Ter info - Bestuurlijk testament 2022

Bestuurlijk Testament – tips van de oude aan de nieuwe gemeenteraad Er zijn 100 losse tips van raads- en commissieleden vanuit 2018-2022 ontvangen. 67 daarvan hebben draagvlak bij (bijna) alle fracties. Deze vormen samen het ‘Bestuurlijk testament’. Op 4 mei, tijdens een bijeenkomst van de Denkgroep Werkwijze Raad wordt dit besproken. Wat?

Toelichting

Te nemen actie:

1.

Betreft: (Alfabetisch) Accountant

Meer inzetten t.b.v. de controlerende taken van de gemeenteraad.

De griffier zal dit op de agenda van een Auditcommissie plaatsen.

2.

Ambtenaren

Vaker contact met raads- en commissieleden

De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant; de account verricht nu minimaal noodzakelijke werkzaamheden. Het kan de gemeenteraad helpen hem vaker in te zetten op dossiers (zoals recent op de haven) en daar dus extra budget voor uit te trekken, jaarlijks. De Auditcommissie hier een rol in geven (aansturing, keuze extra onderzoeken). Belangrijk voor de band en het wederzijds begrip; in de commissie aan tafel in geval van technische vragen, overdag (via de griffier) beschikbaar voor het beantwoorden van (a-politieke) vragen over thema’s die spelen.

3.

Bestuurlijke Uitwisseling

Den Helder-Texel

4.

Commissieleden

Niet 1 maar 2 keer per jaar kunnen nieuwe commissieleden worden benoemd.

Een bestuurlijke uitwisseling tussen raden en colleges van Den Helder her-instellen. Zoals voorheen (en in aanvulling op de uitwisseling met de KOP-gemeenten); 1 of 2-jaarlijks; omdat onze gemeenten belangrijke thema’s delen. De beperking dat er slechts op 1 moment per jaar nieuwe commissieleden toegelaten mogen worden wijzigen in: twee keer per jaar (in maart en in september).

5.

Commissieleden

Van 4 naar 3 commissieleden (o.a. vanwege kosten).

Het aantal commissieleden kan worden teruggebracht worden naar maximaal 3 per fractie.

1

Dit bespreken in de Driehoek (burgemeester, secretaris en griffier) en: Verwerken in het raadsvoorstel dat de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, aanpast De griffier zal dit bespreken met de voorzitter van de gemeenteraad.

De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen. De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen.

Betreft: (Alfabetisch) Communicatie

Wat?

Toelichting

Te nemen actie:

Communicatie vanuit de gemeenteraad.

De griffie zal dit meenemen in het griffieplan.

7.

Democratie/ Bestuurscultuur

Quick Scan Democratie doen bij de start van de nieuwe raad.

8.

Democratie/ Bestuurscultuur

Een paar keer in een raadsperiode praten over wederzijdse verwachting.

Er moet beter uitgelegd worden wat de raad besluit/doet en waarom; a-politiek, maar wel helder – dat kan bijv. via een periodieke pagina in de krant. Doel: kloof verkleinen; nadenken hoe dit te realiseren. Vraag de griffie de mogelijkheden in kaart te brengen (via een Communicatieplan Gemeenteraad) De Quick Scan Democratie zorgt dat je als gemeente inzicht krijgt in de werking van de lokale democratie; je ontvangt een integraal beeld, een ’foto’, van de stand van je eigen lokale democratie. Dit beeld komt tot stand door de input van inwoners, raadsleden, collegeleden en ambtenaren. De uitkomst is een startpunt om in gesprek te gaan over de lokale democratie. Daarna kunnen er samen stappen worden genomen om het democratische samenspel te versterken. Advies: dit koppelen aan de uitvoering van de motie ‘Nieuwe democratische vormen’ Periodiek gesprek tussen raad en college over wederzijdse verwachtingen; hoe gaat het? Het gaat dan over bestuurscultuur, samenwerking raad – en college, rolopvatting, informatievoorziening.

9.

Device/computer

Onderzoeken of de iPad voldoet

10.

Fractievoorzittersoverleg

Functie en begrenzing moet duidelijk zijn.

6.

