Stand van zaken aanbesteding renovatie atletiekbaan

Advies

1

Stand van zaken aanbesteding renovatie atletiekbaan Doelenboom Programma

6

Samen beleven en bewegen

Maatschappelijk doel

6.1

Sport, kunst en cultuur op Texel stimuleren

Beleidsdoel

6.1.1

Voorzieningen en activiteiten voor sport stimuleren

Operationeel doel

6.1.1.2

Voldoende goede sportaccommodaties faciliteren

Raadsvoorstel Het college van burgemeester & wethouders vraagt de gemeenteraad kennis te nemen van hun voorgenomen besluit om: 1. de gunningsprocedure voor de renovatie van de atletiekbaan voort te zetten; En stelt de raad voor om geen wensen en bedenking te hebben. (Bij geen wensen en bedenkingen wordt de voorgestelde behandelwijze als vastgesteld aangemerkt. Als de raad wel wensen en bedenkingen heeft, zal dit kenbaar gemaakt worden middels een amendement)

Toelichting De aanbestedingsprocedure is conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid verlopen. Derhalve ziet het college geen aanleiding om de gunningsprocedure te stoppen. Wel ziet het college aanleiding om, gezien de hoogte van het bedrag uit de aanbesteding, de raad hier actief bij te betrekken.

Consequenties Financieel

Bijlagen  Ja  Nee

Personeel/Organisatie  Ja  Nee

Majeure risico’s

 Ja  Nee

Beheer

 Ja  Nee

Juridisch

 Ja  Nee

Belanghebbenden

 Ja  Nee

Beleid

 Ja  Nee

Structuurvisie

 Ja  Nee

Inkoop/Aanbesteding

 Ja  Nee

Regie

Deregulering

 Ja  Nee

Zaaknummer

2953525

1.

“Raming vs inschrijving AV Texel, 210621”.

Stand van zaken aanbesteding renovatie atletiekbaan Samenvatting Voor de renovatie van de atletiek heeft de aanbesteding plaatsgevonden. Het bedrag van de laagste inschrijver valt hoger uit dan de beschikbaar gestelde middelen. Het college vindt dat de aanbesteding ondanks deze onverwachte prijsstijging toch door moet gaan. Maar wil, gezien de grootte van het verschil, hierover met de raad in gesprek. Voordat de definitieve gunning wordt afgegeven, wordt de gemeenteraad via een wensen- en bedenkingenprocedure gevraagd of de gunningsprocedure kan worden voortgezet.

Stand van zaken aanbesteding renovatie atletiekbaan Argumenten tot advies Uit de aanbesteding is gebleken dat de renovatie ca. € 130.000 hoger uitvalt dan het beschikbaar gestelde krediet van € 440.255. De laagste inschrijver heeft ingeschreven voor aan bedrag van € 569.547*. In de markt vinden op dit moment grote prijsstijgingen plaats als gevolg van schaarste door COVID-19 (zie bijlage). Het eerste signaal van deze ontwikkeling heeft het college aan de raad meegegeven in ons advies van 12 mei 2021. Deze ontwikkeling heeft doorgezet met een hoger inschrijfbedrag dan verwacht. Het verschil dat uit de aanbesteding is gebleken, is zodanig groot dat het college dit aan uw raad wil voorleggen. Het college vindt dat de gunningsprocedure moet worden voortgezet. En vraagt via deze wensen- en bedenkingenprocedure of de raad deze mening deelt. Het college heeft bij haar standpunt de volgende overwegingen meegenomen: 1) 2) 3) 4) 5)

Uitstellen van de aanbesteding kan niet, er zal een nieuwe aanbesteding moeten plaatsvinden. Aanpassen van het plan, bijvoorbeeld door onderdelen te schrappen, kan niet, er zal dan een nieuwe aanbesteding moeten plaatsvinden Voor een nieuwe aanbestedingsprocedure is een plan nodig met wezenlijke wijzigingen in de specificaties; Een nieuwe aanbesteding leidt tot vertraging in de realisatie van de baan (2022) waardoor de Atletiekvereniging Texel langer moet wachten op een vernieuwde, wedstrijdgeschikte baan. Realisatie in 2022 leidt naar verwachting tot (nog) hogere kosten;

