2023-08-25 Raadsmemo reactie op initiatiefvoorstel MVI

Raadsmemo Reactie college op initiatiefvoorstel van GroenLinks en D66: MVI naar een hoger plan aan: datum:

de raad van de gemeente Teylingen 25-8-2023

ons kenmerk: portefeuillehouder:

Z-23-329165 Heleen Hooij

behandelend ambtenaar:

A. Chourak

e-mailadres: telefoon:

A.Chourak@hltsamen.nl 14 0252

Met veel belangstelling heeft het college kennisgenomen van het initiatiefvoorstel ‘MVI naar een hoger plan’ van de fracties GroenLinks en D66. Het college van Teylingen zet zich in voor een betere en toekomstbestendige leefomgeving. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) is daarbij van groot belang. Hoewel onderdelen van MVI, zoals duurzaam inkopen en SROI (Social Return on Investment), al een aantal jaren deel uitmaken van het gemeentebeleid, kan een nieuwe focus ertoe bijdragen dat MVI nog beter in onze inkoop- en werkprocessen wordt geborgd. Om dit thema naar een hoger plan te brengen zijn vervolgstappen nodig. Van MVI naar MVOI Op weg naar onze doelstelling hebben Hillegom, Lisse en Teylingen het Manifest MVI destijds ondertekend. Met het ondertekenen van het Manifest MVI hebben de HLT-gemeenten zich verplicht om een actieplan MVI op te stellen. Het opstellen van actieplan MVI was daarbij geen doel op zich, maar een middel om de ambities te verwezenlijken. Budget en capaciteit zijn echter knelpunten gebleken om daadwerkelijk uitvoering te geven aan dit actieplan. Het Manifest MVI liep in 2021 af. Hierna volgde een evaluatie door het Rijk. Hieruit is sterk naar voren gekomen dat juist het interne opdrachtgeverschap belangrijk is. De verantwoordelijkheid voor MVI wordt onterecht vaak neergelegd bij de inkoopafdeling, terwijl de kern ook ligt bij goed opdrachtgeverschap.

Vandaar dat er landelijk nu gesproken wordt over Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Bovendien werd het Manifest MVI door geïnterviewde partijen veelal als vrijblijvend ervaren met weinig druk op naleven van afspraken. In 2022 kwam een vervolg op het Manifest, namelijk het Manifest MVOI. Teylingen is nog geen partij bij het hernieuwde Manifest. Partijen die zich aansluiten verplichten zich om een (vernieuwd) actieplan op te stellen, het actieplan actueel te houden en jaarlijks de voortgang te monitoren. In ruil kan de gemeente gedurende de gehele looptijd rekenen op onder andere kennisdeling, instrumenten en hulpmiddelen, toegang tot bijeenkomsten alsmede toegang tot het gezamenlijke netwerk via het Expertisecentrum Aanbesteden (PIANOo) van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat. De interne organisatie Het naleven van MVI in bestaande inkoopprocessen vraagt om controle/ monitoringsmechanisme, Het is noodzakelijk om MVI in HLT-verband op te pakken; een organisatie brede opgave. De inkoopafdeling initieert waar mogelijk, maar is daarmee niet de enige verantwoordelijke. Komen tot een multidisciplinaire aanpak is dan ook wenselijk. Draagvlak bij alle betrokkenen is immers een essentiële voorwaarde om MVI naar een hoger plan te brengen.

Hierbij kan gedacht worden aan kennis- en bewustzijnsvergroting, waarbij effectieve communicatie een belangrijk instrument is. Ook is het wenselijk een duidelijke taakverdeling en (deel)eigenaarschap bij de uitvoerende rollen

te hebben. Voor het verder inbedden, verankeren en ontwikkelen van MVI in HLT-verband is het noodzakelijk om een project- of werkgroep in te richten van waaruit de verschillende disciplines samenwerken. Ook kan gedacht worden een MVI-coördinator aan te trekken die zorgt dat MVIafspraken worden nagekomen en dit thema op de agenda komt bij betrokkenen. De voorgestelde maatregelen In het initiatiefvoorstel van fracties GroenLinks en D66 worden specifieke maatregelen aangedragen. Hierna volgt een toelichting per voorgestelde maatregel. 1. Het aanstellen van een MVI-coördinator alsmede inkopers te scholen op MVI. Interne aandacht zal de aankomende jaren zeker nodig zijn om de organisatie mee te krijgen. Het blijft daarbij zaak dat MVI duidelijk belegd moet worden in de organisatie. Het aanstellen van een MVI-coördinator kan bijdragen aan uitvoering en borging van MVI in het inkoopproces. Echter, het enkel aanstellen van een MVI-coördinator is niet voldoende. Er dient bijvoorbeeld specialistische duurzaamheidskennis beschikbaar te worden gesteld. Om dit onderwerp verder te brengen in de organisatie moet op grotere schaal, dan inkopen alleen, kennisdeling en –ontwikkeling plaatsvinden. Team Inkoop is niet (enkel) verantwoordelijk voor de realisatie van de uitgangspunten van MVI, maar faciliteert via inkoop en aanbesteding bij MVI.