Het scherm is klein, het toetsenbord niet handig; onderzoeken of er betere devices beschikbaar zijn (resultaat: medio 2024; er zijn al refurbished iPads besteld door ICT) Hier goed over nadenken en duidelijk omschrijven wat bespreek je met slechts een afvaardiging vanuit de raad (en niet met alle raadsleden?); aansluiten bij taken die andere gemeente vaak onder een ‘Presidium’ scharen. Essentie: alleen gevoelige onderwerpen – daar waarbij sprake is van (potentiële) schade als er openlijk over wordt gesproken. Advies: Laat de griffie een notitie schrijven over wel/geen Fractievoorzittersoverleg; voor- en nadelen, onderwerpen et cetera.

2

Dit zal worden betrokken bij de uitvoering van de motie ‘Nieuwe democratische vormen’.

De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen. De griffie start een DenkGroep vanuit de raads- en commissieleden, ondersteund door iemand vanuit de ICT-afdeling. De griffier stelt hierover een notitie op; afhankelijk van het effect daarvan zal het betreffende hoofdstuk in de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, worden aangepast.

Wat?

Toelichting

Te nemen actie:

11.

Betreft: (Alfabetisch) Geheime stukken

Zet duidelijk op papier hoe het werkt met geheim/vertrouwelijk.

De griffier stelt hierover een notitie op; afhankelijk van het effect daarvan zal de betreffende in de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, worden aangepast.

12.

Insprekers

Moeten met een goed gevoel de raadzaal verlaten

Het is van belang dat er duidelijkheid komt over vertrouwelijk/geheim. Er zijn verschillende ideeën over. Het is goed om hier in een denkgroep over te sparren. Het gaat bij geheimhouding en vertrouwelijk dan over: wat verstrek je wel/niet aan de raad? En hoe dan? Ook wordt even gesproken over de beveiliging van de iPad en iBabs; ook dit wordt meegenomen (noot griffier: er wordt nu al gewerkt aan een 2-traps verificatie in iBabs). De commissievoorzitter moet helder maken wat het vervolg is (college pakt het op, of raad, of niks, als niks gedaan kan worden)

13.

Insprekers

Uiterlijk termijn aanmelding insprekers.

14.

Insprekers

Heldere knip tussen inspraak (met vragen) en vervolg van de vergadering.

15.

Insprekers

Voorkomen dat een Inspraak Publieksrondvraag een compleet agendapunt wordt.

Gaan hanteren van een uiterlijke termijn voor aanmelding inspraak (24 uur voor de vergadering). Dit maakt het duidelijk wat de commissie -en het college- kan verwachten – iedereen kan zich er op voorbereiden. Wel geldt een escape voor urgente onderwerpen, die kort voor een vergadering het licht zien. Belangrijk dat er een knip is tussen de werkelijke inspraak en het vragen kunnen stellen aan de inspreker enerzijds en de discussie naar aanleiding van de inspraak, of vragen n.a.v. inspraak aan de wethouder. Wanneer gebruik gemaakt wordt van het spreekrecht over een onderwerp wat niet op de agenda staat (Publieksrondvraag), moet voorkomen worden dat dat op dat moment een compleet agendapunt wordt. De inspreker doet zijn verhaal, er kunnen vragen gesteld worden aan de inspreker en vervolgens aan de wethouder. Niet meer dan dat. Het is vervolgens aan de commissie om een voorstel te doen over het vervolg van de inbreng van de inspreker. De raadscommissie beslist daar zelf over.

3

De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen. De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen. De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen. De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen.

Betreft: (Alfabetisch) Interruptie

Wat?

Toelichting

Te nemen actie:

Duidelijker uitleggen hoe het werkt (alleen een (korte) vraag, bijvoorbeeld).

Beter uitleggen wat een interruptie is en waar deze voor is bedoeld (en: altijd in vraagvorm.). De voorzitter staat de interruptie toe op een natuurlijk moment in het betoog (einde van een zin).

17.

Inwoner Informatieavonden

Op 26 juni 2019 heeft de gemeenteraad de motie Inwoner Informatieavonden aangenomen.

De afspraken (klik hier) kunnen worden vertaald in de Verordening.

De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen. De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen.

18.

