Reactie college op het initiatiefvoorstel “externe expertise op grote projecten en grondexploitaties”

Raadsinformatiebrief Zaaknummer

2899882

Verzenddatum

15-12-2020

Datum raad

16-12-2020

Reactie college op het initiatiefvoorstel “ externe expertise op grote projecten en grondexploitaties”

Datum vraag

30-11-2020

Wensen en bedenkingen van het college op het ingediende initiatiefvoorstel “externe expertise op grote projecten en grondexploitaties”.

Portefeuillehouder

E.P. Kooiman

Doelenboom Paragraaf

E Grondbeleid

Geachte raads- en commissieleden, Op 4 november 2020 heeft u een raadsinformatiebrief ontvangen waarin melding werd gedaan van een overschrijding van de budgetten voor het project Den Burg zuid en de grondexploitatie Den Burg oost “de Tuunen”. Door de gemeenteraad is daarop op 11 november een unaniem gesteunde motie ingediend met als strekking: 1. Een totaal overzicht van al de lopende GREXEN en grote projecten en deze per project specificeren. 2. Een heldere analyse, eveneens per project, van het ontstaan van tekorten en/of overschotten. 3. Een plan van aanpak om (financiële) tegenvallers te voorkomen. Dit zal voor behandeling in de gemeenteraad worden aangeboden in februari 2021. Vervolgens is in de commissie van 1 december jl. het initiatiefvoorstel ingediend (behandeling 16 december 2020 in de raad), om daarnaast ook externe expertise in te huren op grondexploitaties en grote projecten. Deze externe expertise zal dan als volgt worden ingezet:  een check op het Plan van Aanpak dat het college gaat opleveren om financiële tegenvallers in de toekomst te voorkomen, waarbij we (opstelling van en toetsing aan) een normenkader grondexploitaties van waarde achten;  een onafhankelijke blik op de analyse van het college over de ontstane tekorten specifiek bij De Tuunen en Den Burg Zuid (inclusief de Emmalaan), met aandacht voor o.a.

het gevoerde projectmanagement (van start tot finish) en de projectadministratie, de controlfunctie binnen de gemeente Texel en de wijze van besluitvorming tijdens de trajecten, daar waar bijsturingen of wijzigingen nodig waren of plaatsvonden. Het college mag op het initiatiefvoorstel nog wensen en bedenkingen aangeven. Het college wil u het volgende meegeven: Het college voert op dit moment deze motie van 11 november uit om zorg te dragen dat de gevraagde informatie in februari aangeboden kan worden. Het college zal ook de toezegging om in januari-februari een raadsinformatieavond te organiseren over de “grote projecten”, uitvoeren. Na het constateren van de 1e tekorten op de projecten in 2019 wordt binnen de organisatie een nieuwe werkwijze toegepast op berekening en controle van grondexploitaties en projecten. Het actualiseren van de grondexploitaties, in samenspraak met bureau Metafoor, is daar een onderdeel van. De nieuwe werkwijze is meer dan alleen techniek, het gaat hier ook over interne organisatie en controle. De melding van de nu ontstane tekorten op de bovengenoemde projecten is een uitvloeisel van deze nieuwe werkwijze. De controleslag en herberekening is nog niet geheel afgerond, dit zal gereed zijn voor aanbieding in februari 2021.

De conclusies en aanbevelingen van het in september 2020 aangenomen rekenkamerrapport delen we uiteraard ook. Voor zover die aanbevelingen al niet opgepakt waren voor september, gaan we daar nu ook mee aan de slag. In uw initiatiefvoorstel geeft u aan dat u het plan van aanpak en de analyses wilt laten checken door een derde. Hierover willen wij u het volgende in overweging geven: Er is vanaf najaar 2019 een interne nieuwe werkwijze opgesteld om steviger te sturen op grondexploitaties en grote projecten. Conform de aangenomen motie, zullen we tijdens de raadsinformatieavond en de behandeling in de raad van februari u daar uitleg over geven. We hadden niet verwacht dat er door die aanpak recent nog zulke afwijkingen in de GREX’en naar boven zouden komen, maar die info van oktober jl. is juist door de nieuwe aanpak verkregen. De grondexploitaties zijn in samenspraak met de bureaus Metafoor en ABC nova doorgesproken en geactualiseerd. Waarbij onder andere een risico - analyse is opgemaakt om u deze in februari aan te bieden. De externe check is conform de nieuwe werkwijze die met de organisatie is afgesproken. Voor wat betreft de grote projecten is onder andere Den Burg zuid door het bureau SmitsRinsma berekend, in samenspraak met de nieuwe interne projectleider. Dit heeft ook geleid tot het tekort genoemd in de raadsinformatiebrief.

Voor de overige grote projecten, wordt u in februari geïnformeerd conform de in de motie opgenomen afspraken. Voor alle zekerheid vermelden we nu niet het beeld te hebben van nog meer tekorten, anders hadden we die nu en niet pas in februari gemeld. Het college realiseert zich dat de raad de controlerende rol goed moet kunnen uitoefenen. Dat er door de oude werkwijze een tekort ontstond, had niet mogen gebeuren. Dat de nieuwe werkwijze sinds 2019 ook een tekort opleverde, hadden we niet verwacht, maar zit vooral in de noodzakelijke herberekeningen juist om in control te komen. Dat neemt niet weg dat het voor de raad politiek gezien een lastige situatie is, die we begrijpen. Met het aannemen van het initiatiefvoorstel nu, zou op korte termijn feitelijk een derde partij van buiten de GREX’en gaan doornemen. Het college is van mening dat dat op zich kan, maar stelt zich wel de vraag wat er op zo een korte termijn praktisch nog gedaan kan worden, als e.e.a. ook voor februari gereed moet zijn. Ons voorstel is dan ook aan de hand van de aangeboden rapportage en informatie in februari, met inbreng van onafhankelijk externen zoals hierboven beschreven, u dan alsnog het (eventueel aangepast) initiatiefvoorstel kan aannemen. Wellicht dat ook dan gerichter vragen gesteld kunnen worden t.a.v. wat u als raad nog mist of juist zekerder wilt weten.

Kern is het beheersen van de projecten en de daarmee samenhangende risico’s. Reële posten ‘onvoorzien’ opnemen en afwijkingen, vroegtijdig communiceren. Tijdig keuzes aan de raad voorleggen. In die zin onderschrijven wij uw initiatiefvoorstel: het streven moet zijn gaandeweg een groot project of GREX, niet verrast te worden door financiële tegenvallers en/of uitlopende planningen. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van gemeente Texel, de secretaris,

de burgemeester,

drs. drs. E.C. E.C. van van der der Bruggen Bruggen

ir. M.C. Uitdehaag