Ouder: RIB Verbeterplan n.a.v. oordeel IBT Omgevingsrecht 2020

Raadsinformatiebrief Zaaknummer

2941624

Verzenddatum

10-02-2021

Verbeterplan nav oordeel IBT Omgevingsrecht 2020 x

Portefeuillehouder

Burgemeester

Doelenboom Programma

3

Mooi en gastvrij Texel

Maatschappelijk doel

3.5.

Zorgdragen voor een goede ruimtelijke ordening met behoud van de

Beleidsdoel

3.5.1

Voor een goede ruimtelijke ordening zorgdragen

Operationeel doel

3.5.1.7

Aan het kwaliteitscriteriaprotocol VTH-taken voldoen

Texelse kernwaarden

De provincie houdt jaarlijks interbestuurlijk toezicht op adequate uitvoering van VTH-taken door gemeenten. Dit toezicht bestaat uit een papieren beoordeling waarbij plannen, rapportages, RIB’s en notulen worden opgevraagd. Er zijn geen individuele vergunningsaanvragen of handhavingsprocedures gecontroleerd. In 2020 is geoordeeld dat de taken op het gebied van uitvoering (vergunningverlening), toezicht en handhaving omgevingsrecht niet adequaat werden uitgevoerd. Tevens werd vastgesteld dat de informatie over de gestelde doelen en de personele en financiële middelen onvoldoende is om inzicht te geven in het bereiken van de doelen. De provincie verlangt een plan van aanpak om, net als voorgaande jaren, weer te bewijzen dat de gemeente Texel haar VTH-taken adequaat geborgd heeft. In de afgelopen jaren zijn de VTH-taken steeds beoordeeld als adequaat. De VTH-taken zijn in 2020 op dezelfde wijze als voorgaande jaren uitgevoerd. Het toezichtresultaat had met name te maken met een algemene beoordeling naar de aanwezigheid van de documenten, de vaststelling daarvan en de borging van de BIG-8 cyclus: documenten zijn te laat zijn aangeleverd waardoor deze niet in de beoordeling zijn betrokken; enkele documenten ontbraken (jaarplan 2020, jaarverslag 2019, vergunningenstrategie).

De tekortkomingen strekten zich op onderdelen uit tot de werkzaamheden die de Omgevingsdienst Noord Holland Noord voor de gemeente verricht. Het plan van aanpak richt zich op deze punten. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van gemeente Texel, de secretaris, de burgemeester, drs. E.C. van der Bruggen

Bijlagen 1

Plan van aanpak

ir. M.C. Uitdehaag

Interbestuurlijk Toezicht Omgevingsrecht (IBTO) 2020 – Plan van Aanpak

Zaaknummer 2487894

Inleiding De provincie houdt jaarlijks interbestuurlijk toezicht op adequate uitvoering van VTH-taken door gemeenten. In 2020 is geoordeeld dat de taken op het gebied van uitvoering (vergunningverlening), toezicht en handhaving omgevingsrecht niet adequaat werden uitgevoerd. Tevens werd vastgesteld dat de informatie over de gestelde doelen en de personele en financiële middelen onvoldoende is om inzicht te geven in het bereiken van de doelen. Eisen aan de inrichting van deze processen zijn wettelijk vastgelegd in de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht en de daarbij behorende algemene maatregelen van bestuur; het Besluit omgevingsrecht en de Ministeriele regeling omgevingsrecht. Dit zijn de zogenaamde procescriteria. De procescriteria beschrijven de eisen die gesteld worden aan de sluitende beleidscyclus: de BIG-8. De provincie Noord-Holland legt vanuit interbestuurlijk toezicht omgevingsrecht (IBTO) de focus op de vakgebieden Ruimtelijke Ordening, Bouwen en Milieu, inclusief de informatie van de omgevingsdiensten. De provincie verlangt een plan van aanpak om, net als voorgaande jaren, weer te bewijzen dat de gemeente Texel haar VTH-taken adequaat uitvoert. In de afgelopen jaren zijn de VTH-taken steeds beoordeeld als adequaat. De VTH-taken zijn in 2020 op dezelfde wijze als voorgaande jaren uitgevoerd.

Het toezichtresultaat had met name te maken met een algemene beoordeling naar de aanwezigheid van de documenten, de vaststelling daarvan en de borging van de BIG-8 cyclus: documenten zijn te laat zijn aangeleverd waardoor deze niet in de beoordeling zijn betrokken; enkele documenten ontbraken (jaarplan 2020, jaarverslag 2019, vergunningenstrategie). De tekortkomingen strekten zich op onderdelen uit tot de werkzaamheden die de Omgevingsdienst Noord Holland Noord voor de gemeente verricht. Het plan van aanpak richt zich op deze punten.