Lange Termijn Planning Moties

Meer van de raad maken

Betrekken bij de vergaderingen over de Perspectiefnota en de Programmabegroting. Om het leuk te houden voor de luisteraard: niet helemaal voorlezen maar de essentie kost pitchen (à la raadsvoorstellen)

16.

19.

Niet integraal voorlezen maar kort de essentie vertellen (pitchen) Na vertrek Erie: geen notulen meer

20.

Notulen commissie en raad

21.

Omgangsvormen

Onderling en tussen de verschillende ‘lagen’

22.

Planningscommissie

Criteria ‘bespreekrijp’

Alleen een besluitenlijst (Korte Weergave ‘plus’ – bijvoorbeeld toevoegen: per agendapunt de gespreksonderwerpen; waar dus in de raad het debat vooral over zal gaan). Dit, omdat alle vergaderingen zijn terug te kijken, met ondertiteling. En van de ondertiteling kan een uitdraai gemaakt worden. Wel belangrijk om binnen een aantal weken te kunnen beschikken over het transscript (=uitdraai gehele ondertiteling) – in elk geval op het moment van publiceren van de volgende vergaderingen. Respect moet het toverwoord zijn. Naar elkaar en ook van raad naar college (en andersom) en van ambtenaren naar raad/college (en andersom). Meningen mogen verschillen en kritiek mag ook, maar dat moet op de juiste wijze worden geadresseerd en: altijd met respect voor elkaars rol. Het is belangrijk dat de leden van de Planningscommissie weten welke criteria gelden voor de kwalificatie ‘Bespreekrijp’.

4

De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen.

Wat?

Toelichting

Te nemen actie:

23.

Betreft: (Alfabetisch) Planningscommissie

De Planningscommissie (als vergadering) opheffen

De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen.

24.

Raadsbesluiten

Zodanig formuleren dat sprake is van een helder besluit, dat controleerbaar is.

Als er geen Planningscommissie is, kunnen de commissiestukken een week eerder worden gepubliceerd; is er meer leestijd/voorbereidingstijd. De taken van de Planningscommissie (qua commissie-agendering) kunnen worden gedaan door de griffie (al dan niet met de betreffende commissievoorzitters). De overige taken (de Raadsplanner, Raadsinformatieavonden et cetera) kunnen ook door de griffie worden gedaan, bijvoorbeeld - via de ‘Blik op de raad’. En de LTP kan op de agenda van de raadscommissie. Advies: stop -bij wijze van proef- met de Planningscommissie. Herinnering aan het eerdere advies van de Auditcommissie van 17 juni 2020: Belangrijke doelen vanuit beleidsstukken en -visies moeten een plaats krijgen in de planning & control-cyclus, zodat op deze doelen kan worden gerapporteerd en gestuurd. Dus: ook bij conceptraadsbesluiten moeten belangrijke doelen expliciet benoemd worden.

Vanuit de gemeentesecretaris en de griffier wordt een project gestart dat moet leiden tot betere raadsvoorstellen en -besluiten; dit wordt daarbij meegenomen.

Voorbeeld: BESLUIT 1) de woonvisie vast te stellen 2) vanuit deze Woonvisie de volgende doelen op te nemen in de planning en control-cyclus: a) …. b) ….

25.

Raadschallenge

De Raadschallenge een paar keer per Raadsperiode organiseren

Door toevoeging van het tweede beslispunt borg je rapportering van de p & c-cyclus op doelen die de raad belangrijk vindt en ook wilde realiseren via het vaststellen van de betreffende beleidsnota of – visie. En: Nakijken beleidsstukken die in de laatste 2 jaar zijn vastgesteld op ‘belangrijke doelen’ en zorgen dat deze, via de Auditcommissie, in de planning en control terecht komen. De Raadschallenge is een rollenspel, waarbij ambtenaar en raadslid van rol wisselen (meer info: klik hier). Doelen: wederzijds begrip bevorderen, afstand verkleinen 5

De griffie zal dit gaan organiseren in 2022.

26.

Betreft: (Alfabetisch) Raadscommissie

Wat?

Toelichting

Te nemen actie:

De voorstelronde achterwege laten. Een speciale werkgroep ‘Grote projecten’ instellen.

