19. Getekend Raadsvoorstel besluitvormend Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting vd financiële organisatie

Raadsvoorstel Besluitvormend

Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Teylingen 2023 (Controleverordening)

aan:

de raad van de gemeente Teylingen

zaaknummer: Z-23-338692 Datum collegevergadering: 31 oktober 2023 datum raadsvergadering: 14 december 2023 agendapunt: Mevr. M.E.I. Volten portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: emailadres: telefoon:

A. Duivenvoorde a.duivenhoorde@hltsamen.nl 14 0252

Wij stellen voor: De "Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Teylingen 2023 (Controleverordening)" vast te stellen.

Inleiding Als gevolg van een wijziging van de Gemeentewet moet het college over 2023 in de jaarrekening verantwoording afleggen over de rechtmatige besteding van middelen (financiële rechtmatigheid) met een rechtmatigheidsverantwoording (RMV). De accountant controleert de jaarrekening op getrouwheid. En met ingang van 2023 ook de getrouwheid van de in de jaarrekening opgenomen RMV. Met andere woorden; is hetgeen in de RMV opgenomen juist en volledig? Dit geldt voor de gemeenten Hillegom Lisse en Teylingen ende werkorganisatie HLTsamen. Om aan de wetswijziging te voldoen en tijdig een getrouwe rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2023 te kunnen opnemen zijn sinds 2020 een aantal stappen gezet om de rechtmatigheidsverantwoording te implementeren. De financiële verordening (art. 212 GW) bijvoorbeeld, is in 2023 aangepast. Eind 2023 en doorlopend in 2024 zijn (zowel bestuurlijke als ambtelijke) acties nodig. Een van de acties is het actualiseren van de Controleverordening waarmee invulling wordt gegeven aan het wettelijk kader met randvoorwaarden voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording.

Bestaand kader en context De huidige Controleverordening vormt op dit moment het kader voor de controle. De rechtmatigheidsverantwoording door het college ontbreekt daar in. Met het actualiseren

van de Controleverordening geeft de gemeente invulling aan het wettelijk kader met randvoorwaarden voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en voldoet de gemeente aan de wijziging van de Gemeentewet. Beoogd effect Voldoen aan de Gemeentewet en in de jaarrekening 2023 tijdig een getrouwe rechtmatigheidsverantwoording opnemen. Argumenten 1.1 Met het actualiseren van de Controleverordening geeft de gemeente invulling aan het wettelijk kader met randvoorwaarden voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en voldoet de gemeente aan de wijziging van de Gemeentewet. 1.2 Op een aantal nuanceringen en tekstuele wijzigingen na wijzigt de Controleverordening slechts op een paar inhoudelijke punten. De inhoudelijke wijzigingen volgen voornamelijk uit de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en zijn opgenomen in de “Was-Wordt”-lijst. Kanttekeningen Geen. Financiële consequenties Het actualiseren van de Controleverordening heeft geen directe financiële consequenties. Aanpak, uitvoering en participatie De Controleverordening 2023 is gebaseerd op de VNG modelverordening. Bij het opstellen van de verordening is de griffie betrokken. Nadat de verordening door de raad is vastgesteld wordt deze bekendgemaakt in het elektronisch gemeenteblad en gepubliceerd op overheid.nl. Duurzaamheid In deze niet relevant.

Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) Voor Hillegom en Lisse wordt hetzelfde voorstel ingebracht. Urgentie De Controleverordening moet voor eind 2023 worden vastgesteld. Evaluatie De uitvoering van de stappen voor het opstellen van de RMV opgenomen in het PvA worden gevolgd in de projectgroep Financiele sturing en beheersing, onderdeel "strategisch". Bij het jaarrekeningproces 2023 (eind 2023 en eerste kwartaal 2024) en daarna periodiek wordt door projectgroep Financiele sturing en beheersing, onderdeel "strategisch" en Control beoordeeld of het effect is bereikt en de rechtmatigheidsverantwoording tijdig en getrouw opgesteld kan worden. Bijlagen en achtergrondinformatie 1. Was wordt lijst Tey 18 okt 2. Toelichting controleverordening 213 Gemeentewet 18 okt Namens het college van Teylingen, Dhr. J.F.A. Tomassen Secretaris

Mevr. C.G.J. Breuer Burgemeester

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Teylingen, gelezen het voorstel van het college van 31 oktober 2023 met als onderwerp Controleverordening gemeente Teylingen 2023 gelet op de behandeling in de raadscommissie- en raadsvergadering, gelet op artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet vast te stellen de volgende verordening:

Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Teylingen 2023 (Controleverordening). Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet; b. accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant; c. deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening; d. jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet; e. rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante weten regelgeving. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar. 2. Burgemeester en wethouders bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3.

De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen; b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties; c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de managementletter; f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

g. de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden. 4. In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt. 5. De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast. Artikel 3. Overige controles en opdrachten 1. Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Teylingen 2019 voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. 3. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht.

Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie; 2. De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit. 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit de raad en vertegenwoordigers van de gemeente. Artikel 5. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders 1. Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole. 2.

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn. 3. Bij de jaarrekening bevestigen burgemeester en wethouders schriftelijk aan de accountant, dat alle burgemeester en wethouders bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Burgemeester en wethouders overleggen uiterlijk 14 juli de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad. 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld. 6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek. 7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de Verbijzonderde interne controle (VIC) van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte

accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. ambtelijke organisatie. Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente. 2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen. 3. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten. Artikel 7. Rapportering door accountant 1.

Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan burgemeester en wethouders. 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van de raad. Artikel 8. Intrekking oude regeling De Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie vastgesteld op 1 juni 2006 wordt ingetrokken. Artikel 9 Overgangsrecht Het besluit tot aanwijzing van de accountant uit 2021 geldt als een besluit genomen op grond van deze verordening. Artikel 10.

Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht op 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen over het verslagjaar 2023 en later. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente Teylingen 2023. Aldus besloten in de raadsvergadering van 14 december 2023,

Digitaal ondertekend door Cecile G.M. Bus op 19-12-2023

Mevr. Cecile G.M. Bus Interim-griffier

Digitaal ondertekend door Carla G.J. Breuer op 20-12-2023

Mevr. Carla G.J. Breuer voorzitter