Plan van aanpak Doel Het doel van het plan is om verbeterpunten door te voeren zodat de adequate uitvoering van VTH-taken en een sluitende beleidscyclus aangetoond kunnen worden. Dit zodat bij een volgende toezichtcontrole het oordeel “adequaat” gegeven kan worden. Het plan omvat 4 onderdelen: Een IBTO-BIG8-cyclus, gericht op tijdig documenten samenstellen, laten beoordelen en informeren van raad, evalueren van beleid; Borging van de cyclus; Aanpassing documenten; Verbeterpunten m.b.t. de omgevingsdienst. IBTO-BIG8-cyclus De IBTO-BIG8-cyclus bestaat uit een jaarschema waarin de uit te voeren werkzaamheden zijn geprogrammeerd (Bijlage 1). Per onderdeel is aangeven wie betrokkenen zijn. Daar waar de raad is betrokken zijn de activiteiten tevens opgenomen in de lange termijn planning. De voortgang van deze planning wordt bewaakt door de griffie. Borging De teamleider VTH is verantwoordelijk voor het doorlopen van de cyclus. Ter borging van de cyclus is een beleidsadviseur/accounthouder OD NHN aangewezen die hierop extra toezicht houdt. 3/7

Aanpassing documenten Het rapport bevat enkele verbeterpunten voor de inhoud van documenten. Daar waar deze niet al aanwezig zijn worden deze alsnog verwerkt. Een overzicht van deze aandachtspunten staat in Bijlage 2. Verbeterpunten m.b.t. de omgevingsdienst In regionaal verband wordt de dienstverlening door de Omgevingsdienst Noord Holland Noord (OD NHN) besproken. Vaak wordt gezamenlijk opgetrokken bij gemeente-overstijgende onderwerpen. De genoemde verbeterpunten (Bijlage 3) zijn ook bij andere gemeenten opgesomd. De omgevingsdienst verzamelt alle beoordelingen van de aangesloten gemeenten om een volledig beeld te krijgen wat van hen verwacht wordt. Daarnaast heeft de OD NHN een reactie gestuurd. Deze is verwerkt en terugkerende acties zijn opgenomen in de IBTO-BIG8 cyclus. Gerelateerde documenten Bestuurlijke brief - Oordeel IBT omgevingsrecht 2020 - Provincie Noord – Holland (zaak 2939668) Ambtelijk rapport en PvA (zaak 2487894) Rib over verbeterplan nav oordeel IBT Omgevingsrecht 2020 (zaak 2941624)