Is overbodig, aangezien de namen van sprekers altijd in beeld staan en ook: omdat woordvoerders wisselen tijdens de vergaderingen. Deze werkgroep wordt dan het aanspreekpunt voor grote projecten, grex-en (in feite: een stap in het kader van het Rekenkamerrapport ‘Grote projecten Texel’). Voor de technische vragen; gewoon aan tafel – bij de start (eerste ronde). Het is niet erg om niet alles te weten; alleen de politieke vragen voor de wethouders. Maar: beoordeling blijft bij de wethouder zelf. Dan is er iets meer tijd tussen bespreking laatste beantwoording van raadsvragen in het college en verzending van de antwoorden.

Commissievoorzitters zullen de voorstelronde voortaan overslaan. De griffie zal dit oppakken, samen met de organisatie.

27.

Raadscommissie

28.

Raadscommissie

Ambtenaren aanwezig

29.

Raadscommissie

30.

Raadscommissie

Andere vergaderdagen: woensdag en donderdag (voor de commissie) Technische vragen bij een agendapunt: schriftelijk, niet in de vergadering.

Het stellen van (technische) vragen maakt dat een debat voor een buitenstaander moeilijker te volgen is. Het stellen van dit soort vragen schriftelijk voorafgaand aan een commissie heeft daarom voorkeur. Uiteraard is de raadscommissie wel de plaats voor het stellen van politieke vragen. De gemaakte afspraken moeten bijdragen aan het aantrekkelijker worden van het debat in de raadszaal voor de toehoorders. En: laat de griffie een uitleg op papier zetten over wat nu precies een technische vraag is (en wat niet). Het moet vlotter, minder herhalingen, geen technische vragen (die voorafgaand aan de vergadering stellen) Als een fractie of fracties een voorstel van de commissie-agenda willen afvoeren, dan wordt dat z.s.m. schriftelijk, via e-mail en met redenen omkleed bij de griffier ingediend. Ook wordt aangegeven wat er dan verder wèl met het betreffende punt moet gebeuren (bijvoorbeeld: met X of Y aanvullen en dan naar de volgende commissie-ronde). De griffier verzorgt verspreiding aan de commissieleden en het college. Het verzoek kan dan door het college worden beoordeeld op de consequenties van het afvoeren van de agenda en zowel voorzitter als overige commissieleden hebben tijd om zich op het verzoek te beraden.

De griffie zal een uitleg op papier zetten over technische en politieke vragen, met daarbij de werkwijze (wanneer/hoe stellen)

31.

Raadscommissie

32.

Raadscommissie

De commissieleden moeten letten op inbreng. Verzoeken tot agenda-wijziging tijdig en schriftelijk inbrengen.

6

Dit zal worden doorgegeven aan het college.

Het vergaderschema zal op deze wijze worden aangepast.

Dit is iets dat de commissieleden zelf moeten oppakken. De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen.

Betreft: (Alfabetisch)

Wat?

33.

Raadsinformatieavonden

Professioneler (qua sheets, apparatuur)

34.

Raadsinformatieavonden

Ook informatie ‘elders’ ophalen (niet alleen via het college)

35.

Raadsinformatiebrieven

Raadsinformatiebrieven – minder/minder tekst

36.

Raadslid/-leden

Bij afsplitsing: geen nieuwe fractie (met alles wat daarbij hoort) maar gewoon alleen maar ‘raadslid’.

37.

Raadslid/-leden

Professionele foto’s

38.

Raadsvergadering

Deadline aankondigen moties en amendementen; en ook: agendawijzigingen, beantwoording raadsvragen.

Toelichting

Te nemen actie:

Als dan het agendapunt ‘Vaststelling agenda’ behandeld wordt, dan kan de voorzitter het gesprek daarover goed leiden en kunnen commissieleden een geïnformeerde stem uitbrengen (voor/tegen afvoering van de agenda). Te vaak werkt iets niet en/of zijn sheets onleesbaar; iemand verantwoordelijk maken voor het (technisch) professioneler laten verlopen van zo’n avond. De raad kan ook zelf informatie-brengers toevoegen aan avonden; externen, die zelf (via de griffie) benaderen of een collega-gemeente, waar iets al wordt gedaan. Doel: objectievere informatie. De wijze van vergaren informatie door de raad en betrekken van de raad kan worden besproken op de momenten waarop de perspectiefnota en de Programmabegroting op de agenda staan. Er worden steeds meer (150 per jaar) RIB’s gestuurd; maar kwantiteit zegt niets over kwaliteit. Kortere info, echt afwegen wat wel/niet aan de raad moet worden gestuurd - en een focus op ‘need to know’. Advies: stel een DenkGroep in, die eerdere RIB’s analyseert op informatieniveau, nut/noodzaak en voorstellen doet voor betere afspraken over wat wanneer in een RIB thuishoort. Als een raadslid uit een fractie treedt en zelfstandig verder gaat, vormt hij/zij geen nieuwe fractie. Hij/zij blijft raadslid met bijbehorende raadsledenvergoeding.

