas wanneer helder is waarom, met wie en wanneer
toegankelijker wordt, of omdat het voor deelnemers veiliger
de participatie plaatsvindt, worden de meest
voelt om mee te doen.
geschikte participatiemiddelen, werkvormen en communicatiemiddelen gekozen.
Het resultaat van het participatietraject is niet allesbepalend in het bestuurlijke besluitvormingstraject. Daar waar het
De keuze voor de middelen is afhankelijk van welk doel je
gemeentebestuur handelingsvrijheid heeft zal in het
hebt met participatie, wie deelneemt aan het proces en de
besluitvormingsproces het individuele belang van de
fase waarin je je bevindt. Naast de traditionele middelen
initiatiefnemer worden afgewogen ten opzichte van het
(zoals bewonersbrief, bewonersavond en klankbordgroep)
algemene (maatschappelijke) belang. Bij die afweging zal
zijn er meer vernieuwende middelen, zoals een flitspeiling via
voor het gemeentebestuur steeds meegewogen worden
social media, een internetpanel, een digitaal debat, webinar
welke publieke waarden worden gediend met het besluit.
of een ‘pressure cooker’ om andere doelgroepen te bereiken en meer opbrengst te krijgen. In de door de gemeente
Het bovenstaande participatie proces is ook als bijlage
ontwikkelde toolbox is dit verder uitgewerkt.
toegevoegd aan dit beleidskader.
Iedereen moet mee kunnen doen bij participatieprocessen. De gemeente betrekt bij elk participatieproces relevante (groepen) inwoners en partijen. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid voor kwetsbare groepen in de samenleving. Ook willen we bij participatie groepen betrekken die zich minder snel laten horen: het stille midden en jongeren. Zo kunnen we beter de kennis, informatie en ervaring van alle inwoners in de gemeente benutten en zo de kwaliteit van besluiten verhogen.
9
Participatie en de omgevingswet De Omgevingswet geeft voor de gemeente de wettelijke plicht om participatiebeleid op te stellen. In dit beleid wordt aangegeven hoe de gemeente uitvoering geeft aan haar motiveringsplicht bij het opstellen van omgevingsdocumenten zoals de omgevingsvisie en het omgevingsplan. De gemeente maakt met deze motivering duidelijk hoe partijen zijn benaderd, welke partijen erbij betrokken zijn, hoe partijen hun inbreng hebben gegeven en wat met de inbreng is gedaan. Uit de motivering moet ook volgen welke afwegingen hierin gemaakt zijn.
Als de aanvraag in behandeling is genomen, toetst de gemeente de aanvraag onder meer op participatie. De initiatiefnemer wordt gevraagd om voor dat er gestart wordt met het participatietraject na te denken over wat de ruimtelijke en maatschappelijke impact van zijn plan, initiatief of activiteit is. De gemeente kijkt naar wie er zijn betrokken, hoe de participatie is verlopen en wat er is gedaan met de inbreng van de betrokkenen. De gemeente wil graag weten welke belangen er zijn, zodat zij deze kan afwegen.
In dit participatieverslag staat aangegeven: Wat de ruimtelijke en maatschappelijke gevolgen zijn van het initiatief, plan of
De uitwerking van dit verplichte gemeentelijke
activiteit;
participatiebeleid ziet o.a. op de participatieaanpak
Wie de betrokkenen bij het initiatief,
van de omgevingsvisie, het omgevingsplan en de
plan of activiteit zijn;
omgevingsvergunning. Met dit beleidskader wordt
Wat de initiatiefnemer aan participatie
uitvoering gegeven aan deze wettelijke plicht.
heeft gedaan; Participatie bij omgevingsplan activiteit
Hoe de initiatiefnemer omging met de
Nieuw in de Omgevingswet is dat de initiatiefnemer
inbreng van betrokkenen;
(burger, bedrijf of overheid) zelf verantwoordelijk is voor
Wat de resultaten zijn van de
participatie en dit onderdeel van de aanvraag van een
participatie.
omgevingsvergunning. De gemeente Teylingen adviseert en stimuleert de initiatiefnemer om bij ieder initiatief na te denken over de ruimtelijke en maatschappelijke impact
De gemeente kan een omgevingsvergunning niet weigeren
van het initiatief en wat dat vraagt aan participatie. Iedere
op het participatie onderdeel. Als de gemeente vindt dat
aanvraag voor een omgevingsvergunning wordt getoetst
er onvoldoende informatie is voor een afgewogen besluit,
aan het omgevingsplan en eventueel de omgevingsvisie.
dan kan de gemeente ook zelf de participatie organiseren.
