2022-11-03 RV DoeMee onderzoek Wob rekenkamercommissie.pdf

Teylingen

Raadsvoorstel Besluitvormend Rapportage De praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen van de rekenkamercommissies Teylingen en Hillegom-Lisse. aan:

de raad van de gemeente Teylingen

datum voorstel: datum raadsvergadering: portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: e-mailadres:

23 september 2022 3 november 2022 Presidium drs. K.B.J. Overbeek k.overbeek@raadteylingen.nl

Het presidium stelt voor: 1. De aanbevelingen uit de rapportage “De praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen” over te nemen: 1. Maak afspraken tussen raad en college over de uitgangspunten en uitvoering voor de Woo. Openbaarheid is immers een belangrijk uitgangspunt van onze democratie; het is een belangrijke taak van de gemeenteraad om dit te controleren en daarvoor de nodige kaders te stellen. 2. Maak afspraken over rapportage aan de raad en college van de beleidsuitvoering. 3. Zorg voor goede informatievoorziening aan de inwoners door duidelijke informatie op de website over mondeling indienen van een Woo verzoek en afhandeltermijnen. 4. Zorg voor goede motivering van besluiten op basis van weigeringsgronden en bij het niet bestaan van documenten. 5. Geef de Woo-coördinator een stevige positie in de afhandeling van Woo verzoeken, zodat expertise en leereffecten geborgd worden. 2. De aanbevelingen voor uitvoering in handen te stellen van het college; 3. Het college te verzoeken over de implementatie van de aanbeveling aan de gemeenteraad te rapporteren voor 1 mei 2023.

Inleiding De rekenkamercommissies van Teylingen, Hillegom en Lisse hebben deelgenomen aan het DoeMee onderzoek van de NVRR naar de praktijk van de Wob. De komst van de Wet open overheid (Woo) was een goed moment om de balans op te maken van de uitvoeringspraktijk van de Wob. In dit onderzoek wordt daarom ook bezien hoe het op dit moment staat met de actieve openbaarheid om vast te kunnen stellen of de gemeenten klaar zijn voor de komst van de Woo. Bestaand kader en context In de rapportage van de rekenkamercommissie zijn de volgende conclusies getrokken: 1. De drie gemeenten hadden noch een (bestuurlijk) beleid voor de afhandeling van Wob- verzoeken noch een beleid voor actieve openbaarmaking van overheidsinformatie. Aan de actieve openbaarheid met betrekking tot Wob-

2.

3.

4. 5.

6.

verzoeken werd vrijwel geen invulling gegeven. Met de Woo moet dat veranderen. De Woo geeft meer actieve openbaarheidsplichten, waardoor op dat deel van de informatieverstrekking meer accent moet liggen. Bij de drie gemeenten wordt niet periodiek gerapporteerd aan de raad en het college over de informatievoorziening rondom de afhandeling van Wob-verzoeken (bijvoorbeeld over vorm, frequentie en moment). De informatievoorziening op de websites voor het indienen van een verzoek is beoordeeld als matig en ook de leesbaarheid en hulpvaardigheid kan beter. Daarnaast ontbreekt er informatie over het mondeling indienen van een verzoek en over afhandeltermijnen. De motivering van besluiten over de weigeringsgronden en bij het niet bestaan van documenten is niet altijd volledig. De rol van de Wob-functionaris kan steviger worden vormgegeven, waardoor expertise en het lerend effect worden vergroot. De inmiddels gekozen invulling van de Woo-coördinator geeft hiertoe handvatten. De Wob is in de drie gemeenten de afgelopen jaren op praktische wijze uitgevoerd. Wob-verzoeken zijn sneller dan gemiddeld afgehandeld (de oorzaak daarvan is niet onderzocht), waar nodig is verduidelijking gezocht. De afhandeling van de Wob verzoeken hebben niet geleid tot bezwaren en klachten.

De conclusies leiden tot de volgende aanbevelingen voor raad en college: 1. Maak afspraken tussen raad en college over de uitgangspunten en uitvoering voor de Woo. Openbaarheid is immers een belangrijk uitgangspunt van onze democratie; het is een belangrijke taak van de gemeenteraad om dit te controleren en daarvoor de nodige kaders te stellen. 2. Maak afspraken over rapportage aan de raad en college van de beleidsuitvoering. 3. Zorg voor goede informatievoorziening aan de inwoners door duidelijke informatie op de website over mondeling indienen van een Woo verzoek en afhandeltermijnen. 4. Zorg voor goede motivering van besluiten op basis van weigeringsgronden en bij het niet bestaan van documenten. 5. Geef de Woo-coördinator een stevige positie in de afhandeling van Woo verzoeken, zodat expertise en leereffecten geborgd worden. Het college onderschrijft de aanbevelingen en heeft per punt een reactie gegeven die is opgenomen in de rapportage. De rekenkamercommissies hebben gereageerd op de bestuurlijke reactie met een nawoord. Aanpak, uitvoering en participatie De Rekenkamercommissies hebben deze rapportage gebaseerd op het DoeMee-onderzoek van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamerscommissies (NVRR) van 2021 over de Wob. Omdat het onderzoek van Pro Facto meer de landelijke resultaten beschreef is een verdiepende rapportage opgesteld voor de drie gemeenten.

Aan het onderzoek deden in totaal 93 Rekenkamers en Rekenkamercommissies mee. Van deze 93 RK(C)’s waren 83 gemeentelijke RK(C)’s. De feitelijke bevindingen zijn ambtelijk geverifieerd en daarna is de rapportage voorgelegd aan de colleges voor bestuurlijk wederhoor. Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) De rekenkamercommissie van Hillegom en Lisse heeft samen met de rekenkamercommissie Teylingen de verdiepende rapportage opgesteld. Evaluatie De rekenkamercommissie volgt op dit punt de tussentijdse ontwikkelingen. Wanneer de rekenkamercommissie constateert dat er onvoldoende gevolg wordt gegeven aan haar aanbevelingen, kan zij de raad hierop attenderen.

Bijlagen en achtergrondinformatie Rapportage De praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Teylingen, gelezen de rapportage De praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen van de rekenkamercommissies Teylingen en Hillegom-Lisse, gelet op artikel 81oa en 108 van de gemeentewet,

besluit: 1. De aanbevelingen uit de rapportage “De praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen” over te nemen: 1. Maak afspraken tussen raad en college over de uitgangspunten en uitvoering voor de Woo. Openbaarheid is immers een belangrijk uitgangspunt van onze democratie; het is een belangrijke taak van de gemeenteraad om dit te controleren en daarvoor de nodige kaders te stellen. 2. Maak afspraken over rapportage aan de raad en college van de beleidsuitvoering. 3. Zorg voor goede informatievoorziening aan de inwoners door duidelijke informatie op de website over mondeling indienen van een Woo verzoek en afhandeltermijnen. 4. Zorg voor goede motivering van besluiten op basis van weigeringsgronden en bij het niet bestaan van documenten. 5. Geef de Woo-coördinator een stevige positie in de afhandeling van Woo verzoeken, zodat expertise en leereffecten geborgd worden. 2. De aanbevelingen voor uitvoering in handen te stellen van het college. 3. Het college te verzoeken over de implementatie van de aanbeveling aan de gemeenteraad te rapporteren voor 1 mei 2023.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 3 november 2022,

Robert van Dijk griffier

Carla G.J. Breuer Voorzitter