De ‘O’ van opdrachtgeven gaat immers vooraf aan het inkopen en legt een grote verantwoordelijkheid bij de interne opdrachtgevers/managers. Dit proces begint bij het budgetteren in de begroting. 2. De kosten van de MVI-coördinator ten laste te brengen van het reguliere budget bedrijfsvoering. Het huidige budget bedrijfsvoering biedt geen ruimte voor het aantrekken van een MVIcoördinator; niet in de begroting 2023 en ook niet in de begroting 2024 van Teylingen. 3. Elk jaar twee of meer bouwprojecten circulair aanbesteden op niveau 3. De potentie om dergelijke maatregelen op te nemen bestaat. Echter, zoals gezegd is een aantal vervolgstappen nodig om MVI verder te brengen. Alvorens toegewerkt wordt naar concrete doelen en acties is het belangrijk om MVI eerst goed te borgen en te verankeren in de organisatie, zodat de opdrachtgevers hier zelfstandig mee aan de slag kunnen. Hiertoe dient de huidige opzet goed geëvalueerd te worden. Alsdan kan een nieuw (integraal) actieplan opgesteld worden samen met de interne en externe stakeholders, waarin dergelijke maatregelen een plek kunnen krijgen. 4. Onderzoeken hoe je MVI kan toepassen bij inkoop onder €50.000 en onderzoeken hoe je MVI het beste kan toepassen bij GWW-aanbestedingen. Voor beide punten geldt dat MVI in meer of mindere mate al toegepast wordt bij de inkoop.

Doordat een monitoringsinstrument op dit moment ontbreekt, is onvoldoende zicht op de resultaten en welke eisen daadwerkelijk worden toegepast. Om meer duidelijkheid en uniformiteit te krijgen, is het wenselijk genoemde punten mee te nemen in de evaluatie. 5. Bij het opstellen van het inkoopjaarplan bepalen welke trajecten het meest kansrijk zijn om grote winst te halen op specifieke onderdelen van MVI. De afdeling Inkoop stelt ieder jaar een inkoopjaarplan op voor bedragen vanaf €30.000,-. De afdeling inkoop is daarbij afhankelijk van de aanlevering van input door de afzonderlijke vakafdelingen. Nu gebeurt dit onvoldoende eenduidig. Een aan te stellen MVI-coördinator zou hierin een trekkende rol kunnen innemen. 6. Jaarlijks rapporteren over de voortgang van voorgaande acties, in helde taal over concrete resultaten. MVI is een groeiproces ofwel ontwikkeltraject dat continue verbetering vraagt. Het stellen van een aantal eisen is niet voldoende. Om MVI activiteiten te kunnen verbeteren en bij te sturen is het belangrijk om te monitoren, zowel op het niveau van de organisatie (procesmonitoring) als het effect dat MVI teweeg brengt (effectmonitoring). Op dit moment zijn de MVI-resultaten onvoldoende inzichtelijk, omdat monitoring en vastlegging niet plaatsvindt. Bij de evaluatie van MVI is monitoring een belangrijk thema om mee te nemen. 7.

Op termijn MVI naar een hoger plan tillen waarbij wordt voldaan aan niveau 2 en niveau 3. MVI is een vorm van verandermanagement. Het is niet makkelijk en wordt niet snel opgelost, maar er is voortgang. Het is een uitdaging de organisatie mee te nemen en in te zetten. Bij het formuleren van concrete acties en doelstellingen is het belangrijk realistisch te zijn en tussentijds bij te sturen.

Gewenst vervolg Nu er een nieuw Manifest MVOI ligt en daarmee het huidige actieplan MVI is komen te vervallen, is het een goed moment om de MVI activiteiten onder de loep te nemen door middel van een uitgebreide evaluatie. Met een nulmeting kunnen de huidige prestaties en effecten van MVI in kaart worden gebracht. Er gebeurt veel, maar dit is niet altijd zichtbaar en vaak te gefragmenteerd. Een evaluatie is noodzakelijk om het huidige beleid en de ambities te vertalen naar realistische en concrete doelen/resultaten. De mogelijkheid bestaat aan te sluiten bij het Manifest MVOI. Het onderwerp MVI is niet opgenomen in het collegewerkprogramma. Items in het collegewerkprogramma worden opgenomen in de meerjarenplanning. Voor nieuwe, aanvullende onderwerpen/thema’s moet ruimte gezocht worden zonder dat de ambities in het collegewerkprogramma geweld aangedaan worden. Het college stelt de leden van gemeenteraad dan ook voor dit onderwerp in 2024 op te pakken en zal de gemeenteraad dan vragen budget hiervoor beschikbaar te stellen. Voorwaarde is dat zowel Hillegom als Lisse dit ook onderschrijven.