De beschikbaar gestelde leidraad helpt hierin een afweging
Daarvoor kan zij bijvoorbeeld een zienswijzeprocedure
te maken op welk niveau van participatie passend is.
starten.
Deze leidraad* wordt ook door het college gebruikt als toetsingscriterium voor een omgevingsvergunning. Als er een participatieplicht geldt voor de initiatiefnemer dan dient de initatiefnemer een participatietraject te hebben uitgevoerd voordat er een aanvraag voor een omgevingsvergunning wordt ingeleverd. Hierin is het van belang dat de initiatiefnemer het participatieverslag bij de aanvraag voegt.
*De leidraad participatie is een richtinggevend document waarmee de initiatiefnemer kan bepalen wat het mogelijke gevolg is van het voorgenomen initiatief voor de samenleving. De leidraad helpt de initiatiefnemer in het bepalen van het participatieniveau.
10
Bezwaar- en beroepsprocedures
Omgevingsvisie en omgevingsplan
Participatie komt niet in de plaats van juridische procedures
Bij het opstellen (actualiseren) van de omgevingsvisie
(voorlopige voorziening, bezwaar en beroep). Het is dus
en het omgevingsplan is meedenken het minimale
mogelijk dat in een beroepsprocedure de Raad van State de
participatieniveau, dit betekent dat inwoners en
omgevingsvergunning toch nog vernietigt.
belanghebbenden hun ideeën, wensen en meningen
Bijvoorbeeld omdat niet alle verschillende belangen
naar voren kunnen brengen of voorkeuren kunnen
voldoende in beeld zijn gebracht om een afgewogen besluit
aangeven. Deze neemt de gemeente mee. Een verslag
te kunnen nemen. Het organiseren van participatie is dus ook
van de participatie is een verplichte bijlage van de
in het belang van de initiatiefnemer.
omgevingsdocumenten. In het verslag staan de resultaten van het participatieproces en een beeld van de verschillende
Aanvraagvereiste bij verplichte participatie
belangen en hoe daarmee is omgegaan.
De gemeenteraad heeft gevallen aangewezen waarin participatie verplicht is. De verplichte participatie geldt voor
Bij het omgevingsplan moet de gemeente zorgen
bepaalde activiteiten die niet in het Omgevingsplan passen.
voor kennisgeving vooraf. De gemeente beschrijft
Als er een participatieplicht geldt voor de initiatiefnemer
in de kennisgeving vooraf aan het opstellen van het
dan dient de initiatiefnemer een participatietraject te
omgevingsplan wie worden betrokken, waarover en
hebben uitgevoerd voordat een aanvraag voor een
wanneer, wat de rol is van een ieder en waar meer informatie
omgevingsvergunning wordt ingediend.
beschikbaar komt.
Als de initiatiefnemer bij een aangewezen geval niet of
Er wordt bij de weging van de uitkomst van het
onvoldoende aan participatie heeft gedaan, kan het college
participatieproces gekeken in hoeverre de ideeën van
de aanvraag buiten behandeling laten. De initiatiefnemer
stakeholders of bijvoorbeeld inwoners nieuw/ander licht
moet dan opnieuw een aanvraag doen. Wel moet het college
werpen op een bepaald deelgebied van de visie of het plan.
de aanvrager eerst de gelegenheid geven het gebrek te
In hoeverre passen de initiatieven bij de koers uit de visie per
herstellen.
deelgebied?
Participatie bij omgevingsvisie en omgevingsplan
In de basis is sprake van uitnodigingsplanologie. Dit betekent
De gemeente moet zelf voor participatie zorgen bij
dat de gemeente op hoofdlijnen bepaalt waar ruimtelijk
het opstellen van de omgevingsdocumenten, zoals de
wel of geen veranderingen gewenst zijn met het oog op
omgevingsvisie en het omgevingsplan. De gemeente
de lange termijn prognoses en te beschermen waarden.