Er is dan dus geen sprake van fractievergoeding of deelname aan de Planningscommissie, Auditcommissie en Fractievoorzittersoverleg, bijvoorbeeld. Ook is er dan geen ruimte om eigen commissieleden te benoemen. Net als de wethouders: ook een fotograaf inhuren voor de foto van de raadsleden (individueel en als groep); professionele uitstraling op de website en in de raadscommunicatie. Bij voorkeur op 48 uur voor de betreffende vergadering.

7

Dit zal door de griffie worden doorgegeven aan organisatoren van deze avonden. De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen. Vanuit de gemeentesecretaris en de griffier wordt een project gestart dat moet leiden tot betere raadsvoorstellen en -besluiten; dit wordt daarbij meegenomen. De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen. De griffie zal dat in gang zetten.

De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen.

39.

Betreft: (Alfabetisch) Raadsvergadering

Wat?

Toelichting

Te nemen actie:

Handhaven: in juni en november alleen vergaderingen over Planning en Controlproducten (begroting, jaarrekening) In een verkiezingsjaar: geen vergaderingen van commissie en raad in februari en maart (misschien ook: januari)

Dit is ontstaan vanuit het besef dat het teveel is (ook qua lezen) om naast een jaarrekening of begroting ook nog andere ‘gewone’ voorstellen te moeten bespreken. Praktijk: 1 veegcommissie en veegraad, voor noodgevallen.

Dit zal dus ongewijzigd blijven in de verordening.

40.

Raadsvergadering

In een verkiezingsjaar in principe niet vergaderen in februari en maart (en wellicht ook januari); dit, om de handen vrij te houden voor de verkiezingen. De LTP moet daar dus rekening mee houden. Wat wel wordt geregeld: een veegcommissie en -raad, voor niet-politieke voorstellen, waarbij besluitvorming niet kan wachten. Direct contact kan (bij met name technische vragen) verhelderd werken; contact kan prettig zijn en ook bijdragen en het verkleinen van het gevoel van afstand, bijvoorbeeld. Belangrijk: dat helder is wat wel/niet de bedoeling is. Wel: via de griffie.

De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen. De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen. De pilot wordt nog voor het reces door de griffie georganiseerd. Dit wordt aan het college doorgegeven (het vraagt geen aanpassing van de verordening; daarin is een termijn van 21 dagen opgenomen) Dit is een oproep aan alle raads- en commissieleden; het staat al als zodanig in de verordening. Vanuit de gemeentesecretaris en de griffier wordt een project gestart dat moet leiden tot betere raadsvoorstellen en -besluiten; dit wordt daarbij meegenomen.

41.

Raadsvragen

Contact met ambtenaren over technische informatie

42.

Raadsvragen

Vaart maken met het Vragenuur

Ter vermindering raadsvragen (schriftelijk en qua rondvragen)

43.

Raadsvragen

Beantwoording moet sneller

Het overzicht Openstaande Raadsvragen is vaak (te) lang; daar moet het college meer op sturen.

44.

Raadsvragen

Afspraken over raadsvragen en rondvragen

45.

Raadsvoorstellen

Kwaliteit raadsvoorstellen verbeteren, samen met ambtenaren

Belangrijk: vragen die betrekking hebben op een raadsvoorstel dat in de commissie dient zoveel mogelijk (via mail) vooraf stellen, voordat die raadscommissie plaatsvindt. Een denkgroep uit raad, aangevuld met ambtenaren en ondersteund door de griffie zou aan de slag moeten gaan met kwaliteit van raadsstukken en bespreekrijpheid. Wat moet er in advies? Is duidelijk wat van de raad gevraagd wordt? Is het voor de luisteraar/kijker duidelijk waarover het gaat? Denk aan de doelgroep: mensen met een prima verstand, maar geen deskundigen op alle onderwerpen waar ze over moeten besluiten; schrijf op een wijze dat iedereen die het leest het echt kan snappen. Ook: geen afkortingen gebruiken, en: schrijven voor leken. 8

Betreft: (Alfabetisch)

Wat?