Ad 1: Er zijn drie partijen uitgenodigd om een inschrijving te doen. Eén van de drie partijen heeft aangegeven niet voor september te kunnen starten met het werk en heeft op die grond dan ook afgezien van inschrijving. Indien de aanbesteding uitgesteld zou worden dan is het voor de hand liggend dat aanvang van het werk dan ook pas vanaf september zal plaatsvinden. De partij welke heeft afgezien tot het indienen van een inschrijving wordt hiermee benadeeld en kan bezwaar tegen de aanbesteding maken. Ad 2: De voorwaarden van de opdracht mogen niet meer gewijzigd worden gedurende de aanbestedingsprocedure. Een wijziging van deze voorwaarden zou namelijk een schending van het gelijkheidsbeginsel en in het bijzonder het transparantiebeginsel kunnen opleveren. Als een aanbesteder een belangrijke voorwaarde wilt wijzigen, dan dient hij de opdracht opnieuw in de markt te zetten. Daarom geldt in dit specifieke geval voor de aanbesteding van de renovatie van de atletiekbaan: het aanpassen van het plan door onderdelen te schrappen of aan te passen is niet toegestaan, tenzij de gemeente de opdracht in gewijzigde vorm opnieuw in de markt zet. (zie ook Ad 3). Ad 3: Een aanbestedende dienst kan te allen tijde besluiten de aanbesteding uit eigen beweging stop te zetten en verder af te zien van de gunning van de opdracht. Dit vloeit voort uit de contractvrijheid van de aanbestedende dienst.

De algemene beginselen van het aanbestedingsrecht en de precontractuele redelijkheid en billijkheid verzetten zich er echter tegen dat een aanbestedende dienst de opdracht opnieuw in de markt zet zonder deze wezenlijk te wijzigen. Dit om oneigenlijk gebruik van een onwelgevallige uitkomst van een aanbestedingsprocedure te voorkomen. Een aanbestedende dienst mag slechts een nieuwe aanbestedingsprocedure in de markt zetten wanneer hij wezenlijke wijzigingen aanbrengt in de aard van de oorspronkelijke opdracht, zodat sprake is van een nieuwe opdracht.

Ad 4: Belangrijk is dat de uitvoering plaats kan vinden in de periode juli-augustus. Het opschuiven van de uitvoeringsperiode naar achteren (september) vergroot de kans op slechter weer. Dit is nadelig voor het aanbrengen van nieuw asfalt indien nodig en de nieuwe kunststof toplaag. De Atletiek Uniek heeft ons mede hierom geadviseerd om de planning in stand te houden. Bij uitstel is de Atletiek Unie genegen om wederom vrijstelling te verlenen om de baan wedstrijdgeschikt te houden. Ad 5: Zie bijlage. Planning De planning van de renovatie is van belang. Dit staat gepland in de periode juli-augustus. Op 17 juni jongstleden is daarom de voorlopige gunning verleend. Dat betekent dat de 10-dagen-termijn in is gegaan waarin inschrijvers bezwaar kunnen maken. In deze periode kan de gemeente zonder consequenties om financiële reden afzien van de definitieve gunning. Na 10 dagen moet de definitieve gunning wel of niet zijn verleend. Daarom is het van belang dat uw mening vandaag wordt gekend. Uitstellen van de voorlopige gunning was daarnaast geen optie gezien het gestelde bij ad 1 en ad 2. Wel of niet vervangen van de asfaltlaag *Er moet rekening worden gehouden met vervanging van de asfalt bovenlaag. In alle berekeningen is hier rekening mee gehouden. Zekerheid over het wel/niet vervangen van de asfaltlaag kan pas worden gegeven als de oude kunststof toplaag geheel verwijderd is.

Als de bestaande asfaltlaag niet vervangen hoeft te worden, bedragen de kosten € 488.805 in plaats van € 569.547. De meerkosten bedragen in dat geval € 48.550 in plaats van ca. € 130.000.

Alternatieven Het alternatief is om het gunningstraject stop te zetten. Dan gelden onze argumenten die wij hier boven hebben aangegeven om het traject juist wel door te laten gaan.

Consequenties van het advies 

Financieel Structureel Geen dekking *

€ 38.433

 Begroting

 Halfjaarrapportage

 Jaarrekening

* Toelichting De (oude) kapitaalslast voor het beschikbaar gestelde krediet bedraagt € 28.520. Voor het nieuwe krediet ad € 569.547 dat uit de aanbesteding is gekomen geldt een kapitaalslast van € 38.433. Deze nieuwe jaarlast zal lager worden als blijkt dat de asfalt toplaag niet, of niet geheel vervangen hoeft te worden. Over de definitieve kosten wordt de raad zo spoedig mogelijk geïnformeerd. Hierin worden ook de SPUK-bijdrage en de onderhoudslasten meegenomen. Als de raad akkoord gaat met het advies van het college, zullen de nieuwe kapitaallasten het aangepaste krediet worden verantwoord in onze begroting, conform uw besluitvorming van 12 mei jongstleden. 