Teylingen geeft aan hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke
Het is planologie waarbij de gemeente zich uitnodigend
organisaties en bestuursorganen bij het opstellen van deze
en faciliterend opstelt tegenover initiatiefnemers. Deze
documenten betrokken zijn en wat de resultaten daarvan
basishouding is een belangrijk uitgangspunt van de
zijn.
Omgevingswet. De overige randvoorwaarden en spelregels voor participatie staan in de vorige hoofdstukken genoemd. Bij het opstellen en wijzigen van de omgevingsvisie en het omgevingsplan gelden de volgende spelregels/ werkafspraken: Het college van burgemeester en wethouders stelt een participatieparagraaf op waarin wordt aangegeven wie de stakeholders en deelnemers zijn en hoe deze stakeholders en deelnemers worden betrokken; wat de rol van de gemeenteraad en/of stuurgroep in het participatieproces is en of en wanneer de gemeenteraad en/of stuurgroep betrokken wordt.
11
De Leidraad is niet alleen bedoeld als hulpmiddel voor de initiatiefnemer, maar biedt de gemeente ook handvatten om te kunnen beoordelen of er eventueel nog een zienswijzeprocedure gestart moet worden.
In de nadere uitwerking in het participatieplan wordt aangegeven wanneer de stakeholders en deelnemers worden betrokken; welke belangen de stakeholders en deelnemers vertegenwoordigen. Vervolgens wordt er een participatieverslag opgesteld waaruit is af te leiden welke inbreng is gegeven en hoe deze verwerkt wordt in de ontwerp-omgevingsvisie of het ontwerp-omgevingsplan. Soms is het nodig om het participatieplan tussentijds bij te stellen. Met de uitkomsten van het participatieproces worden de concepten verder uitgewerkt door het college en vervolgens ter inzage gelegd voor zienswijzen.
Met de uitkomsten van het participatieproces worden de concepten verder uitgewerkt door het college en vervolgens ter inzage gelegd voor zienswijzen en daarna uitgewerkt naar een definitief ontwerp.
In de Leidraad voor Initiatiefnemers zijn de regels voor participatie opgenomen en ook voorbeelden, tips en een toolbox voor de initiatiefnemer hoe de participatie te organiseren. In de geest van de Omgevingswet kiest de gemeente Teylingen ervoor om niet voor te schrijven wat aan participatie georganiseerd moet worden, dit vermindert namelijk eigen initiatief en creativiteit. Ook zegt de grootte of het soort activiteit niet altijd iets over de ruimtelijke en maatschappelijke gevolgen op de directe omgeving. De Leidraad is niet alleen bedoeld als hulpmiddel voor de initiatiefnemer, maar biedt de gemeente ook handvatten om te kunnen beoordelen of er eventueel nog een zienswijzeprocedure gestart moet worden.
Ontbreken participatie Kiest een initiatiefnemer ervoor om geen participatie te organiseren en niet te voldoen aan zijn participatieplicht? Dan kan de gemeente ervoor kiezen om de aanvraag voor een vergunning niet in behandeling te nemen. De initiatiefnemer moet dan opnieuw een aanvraag doen.
12
Rollen in het participatieproces
1
1
Gemeenteraad
4
College van burgemeester & wethouders
2
Gemeenteraad bij omgevingsvisie en omgevingsplan
5
Initiatiefnemer
3
Gemeenteraad bij omgevingsvergunning
6
De ambtelijke organisatie
Gemeenteraad De gemeenteraad heeft
Kaderstellend
Controlerend
een democratische rol in
Kaders vaststellen voor het
Voldeed het participatietraject aan
participatietraject (inhoudelijk of
de gestelde kaders?
participatietrajecten.
op het participatieproces).
De verschillende rollen die de raad kan aannemen, zijn: Volksvertegenwoordigend Adviseren over te betrekken belanghebbenden en/of over de vormgeving van het proces op basis van kennis van de lokale situatie.