46.

Raadsvoorstellen

Dossiers aanleggen

47.

Raadsvoorstellen

Tijdslimieten aan beantwoording vragen over raadsvoorstellen

48.

Blijf duidelijk maken wat wij er mee opschieten

49.

Regionale Raadscommissie Noordkop Rondvraag

50.

Rondvraag

Aan het begin van vergaderingen Het woord ‘spoed’ vervalt; toegevoegd wordt: vragen dienen kort en bondig te worden geformuleerd.

Toelichting

Te nemen actie:

Ook: toevoegen van o.a. duidelijkere overwegingen (die uitnodigen tot ‘wat vind ik hiervan?’), benoemen alternatieven/keuzes en een heldere uitleg over wat nu precies van de raad wordt gevraagd, waarom en: waarom nu. Ook: geen verborgen besluiten in bijlages (of RIB’s) En: Het hoeft niet minder, als er een echt goede samenvatting is, of oplegger. - hoe georganiseerd kan worden dat er van elk raadsvoorstel samenvattingen worden gemaakt (maximaal 4 A4), waarin -anders dan in de korte pers-samenvatting die nu al wordt gemaakt- niet zozeer het besluit kort wordt weergegeven, maar de essentie van hetgeen voorligt en keuzes die er ook zijn. In iBabs, over onderwerpen die meerjarig zijn en vaak op de agenda komen; daarin dan alle relevante voorstellen, besluiten, RIB’s en beantwoording vragen. Het is onhandig als op de dag zelf nog antwoorden en zo komen; komt de kwaliteit van de besluitvorming niet ten goede - men heeft geen tijd ze te lezen laat staan te bespreken. (Komt soms door de grote hoeveelheid of moment van stellen, maar feit is dat voldoende tijd moet overblijven om te lezen/bespreken/betrekken bij de besluitvorming). Uiterlijk de dag ervoor, om 18:00. Zorg dat duidelijk is waarom we deelnemen (voor inwoners en deelnemers); wat het ons brengt als raad en regio. Daar ligt ook een rol voor de RaadsRapporteurs O.a.

omdat het vooral ook de luisteraars dient – de rondvraag; hoeven ze niet de hele avond ‘op’ te blijven.

Dit zal de griffie oppakken; raadsleden kunnen verzoeken om dossiers.

9

De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen. Opdracht aan de griffie en de leden van de RRN zelf. De griffie zal dit uitvoeren, nadat de nieuwe raad dit heeft besproken. De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen.

Wat?

Toelichting

Te nemen actie:

51.

Betreft: (Alfabetisch) Stemming

Aanpassen: procedure hoofdelijke stemming

Nu moet de voorzitter formeel vragen (althans: zo staat het in het huidige reglement) of een stemming wordt verlangd; in de praktijk wordt over elk voorstel gestemd.

52.

Steunfracties

(ook) steunfractievergaderingen plannen in de week tussen commissie en raadsvergadering in.

53.

Vergadermodel

Naar een ander vergadermodel (BOB geheten: beeldvorming oordeelsvorming – besluitvorming)

54.

Vicevoorzitter(s) gemeenteraad

55.

Voorzitters raadscommissie

Vicevoorzitter(s) moeten getraind worden (en: bij voorkeur 2 benoemen) Alleen technisch voorzitten

