Post-protocol - Wat gebeurt er met post voor de gemeenteraad

Post voor de gemeenteraad De gemeenteraad ontvangt regelmatig post. Dat kan een (papieren) brief zijn of een e-mail. In principe is alle post aan de gemeenteraad openbaar. Maar er zijn ook regels om de privacy van mensen te beschermen. Dit vraagt dus om een goede aanpak. Hieronder staat beschreven hoe we omgaan met post voor de gemeenteraad.

Wat voor post ontvangt de gemeenteraad? De gemeenteraad krijgt brieven, e-mails, uitnodigingen, rapporten en documenten die speciaal naar de raad gestuurd zijn. Soms krijgt de raad ook brieven, e-mails, rapporten en documenten die aan iemand anders gericht zijn. Deze post ontvangt de gemeenteraad dan in kopie. Dat houdt in dat de raad de informatie kan lezen of bekijken, maar dat er verder geen (re)actie wordt verwacht. Post aan de gemeenteraad kan afkomstig zijn van burgers, bedrijven, verenigingen en van andere organisaties. Met uitzondering van de nieuwsbrieven, is de post aan de gemeenteraad te vinden in het overzicht “Brieven aan de raad”.

Anonieme post Anonieme post is post waarvan niet duidelijk is van wie die komt, omdat dat niet in de brief of e-mail staat. Als niet bekend is van wie bepaalde informatie is, dan kan niet gecontroleerd of deze informatie juist is. Daarom wordt anonieme post niet verspreid en ook niet op de website gezet.

Wat gebeurt er met de post? Post voor de gemeenteraad kan zowel bij de gemeente als bij de griffie(r) binnenkomen. Na binnenkomst wordt de post ingeschreven in het postregistratiesysteem (Mozard). Hierdoor is informatie later gemakkelijk terug te vinden. Nadat de post is ingeschreven wordt deze binnen de organisatie verspreid: Er gaat een kopie naar de griffie, naar het college en, afhankelijk van het onderwerp, naar een inhoudelijk deskundige van de gemeente. Niet alle post wordt overigens ingeschreven in het postregistratiesysteem. Zo worden uitnodigingen en nieuwsbrieven bijvoorbeeld alleen op de website van de gemeenteraad gezet bij ‘Uitnodigingen’ of ‘Ingekomen nieuwsbrieven’. Wanneer post met als kenmerk VERTROUWELIJK of GEHEIM aan de gemeenteraad wordt gestuurd, dan wordt deze NIET standaard bekendgemaakt bij college en ambtelijke organisatie. Dit gebeurt pas na overleg met de schrijver van brief of e-mail.

Ontvangstbevestiging of niet? Iemand die een brief of e-mail stuurt aan de gemeenteraad ontvangt een ontvangstbevestiging van de griffie. Hierin wordt uitgelegd wat er met de ontvangen brief of e-mail gaat gebeuren. Een ontvangstbevestiging wordt verstuurd bij: • een brief of e-mail van een inwoner; • een brief of e-mail (niet commercieel) van een bedrijf of organisatie gericht aan de gemeenteraad; • een brief of e-mail van een charitatieve organisatie, vereniging of stichting aan de gemeenteraad.

Versie december 2021

1

In sommige gevallen wordt geen ontvangstbevestiging gestuurd: • een motie of brief van een andere gemeente aan de gemeenteraad van Texel (tenzij er specifiek om gevraagd wordt); • post van een ‘Verbonden partij1’ (tenzij er specifiek om wordt gevraagd); • informatie van de Rijksoverheid; • nieuwsbrieven van organisaties en instellingen; • een uitnodiging.

Post vindbaar op de website De griffie zorgt ervoor dat alle post geanonimiseerd op de website van de gemeenteraad wordt gezet. Afhankelijk van het soort, komt het terecht in één van onderstaande overzichten: • Brieven aan de raad • Ingekomen nieuwsbrieven • Uitnodigingen • Raadsinformatiebrieven • Antwoord op raadsvragen

Afhandeling van de post De gemeenteraad ontvangt brieven en e-mails in allerlei soorten en maten. Al deze post wordt geanonimiseerd op de website van de gemeenteraad geplaatst. Een raads- of commissielid kan de originele stukken opvragen bij de griffie. Daarnaast wordt maandelijks het overzicht van ingekomen brieven en e-mails onder de aandacht gebracht tijdens een commissievergadering. Het is aan individuele raadsleden of raadsfracties wat zij met de aangeboden informatie doen. In ieder geval lezen ze alles en nemen het mee in hun afwegingen bij besluitvorming. Post voor behandeling bij college Bij sommige post is een reactie of advies van het college nodig. Bijvoorbeeld wanneer inhoudelijke vragen gesteld worden of wanneer het gaat om zienswijzen in een bestemmingsplanprocedure. De griffie geeft deze post dan door aan het college. Het college is namelijk verantwoordelijk voor de uitvoering van beleid. Op een later moment worden raad en commissie geïnformeerd over de reactie van het college: via een nota van zienswijze die in de raad wordt behandeld of via een kopie van de reactie die het college aan de briefschrijver heeft gestuurd. Ter bespreking op de agenda van de commissie Een fractie, een raadslid of een commissielid kan de griffie vragen om een brief of e-mail op de agenda van een raadscommissie te zetten.