2
Gemeenteraad bij omgevingsvisie en omgevingsplan Participatie volgens de Omgevingswet betekent ook iets voor de rollen en
Kaderstellend
Controlerend
De gemeenteraad kan
De gemeenteraad controleert
kaders meegeven rondom
en evalueert bij vaststelling
de participatieaanpak bij het
van de omgevingsvisie en het
opstellen van omgevingsvisie en
omgevingsplan of en hoe uitvoering
omgevingsplan.
en toepassing gegeven is aan de participatieaanpak.
verantwoordelijkheden van de gemeenteraad:
13
3
Gemeenteraad bij omgevingsplan activiteiten
Kaderstellend
Controlerend
De gemeenteraad wijst
De gemeenteraad controleert
Alleen in trajecten waarvoor
aan de voorkant gevallen
de uitvoering van de
de gemeenteraad het
van buitenplanse
besluitvormingsprocedure
bindend adviesrecht van de
omgevingsplanactiviteiten
omgevingsvergunning door het
gemeenteraad heeft vastgelegd
aan waarvoor een bindend
college wanneer sprake is van een
adviesrecht van de raad en
bindend adviesrecht van de raad
een participatieplicht voor
en een participatieplicht voor de
initiatiefnemers van toepassing is.
initiatiefnemer. De uitkomst van
heeft de raad bij omgevingsplan activiteiten een rol.
het gevolgde participatietraject door de initiatiefnemer kan de raad meenemen in het bindend adviesrecht. Deze resultaten kunnen de raad helpen om een concreet beeld te krijgen van de belangen die er spelen in de fysieke leefomgeving.
4
College b&w Voor grootschalige plannen
De geschikte informatie over
Participatief werken en bestuurlijke
zoals complexe vergunningen,
participatie beschikbaar te
vernieuwing faciliteren en stimuleren.
omgevingsvisies en
stellen aan de gemeenschap en
Hier gaat het om gezamenlijke acties
gemeenteraad.
met de gemeenteraad, ambtelijke
omgevingsplannen is het
organisatie en de gemeenschap om
college verantwoordelijk
samen ‘beter participatief te werken’.
voor het opstellen van het
Deze acties kunnen het verkennen
participatievoorstel, het participatieplan en het participatieverslag.
van dilemma’s zijn of een specifiek Aansporing tot participatie
traject rondom gepast proceskaders
binnen hun eigen portefeuilles
stellen of ondersteuning bij
– waar nodig of gewenst – en
representativiteitsvraagstukken.
Het college verleent ook
deelname aan de participatie
omgevingsvergunningen
om te ervaren en leren van de
en beoordeelt daarbij of
praktijk.
de belangen voldoende in kaart zijn gebracht of als dat onvoldoende is gebeurt er alsnog aanvullende informatie moet worden verkregen door bijvoorbeeld het volgen van een zienswijzeprocedure. Het college van burgemeester en wethouders heeft een actieve rol bij:
14
5
Initiatiefnemer De initiatiefnemer is zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van participatie en hoe hier vorm aan wordt gegeven. Een initiatiefnemer kan een inwoner, ondernemer of de overheid zijn. Er kan gebruik worden gemaakt van de Leidraad voor initiatiefnemers en de toolbox waarin handvatten staan voor een goed doorlopen participatieproces.
6
De ambtelijke organisatie De organisatie vervult een belangrijke rol bij de uitvoering van participatie. Ambtenaren gaan in gesprek met inwoners die met initiatieven komen. Zij luisteren naar het initiatief van de inwoner en kijken hoe zij diegene kunnen helpen om ideeën verder te brengen. Het maken van verbinding tussen de gemeenschap en de gemeente is een cruciale rol voor de ambtenaar bij participatie.
Het maken van verbinding tussen de gemeenschap en de gemeente is een cruciale rol voor de ambtenaar bij participatie.
15
Monitoren en evalueren Evalueren, monitoring en leren in brede zin zijn belangrijk voor participatie. Met een nadruk op leren werken gemeente en de samenleving aan inzichten, ontwikkeling en verbetering van participatie. Dit beleidskader is de 1.0 versie. Op dit moment is nog niet alles te voorzien. Daarom stellen we nu een beleidskader 1.0 op. Na twee jaar evalueren we het beleidskader om te zien waar eventuele aanpassing benodigd is. Voor de evaluatie van dit participatie beleidskader zal gekeken worden naar (een selectie van) participatietrajecten die na de vaststelling van dit beleidskader doorlopen zijn. Ook zal voor het toetsingskader gekeken worden naar het doorlopen participatieproces en de onderdelen daarbinnen. Daarnaast zullen de gestelde randvoorwaarden, spelregels en rolverdeling getoetst worden. In bijlage 2 van dit beleidskader zijn toetsingscriteria toegevoegd waaraan geselecteerde doorlopen participatietrajecten getoetst zullen worden. Tot slot, in de evaluatie wordt ook gekeken in hoeverre het beleidskader en de leidraad werkbaar zijn geweest voor de initiatiefnemer. Het gaat hierbij om vragen als: heeft de verstrekte informatie bijgedragen aan het vormgeven van een passend participatietraject? Is de informatie helder verwoord en in hoeverre sluit deze aan bij de behoefte van de initiatiefnemer?