De raadscommissie wordt dan het ‘informatieplatform’; daar worden nog (politieke) vragen gesteld en beantwoord, spreken mensen in en kunnen commissieleden nog vrijelijk spreken – het is ook niet nodig dat al tijdens de raadscommissie oordelen worden uitgesproken. Maar: planning (extra) steunfractie is aan de fracties zelf. Er is ook kort gesproken, op inbreng van de heer Uitdedaag, over het zogeheten BOB-model: BOB staat voor beeldvorming oordeelsvorming - besluitvorming. ‘Het BOB-model moet de gemeenteraad helpen om effectief door het proces te gaan richting een besluit of oplossing. In overleggen wordt snel het risico gelopen dat we snel ergens iets van vinden zonder we voldoende tijd hebben besteed aan eerst eens goed te kijken wat er daadwerkelijk aan de hand is en daar eerst eens goed over na te denken. De vicevoorzitters moeten echt worden opgeleid en vaker worden ingezet (in elk geval als voorzitters, en meedraaien in de poule van voorzitters van de raadscommissies). Dus niet inhoudelijk antwoord geven of inbreng kwalificeren (‘dat is een goede vraag’)

De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen. Dit is aan de fracties zelf; regelen hoe en wanneer ze besluitvorming voorbereiden.

56.

Voorzitters raadscommissie

Strakker leiden

Ook vanwege de volgbaarheid voor mensen thuis

10

Er zal een DenkGroep ‘BOB’ opgestart worden door de griffie.

De griffie regelt dit; vicevoorzitters moeten beseffen dat zij dus ook mee gaan draaien als commissievoorzitters. Is een signaal de aan voorzitters van de commissie (zal ook meegenomen worden in de training die aangeboden wordt aan de commissievoorzitters). Is een signaal aan de voorzitters van de commissie (zal ook meegenomen worden in de training die aangeboden wordt aan de commissievoorzitters).

Betreft: (Alfabetisch) Voorzitters raadscommissie

Wat?

Toelichting

Te nemen actie:

Geef af en toe feedback, over hoe een vergadering is geleid

Dit is een verzoek van de voorzitters van de afgelopen jaren; die feedback moet periodiek worden geregeld via bijv. een gesprek tussen commissieleden en de voorzitters.

58.

Vragenuur

Pilot Vragenuur

59.

Waddensamenwerking

Oprichten Regionale Raadscommissie Wadden

60.

Wensen en bedenkingen

Als de gemeenteraad wensen en bedenkingen mag geven op een besluit van het college, dan: wel alle wensen en bedenkingen benoemen, maar degenen die op een meerderheid kunnen rekenen staan bovenaan.

Er komt een pilot voor het invoeren van een maandelijks ‘Vragenuur’, te houden in de raadzaal (openbaar en dus ook uitgezonden). De gedachte is, dat in dat (openbare) uur het college (met ambtelijke deskundigen) vragen beantwoordt die leven bij fracties. Fracties geven vooraf door over welk onderwerp/welke onderwerpen zij vragen hebben, zodat de juiste ambtenaren aanwezig kunnen zijn. We denken, dat hiermee het aantal schriftelijke vragen en rondvragen omlaaggaat, waarmee dus vergadertijd en ambtelijk tijd (normaal besteed aan beantwoording schriftelijke vragen) wordt bespaard. Het stelt raads- en commissieleden ook in staat aan hun achterban te laten zien dat ze een bepaald onderwerp hebben aangesneden; hun belofte waarmaken (normaal wordt daar soms de Rondvraag voor gebruikt). À la de Regionale Raadscommissie Noordkop; maakt dat raadsleden zich weer betrokken voelen bij de Waddeneilanden; dit uitwerken in een voorstel. Voorstel: vraag de griffier om bij de andere 4 Waddengriffiers te polsen hoe zij hierover denken. Wensen en bedenkingen kunnen op verschillende manieren aan het college worden gegeven.

- als een raadsbesluit, met daarin opgenomen de wensen en bedenkingen waar de meerderheid van de raad het mee eens is - als een verslag van hetgeen de fracties hebben ingebracht tijdens de bespreking van het stuk, ongeacht of deze wensen en bedenkingen door voldoende raadsleden gesteund worden. Het is aan het college wat zij met de opmerkingen doet, omdat er altijd sprake is van een collegebevoegdheid in deze gevallen. Wanneer voor het verslag wordt gekozen, is het lastig omdat er wellicht tegenstrijdigheden in zitten, die niet gewogen zijn.

De griffie zal dit jaarlijks organiseren, en: De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen. Dit is al eerder afgesproken; door Corona steeds niet doorgegaan. Nu wordt dit gepland nog dit voorjaar – actie: griffie.

57.