Dit houdt in dat de brief wordt besproken tijdens een commissievergadering. Bij dit verzoek wordt ook de reden benoemd waarom de brief op de agenda wordt gezet. Zo kunnen de andere commissieleden en het college zich ook voorbereiden. Daarnaast is er elke commissieronde het agendapunt “Overzicht brieven aan de raad, Raadsinformatiebrieven en de Lange Termijn Planning. Dit agendapunt is informatief bedoeld. Wanneer een brief of e-mail op de agenda van een raadscommissie wordt geplaatst neemt de griffie contact op met de schrijver. Hij/zij wordt geïnformeerd over de commissievergadering, zodat hij/zij de keuze heeft om daarbij aanwezig te zijn. Door aanwezig te zijn tijdens de commissievergadering kan nog een nadere korte toelichting worden gegeven en kunnen eventuele vragen van de commissieleden worden beantwoord. Specifiek bij brieven met een actueel onderwerp Wanneer de griffie een brief of e-mail ontvangt over een actueel onderwerp, wat op een al gepubliceerde agenda staat bij raad of commissie, dan wordt deze informatie actief per e-mail verspreid aan raad, commissie en college. Verder zorgt de griffie ervoor dat de (geanonimiseerde) brief zo snel mogelijk bij het betreffende agendapunt van de digitale vergaderstukken wordt geplaatst. 1 Verbonden Partij – een organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk én een financieel belang heeft. Meestal worden

verbonden partijen opgericht om gezamenlijk een (wettelijke) taak uit te voeren.

2 Versie december 2021

Dat geldt ook voor de beantwoording van vragen. Ook deze wordt bij het agendapunt geplaatst door de griffie. Zo wordt ervoor gezorgd dat alle relevante informatie geordend beschikbaar is bij de behandeling van een onderwerp.

Privacy en bescherming van persoonsgegevens De bescherming van natuurlijke personen2 bij de verwerking van persoonsgegevens is een grondrecht en het is bij wet verboden om bepaalde zaken openbaar te publiceren. Vanwege de openbaarheid van informatie aan de raad moet de griffie in het bijzonder rekening houden met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (U-AVG) voordat tot publicatie overgegaan wordt. De AVG en de U-AVG zijn er met name op gericht om de privacy van natuurlijke personen te beschermen. Dat een inwoner een brief stuurt naar de gemeenteraad betekent niet dat deze persoon zich er ook van bewust is dat zijn gegevens openbaar gepubliceerd worden. Het vraagt van de griffie maatwerk en zorgvuldigheid om correct met deze informatie om te gaan. De bescherming van privacy geldt overigens niet alleen voor burgers, maar geldt in zekere mate ook voor ambtenaren, politieke ambtsdragers en zakelijke contacten van de gemeente. Om de privacy te beschermen is niet toegestaan openbaar te publiceren: • Naam, adres, woonplaats en directe contactgegevens, zoals telefoonnummer en email-adres; • Geboortedatum; • Persoonsgebonden gegevens, zoals paspoortnummers en bankrekeningnummers; • Handtekeningen en parafen van natuurlijke personen. Daarnaast is het vanwege de AVG verboden om openbaar te publiceren: 1.

Unieke identificatiegegevens, inclusief genetische gegevens of vermelding van ras of etnische afkomst; 2. godsdienst of levensovertuiging; 3. lidmaatschap van een vakbond; 4. politieke gezindheid; 5. gezondheid; 6. seksuele leven. Wat betekent dit in de praktijk? Brieven van inwoners worden uit voorzorg geanonimiseerd geplaatst op de website van de gemeenteraad. Een raads- of commissielid kan de originele stukken opvragen bij de griffie. Contracten en overeenkomsten die de gemeente aangaat met derden worden geanonimiseerd in zoverre dat handtekeningen en parafen, bankgegevens, persoonsgebonden informatie of bedrijfsgevoelige informatie onleesbaar zijn gemaakt. Politieke ambtsdragers en ambtenaren: Bestuurders (wethouders en raadsleden) zijn publieke functionarissen. Wethouders en raadsleden hebben een bewuste keuze gemaakt om als volksvertegenwoordiger aanspreekbaar te zijn en aandacht te krijgen in de media. Dat maakt dat er voor publieke functionarissen sprake is van een verminderde bescherming van persoonsgegevens. Dat betekent dat meer gegevens vrij gepubliceerd kunnen worden dan van niet publieke personen, maar alleen voor zover het functioneel is en het werk van het raadslid of de wethouder betreft. Denk hierbij aan het vrijgeven van de naam, handtekening en voorkeur voor politieke partij.

Hoewel ambtenaren publieke functionarissen zijn, moet er een afweging gemaakt worden welke zaken wel en niet van belang zijn om openbaar te vermelden. Op het moment dat door burgers stukken aangeboden worden waarin namen en contactgegevens genoemd worden van ambtenaren worden deze gegevens verwijderd. De publicatie van de naam van de ambtenaar is niet van belang voor de strekking en inhoud van

2 Een natuurlijk persoon is iemand, een mens van vlees en bloed, die rechten en plichten heeft.

3 Versie december 2021

de brief. Daarnaast kan een brief van een burger onderdeel uitmaken van het publieke en politieke debat en dit debat wordt gevoerd met het college en niet met de ambtelijke organisatie.

4 Versie december 2021