16
17
Bijlage 1: Infographic proces participatie
Verloop participatieproces Informeren
Samen denken
Dit doen we voor de start van een initatief
Dit doen we altijd Communicatie
Consulteren
Samen doen
Participatie
Kies voor de leidraad: Maak gebruik van de beschikbaar gestelde leidraad vanuit
Randvoorwaarden voor een participatietraject
de gemeente om te bepalen welke niveau van participatie passend is bij het initiatief. Deze leidraad wordt ook
Tip!
door het college gebruikt als toetsinstrument voor een
Goede voorbereiding
omgevingsvergunning.
Participatievoorstel
1
Maak de kaders duidelijk
Nodig mensen tijdig uit
Overleg op de locatie waar het om gaat
Verplaats u in de ander en de omgeving
Werk met thema’s
Geef de kaders goed aan
Maak duidelijk wat het doel is van het initiatief
Gebruik duidelijke taal en werk met beelden
Creëer een gelijkwaardig gesprekspodium
Bereidt u voor op alle mogelijke vragen
Bij een groot proces is een procesbegeleider misschien wel handig
Waar kunnen participanten over meepraten?
Blijf altijd communiceren, ook bij onvoldoende voortgang
Het participatievoorstel is een document dat wordt geschreven om de eerste kaders van het participatietraject op te stellen.
Ken uw participanten
Participatieplan
2
Er kan nu een communicatie- en participatieplan gemaakt worden. Hierin worden de kaders verder uitgewerkt zoals opgenomen in het participatievoorstel.
Spreken de participanten voor zichzelf of iemand anders?
3
Pas de wijze van communicatie en werkvorm af op de doelgroep
Gebruik informatie die al beschikbaar is, bijv. van de gemeente
Nodig eventueel raadsleden uit
Overweeg om de pers te benaderen indien passend
Uitvoeren van participatie
Spelregels participatie
4
Participatieverslag Van het participatietraject wordt een verslag gemaakt waaruit is af te leiden welke inbreng is gegeven en hoe deze uiteindelijk verwerkt wordt in de betreffende besluiten. Het is belangrijk dat dit participatieverslag afgestemd wordt met de deelnemers die betrokken zijn geweest bij het
We denken in mogelijkheden
We nemen elkaar serieus
We hebben allemaal een eigen verantwoordelijkheid
We zijn daadkrachtig
We leren en verbeteren
We communiceren duidelijk en begrijpelijk
Spelregels op maat
participatietraject. Dit om ervoor te zorgen dat alle meningen goed meegenomen worden.
5
18
Evaluatie participatietraject
Bijlage 2: Evaluatiecriteria participatietrajecten Evaluatie procesvoorstel: Een evaluatietraject voor participatietrajecten is essentieel om de effectiviteit, efficiëntie en impact van het participatieproces te beoordelen. De hierna opgestelde evaluatiecriteria worden gebruikt om dit beleidskader te toetsen. De komende twee jaar zullen voor de evaluatie van het participatieproces drie participatietrajecten geselecteerd worden door de gemeente. Hieronder volgen meerdere criteria waaraan het participatietraject getoetst zal worden. De gestelde criteria zijn per thema ingedeeld: Doelstellingen 1
Zijn de stappen uit dit beleidskader gevolgd? Beoordeel of de doelstellingen van het participatietraject helder en specifiek zijn geformuleerd. Zijn de beoogde resultaten en verwachtingen duidelijk geformuleerd in het participatievoorstel dan wel het participatieplan?
Betrokkenheid & Inclusie 2
Evalueer de mate van betrokkenheid van de relevante belanghebbenden bij het proces. Zijn alle belanghebbenden betrokken bij het participatietraject?
3
Zijn de participatietrajecten toegankelijk geweest voor diverse gemeenschappen / doelgroepen?