Bijlagen

jaarverslag 2020

schrijven

2021

Q1

jan

2-5

jaarlijks

jaarverslag 2020

verzamelen gegevens

2021

Q1

pm

1/4 jaar

VTH strategie OD NHN

naar college voor vaststelling

2021

Q1

pm

1/4 jaar

VTH strategie OD NHN

naar raad ter informatie

2021

Q1

jaarlijks

jaarverslag OD NHN

ontvangen van OD NHN

2021

Q1

jaarlijks

jaarverslag OD NHN

naar college voor vaststelling/kennisname

2021

Q1

jaarlijks

jaarverslag OD NHN

naar raad ter informatie

2021

Q1

jaarlijks

jaarlijkse evaluatie VTH beleid OD NHN

naar college voor vaststelling/kennisname

2021

Q1

jaarlijks

jaarlijkse evaluatie VTH beleid OD NHN

naar raad ter informatie

2021

Q1, Q2

mrt

1/4 jaar

uitgebreide evaluatie VTH beleid 2018-2022 verzamelen gegevens

2021

Q1, Q2

mrt

1/4 jaar

uitgebreide evaluatie VTH beleid 2018-2023 schrijven

2021

Q1,Q2

2021

Q2

apr

11

jaarlijks

jaarverslag 2020

naar college voor vaststelling/kennisname

2021

Q2

apr

12

jaarlijks

jaarverslag 2020

naar raad ter informatie

2021

Q2

apr

1/4 jaar

uitgebreide evaluatie VTH beleid 2018-2024 naar college voor vaststelling

2021

Q2

apr

1/4 jaar

uitgebreide evaluatie VTH beleid 2018-2025 naar raad ter informatie

VTH

jaarlijks

beleidsafdeling

omschrijving

6-9

OD NHN

onderdeel

feb/mrt

accounthouder OD NHN

week freq

Q1

college

jaar kwartaal maand 2021

raad

Bijlage 1 IBTO-BIG8-cyclus

toelichting

x x x x x x

x

VTH- strategie 2021-2023

x

RIB

x

x

x

x

x

x

RIB evaluatie strategie 2016-2019 is

x

x

uitgevoerd. Alsnog naar Raad en college

x

x

RIB Bestuurlijke uitgangspunten en

x

risico-inventarisatie voor

x

vergunningverlening, toezicht en handhaving 2018-2022

x

Milieu: actuele analyse problemen en

x

inzichten

overzicht personeel voldoen aan VTH

x x

x

Q2 Q2

2021

Q2

2021

Q2

2021 2021 2021

Q2, Q3

aug

2021

Q3

15-jul

2021

Q3

mei

1/4 jaar

2021

Q3

sep

jaarlijks

uitvoeringsprogramma VTH OD NHN

samenstellen uitvoeringsprogramma

2021

Q3

sep, okt

jaarlijks

uitvoeringsprogramma VTH

opstellen

2021

Q4

nov

44-48 jaarlijks

2021

Q4

nov

jaarlijks

uitvoeringsprogramma VTH

naar college voor vaststelling

x

2021

Q4

nov

jaarlijks

uitvoeringsprogramma VTH OD NHN

naar college voor vaststelling

x

2021

Q4

nov

jaarlijks

uitvoeringsprogramma VTH OD NHN

naar raad ter informatie

x

2021

Q4

nov, dec

jaarlijks

uitvoeringsprogramma VTH

naar raad ter informatie

x

2022

Q1, Q2

mrt

jaarlijks

jaarlijkse evaluatie VTH beleid

verzamelen gegevens

2022

Q1, Q2

mrt

jaarlijks

jaarlijkse evaluatie VTH beleid

schrijven

2022

Q2

apr

jaarlijks

jaarlijkse evaluatie VTH beleid

naar college voor vaststelling

2022

Q2

apr

jaarlijks

jaarlijkse evaluatie VTH beleid

naar raad ter informatie

2022

Q2

mrt

2022

Q3

mei

2022

Q3

1/4 jaar

risicoanalyse vernieuwen

ism college/raad

2022

Q3

1/4 jaar

VTH strategie 2022-2026

opstellen

2022

Q4

1/4 jaar

VTH strategie 2022-2026

naar college voor vaststelling/kennisname

2022

Q4

1/4 jaar

VTH strategie 2022-2026

naar raad ter informatie

2024

Q1

1/4 jaar

uitgebreide evaluatie VTH beleid OD NHN

naar college voor vaststelling/kennisname

2024

Q1

1/4 jaar

uitgebreide evaluatie VTH beleid OD NHN

naar raad ter informatie

12

jaarlijks

kwaliteitscriteria

naar raad ter informatie

rapportage aan iBT

gegevens verzamelen

1/4 jaar

vergunningenstrategie

opstellen

1/4 jaar

vergunningenstrategie

naar college voor vaststelling

Q2

1/4 jaar

vergunningenstrategie

naar raad ter informatie

Q2

1/4 jaar

doelstellingen meetbaar formuleren

jaarlijks

uitvoeringsprogramma VTH

verzamelen input, oa van beleid

jaarlijks

rapportage aan iBT

gegevens aanleveren

28

x

is onderdeel van jaarverslag x

x x

x

x

evt. opnemen in bestaand strategisch beleid

x x

x

evaluatie VTH beleid 2018-2022

kwaliteitscriteria

RIB

x

bijstellen VTH beleid nav uitgebreide

overzicht personeel voldoen aan VTH

RIB

x

2021

apr

x

x

2021

jun-jul 23-27

x

x

x

RIB

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

opnemen in bestaande strategie

x

x

updaten

x

gekoppeld aan planningsgesprek

x x x

RIB x

RIB Bestuurlijke uitgangspunten en

x

risico-inventarisatie voor

x

vergunningverlening, toezicht en handhaving 2018-2022

x x

x x

x

RIB

gemeenteraadsverkiezingen 2022 jaarlijks

bijstellen VTH beleid nav jaarlijkse evaluatie x

x

x

x

x

x

x

x

x

RIB

x x

x x

x

RIB/LTP evaluatie strategie 2016-2019 is

x

x

uitgevoerd. Alsnog naar Raad en college

x

x

RIB

Bijlage 2 Inhoud documenten inhoud jaarverslag evaluatie uitvoeringsprogramma: zijn geplande activiteiten uitgevoerd, hebben activiteiten bijgedragen aan bereiken doelen aangeven in hoeverre personele inzet voldoet aan VTH kwaliteitscriteria inhoud uitvoeringsprogramma welke activiteiten gekoppeld aan doelen en prioriteiten van het beleid benodigde en beschikbare personele middelen benodigde en beschikbare financiële middelen als beschikbaar<benodigd: aangeven welke consequenties dit heeft voor de doelen hoe doelen uit beleid halen beleid vastleggen borging objectiviteit toezichthouders en handhavers doelstellingen meetbaar formuleren ( voor zowel bedrijfsmatige doelstellingen als doelstellingen fysieke leefomgeving) beschrijven welke activiteiten moeten worden uitgevoerd om de doelen uit het beleid te bereiken aangeven (o.b.v. berekening) benodigde personele en financiële middelen jaarlijkse evaluatie of het beleid aangepast dient te worden en zo ja welke aanpassingen die betreffen en verwerken in het bestaande beleid. operationeel beleid: uitwerken van de vergunningen strategie

Bijlage 3 Verbeterpunten mbt Omgevingsdienst specifiek voor OD beschrijven werkprocessen, procedures en informatievoorziening vastleggen in beleid: periodieke roulatie toezichthouders en handhavers doelstellingen meetbaar formuleren ( voor zowel bedrijfsmatige doelstellingen als doelstellingen fysieke leefomgeving) beschrijven welke activiteiten moeten worden uitgevoerd om de doelen uit het beleid te bereik een analyse van inzichten ontbreekt. Deze opstellen en onderdeel maken van het beleid benodigde en beschikbare personele middelen benodigde en beschikbare financiële middelen