Inkoop- en aanbestedingsbeleid Met de aannemer wordt (binnen de mogelijkheden van het inkoop- en aanbestedingsbeleid) bekeken op welke onderdelen bespaard kan worden. Op onderdelen worden afmetingen en aantallen gecontroleerd en zo nodig gecorrigeerd. Wat de exacte uitkomst is, kan nog niet worden aangegeven. Eventuele reducties en besparingen worden met het krediet verrekend.



Majeure risico’s De risico’s komen overeen met de argumenten voor dit advies.



Beheer Team Gemeentewerken is verantwoordelijk voor het onderhoud en het beheer (periodiek en groot onderhoud). De atletiekvereniging heeft een uitvoerende rol in het klein dagelijks onderhoud (zie ook onder ‘Juridisch’). Ook dit uitgangspunt blijft van kracht.

Belanghebbenden Het plan voor de renovatie van de atletiekbaan is mede in overleg met de Atletiekvereniging Texel tot stand gekomen.

Structuurvisie Dit voorstel voldoet aan de structuurvisie, hoofdstuk "Een leven lang sporten". De gemeente hecht belang aan goed geoutilleerde en onderhouden sportaccommodaties om sport mogelijk te maken en te stimuleren.

Aanleiding / Voorgeschiedenis / Eerdere besluiten Besluit van 12 mei 2021: 1.

2. 3.

4. 5.

Voor de realisatie van de atletiekbaan een krediet beschikbaar te stellen van € 386.500 plus € 53.755 t.b.v. de nieuwe kunststof afvoergoot en het kunstgras rond de kogelstoot sector, in totaal dus € 440.255, incl. btw. Akkoord te gaan met de begrote SPUK bijdrage van € 68.250. Kennis te nemen van de structurele kapitaalslasten ad. € 24.400 plus € 4.120, waarbij rekening is gehouden met de SPUK-bijdrage en de extra investeringen, en te dekking in de programmabegroting en verder; De begrote lasten voor het jaar 2021 ad € 9.507 te dekken uit de Algemene Reserve. De (eenmalige) kosten ten bedrage van € 21.000 voor het aanbrengen van LED-verlichting ronde de baan voor 70% te dekken uit de Algemene Reserve en 30% door de AVT zelf te laten bijdragen (exploitatie en onderhoud is daarna voor rekening van de Atletiek Vereniging Texel).

(Concept / Voorgenomen)

Raadsbesluit B&W

22-06-2021

Raadscommissie Gemeenteraad Portefeuillehouder

Stand van zaken aanbesteding renovatie atletiekbaan

23-06-2021 Remko van de Belt

Doelenboom Programma

6

Samen beleven en bewegen

Maatschappelijk doel

6.1

Sport, kunst en cultuur op Texel stimuleren

Beleidsdoel

6.1.1

Voorzieningen en activiteiten voor sport stimuleren

Operationeel doel

6.1.1.2

Voldoende goede sportaccommodaties faciliteren

De raad van de gemeente Texel: gelezen het advies van burgemeester & wethouders; gehoord de raadscommissie; Overwegende    

dat de gemeenteraad de nadrukkelijke wens heeft uitgesproken om de atletiekbaan te renoveren en hiertoe op 12 mei 2021 ook heeft besloten; dat het afbreken van het gunningstraject leidt tot een nieuw aanbestedingstraject voor een plan waarvan de specificaties (ten opzichte van het huidige plan) wezenlijk moeten verschillen; dat een nieuw plan mogelijk, maar zeer waarschijnlijk leidt tot nog hogere kosten en dat het afbreken van het gunningstraject leidt tot vertraging van de realisatie met 1 jaar;

Besluit Kennis te nemen van het voorgenomen besluit van het college om: 1. de gunningsprocedure voor de renovatie van de atletiekbaan voort te zetten. En heeft geen wensen en bedenkingen ten aanzien van de voorgenomen wijze van behandeling. (Hier komen uw eventuele wensen/bedenkingen)

Ondertekening

Bijlagen

Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van ,

1.

“Raming vs inschrijving AV Texel, 210621”.

De griffier,

De voorzitter,

Zaaknummer 2953525