4
Beoordeel de mate van transparantie in het proces. Zijn de besluitvormingsprocessen en informatie helder gecommuniceerd? Zijn de betrokkenen gedurende het proces op de hoogte gesteld van de voortgang en de uitkomst van het participatieproces? Hebben de deelnemers van het participatietraject het participatieverslag ontvangen?
Communicatie 5
Welke participatievormen zijn ingezet en wat was het effect hiervan? Hebben alle deelnemers in het participatietraject de ruimte gekregen om hun mening voldoende voor te dragen?
Besluitvorming en invloed: 6
Waren de criteria die vooraf zijn gesteld aan het participatietraject voldoende om de afweging te maken? Hadden de criteria verder moeten worden aangescherpt? Was iedereen rolvast?
Tijdslijn en planning: 7
Controleer of het participatietraject volgens de geplande tijdslijnen en schema’s is verlopen. Wat is er vooraf opgenomen over deze tijdslijn en planning?
Participatieplan 8
Heeft er na het participatietraject een evaluatie plaats gevonden? Hebben de deelnemers na het participatietraject hun feedback kunnen geven? Is hier bijv. naar gevraagd? Zo ja wat zijn of waren de lessen die kunnen worden geleerd voor toekomstige participatietrajecten?
19
Bijlage 3: Begrippenlijst Beleidskader
Het beleidskader geeft aan wat de gemeente onder participatie verstaan, wat de ambities en kernwaarden zijn, en welke uitgangspunten de gemeente heeft. Het omschrijft de werkwijze.
Leidraad Participatie
De leidraad participatie is een richtinggevend document waarmee de initiatiefnemer kan bepalen wat het mogelijke gevolg is van het voorgenomen initiatief voor de samenleving. De leidraad helpt de initiatiefnemer in het bepalen van het participatieniveau.
Participatie
Participatie is deelname aan een activiteit of proces. In de politiek wordt participatie vaak gezien als onderdeel van de democratie, waarbij burgers betrokken worden bij besluitvorming en hun stem kunnen laten horen over belangrijke kwesties.
Randvoorwaarden
De eisen waaraan moet worden voldaan om een specifiek proces plaats te kunnen laten vinden.
Omgevingswet
De Omgevingswet regelt alles voor de ruimte waarin we wonen en werken. Deze nieuwe wet bundelt en maakt regels eenvoudiger. Met behulp van 1 digitaal loket wordt het makkelijker om ruimtelijke projecten te starten.
Initiatiefnemer
Iemand die het initiatief voor iets neemt, die de eerste aanzet voor een handeling of onderneming geeft of er de eerste stap toe zet. Een Initiatiefnemer is vaak verantwoordelijk voor het plannen, coördineren en leiden van de activiteit van het begin tot eind.
Pressure cooker
Een snelle brainstormsessie.
Toolbox
In de toolbox zitten allerlei handige hulpmiddelen zoals een handleiding, voorbeeldbrieven, voorbeeldverslagen, etc.
Motiveringsplicht
Hierbij wordt aangegeven hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen bij de voorbereiding zijn betrokken, wat de resultaten daarvan zijn en hoe invulling gegeven is aan het eigen participatiebeleid.
Omgevingsdocumenten
De wettelijke instrumenten waarin overheden hun visie, beleid en regels vastleggen.
Omgevingsplan
Het omgevingsplan bevat zo de regels voor de fysieke leefomgeving. De gemeente kan voor ieder gebied zeggen welke activiteiten zij wel of niet toestaat, bijvoorbeeld wonen, recreatie of bedrijvigheid. Onder de Omgevingswet heeft iedere gemeente 1 omgevingsplan.
Omgevingsvisie
In de omgevingsvisie legt de gemeente haar ambities en beleidsdoelen voor de fysieke leefomgeving voor de lange termijn vast.
Omgevingsvergunning
Met een omgevingsvergunning kan de overheid toestemming verlenen om één of meer activiteiten in de fysieke leefomgeving uit te voeren.
Voorlopige voorziening
Dit is een tijdelijke maatregel die meestal de inwerkingtreding van een bepaald besluit tegenhoudt (schorst).
20
Bijlage 4: Infographic uitkomst peiling inwoners Teylingen ten aanzien van participatie
21
Dit is een uitgave van:
Versie: 14 februari 2024 Vastgesteld door de gemeenteraad op 1 februari 2024
22