11

De griffier zal dit meenemen naar het periodieke overleg tussen de Waddengriffiers. De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen.

Betreft: (Alfabetisch)

Wat?

61.

Werkdruk

Sturen op minder avonden

62.

Werkdruk

Sturen op minder leeswerk (minder RIB’s ook(

63.

Werkdruk

Geen informatie meer toesturen kort voor een vergadering

64.

Wethouders

Jaarlijks als gemeenteraad een functioneringsgesprek met de wethouders houden.

65.

Wethouders

Functieprofielen vaststellen

Toelichting

Te nemen actie:

Ook moeten de wensen en bedenkingen uit het betoog worden gefilterd. Voordeel is wel dat ook de mening van een minderheid wordt gehoord. Afspraak: Geopperd wordt om alle wensen en bedenkingen van de raad op een rij te zetten en te kijken waar een meerderheid voor is. De wensen en bedenkingen met een meerderheid komen bovenaan het lijstje. De andere wensen en bedenkingen (waarvoor geen meerderheid is) blijven op het overzicht. Met name voor raadsleden die nog werken en/of een gezin hebben, is het nodig om te sturen op minder avonden (commissie, RIA’s, steunfractie) Bondigere voorstellen en RIB’s; samenvattingen (zie ook bij: raadsvoorstellen); via een DenkGroep oppakken (komen tot een set van regels t.a.v. RIB’s: wanneer, wat, hoeveel)

Het gebeurt regelmatig dat er nog relevante informatie wordt gestuurd (bijv. antwoorden op vragen) kort voordat de vergadering is. Voor raads- en commissieleden die gewoon een baan hebben, is dat niet bij te houden. Streven: 1 of liever nog 2 dagen voordat een vergadering plaatsvindt zorgen dat alles wat relevant is voor die vergadering beschikbaar is (behoudens zaken die echt last minute zich voordoen). Dat gaat dan om amendementen en moties (voor een raadsvergadering) en beantwoording vragen of relevante RIB’s. Wethouders worden door de gemeenteraad benoemd en daarbij hoort dan ook dat het functioneren -in gesprek tussen bijvoorbeeld Vertrouwenscommissie en de betreffende wethouders- periodiek aan de orde komt; dit zou kunnen bijdragen aan bestuurlijke rust. Voorafgaand aan verkiezingen kun je als gemeenteraad een functieprofiel neerleggen voor wethouders. Want: stevig bestuur nodig, stevige leidinggevers – t.b.v. bewaking zelfstandigheid Texel. In staat zijn om met ambtelijke top te sparren. 12

De griffie zal dit in gedachten houden bij het bewaken van de Raadsplanner. Vanuit de gemeentesecretaris en de griffier wordt een project gestart dat moet leiden tot betere raadsvoorstellen en -besluiten; dit wordt daarbij meegenomen. De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen.

De griffie verwerkt dit in het raadsvoorstel om de Verordening die de werkzaamheden van de raad en haar commissie regelt, waarmee de raad van 2022-2026 zijn werk regelt, aan te passen. Dit wordt genoteerd als aandachtspunt voor de verkiezingen van 2026.

Betreft: (Alfabetisch)

Wat?

Toelichting De gemeenteraad benoemt de wethouders; niet gek dan ook een functie- of competentieprofiel op te stellen. Wethouders spelen een belangrijke rol in het bestuur van Texel. Aanschuiven indien nodig/gewenst; daarna weer de ‘kring uit’.

66.

Wethouders

Niet meer standaard aan tafel

67.

Wethouders

Aandacht voor wijze van in beeld komen, en: geen gesprekken direct achter de commissie- of raadsleden; dat is heel erg storend.

Te nemen actie:

Ook mensen (wethouders en anderen) op de tweede rij zijn in beeld; belangrijk te letten op hoe dat eruitziet voor de thuis-kijkers. Daarnaast wordt door degenen die vergaderen het als storend ervaren dat er achter hen gesprekken worden gevoerd (o.a. door collegeleden) – belangrijk om in de zaal stil te zijn als er een vergadering aan de gang is.

13

Praktische afspraak, die aan de bodes (die de raadzaal klaarzetten voor een vergadering) zal worden meegegeven. Oproep aan alles die zich buiten de ring, en in beeld, bevinden.